CHƯƠNG 1 MỞ ĐẦU
4.1. Phân tích nghiệp vụ
4.1.2. Quy trình quản lý văn bản đến
4.1.2.1. Mô hình quy trình nghiệp vụ
Hìn Hình 4.1: Quy trình nghiệp vụ xử lý văn bản đến
4.1.2.2. Mô tả các bước trong quy trình
Bước 1: Nhập thông tin văn bản - Đối tượng thực hiện: Văn thư - Đầu vào: văn bản giấy
- Mô tả: Văn thư thực hiện việc nhập mới văn bản lên hệ thống. Khi nhập thông tin của một văn bản bao gồm các trường thông tin sau:
o Sổ văn bản (*): Sổ văn bản đến, do văn thư định nghĩa sổ văn bản
o Số đến (*): Số trong sổ văn bản đến của đơn vị
o Loại văn bản (*): Là 1 danh mục chỉ rõ văn bản này thuộc thể loại nào. Ví dụ như là công văn, chỉ thị, tờ trình, thông báo…
o Số hiệu văn bản (*): nhập theo thông tin ghi trên văn bản. Ví dụ 10/CT- VTQD.
o Ngày đến (*): ngày đơn vị nhận được văn bản
o Ngày ban hành (*): Là ngày ghi trên văn bản
o Độ mật (*): Là một danh mục có sẵn, thiết lập theo hệ thống hoặc có thể thêm nếu cần. Bao gồm các mức: Tuyệt mật, Tối mật, Mật, Bình thường. Mặc định là Bình thường
o Độ khẩn (*): Là một danh mục có sẵn, thiết lập theo hệ thống hoặc có thể thêm nếu cần. Bao gồm các mức: Thượng khẩn, Khẩn, Hỏa tốc, Bình thường. Mặc định là Bình thường
o Hạn giải quyết: Mặc định là ngày hiện tại. Là thời hạn mà phải xử lý văn bản.
o Kiểu nhận văn bản: Chọn các kiểu nhận văn bản: Bản gốc, Bản fax, Mail, Qua mạng
o Nơi gửi văn bản: Là thông tin về nơi gửi văn bản
o Trích yếu (*): Nhập thông tin trích yếu của văn bản, thông tin này chỉ ra văn bản này được ban hành nhằm mục đích gì.
o Ghi chú: Nhập thông tin ghi chú của văn bản, là thông tin bổ sung của văn bản
o Đính kèm file (*): Người dùng chọn từ file mềm lưu tại máy tính để tải lên hệ thống
Lưu ý: ký tự * thể hiện thông tin yêu cầu bắt buộc có.
Bước 2: Chỉ đạo văn bản
- Đối tượng thực hiện: Lãnh đạo đơn vị - Đầu vào: Văn bản cần chỉ đạo
- Đầu ra: Văn bản có hướng dẫn chỉ đạo từ lãnh đạo đơn vị
- Mô tả: Đây là nghiệp vụ xử lý được thực hiện khi người sử dụng có vai trò là lãnh đạo đơn vị, và văn bản đang được phân phát chuyển tới, thuộc quyền xử lý của lãnh đạo. Trong trường hợp lãnh đạo muốn duyệt thêm bút phê của mình lên văn bản trước khi chuyển tiếp cho cấp dưới. Lãnh đạo sẽ phải nhập các thông tin sau (Duyệt văn bản):
o Hạn xử lý: lãnh đạo đơn vị có thể điều chỉnh lại hạn xử lý của văn bản khi chỉ đạo
o Thông tin chỉ đạo:
Chuyển thành thông báo: chuyển thành thông báo tới toàn đơn vị
Yêu cầu có văn bản trả lời: văn bản yêu cầu đơn vị xử lý phải trả lời bằng văn bản
Văn bản đã xử lý xong: cập nhật tình trạng xử lý văn bản
o Ý kiến chỉ đạo (*): Nội dung chỉ đạo
o File đính kèm:
o Thông tin chuyển văn bản: lãnh đạo có thể trực tiếp chuyển văn bản tới các đơn vị xử lý thay cho văn thư. Tham khảo bước Chuyển văn bản phía dưới
Bước 3: Chuyển văn bản
- Đối tượng thực hiện: Văn thư đơn vị
- Đầu vào: Văn bản cần chuyển tới các phòng ban, cá nhân thực hiện - Đầu ra: Văn bản được chuyển tới đối tượng cần chuyển
- Mô tả: Thông tin chuyển văn bản gồm có:
o Đối tượng nhận văn bản:
Phòng ban đơn vị Cá nhân o Hình thức nhận văn bản: Chủ trì Phối hợp Xem để biết
- Một cá nhân hoặc phòng ban đơn vị chỉ có thể nhận 1 trong cách hình thức trên - Khi chuyển tới 1 phòng ban đơn vị thì lãnh đạo của phòng/ban đơn vị sẽ nhận
được văn bản và xử lý văn bản
Bước 4: Xử lý văn bản
- Đối tượng thực hiện: Đối tượng nhận văn bản - Đầu vào: Văn bản được chuyển tới cá nhân/đơn vị - Đầu ra: Văn bản được cập nhật tình trạng xử lý - Mô tả: Thông tin xử lý văn bản gồm:
o Nội dung xử lý (*):
o File đính kèm
o Tình trạng xử lý: Đang xử lý/Đã xử lý
o Đăng ký phát hành văn bản đi: tạo văn bản trả lời cho văn bản đến
o Hoàn thành văn bản: dành cho người chủ trì văn bản, có thể kết thúc văn mà không cần các đơn vị phối hợp hoàn thành văn bản
o Chuyển nhầm văn bản: ghi nhận lại văn bản là chuyển nhầm, trả lại văn thư để văn thư xem xét xử lý tiếp