Nhiều NDT đã cho rằng website là một kênh thông tin để phổ biến tin rất được nhu cầu mong đợi. Cần bổ sung tư liệu vào các mục đã có, đặc biệt là CSDL. Nội dung trang web còn sơ sài, thông tin còn hạn chế, thiếu hình ảnh và chưa sinh động do đó chưa thu hút được nhiều đối tượng NDT.
0 10 20 30 40 50 60 70 80 90
Tốt Tương đối tốt Không tốt
14
49
Hệ thống SP&DV TT-TV còn nhiều hạn chế, nhìn chung chưa đầy đủ, mới phổ biến ở một số loại hình cổ điển, còn thiếu nhiều loại hình SP&DV TT-TV quan trọng như: biên soạn thư mục, các tài liệu đa phương tiện, dịch vụ phổ biến thông tin chọn lọc, các dịch vụ tuyên truyền, quảng bá thông tin...
Hiện nay, nguồn tin KH&CN rất phong phú và đa dạng, nhu cầu giới NDT khoa học cũng khác nhau trên nhiều phương tiện. Do vậy, số lượng tài liệu khoa học được nhập vào thư viện ngày một tăng song hệ số xử lý tài liệu đưa vào các SP TT-TV rất ít so với số lượng nhập vào: hệ thống mục lục đã không được cập nhật từ năm 2004, các CSDL còn thiếu nhiều và không được bổ sung thường xuyên nên NDT rất mất thời gian khi tra cứu và phải hỏi trực tiếp cán bộ thông tin - thư viện.
Chất lượng các CSDL còn thấp, chủ yếu mới dừng lại ở mức độ hỗ trợ trong tra cứu, chưa được sử dụng vào các hoạt động phân tích, đánh giá, tổng hợp, dự báo làm cơ sở khoa học phục vụ cho các quá trình ra quyết định, hoạch định chủ trương, chính sách, chiến lược phát triển KH&CN. Còn thiếu những mảng CSDL cần thiết cho các nhà nghiên cứu ứng dụng triển khai như CSDL toàn văn, một loại CSDL thích hợp với các nhà nghiên cứu khoa học.
Những hoạt động marketing về SP&DV TT-TV nhằm kích thích nhu cầu sử dụng SP&DV TT-TV của bạn đọc còn yếu, chưa chủ động nắm bắt nhu cầu tin mà còn thụ động chờ NDT đặt yêu cầu mới triển khai.
Kỹ năng giao tiếp, tiếp xúc với người dùng để tiếp nhận yêu cầu, NCT và sau đó thu nhận các thông tin phản hồi từ NDT cũng như việc xử lý thỏa đáng các thông tin này của cán bộ thông tin - thư viện còn rất hạn chế và thường chưa được coi trọng. Đa số cán bộ TT-TV đã không quan tâm tới việc thường xuyên phải khảo sát, phân tích và đánh giá khả năng đáp ứng nhu cầu thông tin của cơ quan, tổ chức mình, không nắm được số lượt tài liệu, số lượt NDT đã phục vụ... từ đó không thấy được hiệu quả hoạt động của bản thân.
* Nguyên nhân của những điểm yếu:
Cơ sở của Viện còn chật hẹp.
Nguồn kinh phí hoạt động hàng năm của Viện còn hạn hẹp, phần lớn chỉ dành cho việc bổ sung tài liệu mới. Do vậy, việc đầu tư nâng cao chất lượng và phát triển các SP&DV TT-TV để đáp ứng đầy đủ và kịp thời nhu cầu khai thác thông tin của NDT còn chưa được chú trọng đúng mức. Việc thuyết phục lãnh đạo của NISTPASS thông qua các chính sách: đầu tư kinh phí, đầu cơ sở vật chất kỹ thuật, nhân lực,… gặp phải những khó khăn nhất định.
Chất lượng xử lý tài liệu chưa cao.Đa số các cán bộ của Ban TTTV& ĐT SĐH đều có nghiệp vụ trong việc xử lý các tài liệu có chuyên nghành sâu.
Các phương tiện tự động hóa mới bước đầu đưa vào ứng dụng nên cán bộ thông tin - thư viện hiện vẫn còn lúng túng.
Nguồn lực thông tin chưa đáp ứng đầy đủ. Mặc dù vốn tài liệu được bổ sung thường xuyên nhưng với tình hình gia tăng tài liệu như hiện nay, với sự phát triển không ngừng của đa ngành đa lĩnh vực làm cho công tác bổ sung không chỉ của riêng Viện mà ở nhiều thư viện khác cũng gặp nhiều khó khăn.
