Tài liệu dịch:
Trước những vấn đề KH&CN nóng hổi và được nhiều nhà nghiên cứu quan tâm, Ban TTTV&ĐT SĐH đã chọn lọc, đề xuất lên lãnh đạo Viện và tiến hành dịch, xuất bản một số sách nước ngoài có giá trị thực tiễn cao. Việc dịch tài liệu do Ban TTTV&ĐT SĐH đảm nhiệm hoặc do có sự tham gia của các công tác viên, là những nghiên cứu, chuyên môn giỏi về ngoại ngữ và lĩnh vực liên quan đến nội dung sách dịch. Ban TTTV&ĐT SĐH đã thực hiện dịch một số cuốn sách như:
- Thế giới bền vững: Xác định nguyên tắc và trắc lượng sự phát triển bền vững (Dự án thư viện Fred Hirsch tài trợ).- năm 2000;
- Tài liệu hướng dẫn FRASCATI 2002 của tổ chức hợp tác và phát triển kinh tế (OEDC).- 2002;
- Khuyến nghị tiêu chuẩn thực tiễn cho điều tra nghiên cứu và phát triển.- 2004;
- Luật Khoa học và Công nghệ (bằng 4 thứ tiếng: Việt, Anh, Pháp, Trung).- 2004;
- Khuyến nghị các nguyên tắc chỉ đạo trong thu thập và diễn giải số liệu về đổi mới công nghệ. Tài liệu hướng dẫn OSLA của tổ chức hợp tác và phát triển kinh tế (OEDC).- 2005.
Tài liệu tham khảo:
Đây là các tài liệu được biên soạn nhằm phục vụ chuyên đề cho các lãnh đạo Bộ, và các đơn vị đặt hàng có/không thu phí, hoặc là các chuyên đề nhằm phục vụ cho hoạt động nghiên cứu khoa học của Viện. Các tài liệu này là các thông tin được tập hợp tại các bài báo, tạp chí, các báo cáo, đề tài trong và ngoài Viện, cả trong các văn bản pháp luật, các dự án của nhiều cơ quan tổ chức... liên quan đến lĩnh vực mà NDT yêu cầu. Sau đó, được biên tập và xuất
bản dưới dạng tài liệu tham khảo, mức độ phổ biến thấp, tính bảo mật cao, chỉ lưu hành nội bộ như: Tài liệu liên quan đến Nghị quyết Hội nghị Trung ương III khóa VIII; Tập hợp các tài liệu về cụm cảng miền Trung; Australia tiến tới một quốc gia tri thức; Chiến lược cán bộ của thời kỳ đẩy mạnh công nghiệp hóa, hiện đại hóa; Công nghệ thông tin - truyền thông và phát triển xã hội; UNESCO ở buổi bình minh của thế kỷ 21,...
Ngoài các tài liệu lưu hành nội bộ, các xuất bản phẩm của thư viện có thể được tặng, biếu, lưu thư viện hoặc có thể bán một phần nhằm thu hồi phần nào kinh phí.
2.1.4 Cơ sở dữ liệu
CSDL là một tập hợp các bản ghi hoặc tệp có quan hệ logic với nhau và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính mà có thể hỏi đáp bằng ngôn ngữ đặc biệt. Việc quản lý theo một cơ chế thống nhất nhằm giúp cho việc truy nhập và xử lý dữ liệu được dễ dàng, nhanh chóng và chính xác. Theo mục đích xây dựng và sử dụng đưa ra khái niệm: CSDL là một tập hợp các dữ liệu được tổ chức để phục vụ cho nhiều ứng dụng khác nhau có hiệu quả bằng cách tập trung hóa dữ liệu và giảm thiểu hóa dữ liệu dư thừa.
CSDL là sản phẩm thông tin quan trọng trong hoạt động của các cơ quan TT-TV hiện nay. Đây cũng được xem là nguồn lực thông tin được số hóa, giúp cho cán bộ thông tin - thư viện có thể quản lý, truy cập thông tin dễ dàng thông qua các thiết bị tin học và viễn thông. Có thể nói CSDL là một bộ phận không thể thiếu được trong hệ thống TT-TV tự động hóa.
Trước năm 1992, việc sắp xếp, lưu trữ và phục vụ tài liệu tại Viện hoàn toàn bằng các phương pháp thủ công truyền thống. Bộ máy tra cứu chủ yếu bằng các phiếu đối với tiêu chuẩn cũng như các tài liệu khác. Việc tra cứu tìm tin rất mất thời gian và nếu có sự nhầm lẫn trong hộp phiếu thì coi như không thể tra cứu được nữa.
