Việc xây dựng trang thông tin điện tử nhằm tạo ra một cổng điện tử giao dịch và cung cấp thông tin về KH&CN, về Viện và giúp NDT tra cứu, khai thác nguồn tin của Viện, là việc làm cần thiết giai đoạn hiện nay, nhằm mở rộng hơn nữa phạm vi của Viện nói chung và Ban TTTV &ĐT SĐH của Viện nói riêng. Trang web của Viện là một sản phẩm của phòng thông tin được khai trương chính thức năm 2001 bao gồm các phần chính sau:
Trang chủ: Là cổng thông tin điện tử chính thức giới thiệu các thông tin và
cách thức truy nhập tới thông tin về Viện trên mạng máy tính. Tại đây, NDT có thể lựa chọn ngôn ngữ truy cập thích hợp với bản thân (có thể bằng tiếng Anh hoặc tiếng Việt). Đây cũng chính là một phương pháp quảng bá với bạn bè quốc tế một cách hiệu quả.
Tin tức hoạt động: Tại đây NDT không chỉ theo dõi các hoạt động của Viện
mà còn có thể cập nhật các tin tức về chiến lược và chính sách, hoạt động KH&CN trong nước và quốc tế.
Ban lãnh đạo: Giới thiệu lãnh đạo chủ chốt của Viện, chức năng các đơn vị
trong Viện và sơ đồ tổ chức. Giúp bạn đọc hình dung được hoạt động, vai trò, vị trí cũng như khai thác trực tiếp các thông tin về từng phòng ban.
Giới thiệu: Trình bày lịch sử hình thành, chức năng, nhiệm vụ, quyền hạn
của Viện từ khi thành lập đến nay. Phần thông tin này luôn được cố định và sẽ thay đổi khi có quyết định chung đối với Viện.
Hoạt động khoa học: Giới thiệu, công bố các kết quả trong các hoạt động
khoa học của Viện: những thành tựu đã đạt được, đề án; đề tài nghiên cứu hàng năm cấp Bộ, cấp cơ sở mà cán bộ tại Viện đã thực hiện và đã được đánh giá, nghiệm thu, các đề tài được sắp xếp theo từng năm.
Hợp tác quốc tế: Công bố các dự án hợp tác quốc tế về KH&CN với các tổ
chức, các nhà khoa học khu vực và trên thế giới mà Viện đang thực hiện và các dự án hoàn thành trong từng năm.
Xây dựng chiến lược KH&CN: Tình hình chiến lược và xây dựng chiến lược KH&CN của quốc gia và của các tỉnh, thành phố trong cả nước.
Thông tin - tư liệu: Các hoạt động trong lĩnh vực thông tin - tư liệu, nhằm
cung cấp cho bạn đọc các tài liệu cần thiết cho hoạt động nghiên cứu, các ấn phẩm của Viện như: sách luật; bài báo; nội san. Đặc biệt, phần nội san là ấn phẩm do chính Ban TT-TV đảm nhiệm được scan đăng toàn văn, giúp cho bạn đọc dễ dàng theo dõi ở bất kì đâu, bất kì khi nào mà không cần đến ấn phẩm in.
Đào tạo sau đại học: Là một trong những công tác của Ban Thông tin - Thư
viện và Đào tạo sau Đại học bao gồm các hoạt động:
- Chương trình đào tạo thạc sĩ chuyên ngành chính sách KH&CN; - Thông báo tuyển sinh;
- Kết quả đào tạo: gồm danh sách học viên các khóa từ khi Viện đào tạo đến nay và các luận văn thạc sĩ;
- Thông tin - sự kiện: cập nhật những thông tin mới về kế hoạch đào tạo như kế hoạch giảng dạy, lịch bảo vệ luận văn cao học...;
- Ngoài ra còn có một số mục như: giới thiệu, học liệu, giảng viên hiện chưa được cập nhật.
Các cơ sở dữ liệu: Cung cấp cho người dùng các CSDL do Ban TTTV &
ĐT SĐH xây dựng cũng như các liên kết hữu ích khác. Cụ thể gồm:
- CSDL Toàn văn bài báo: có khoảng 100 biểu ghi bao gồm toàn văn các bài báo đã được cán bộ Ban TT-TV chọn lọc kĩ lưỡng, xử lý ở các tờ báo uy tín trong và ngoài nước liên quan đến chiến lược và chính sách KH&CN. Các bài báo này hiện chỉ được cập nhật dưới dạng .pdf. Hiện nay, Ban TTTV&ĐT SĐH đang cố gắng thực hiện mục tiêu chủ động cung cấp toàn văn các bài báo theo chuyên đề không chỉ dưới dạng .pdf mà còn cả dưới dạng text (.txt). NDT có thể tiếp cận với toàn văn một bài báo bằng cách bấm vào đường links.