Độ ngũ cán bộ thông tin - thư viện thực hiện việc xử lý thông tin, cung cấp sản phẩm và thực hiện dịch vụ ở Viện chưa có cơ hội tham gia thường xuyên các lớp bồi dưỡng nâng cao trình độ chuyên môn, ngoại ngữ, tin học để có thể thích ứng với môi trường làm việc mới.
Tuy vậy, các SP&DV TT-TV tại Ban TTTV& ĐT SĐH của Viện chưa phải là phong phú, đa dạng nhưng cũng đã hỗ trợ rất nhiều cho NDT trong việc tìm kiếm thông tin.
CHƢƠNG 3
GIẢI PHÁP PHÁT TRIỂN SẢN PHẨM VÀ DỊCH VỤ THÔNG TIN - THƢ VIỆN TẠI VIỆN CHIẾN LƢỢC VÀ CHÍNH SÁCH
KHOA HỌC VÀ CÔNG NGHỆ
3.1 Nâng cao chất lƣợng sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện tại Viện
3.1.1 Nâng cao chất lượng sản phẩm thông tin - thư viện
Với tốc độ phát triển thông tin như hiện nay, số biểu ghi thư mục tại Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện không ngừng tăng lên hàng năm, thì mục lục trực tuyến càng phải được nâng cấp để đạt hiệu quả cao trong việc đưa ra kết quả nhanh chóng và chính xác, thuận lợi cho NDT trong quá trình tìm tin. Ban TTTV&ĐT SĐH cần chú trọng hoàn thiện hơn mục lục trực tuyến OPAC trên cơ sở ứng dụng phần mềm thư viện Ilib. Việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng truy cập trên OPAC chính là thúc đẩy mạnh mẽ hoạt động thông tin tại Viện.
Hoạt động thông tin- thư viện của Viện cần được tiến hành thường xuyên hơn với phương thức cung cấp mới tạo thuận lợi tối đa cho NDT.
Tiếp tục hoàn thiện và nâng cao chất lượng các CSDL, đặc biệt là CSDL toàn văn, ngoài các loại hình tài liệu đã được số hóa (chủ yếu là: luận án, luận văn), Viện cần triển khai mở rộng số hóa sách và nguồn tài liệu phục vụ quá trình nghiên cứu.
Có thể nói, trong điều kiện máy tính được sử dụng rộng rãi như hiện nay, có thêm CSDL được lưu giữ trong máy chủ đóng vai trò vô cùng quan trọng. Nó giải quyết các vấn đề cả về nghiệp vụ và tạo những điều kiện tối ưu trong hoạt động dịch vụ cung cấp thông tin. CSDL cho phép trích xuất dữ liệu trở thành các sản phẩm thông tin thư mục và hệ thống mục lục. Việc hoàn thiện và nâng cao chất lượng các CSDL phải là một trong những ưu tiên hàng đầu trong hoạt động nghiệp vụ thư viện vì nó sẽ thúc đẩy phát triển hoạt động thông tin - thư viện của Viện.
Với điều kiện hạ tầng cơ sở vật chất sẵn có, Viện cần tăng cường cung cấp thông tin cho trang chủ. Nội dung trang chủ cần phân công cán bộ chuyên trách riêng để đảm nhiệm việc cập nhật thông tin. Có thể nói, đây là kênh thông tin nhanh chóng, kịp thời và có hiệu quả tuyên truyền cao đối với NDT. Điều tra NDT cho thấy, trang chủ chính là nơi mà NDT sử dụng thường xuyên để tìm hiểu các SP&DV TT-TV do thư viện cung cấp. Tuy nhiên, trang chủ của Viện trên thực tế chưa được quan tâm thiết thực, thông tin cập nhật không thường xuyên. Chính tình trạng này đã làm ảnh hưởng không nhỏ tới hiệu quả hoạt động của thư viện. Nghiên cứu, phân tích và đưa ra kế hoạch hoàn thiện và nâng cao chất lượng trang chủ là vấn đề sớm thực hiện trong thời gian tới.
Tăng cường quảng bá, giới thiệu trang web này tới NDT trong và ngoài Viện.
Xây dựng các kênh phản hồi thông tin và tiếp nhận nhu cầu tin của NDT thông qua website của thư viện. Phân công người có trách nhiệm thay mặt thư viện chuyên giải đáp, hướng dẫn trực tuyến cho NDT. Thông qua trang chủ, NDT có thể dễ dàng tiếp cận thư viện mà không bị giới hạn bởi không gian và thời gian.
