1.2.1 .Nhiệm vụ, vai trò của kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương
1.3. Kinh nghiệm về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại một số
1.3.1. Kinh nghiệm về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cổ
phần Việt Mỹ
Công ty Cổ phần Việt Mỹ thành lập ngày 18/10/2000 với nghành nghề kinh doanh là xây dựng các loại, các công trình đường sắt, đường bộ, lắp đặt hệ thống điện, hoàn thiện công trình,... Tổ chức bộ máy công ty là các phòng ban và các tổ đội, các phòng ban, đội có quan hệ mật thiết với nhau.
Công ty Cổ phần Việt Mỹ có gần 200 công nhân viên có trình độ đại học, cao đẳng, trung cấp chuyên nghiệp và công nhân kỹ thuật. Bậc thợ trung bình của công nhân kỹ thuật là 4/7 với tuổi nghề bình quân là 8 năm.
Công ty quản lý và theo dõi lao động cho từng ngày công làm việc thực tế của người lao động thông qua bảng chấm công của từng bộ phận. Các bộ phận giao cho một người phụ trách việc chấm công cho bộ phận của mình. Cuối tháng, tổ trưởng gửi bảng chấm công về phòng Tài chính - Kế toán để tính và hạch toán lương.
Hình thức trả lương: công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian đối với bộ phận văn phòng và bộ phận quản lý thi công. Đối với bộ phận trực tiếp tham gia xây dựng các công trình thì công ty áp dụng hình thức lương khoán theo thời gian. Về thanh toán lương cho người lao động, kế toán tiến hành tính lương cho nhân viên công ty vào các ngày cuối tháng và thanh toán lương vào ngày 10 của tháng tiếp theo sau khi trừ đi các khoản giảm trừ.
phần Việt Mỹ có nhiều ưu điểm như sau: bộ máy kế toán: nhiệt tình, chuyên môn, nghiệp vụ vững vàng. Phương pháp kế toán: Công ty áp dụng đúng những nguyên tắc, chuẩn mực kế toán về tổ chức công tác kế toán. Hình thức kế toán: sử dụng hình thức kế toán Nhật ký chung nên việc kiểm tra, kiểm soát nhanh chóng, thuận tiện. Hình thức trả lương theo thời gian: dễ tính toán.
Bên cạnh những ưu điểm, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Việt Mỹ vẫn tồn tại nhiều hạn chế cần khắc phục. Bộ máy kế toán: tương đối ít so với khối lượng công việc trong công ty. Các phòng ban còn chưa thực sự quan tâm đến công tác chấm công do vậy chứng từ tiền lương còn chưa chính xác. Hình thức thanh toán lương bằng tiền mặt, với khối lượng tiền chi trả lớn dễ gây nhầm lẫn, sai sót, mất mát trong quá trình chi trả cho người lao động, việc thanh toán lương mất nhiều thời gian. Công ty không có khoản phụ cấp nào cho người lao động. Công ty không trích trước tiền lương nghỉ phép cho công nhân viên, người lao động trong công ty.
Từ những hạn chế trên công ty cổ phần Hoàn Mỹ đã và đang từng bước giải quyết những hạn chế và tiếp tục phát huy điểm mạnh, ưu thế của mình. Công ty đã thường xuyên kiểm tra chứng từ kế toán cũng như sổ sách kế toán để tìm hiểu sai sót, nhầm lẫn trong quá trình ghi chép. Công ty đã bố trí công việc cho người lao động một cách hợp lý để tránh nhiều công việc dồn vào một người, do vậy công việc kế toán thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn. Công ty áp dụng phần mềm kế toán Misa thay vì phần mềm kế toán Easy Accounting như cũ. Quy định hình thức trả lương mới cho bộ phận thi công xây dựng là hình thức trả lương sản phẩm khoán để giảm thời gian lao động, nhanh chóng hoàn thành công việc. Hàng tháng, công ty tiến hành thanh toán lương cho người lao động thông qua tài khoản cá nhân của mỗi người lao động. Quy định một số khoản phụ cấp cho người lao động như phụ cấp điện thoại, xăng xe, phụ cấp ăn ca.
1.3.2. Kinh nghiệm về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Cổ phần Toàn Thịnh
Công ty Cổ phần Toàn Thịnh hoạt động trong các lĩnh vực thi công xây dựng và thẩm định dự toán thiết kế công trình, chuẩn bị mặt bằng công trình, tư vấn giám sát chất lượng công trình,... Công ty Cổ phần Toàn Thịnh có số lượng lao động trung bình 50 công nhân viên với trình độ đại học, cao đẳng và lao động phổ thông.
