CHƢƠNG I : DỊCH VỤ HÀNH CHÍNH CÔNG ĐIỆN TỬ
4.1. Cơ sở lý thuyết xây dự mô hình
Dịch vụ hành chính công một cửa đang là một xu thế tất yếu trong quá trình cải cách thủ tục hành chính nhằm nâng cao chất lƣợng phục vụ ngƣời dân. Một dịch vụ hành chính công thƣờng bao gồm nhiều bƣớc trong quy trình nghiệp vụ và đƣợc nhiều cơ quan chức năng khác nhau thực hiện. Để có thể cung cấp đƣợc một dịch vụ hành chính công một cửa, một yêu cầu đƣợc đặt ra là tất cả các cơ quan có liên quan trong quy trình nghiệp vụ phải tham gia thực hiện dịch vụ hành chính công đó.
Việc đảm bảo chất lƣợng dịch vụ khi mà các bƣớc trong quy trình nghiệp vụ đƣợc thực hiện bởi các cơ quan chức năng khác nhau tùy thuộc nhiều vào sự phối hợp của các cơ quan này. Kiểm soát sự phối hợp giữa các tổ chức đƣợc chia làm 2 loại: kiểm soát tập trung và phân cấp. Kiểm soát tập trung có ƣu điểm giúp tối ƣu hóa quy trình nghiệp vụ, nhƣng lại thƣờng làm giảm tính tự chủ của cơ quan chức năng, trong khi đó, kiểu phân cấp thì ngƣợc lại và có hiệu quả tốt hơn. Do đó, trong từng trƣờng hợp cụ thể, cần có chiến lƣợc phù hợp để quản lý và phối hợp giữa các cơ quan chức năng trong việc cung cấp các dịch vụ hành chính công liên cơ quan. Các chiến lƣợc này có thể đƣợc phân loại theo 2 hƣớng: mức độ quản lý sự phối hợp và cách tiếp cận về mặt kiến trúc hệ thống trong việc tích hợp các hệ thống thông tin.
4.1.1. Mô đun hóa và các loại liên kết
Nhằm tăng cƣờng khả năng thích nghi trong những điều kiện khác nhau, mô đun hóa quy trình nghiệp vụ cũng nhƣ hệ thống thông tin đƣợc áp dụng. Mô đun hóa đƣợc hiểu rằng các bƣớc trong quy trình nghiệp vụ đƣợc tổ chức thực hiện bởi các thực thể khác nhau, thay vì một quy trình nghiệp vụ tích hợp. Mô đun hóa đem lại các lợi ích: mềm dẻo trong quản lý, cho phép thực hiện công việc một cách song song, khả năng chấp nhận những hạn chế đem lại từ các mô đun khác. Trong trƣờng hợp các cơ quan chức năng khác nhau thực hiện các công đoạn khác nhau của một dịch vụ, việc quản lý toàn bộ quy trình nghiệp vụ chỉ tập trung vào việc liên kết các thành phần đã đƣợc mô đun hóa. Liên kết giữa các mô đun thể hiện mức độ phụ thuộc và tin cậy lẫn nhau. Việc liên kết các mô đun đƣợc chia làm 2 dạng: liên kết chặt (Tight coupling) và liên kết lỏng (Loose coupling). Trong liên kết lỏng, các mô đun độc lập với nhau và đòi hỏi rất ít các điều kiện đối với các mô đun khác khi liên kết, chủ yếu là yêu cầu về định dạng dữ liệu và thứ tự của thao tác. Điều này cho phép dễ dàng thay thế hoặc chỉnh sửa một mô đun. Hơn nữa, việc trao đổi thông tin giữa các mô đun lỏng thƣờng không có phụ thuộc trực tiếp nào và có thể sử dụng các kết nối không đồng bộ thực hiện, giảm thiểu đƣợc yêu cầu về thời gian tính (tính sẵn sàng). Ƣu điểm của liên kết lỏng là sự ảnh hƣởng không đáng kể khi có sự thay đổi của một mô đun, trong khi liên
kết chặt cho phép thực hiện các tiến trình theo thời gian thực và trao đổi dữ liệu một cách đầy đủ. Một ƣu điểm khác của liên kết chặt là tại một thời điểm cụ thể, trạng thái xử lý công việc đƣợc xác định rõ ràng và có thể tạo ra những tác động phù hợp.
4.1.2. Các chiến lƣợc trong quản lý quy trình nghiệp vụ
Nhƣ đã trình bầy ở trên, hai hƣớng chính trong chiến lƣợc quản lý quy trình nghiệp vụ đƣợc chỉ ra, bao gồm: mức độ quản lý các bƣớc trong quy trình và cách tiếp cận kiến trức trong việc tích hợp các hệ thống thông tin.
Hƣớng thứ nhất bao gồm 2 tình huống:
1. Quản lý tập trung: toàn bộ quá trình thực hiện quy trình nghiệp vụ đƣợc quản lý
theo mô hình các cơ quan chức năng tham gia quy trình và chịu sự điều phối của một cơ quan cấp trên (orchestrator) .
