+ Ưu điểm: Tránh được mất mát tài liệu và sự xáo trộn trong kho. Cán bộ lấy sách phục vụ bạn đọc nhanh vì lấy theo số đăng kí cá biệt.
+ Nhược điểm: Thủ tục phức tạp, bạn đọc mất thời gian và không được trực tiếp tiếp xúc với tài liệu để lựa chọn nên nhiều khi mượn phải những tài liệu không được như mong muốn.
Việc kết hợp đồng thời cả hai phương thức phục vụ kho đóng và kho mở đã mang lại hiệu quả đáng kể cho công tác phục vụ bạn đọc và công tác nghiệp vụ thư viện.
2.2.3.2 Dịch vụ mượn tài liệu:
Dịch vụ theo ý kiến của NDT là rất cần thiết, đặc biệt là với đối tượng là các nhà nghiên cứu thì đây là điều kiện để họ tìm hiểu, nghiên cứu sâu hơn về tài liệu, phục vụ cho hoạt động của họ. Đồng thời, dịch vụ này cũng góp phần giải quyết nhu cầu về tài liệu của những bạn đọc không có thời gian đến đọc tại thư viện.
Ban thông tin - thư viện chỉ phục vụ cho mượn tài liệu về nhà đối với bạn đọc là cán bộ công tác tại Viện, không áp dụng với bạn đọc ngoài Viện. Tại đây cán bộ thông tin - thư viện quản lý thông qua phiếu mượn của bạn đọc. Hệ thống phiếu mượn được sắp xếp theo tên của đọc giả, mỗi độc giả lại có một số thẻ riêng khi đăng kí tại thư viện. Phiếu mượn về nhà và mượn đọc được sử dụng chung một mẫu. Thông qua đó cán bộ thông tin - thư viện có thể nắm được nhưng thông tin về số lượng sách bạn đọc mượn, đã trả, tình trạng sách mượn... Phiếu yêu cầu Kiểm tra phiếu Chuyển phiếu vào kho Lấy sách Làm thủ tục cho bạn đọc
Khi thực hiện mượn tài liệu, NDT phải tuân theo một số quy định của thư viện: mượn tài liệu phải ghi và kí vào phiếu mượn (bạn đọc chỉ được mượn tối đa 5 tài liệu); tài liệu mượn sau một tháng phải trả; tài liệu mới về sau một tuần mới được mượn; sách tra cứu, đề tài, tạp chí, các loại tra cứu tại chỗ không được mượn về; với các trường hợp làm rách, hỏng... sẽ có chế độ xử lý. Những quy định trên đây nhằm tạo ra nguyên tắc phục vụ thống nhất.đảm bảo cho quản lý và bảo quản tốt nguồn tài liệu của thư viện đồng thời nâng cao ý thức sử dụng tài liệu của bạn đọc.
Hiện nay với sự trợ giúp của Module mượn/trả của phần mềm Ilib, việc quản lý đều thông qua hệ thống máy tính, đảm bảo nhanh chóng và chính xác.
2.2.4 Dịch vụ trao đổi thông tin:
Là các hình thức nhằm mục đích phổ biến thông tin, tạo ra môi trường cung cấp giao tiếp giữa người cung cấp với nhau và với người sử dụng các sản phẩm, dịch vụ thông tin, không bị giới hạn bởi không gian. Hiện nay, có rất nhiều các dịch vụ nhằm thỏa mãn nhu cầu trao đổi thông tin mà nhiều loại hình cơ quan TT-TV triển khai như: Hội nghị, hội thảo, triển lãm, hội chợ, thư điện tử,...
2.2.5 Dịch vụ dịch tài liệu
Dịch tài liệu là việc biểu đạt bằng ngôn ngữ khác trên văn bản so với ngôn ngữ của một tài liệu xác định, sao cho hai văn bản ( đích và nguồn) là tương đương với nhau.
Dịch tài liệu có thể chia theo một số hình thức chủ yếu sau: + Dịch toàn văn một tài liệu.
+ Tuyển dịch/lược dịch 1 tài liệu.
+ Lược dịch và tổng thuật một số nội dung của một số tài liệu nào đó.
Tại Viện đã tiến hành dịch toàn văn nhiều tài liệu về KH&CN của các nước trên thế giới và đã cho xuất bản các sách dịch.
2.3 Các yếu tố tác động đến việc tổ chức các sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện tại Viện tin - thƣ viện tại Viện
2.3.1 Nguồn nhân lực
Một trong những yếu tố chủ quan có vai trò quan trọng và tác động lớn đến số lượng, chất lượng của sản phẩm và dịch vụ TT-TV tại Viện là đội ngũ cán bộ. Phần lớn nhận thấy ngay rằng với chức năng và nhiệm vụ của Viện thì số lượng và trình độ chuyên môn của nguồn nhân lực còn mỏng, chỉ đáp ứng được ở mức độ tương đối cho công việc. Cán bộ thông tin - thư viện làm việc đơn thuần là phục vụ mà chưa có sự tư vấn, định hướng thông tin cho NDT. Điều này là yếu tố ảnh hưởng trực tiếp tới SP&DV TT-TV tại Viện.