3.1.2 Nâng cao chất lượng dịch vụ thông tin - thư viện * Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc * Dịch vụ cung cấp tài liệu gốc
Theo kết quả khảo sát cho thấy, hệ thống phòng đọc và phòng mượn đáp ứng tương đối tốt nhu cầu đọc tài liệu tại chỗ và mượn tài liệu về nhà. Tuy nhiên, để đáp ứng nhu cầu tin ngày càng đa dạng và không ngừng tăng lên của NDT thì Ban TTTV& ĐT SĐH cần tiếp tục hoàn thiện dịch vụ đọc tài liệu tại chỗ và mượn tài liệu về nhà thông qua các biện pháp sau:
Tăng cường và đa dạng hóa các loại hình tài liệu trong phòng đọc, nâng cao chất lượng kho sách bằng cách thanh lọc bớt một số tài liệu cũ nát, lạc hậu.
Thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn, tinh thần trách nhiệm và thái độ phục vụ cho đội ngũ cán bộ phục vụ trực tiếp.
Chú trọng thực hiện công tác thu nhận thông tin phản hồi từ phía NDT, làm cơ sở cho việc bổ sung tài liệu đáp ứng ngày càng cao nhu cầu tin của NDT.
Dịch vụ cung cấp bản sao tài liệu gốc là một trong những dịch vụ được sử dụng nhiều tại Viện.Tuy nhiên, dịch vụ này còn nhiều bất cập về thời gian chờ đợi thực hiện dịch vụ, NDT đôi khi phải chờ lâu để lấy được kết quả sao chụp và in ấn. Vì lẽ đó, thư viện cần tăng cường cán bộ chuyên trách công tác này để giảm bớt thời gian chờ đợi thực hiện dịch vụ cho NDT. Về lâu dài khi thực hiện dịch vụ này thư viện cần lưu ý đảm bảo tuân thủ pháp luật trên cơ sở chứng minh hoạt động này không vì mục đích lợi nhuận mà nhằm hỗ trợ NDT có điều kiện thuận lợi trong việc tiếp cận, khai thác, sử dụng tri thức chung của nhân loại.
Một số nguyên tắc cần tuân thủ:
Hạn chế mức cao nhất việc sao chụp toàn bộ một tài liệu, đặc biệt đối với các kết quả nghiên cứu, báo cáo khoa học cần tuân thủ nghiêm ngặt.
Hạn chế số lượng bản sao chụp.
Cơ sở để tính phí cho dịch vụ này không được bao gồm tính phí bản quyền; giá dịch vụ chỉ là sự bù đắp cho việc bảo quản, lưu giữ chứ không phải do bản quyền của tài liệu đó mang lại.
* Dịch vụ trao đổi thông tin
Ban TTTV&ĐT SĐH cần tăng cường phát triển dịch vụ trao đổi thông tin bằng cách tổ chức thường xuyên các hoạt động như: hội nghị, hội thảo, nói chuyện chuyên đề, triển lãm trưng bày giới thiệu sách - báo tạp chí … nhân các ngày kỷ niệm, ngày lễ lớn trong năm. Các hoạt động này sẽ thu hút được
sự tham gia của đông đảo bạn đọc, là dịp để bạn đọc nắm bắt được những thông tin về hoạt động của thư viện, tạo cơ hội để bạn đọc tiếp xúc trao đổi những thông tin, từ đó làm tăng hiệu quả trong công tác phục vụ bạn đọc.
* Dịch vụ tra cứu thông tin
Nằm trong dịch vụ tra cứu thông tin, dịch vụ tra cứu thông tin theo yêu cầu đã và đang được triển khai tại Viện. Dịch vụ này được hình thành dựa trên cơ sở yêu cầu của NDT , để phát triển loại hình dịch vụ này Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện trước hết phải triển khai một số việc sau:
Phân tích nhu cầu thông tin tại Viện: để xác định được chính xác các đối tượng NDT cần gì? Muốn gì?
Chuẩn bị, sắp xếp một cách khoa học các nguồn lực thông tin tại chỗ và bên ngoài thư viện.
Đào tạo cán bộ thông tin - thư viện về chuyên môn và cách thức phục vụ và tiến hành thực hiện một số biện pháp sau:
+ Tăng cường nguồn lực thông tin, đặc biệt hướng tới phát triển nguồn tin điện tử đảm bảo cung cấp cho NDT những thông tin có giá trị gia tăng cao.
+ Đa dạng hóa các loại hình thức cung cấp dịch vụ qua các phương tiện như: Email, thư chuyển phát nhanh, fax,…
+ Xây dựng khung giá dịch vụ hợp lý để kích thích nhiều đối tượng NDT được sử dụng.
+ Thường xuyên bồi dưỡng và nâng cao trình độ chuyên môn, kỹ năng cho các cán bộ trực tiếp thực hiện dịch vụ.
