4.3.13 .Khuyến nghị về hạ tầng kết nối
5.4. Áp dụng mô hình dịch vụ hành chính công điện tử đề xuất để thiết kế hệ thống
5.4.2. Quy trình nghiệp vụ để xây dựng dịch vụ hành chính công liên thông
Để áp dụng đƣợc chiến lƣợc Orchestra, quy trình phối hợp giữa Bộ Ngoại giao, Bộ Tƣ pháp và Bộ Công an cần đƣợc điều chỉnh nhƣ sau:
Thay vì Bộ Tƣ pháp gửi công văn đề nghị Bộ Công an xác minh hồ sơ, Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao sẽ gửi công văn đề nghị Bộ Công an xác minh hồ sơ. Sau khi có kết quả xác minh từ Bộ Công an, Cục Lãnh sự Bộ Ngoại giao sẽ gửi toàn bộ hồ sơ và kết quả xác minh để Bộ Tƣ pháp xử lý hồ sơ. Đây chính là bƣớc chuyển đổi quản lý các khâu từ chiến lƣợc Relay Race sang Orchestra.
Trên cơ sở điều chỉnh quy trình nhƣ trên, tổng thể toàn bộ quy trình nghiệp vụ và luồng thông tin xử lý hồ sơ đƣợc đề xuất nhƣ sau:
Mô tả quy trình và luồng thông tin:
1. Bƣớc 1: Công dân vào trang đăng ký trực tuyến khai báo theo biểu mẫu quy
định. Thông tin đăng ký đƣợc ghi nhận vào hệ thống trung tâm đặt tại Cục Lãnh sự.
2. Bƣớc 2: Thông tin đăng ký đƣợc truyền về Cơ quan đại diện tƣơng ứng.
3. Bƣớc 3: Khi công dân đến nộp hồ sơ tại Cơ quan đại diện, bộ phận tiếp nhận hồ
sơ kiểm tra các thông tin trong hồ sơ. Nếu hồ sơ hợp lệ, trả giấy hẹn cho công dân.
4. Bƣớc 4: Dữ liệu của hồ sơ hợp lệ đƣợc gửi về Cục Lãnh sự. Bản cứng của hồ sơ
và công văn đề nghị của Cơ quan đại diện đƣợc tập hợp gửi về cho Cục Lãnh sự.
5. Bƣớc 5: Khi tiếp nhận bản cứng hồ sơ, Cục Lãnh sự thực hiện thao tác tiếp
nhận hồ sơ từ Cơ quan đại diện. Hồ sơ bản cứng đƣợc Cục Lãnh sự tiến hành số hóa và ký điện tử vào văn bản để xác thực.
6. Bƣớc 6: Cục Lãnh sự gửi công văn (điện tử) và hồ sơ để Bộ Công an tiến hành xác minh.
7. Bƣớc 7: Bộ Công an tiến hành xác minh và trả kết quả cho Cục Lãnh sự.
8. Bƣớc 8: Sau khi có kết quả xác minh, Cục Lãnh sự tập hợp hồ sơ, công văn
(điện tử) và kết quả xác minh gửi Bộ Tƣ pháp để giải quyết.
9. Bƣớc 9: Bộ Tƣ pháp thực hiện tiếp nhận hồ sơ từ Cục Lãnh sự, dữ liệu đƣợc
đẩy vào phần mềm nghiệp vụ riêng của Bộ Tƣ pháp để tiến hành xử lý (xem xét hồ sơ).
10.Bƣớc 10: Sau khi có kết quả xử lý, Bộ Tƣ pháp có văn bản (điện tử) trả lời Cục
Lãnh sự.
11.Bƣớc 11: Trên cơ sở kết quả xử lý của Bộ Tƣ pháp, Cục Lãnh sự tiến hành thủ
tục duyệt hồ sơ và thông báo cho Cơ quan đại diện cấp giấy chứng nhận trong trƣờng hợp hồ sơ đƣợc chấp thuận hoặc cập nhật trạng thái không chấp thuận và lý do để Cơ quan đại diện trả lời công dân hoặc công khai lên trang thông tin điện tử để công dân đƣợc biết kết quả.
Toàn bộ quá trình xử lý hồ sơ đƣợc quản lý bởi hệ thống quản lý và điều phối tiến trình thực hiện đặt tại Cục Lãnh sự.