Hình thức trả lương: công ty áp dụng hình thức trả lương theo thời gian đối với bộ phận văn phòng. Đối với người quản lý và nhân viên văn phòng: áp dụng mức lương thời gian tùy thuộc vào vị trí, chức danh công việc và các yếu tố thâm niên công tác tại công ty. Đối với cán bộ quản lý công trường: áp dụng mức lương thời gian cộng thêm thưởng tùy theo công trình lớn hay nhỏ. Đối với nhân công thuê ngoài: họ được thuê ngay tại địa điểm thi công trong một thời gian nhất định, là lao động phổ thông nên công ty đưa ra mức lương khoán phù hợp.
Công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Toàn Thịnh có nhiều ưu điểm như sau: Bộ máy kế toán: tổ chức hợp lý, hiệu quả, tạo điều kiện cho người lao động phát huy năng lực chuyên môn của mình. Về tổ chức chứng từ, tài khoản, sổ sách, phương pháp hạch toán đúng quy định. Hình thức trả lương theo thời gian: mức lương ổn định, dễ tính toán
Tuy nhiên, công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương tại Công ty Cổ phần Toàn Thịnh vẫn còn một vài hạn chế cần khắc phục. Hình thức thanh toán lương bằng tiền mặt, với khối lượng tiền chi trả lớn dễ gây nhầm lẫn, sai sót, mất mát trong quá trình chi trả cho người lao động, việc thanh toán lương mất nhiều thời gian. Công ty không có khoản phụ cấp nào cho người lao động. Công ty không trích lập KPCĐ, điều này làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.
Từ những hạn chế trên công ty cổ phần Toàn Thịnh đã thực hiện một số giải pháp để hoàn thiện công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương. Công ty đã tập trung vào tổ chức, bố trí lao động phù hợp, không ngừng nâng cao trình độ của người lao động thông qua các khóa đào tạo ngắn hạn.
Thay đổi hình thức trả lương qua tài khoản ngân hàng thay vì bẳng tiền mặt như trước đây. Quản lý chặt chẽ hơn trong việc kiểm tra chứng từ kế toán cũng như sổ sách kế toán để tìm hiểu sai sót, nhầm lẫn trong quá trình ghi chép, đảm bảo tính pháp lý. Quy định một số khoản phụ cấp cho người lao động như phụ cấp điện thoại, xăng xe, phụ cấp ăn ca. Để công tác kế toán đạt hiệu quả, công ty đã bố trí công việc cho các nhân viên phòng kế toán một cách hợp lý để tránh nhiều công việc dồn vào một người, do vậy công việc kế toán thực hiện nhanh hơn, hiệu quả hơn. Đồng thời, công ty đã trang bị thêm cơ sở vật chất, trang thiết bị cho phòng kế toán giúp cho công tác kế toán dễ dàng, thuận tiện hơn.
1.3.3. Bài học kinh nghiệm về kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương cho Công ty TNHH TMXD Loan Thắng
Từ bài học kinh nghiệm của 2 công ty trên, có thể rút ra bài học kinh nghiệm cho công ty để tiếp tục phát huy những điểm mạnh, ưu điểm, góp phần giảm thiểu hạn chế để công tác kế toán tiền lương và các khoản trích theo lương và công tác kế toán nói chung phát huy hiệu quả, góp phần vào sự phát triển của doanh nghiệp.
- Bài học về công tác phân công, bố trí, sắp xếp người lao động.
Bố trí lao động là quá trình gắn người lao động vào công việc cụ thể sau khi đã đánh giá và lựa chọn người lao động phù hợp với công việc dựa trên các căn cứ khoa học. Việc sắp xếp, bố trí lao động không hợp lý do việc thực hiện phân tích công việc nói riêng và quản trị nhân lực trong các doanh nghiệp nói chung chưa được quan tâm và đánh giá đúng mức. Chính vì vậy, công tác phân công, bố trí, sắp xếp người lao động vô cùng quan trọng để đảm bảo việc thực hiện công việc diễn ra hiệu quả.
- Phần mềm kế toán
Hiện nay, các doanh nghiệp đều sử dụng các phần mềm kế toán khác nhau để phục vụ cho công tác kế toán nhanh chóng và hiệu quả hơn. Tuy nhiên việc lựa chọn phần mềm kế toán cần phải phù hợp với đặc điểm công tác kế toán tại
doanh nghiệp. Phần mềm kế toán Misa hiện nay đang được nhiều doanh nghiệp sử dụng vì sự tiện ích với việc phân chia các phân hệ, các nghiệp vụ đảm bảo cho việc hạch toán cũng như kiểm tra dễ dàng, hiệu quả, không phải phụ thuộc quá nhiều vào bảng tính Excel.