2. Quản lý phân tán: các cơ quan chức năng tham gia thực hiện quy trình nghiệp
Hƣớng thứ hai bao gồm 2 tình huống:
1. Liên kết chặt.
2. Liên kết lỏng.
Tổ hợp các hƣớng với các tình huống khác nhau trong một đồ thị sẽ tạo ra 4 chiến lƣợc quản lý sự phối hợp giữa các tổ chức trong quy trình nghiệp vụ, bao gồm:
1. Merger: chiến lƣợc này đƣợc xây dựng với yêu cầu quản lý tập trung và liên kết
giữa các cơ quan tham gia quy trình nghiệp vụ là liên kết chặt. Tại bất kỳ thời điểm nào, một bƣớc trong quy trình nghiệp vụ đƣợc thực hiện và chuyển kết quả sang bƣớc nghiệp vụ kế tiếp, một thông điệp tiếp nhận xử lý sẽ đƣợc hệ thống thực hiện bƣớc nghiệp vụ kế tiếp gửi cho nút trung tâm, điều này giúp cho việc quản lý và giám sát chặt chẽ quy trình và tình trạng thực hiện của các bộ phận tham gia quy trình nghiệp vụ. Trong chiến lƣợc này, các cơ quan tham gia quy trình nghiệp vụ có rất ít sự tự chủ và cần phải có một hệ thống thông tin tích hợp đƣợc xây dựng bao trùm các cơ quan tham gia. Tuy nhiên, do tính chất kiểm soát tập trung cao và các hệ thống đƣợc tích hợp chặt chẽ sẽ là rào cản lớn khi một cơ quan mới tham gia vào quy trình nghiệp vụ do thay đổi về cơ cấu tổ chức. Thông thƣờng sẽ phải xây dựng lại toàn bộ hệ thống ứng dụng.
2. Orchestra: chiến lƣợc đƣợc xây dựng với yêu cầu quản lý tập trung và liên kết
giữa các cơ quan tham gia quy trình nghiệp vụ là liên kết lỏng. Trong chiến lƣợc này, tiến trình xử lý bao gồm các bƣớc do các thực thể tự chủ thực hiện độc lập nhƣng vẫn đảm bảo sự quản lý tập trung toàn bộ tiến trình tại bất cứ thời điểm nào. Nó tƣơng tự nhƣ việc thực hiện một bản hợp xƣớng, trong khi nhạc trƣởng chỉ huy dàn nhạc, các nhạc công chơi các nhạc cụ theo vai trò của mình. Trong một quy trình nghiệp vụ, điều này có nghĩa là mặc dù tất cả các thực thể tham gia quy trình nghiệp vụ có thể thực hiện các phần việc trong tiến trình nghiệp vụ theo cách của họ nhƣng vẫn phải đảm bảo các thông tin đƣợc trao đổi theo cách nào đó để toàn bộ quy trình nghiệp vụ đƣợc thể hiện nhƣ
trong một thể thống nhất. Hơn thế nữa, các tác nghiệp đƣợc thực hiện bởi các thực thể độc lập cần đƣợc thể hiện một cách rõ ràng và theo chuẩn. Các thông tin đƣợc trao đổi phải đầy đủ để đảm bảo các bƣớc trong quy trình nghiệp vụ có đủ thông tin thực hiện phần nghiệp vụ của mình.
3. Relay Race: chiến lƣợc đƣợc xây dựng không yêu cầu quản lý tập trung và liên
kết giữa các cơ quan tham gia quy trình nghiệp vụ là liên kết chặt. Điều này có nghĩa rằng các thực thể độc lập tham gia tiến trình nghiệp vụ đã thống nhất một định dạng dữ liệu trao đổi giữa các hệ thống thông tin nhằm đảm bảo một liên kết chặt chẽ giữa các bên. Kết quả xử lý công việc tại bƣớc này đƣợc chuyển trực tiếp đến bƣớc tiếp theo (thực thể độc lập khác) theo một định dạng thông tin đã đƣợc quy ƣớc để xử lý, tƣơng tự nhƣ việc chuyển “thẻ bài” để vận động viên tiếp theo thực hiện bài thi theo khả năng của vận động viên đó nhƣ trong chạy tiếp sức. Trong chiến lƣợc này, không có cơ chế kiểm soát tập trung đảm bảo thời gian thực hiện toàn bộ quy trình nghiệp vụ theo đúng quy định (thƣờng là trong các văn bản pháp lý). Để đảm bảo thời gian, các thực thể tham gia cần phải có thỏa thuận hợp tác, phối hợp cụ thể.
4. Broadcasting: chiến lƣợc đƣợc xây dựng không yêu cầu quản lý tập trung và
liên kết giữa các cơ quan tham gia quy trình nghiệp vụ là liên kết lỏng.