2.3.2 Trang thiết bị và cơ sở vật chất
Số lượng thông tin và chất lượng thông tin ngày càng nâng cao, NDT ngày càng cao, đòi hỏi tính nhanh chóng, kịp thời và chính xác.Để đáp ứng được điều này, quan trọng là các cơ quan TT - TV phải được trang thiết bị đầy đủ về cơ sở vật chất, thiết bị hiện đại, mang tính đồng bộ cao.
Trải qua quá trình xây dựng và phát triển, Viện đã xây dựng cho mình được hệ thống cơ sở vật chất, trang thiết bị hiện đại. Trong mỗi phòng ban lại được đầu tư đầy đủ các trang thiết bị kỹ thuật hiện đại: bàn ghế, giá tủ, hệ thống ánh sáng, quạt máy, điều hòa phục vụ cho hoạt động của từng phòng ban. Hệ thống trang thiết bị gồm có:
- 1 máy chủ
- 30 máy tính và các thiết bị ngoại vi
- 1 máy in
- 2 máy đọc mã vạch
- 1 máy in màu
- 1 máy in mạng
- 1 máy Scanse màu
Với điều kiện như hiện nay, Ban TTTV&ĐT SĐH đã cố gắng tạo ra một không gian làm việc khoa học, hiệu quả. Tuy nhiên, diện tích mặt bằng cho thư viện còn hạn hẹp, các phòng đọc và phòng mượn quá nhỏ. Khoảng cách địa lý giữa các phòng phục vụ, phòng nghiệp vụ cách xa nhau cũng là một khó khăn trong việc phục vụ NDT cũng như việc luân chuyển tài liệu một cách nhanh chóng, kịp thời.
2.3.3 Các chuẩn biên mục
Sản phẩm TTTV chính là kết quả của quá trình xử lý thông tin.Dịch vụ thông tin được tổ chức trên cơ sở sử dụng các sản phẩm TTTV.Vì vậy, muốn có SP&DV TT-TV có chất lượng cao thì công tác xử lý thông tin phải đảm bảo độ chính xác cao và tính thống nhất.
Viện hiện nay đang áp dụng chuẩn biên mô tả AACR2 ( Anglo- American Cataloguing Rules 2) để biên mục tài liệu. AACR2 trình bày các quy định về mô tả trước các quy định lựa chọn tiêu đề, bởi vì trình tự này phù hợp với thực tiễn biên mục hiện nay. Quy tắc biên mục này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tích hợp các biểu ghi mô tả sách và các loại hình tư liệu khác trong cùng một thư mục.
Trong các quy định về tiêu đề mô tả, AACR2 ít nhấn mạnh tới hình thức của bản mô tả chính và bản mô tả phụ, tạo ra khả năng sử dụng nhiều điểm truy nhập cùng một lúc và cung cấp mô tả thư mục đầy đủ.
AACR2 đặt nền tảng cho sự hợp tác biên mục trên phạm vi quốc gia và quốc tế, cải tiến các dịch vụ thư mục và tiết kiệm giá thành. Do cung cấp một mẫu mô tả thống nhất cho tất cả các loại hình tư liệu, nên quy tắc này đã tạo khả năng thực hiện mục lục tích hợp đa phương tiện. Quy tắc này giảm được thời gian tìm kiếm tin cho người sử dụng bằng cách cung cấp những tiêu đề tương thích nhiều hơn với những hình thức quen dùng trong sách báo và tham chiếu trích dẫn.
Các qui tắc trong AACR2 thể hiện được tính linh hoạt, mềm dẻo với ba mức độ mô tả chi tiết tùy theo nhu cầu của từng nước hay tầm cỡ của thư viện sử dụng nhưng vẫn đảm bảo theo đúng chuẩn mực quốc tế.
Trong quá trình chuyển đổi mục lục phiếu truyền thống sang mục lục đọc máy và các mục lục truy nhập trực tuyến (OPAC), các thư viện Anh - Mỹ đều xây dựng tiêu đề theo AACR2.
2.3.4 Công cụ phân loại tài liệu
Phân loại tài liệu là sự sắp xếp theo chủ đề toàn bộ sách và tài liệu trên giá hoặc trong mục lục hay đề mục chủ đề theo cách thức có lợi nhất cho NDT.
Phân loại thư viện có chức năng: thể hiện tính hệ thống của phiếu tiêu đề thư mục trong các mục lục xuất bản phẩm, các thư mục và sắp xếp các chủ đề theo trật tự trên giá. Trong mục lục trực tuyến, phân loại đóng vai trò là một đểm truy cập trực tiếp để tìm tin.