- Hình thức thanh toán lương bằng tài khoản ngân hàng
Trong thời đại công nghệ phát triển như hiện nay, việc chi trả bằng tiền mặt đang có xu hướng giảm mà thay vào đó là việc sử dụng các hình thức thanh toán, chi trả thông qua tài khoản. Việc trả lương nhân viên bằng tiền mặt mất nhiều thời gian, bất tiện, dễ gây sai sót,... Do đó, việc trả lương thông qua ngân hàng là một giải pháp hiệu quả. Trả lương như vậy sẽ an toàn và bảo mật về thông tin tiền lương của mọi nhân viên, tiết kiệm thời gian và nhân lực thực hiện việc trả lương, việc chi lương nhanh chóng, thuận tiện và chính xác. Đối với người lao động: hình thức này đem lại sự an toàn và tiện lợi hơn nhiều so với việc phải dự trữ một lượng tiền mặt khá lớn trong người. Trong trường hợp người lao động đi công tác vẫn được nhận lương đúng ngày mà không phải đến công ty nhận sau khi đi công tác.
- Quy định về phụ cấp cho người lao động:
Cả hai công ty Công ty cổ phần Việt Mỹ và Công ty Cổ phần Toàn Thịnh đều không có khoản phụ cấp nào cho người lao động. Phụ cấp là một khoản tiền được người sử dụng lao động thỏa thuận với người lao động dựa trên công việc hoặc phụ cấp được hưởng theo chế độ cơ quan nhà nước. Như vậy, phụ cấp được hiểu là khoản mà người sử dụng lao động hoặc cơ quan có thẩm quyền muốn bù đắp về kinh tế cho người đang làm việc cho mình.
Một số phụ cấp cơ bản công ty có thể chi trả cho người lao động như: Phụ cấp chức vụ, chức danh, phụ cấp ăn ca, điện thoại, phụ cấp xăng xe,... Người lao động được hưởng trợ cấp chức vụ chức danh khi họ đang giữ các chức vụ quan trọng cần phải đáp ứng năng lực cũng như tính chịu trách nhiệm cao như: Ban giám đốc, trưởng phòng, tổ trưởng,... Xây dựng quy định về phụ cấp cho người
lao động sẽ khuyến khích người lao động làm việc, tăng năng suất, hiệu quả kinh doanh, giúp cho người lao động, nâng cao tinh thần trách nhiệm, gắn bó hơn với công ty.
- Các khoản trích theo lương:
Cả hai công ty trên đều không tiến hành trích kinh phí công đoàn cho người lao động. Công đoàn là tổ chức được thành lập theo quy định pháp luật Việt Nam, mục đích hoạt động chủ yếu bảo vệ quyền và lợi ích chính đáng của người lao động. Hoạt động công đoàn chủ yếu: tuyên truyền, tổ chức hoạt động, đứng ra bên thứ ba bảo vệ quyền lợi cho lao động. Kinh phí công đoàn được trích theo tỷ lệ 2% trên tổng số tiền lương mà đơn vị sử dụng lao động phải trả cho người lao động. Khi trích kinh phí này thì 1/2 sẽ được nộp cho công đoàn cấp trên và 1/2 để lại cho hoạt động công đoàn ở doanh nghiệp. Không tiến hành trích lập KPCĐ làm ảnh hưởng đến quyền lợi của người lao động.
CHƯƠNG 2
THỰC TRẠNG KẾ TOÁN TIỀN LƯƠNG VÀ CÁC KHOẢN TRÍCH THEO LƯƠNG TẠI CÔNG TY TNHH TMXD LOAN THẮNG 2.1. Khái quát chung về công ty TNHH TMXD Loan Thắng
2.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của công ty TNHH TMXD Loan Thắng
2.1.1.1. Tên và địa chỉ doanh nghiệp
Tên công ty: Công ty TNHH TMXD Loan Thắng Tên giao dịch: LOAN THẮNG.,LTD
Tên viết tắt: LOAN THẮNG.,LTD Ngày cấp giấy phép: 30/09/2010 Ngày hoạt động: 13/10/2010
Địa chỉ: Tổ 5, khu Bảo Đà, Phường Dữu Lâu, Thành phố Việt Trì, tỉnh Phú Thọ
Số điện thoại: 0210.394.3669 Fax: 0210.394.3638
Mã số thuế: 2600701064
Người đại diện pháp luật: Đào Xuân Thủy Vốn điều lệ: 10.000.000.000 đồng
2.1.1.2. Thời điểm thành lập và các mốc lịch sử quan trọng
Công ty TNHH TMXD Loan Thắng được thành lập theo giấy chứng nhận đăng ký kinh doanh số: 2600701064 do Sở Kế hoạch và đầu tư tỉnh Phú Thọ cấp lần đầu ngày 13/10/2010 thay đổi lần 3 ngày 5 tháng 10 năm 2011.