- CSDL Liên kết website: chứa danh mục các website của các đơn vị thuộc Bộ Khoa học và Công nghệ; trang thông tin điện tử Chính phủ; trang thông tin của các Bộ khác; trang thông tin của các Sở KH&CN; và website của tổ chức KH&CN thế giới http://www.scidev.net;
- CSDL Sách;
- CSDL Công trình nghiên cứu.
Mặc dù là sản phẩm thông tin mới song Website của Viện đã khẳng định được đây là sản phẩm thông tin quan trọng trong việc đáp ứng NCT của NDT, góp phần hoàn thiện hơn hệ thống sản phẩm thông tin của Viện.
Một điểm tiến bộ mà trang web của Viện so với nhiều thư viện khác là khả năng chia sẻ nguồn lực thông tin của Viện trên website, các CSDL giúp NDT khai thác được dữ liệu của Viện và của cả các cơ quan trong hệ thống KH&CN quốc gia và các cơ quan có liên quan khác.
2.2 Các dịch vụ thông tin - thƣ viện của Viện
2.2.1 Dịch vụ tra cứu thông tin
Tìm tin là một quá trình bao gồm những hoạt động nhằm mục đích cung cấp cho NDT những thông tin phù hợp với yêu cầu của họ theo các dấu hiệu đã có. Tìm tin là thuật ngữ chung được dùng để phản ánh việc tìm kiếm tài liệu hoặc các nguồn chứa các thông tin, trong đó có các dữ kiện.
Tại Viện đang tiến hành áp dụng dịch vụ này theo các hình thức sau:
- Tìm tin theo chế độ thủ công: Tìm tin thông qua các phương tiện mục lục. Tại Viện là hệ thống phiếu mục lục.
- Tìm tin tự động hóa: là quá trình sử dụng máy tính để tìm kiếm các thông tin được tổ chức dưới hình thức CSDL và được lưu trữ trên bộ nhớ của máy tính. - Tìm tin trên mạng: là hình thức tìm tin trong các CSDL có trong các máy tính khác của mạng. Có hai chế độ tìm tin trên mạng tương ứng với tính chất giao tiếp giữa người tìm (NDT/cán bộ thông tin) và CSDL nơi tiến hành tìm là:
+ Tìm tin offline: người tìm không trực tiếp giao tiếp với CSDL mà thông qua đại diện của mình là chuyên gia tìm (chuyên gia của hệ thống quản trị CSDL đó).
+ Tìm tin online: người tìm tin cuối cùng (NDT/chuyên gia tìm được giao tiếp trực tiếp đến CSDL nơi tiến hành phép tìm và đến máy tính chứa CSDL đó).
Trong các hình thức trên, hiện tại Viện sử dụng phổ biến là tìm tin online.Tổ chức cho bạn đọc tra tìm trên máy tính đối với tất cả các loại thông tin và các mạng (LAN, INTERNET). Tại phòng TT-TV, NDT được sử dụng 4 máy tính để kết nối tìm kiếm thông tin và nhận được sự chỉ dẫn, tư vấn, tìm kiếm thông tin từ các thủ thư tại đây khi NDT có yêu cầu.
Tìm tin online rút ngắn thời gian tìm kiếm tài liệu, những tài liệu sẽ được đầy đủ hơn, chính xác, phù hợp với nhu cầu của bạn đọc, tạo khả năng tiếp cận với các thông tin bằng các kênh khác nhau.
Với phần mềm Ilib, cán bộ thông tin - thư viện, bạn đọc có thể tìm kiếm tài liệu theo nhiều cách và điều kiện khác nhau:
Có thể tìm kiếm các biểu ghi đã biên mục tại modul biên mục.Bằng cách nhấp chuột vào nút "Tìm kiếm" trên thanh công cụ, màn hình tìm kiếm sẽ xuất hiện bên dưới màn hình chính. Nhập nội dung tìm kiếm theo các tiêu chí: nhan đề tài liệu, từ khóa, tác giả, năm xuất bản... hoặc có thể kết hợp các toán tử and, or. Kết quả tìm kiếm sẽ hiện ở màn hình chính của modul biên mục. Các cán bộ thông tin thư viện thường sử dụng cách tìm kiếm này để phục vụ cho NDT.