+ Giới thiệu, quảng bá rộng rãi loại hình dịch vụ này tới NDT , thông qua hình thức: tờ rơi, thông báo trên trang web, email,…
+ Thường xuyên thu thập và phân tích thông tin phản hồi từ phía người sử
* Dịch vụ khai thác tài liệu đa phƣơng tiện
Để phát triển dịch vụ khai thác tài liệu đa phương tiện, Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện cần làm những công việc sau:
Tăng cường kinh phí bổ sung thêm các tài liệu nghe nhìn và CSDL phù hợp với công tác nghiên cứu học tập của Viện.
Biên soạn các tài liệu hướng dẫn chi tiết cách khai thác và sử dụng tài liệu đa phương tiện.
Tăng cường sự hỗ trợ của cán bộ thông tin - thư viện đối với NDT, thông qua hình thức: hướng dẫn hoặc giải đáp trực tiếp,…
Nâng cao chất lượng dịch vụ của phòng đọc đa phương tiện bằng hình thức: bổ sung thêm các thiết bị nghe nhìn, thường xuyên bảo trì hệ thống mạng đảm bảo thông suốt và hoạt động ổn định.
Mở chiến dịch quảng bá, giới thiệu loại hình dịch vụ này tới NDT, thông qua hình thức: tờ rơi, thông báo trên trang web, email,…
Thường xuyên thu thập và phân tích thông tin phản hồi từ phía người sử dụng dịch vụ để kịp thời điều chỉnh và hoàn thiện dịch vụ.
3.2 Đa dạng hóa sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện tại Viện
3.2.1 Xây dựng các sản phẩm thông tin - thư viện
3.2.1.1 Xây dựng thư mục theo chuyên đề
Xét về tổng quát thì NDT tìm kiếm tài liệu tại Viện là rất rõ: là những cán bộ nghiên cứu khoa học, cán bộ quản lý và học tập của sinh viên. Nhìn nhận điều này có thể thấy sự xuất hiện của các thư mục theo chuyên đề là rất cần thiết trong việc phân loại thông tin. Các thông tin gần gũi với sự quan tâm của NDT sẽ được quảng bá và tiếp cận NDT nhanh hơn qua các thư mục chuyên đề này.
Việc xây dựng thêm các thư mục chuyên đề là một công việc khó khăn và đòi hỏi nhiều tâm huyết của cán bộ, đòi hỏi việc xây dựng công phu, tỉ mỉ
trên cơ sở khảo sát kỹ lưỡng nhu cầu của NDT. Ngoài chức năng vốn có của một thư mục chuyên đề được xây dựng còn phải thể hiện được nét riêng của cơ quan thông tin - thư viện, khẳng định tính chuyên môn, đồng thời thể hiện rõ chức năng của một cơ quan thông tin - thư viện chuyên ngành.
Trước thực tế hiện nay, số lượng cán bộ ít ỏi, vốn tài liệu chưa thực sự đa dạng, việc xây dựng thư mục chuyên đề là một khó khăn và thách thức lớn đối với Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện. Tuy nhiên, đứng trước đòi hỏi ngày càng cao của NDT nhận thấy hiệu quả tích cực do sản phẩm này mang lại chính là động lực lớn của lãnh đạo và cán bộ thông tin - thư viện trong việc tạo ra thư mục chuyên đề trong tương lai gần.
3.2.1.2 Xây dựng CSDL học liệu điện tử phục vụ E-learning
Hiện nay với sự phát triển của công nghệ viễn thông, nhiều hình thức đào tạo mới xuất hiện. E-learning chính là sự phân phát các nội dung học sử dụng các công cụ điện tử hiện đại như máy tính, mạng vệ tinh, mạng internet, băng video,… thông qua một máy tính. Người dạy và học có thể giao tiếp với nhau qua mạng dưới hình thức như: email, chat, hội thảo,…
Thời gian gần đây, E-learing được xem như một phương thức dạy học mới, bổ sung và hỗ trợ các phương thức đào tạo truyền thống, tạo thêm cơ hội cho đông đảo tầng lớp xã hội và đặc biệt góp phần hiện đại hóa, nâng cao chất lượng giảng dạy. Để phục vụ cho lớp học này Ban TTTV&ĐT SĐH phải xây dựng những CSDL số hóa, các học liệu điện tử đa phương tiện.
Xây dựng học liệu điện tử phục vụ E-Learning tại thư viện góp phần làm đa dạng hóa các loại hình tài liệu, bổ sung nguồn cung cấp tài liệu mới dưới hình thức các tư liệu trực tuyến đa phương tiện. Đây là tiền đề xây dựng mô hình phục vụ bạn đọc mới, mô hình này gồm: lưu trữ và chia sẻ trực tuyến