Từ sau năm 1992, cùng với việc sắp xếp và bổ sung các bộ tiêu chuẩn, Viện đã thay đổi cách thức tra cứu nhờ ứng dụng CNTT. Đó là phương pháp tra cứu nhờ các CSDL tự xây dựng hoặc mua. Đa số các CSDL của Viện được xây dựng và quản lý đến nay mang tính chất tư liệu.
Từ năm 1992 đến năm 2008: Ban TTTV&ĐT SĐH đã xây dựng được CSDL
sách (CSDL SCL) với hơn 4000 biểu ghi và CSDL bạn đọc (CSDL BANDOC). CSDL SCL được xây dựng năm 1998 nhằm quản lý, tìm kiếm và tra cứu tài liệu tại Viện được dễ dàng, hiệu quả. CSDL SCL được thiết kế chạy trong môi trường CDS/ISIS for WINDOWS bao gồm một số file trên máy có liên quan chặt chẽ với nhau về mặt logic nhưng khác nhau về mặt vật lý.
Có 4 dạng file cấu trúc SCL:
SCL.ftd Bảng xác định trường
SCL.fmt Biểu mẫu nhập tin
SCL.pft Format trình bày dữ liệu
SCL.fst Bảng chọn trường
CSDL Bạn đọc (CSDL BANDOC) được Ban TTTV&ĐT SĐH xây dựng vào tháng 1/1999 nhằm hoàn thiện hơn việc tin học hóa thư viện giúp chúng ta đánh giá chất lượng của thư viện (loại sách nào thích hợp, số lượt bạn đọc hàng năm) quản lý bạn đọc một cách thuận lợi, quản lý sách mượn đúng hạn nắm bắt được tình hình mượn sách và trả sách. CSDL BANDOC được thiết kết chạy dưới môi trường CDS/ISIS for WINDOWS, bao gồm một số file trên máy có liên quan chặt chẽ về logic nhưng khác nhau về mặt vật lý.
Có 4 file cấu trúc CSDL BANDOC:
Bandoc.ftd Bảng xác định trường
Bandoc.fmt Biểu mẫu nhập tin
Bandoc.pft Format trình bày dữ liệu
Tóm lại trong quá trình hình thành và phát triển Ban TTTV&ĐT SĐH đã đạt được những kết quả đáng kể trong công tác tổ chức nguồn lực thông tin KH&CN, nhằm phục vụ nhu cầu nghiên cứu KH&CN cho Viện.
CSDL dựa trên sự phát triển của CNTT, là bước tiến dài và là cuộc cách mạng trong ngành TT-TV. Nhờ có CNTT nên CSDL ra đời để hệ thống hóa các tài liệu đã được sản sinh ra. Vật mang tin lúc này là một tập hợp các dữ liệu được tổ chức phục vụ cho nhiều ứng dụng khác nhau một cách có hiệu quả, bằng cách tập trung hóa dữ liệu và giảm thiểu hóa dữ liệu dư thừa. CSDL là bộ sưu tập các dữ liệu phản ánh các dữ kiện về các thực thể (nhân sự, thiết bị, vật tư, máy móc, công nghệ, tài liệu)
Ngày nay do nhu cầu thông tin ngày càng cao, nên công tác tổ chức xây dựng CSDL được Viện rất quan tâm, Ban TTTV&ĐT SĐH đã và đang tiếp tục xây dựng và cập nhật các CSDL tích hợp về sách, báo, tạp chí, tài liệu dịch, bài trích, luận văn, luận án. Do vậy Ban TTTV&ĐT SĐH đã từng bước tin học hóa việc quản lý, phục vụ thông tin một cách hệ thống và khoa học. Hầu hết các CSDL này là CSDL thư mục, chứa các thông tin để có thể tra cứu tài liệu gốc, chứa các thông tin giúp NDT tìm kiếm lựa chọn những thông tin phù hợp với yêu cầu.
Tại Viện đã cài đặt phần mềm CDS/ISIS để lưu và tìm kiếm thông tin nhanh hơn. Hệ thống này được thiết kế dưới dạng Menu chọn, ứng dụng cho việc quản lý và xây dựng các CSDL văn bản, có khả năng tìm kiếm mạnh mẽ và sử dụng các loại toán tử khác nhau (toán tử Bool, tìm lân cận…). Việc xây dựng cấu trúc của CSDL gồm các Worksheet nhập tin và các Format tìm tin Format trình bày dữ liệu phù hợp với từng loại CSDL của Viện. Vì vậy trong công tác xây dựng CSDL thì việc xử lý tiền máy là mắt xích quan trọng nằm ở khâu xử lý thông tin trong dây truyền thông tin. Xử lý tiền máy là quá trình xử lý tài liệu cả về nội dung và hình thức. Xử lý tiền máy được minh họa trên sơ đồ sau:
Phân loại
Định từ khóa tóm tắt
Làm tóm tắt
Mô tả tài liệu
Nhập dữ liệu