2.2 .Đánh giá hiệu quả làm việc sử dụng BSC trên thế giới
3.1. Thực trạng công tác báo cáo các chỉ tiêu chiến lƣợc hiện tại ở BIDV
Theo dõi các chỉ số
Năm 2012 tại BIDV, các chỉ tiêu theo BSC được Ban KHCL tổng hợp thành một Dashboard. Dashboard đang thực hiện xây dựng trên công cụ khá phổ biến của Microsoft là Office Excel. Tuy nhiên, Dashboard trên Excel nhưng có những nhược điểm chính như sau:
- Lớp thông tin thứ nhất: thể hiện trên tab excel thứ nhất: Tình trạng thực hiện các mục tiêu chiến lược: nêu các mục tiêu chiến lược, với mỗi mục tiêu thể hiện tình hình thực hiện theo 3 trạng thái: Thẻ Xanh: đang được thực hiện tốt; Thẻ Vàng: đang có vấn đề gây cản trở và Thẻ Đỏ: đang được thực hiện không tốt. Khi tiếp cận tab excel đầu tiên thì Lãnh đạo có thể nhìn thấy ngay bức tranh toàn cảnh về việc thực hiện chiến lược, mục tiêu nào đang được thực hiện tốt và mục tiêu nào chưa được thực hiện tốt, cần hỗ trợ thêm.
(Hình 13 - màn hình quản lý BSC trên excel –lớp 1)
- Lớp thông tin thứ hai: thể hiện trên tab excel thứ hai: Từ cảnh báo theo mầu sắc như trên, người sử dụng có thể nhấn ngay vào ô có màu cảnh báo để mở ngay tab excel
thứ hai. Tab này sẽ có thông tin giải thích rõ hơn tại sao mục tiêu ở tab thứ nhất đang là đỏ hay vàng, hay xanh. Ví dụ từ mục tiêu sẽ liên kết sang tình hình thực hiện các chỉ tiêu chiến lược ở tab thứ hai. Với mục tiêu “Tăng trưởng quy mô hoạt động” đang là Thẻ Vàng, tab sau sẽ giải thích các chỉ tiêu cụ thể nào chưa được thực hiện theo đúng kế hoạch. Với mỗi chỉ tiêu cũng có ô cảnh báo tình hình thực hiện xanh, đỏ, vàng.
(Hình 14 - màn hình quản lý BSC trên excel -lớp 2)
- Lớp thông tin thứ ba: thể hiện trên tab excel thứ ba
(Hình 15 - màn hình quản lý BSC trên excel -lớp 3)
Tương tự, khi nhấn vào ô cảnh báo ở các chỉ tiêu, tab excel thứ 3 sẽ xuất hiện. Ở đây, người làm báo cáo có thể giải thích cặn kẽ về tình hình thực hiện chỉ tiêu này, giải
thích rõ bằng lời hoặc minh họa bằng bảng biểu, các số liệu quá khứ đến nay, sơ đồ và có thể bao gồm nguyên nhân chưa thực hiện được mục tiêu đó.
Về cách thức xác định chỉ tiêu xanh, vàng, đỏ do từng Ban quy định cho từng chỉ tiêu mà Ban đó phụ trách và được nêu rõ trong tab excel thứ 3 này.
- Việc xây dựng và cập nhật Dashboard trên file Excel được thực hiện hoàn toàn thủ công, tốn nhiều công sức và thời gian. Khi cần chỉnh sửa Dashboard trên file Excel thì sẽ đòi hỏi nỗ lực nhiều hơn nhưng bị giới hạn về chức năng.
- Dashboard trên file Excel khá đơn giản với cấu trúc file dữ liệu phẳng (flat- files) 2 chiều trong khi một bản Dashboard sinh động cần có thông tin đa chiều.
- Không dễ để bổ sung vào các bảng tính những phân tích kết quả đạt được, nguyên nhân chưa đạt được mục tiêu;
- Có nhiều phiên bản qua từng kỳ báo cáo nên dễ nhầm lẫn, khó quản lý và phân phối cũng như đảm bảo tính bảo mật.