Công ty TNHH TMXD Loan Thắng là đơn vị kinh doanh đa ngành nghề. Với uy tín và chất lượng cao, đã sớm phát triển và tạo dựng được uy tín trên thị trường. Công ty là doanh nghiệp được phép hoạt động kinh doanh trong lĩnh vực xây dựng dân dụng và công nghiệp; Thi công phòng chống mối, mọi công trình; Sản xuất lắp đặt cửa nhựa, gia công cơ khí. Công ty có đội ngũ kỹ sư với các
chuyên ngành kỹ thuật, công nhân kỹ thuật có tay nghề cao, cán bộ quản lý giàu kinh nghiệm. Trang thiết bị phục vụ cho thi công xây lắp đáp ứng yêu cầu các công trình dân dụng và các công trình công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi, cấp thoát nước, hệ thồng Phòng cháy chữa cháy, hệ thống cấp điện, điện hạ thế; sản xuất lắp đặt các loại cửa nhựa, cửa hoa, cửa sắt, mái tôn; gia công cơ khí; Đặc biệt thi công phòng chống mối, mọt có nhiều năm kinh nghiệm.
2.1.2. Chức năng, nhiệm vụ của công ty
2.1.2.1. Chức năng
Công ty TNHH TMXD Loan Thắng được thành lập với các chức năng được thể hiện ở Bảng ngành nghề kinh doanh của công ty (Phụ lục 1) bao gồm: sản xuất lắp dựng các loại cửa nhựa, hoàn thiện công trình xây dựng, tư vấn khảo sát, thiết kế, lập dự án, thẩm định giá, giám sát, thuộc lĩnh vực diệt và phòng mối, mọt cho các công trình xây dựng dân dụng và công nghiệp,…
2.1.2.2. Nhiệm vụ
Công ty TNHH TMXD Loan Thắng được thành lập nhằm mục tiêu đáp ứng thực hiện hoạt động kinh doanh có hiệu quả và hợp pháp với ngành nghề kinh doanh đã đăng ký với nhà nước. Thực hiện đúng nghĩa vụ nộp thuế và các nghĩa vụ khác cho cơ quan chuyên quản. Đảm bảo thi công đúng với thiết kế, đảm bảo an toàn lao động cho người lao động tham gia xây dựng. Không ngừng mở rộng hoạt động kinh doanh, chăm lo đời sống vật chất, tinh thần cho công nhân viên công ty. Đóng góp vào sự tăng trưởng, ổn định kinh tế của địa phương.
2.1.3. Tổ chức bộ máy quản lý của công ty
Sơ đồ 2.1. Sơ đồ tổ chức của Công ty
( Nguồn: Phòng Tài chính - kế toán Công ty TNHH TMXD Loan Thắng) 2.1.3.2. Chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban, bộ phận
- Giám đốc điều hành
Người có kinh nghiệm trong công tác quản lý, điều hành am hiểu về thị trường… biết xây dựng bộ máy tổ chức, phân công nhiệm vụ toàn doanh nghiệp. Giám đốc còn lập kế hoạch, phân công, điều hành, giám sát toàn bộ quá trình thi công tại công trường và sản xuất tại xưởng, đồng thời có khả năng giao tiếp quan hệ đối ngoại với các cơ quan chức năng và địa phương. Phối hợp tham gia các công việc với các doanh nghiệp khác, các dự án mới của doanh nghiệp.
-Phó giám đốc kỹ thuật.
Người có kinh nghiệm trong thiết kế, giám sát và thi công các công trình dân dụng và công nghiệp, giao thông, thuỷ lợi đã từng điều hành các dự án có quy mô lớn tương tự như công trình đấu thầu. Phó giám đốc có trách nhiệm điều
Giám đốc công ty Xưởng thiết kế và đội giám sát Xưởng sản xuất cửa và cơ khí Đội lắp đặt và hoàn thiện Đội xây dựng và chống mối Đội cơ giới và vận tải Kế hoạch kỹ