Hiện nay, Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện đang sử dụng khung phân loại (KPL) thập phân DDC ( Dewey Decimal Clasification) ấn bản 14 để phân loại tài liệu mới và hồi cố tài liệu cũ. DDC được xây dựng dựa trên các nguyên tắc hợp lý làm cho KPL này trở thành một công cụ tổ chức tri thức tổng hợp lý tưởng: các ký hiệu có ý nghĩa bằng số Ả Rập được toàn thế giới thừa nhận, các môn loại được xác định rõ, hệ phân cấp được phát triển tốt và có một mạng lưới phong phú các mối quan hệ giữa các đề tài. Trong KPL DDC, các môn loại (lớp) cơ bản được tổ chức theo nghành hoặc theo lĩnh vực nghiên cứu. DDC được chia thành 10 lớp chính kết hợp với nhau bao quát được toàn bộ thế giớ tri thức.Mỗi lớp chính chia thành 10 phân lớp, mỗi phân lớp lại chia thành 10 phân đoạn.
10 lớp chính là: 000 Tổng loại 100 Triết học 200 Tôn giáo 300 Khoa học xã hội 400 Ngôn ngữ
500 Khoa học tự nhiên và toán học 600 Công nghệ (khoa học ứng dụng) 700 Nghệ thuật
800 Văn học và tu từ học 900 Địa lý và lịch sử
Trong KPL DDC 14 có các bảng ký hiệu (còn gọi là bảng phụ) nhằm mục đích mở rộng kí hiệu các lớp của bảng chính.Các bảng phụ chỉ sử dụng để phối hợp các bảng chính mà không được phép sử dụng độc lập giúp cho việc sử dụng KPL linh hoạt và có hiệu quả. Bao gồm:
Bảng 1: Tiểu phân mục tiêu chuẩn
Bảng 2: Khu vực địa lý, thời kỳ lịch sử, nhân vật
Bảng 3: Tiểu phân mục nghệ thuật, từng nền văn học, hình thức văn học chuyên biệt.
Bảng 4: Tiểu phân mục cho từng ngôn ngữ Bảng 5: Nhóm chủng tộc, dân tộc , quốc gia Bảng 6: Ngôn ngữ
Bảng 7: Nhóm nhân vật
Việc lựa chọn KPL DDC áp dụng tại Viện được căn cứ dựa trên cơ sở khoa học và thực tiễn.
KPL DDC được đánh giá là KPL có nhiều ưu điểm vượt trội so với các KPL khác trên thế giới và đặc biệt phù hợp với các trường đại học, các Viện nghiên cứu có vốn tài liệu chuyên nghành sâu.
Việc phân chia tri thức của nhân loại dựa trên nguyên tắc thập tiến của DDC đã xây dựng được hệ thống ký hiệu phân loại theo cấp bậc phản ánh mối quan hệ logic giữa các đề mục.
Ký hiệu phân loại sử dụng các số Ả Rập kết hợp với hệ thống trợ ký hiệu đã tạo cho DDC một ưu điểm là dễ sử dụng. Với cùng một loại khái niệm được thể hiện bằng cùng những con số trong các ngành khoa học khác nhau, chúng được coi như những đề mục mẫu ở khắp mọi vị trí trong KPL, tạo ra đặc tính dễ nhớ cho cán bộ làm công tác phân loại và thuận tiện hơn cho NDT trong quá trình tìm tin. Với nhiều tính năng nổi bật, DDC ngày càng được áp dụng rộng rãi trên thế giới.
Quy mô phát triển của Thư viện Việt Nam, trong đó có Ban TTTV&ĐT SĐH của Viện đã có nhiều thay đổi: ngày càng phải đảm bảo những chức năng mới, phải từng bước hội nhập quốc tế, trở thành đầu mối khai thác, cung cấp và chia sẻ thông tin với các thư viện khác trên thế giới và trong khu vực. Để làm được điều này, điều tất yếu là phải áp dụng các tiêu chuẩn quốc tế về nghiệp vụ thư viện, DDC là một trong những chuẩn được áp dụng rộng rãi trên thế giới. Bên cạnh đó, phương thức phục vụ NDT trong thư viện hiện nay đã có nhiều thay đổi, các dịch vụ được tự động hóa, phương thức phục vụ tại các phòng đọc chuyển từ đóng sang mở. Việc sử dụng DDC trong việc tổ chức các kho tài liệu theo từng nội dung chi tiết của chủ đề sẽ tạo thuận lợi cho NDT trong việc tiếp cận tài liệu.
Với những phân tích trên,có thể nhận thấy áp dụng KPL DDC tại Viện là vấn đề tất yếu phải thực hiện. Với KPL DDC, các sản phẩm TT - TV đảm bảo được chất lượng và chuẩn nghiệp vụ, giúp NDT dễ dàng trong việc truy tìm và sử dụng tài liệu, dịch vụ thư viện có hướng phát triển rộng. Thông qua việc áp dụng tiêu chuẩn nghiệp vụ là một trong những điều kiện để đánh giá chất lượng hoạt động của thư viện.
2.3.5 Phần mềm hỗ trợ xử lý thông tin
Viện đang sử dụng phần mềm Ilib.Me mà tiền thân là phần mềm SmiLib - giải pháp thư viện điện tử áp dụng cho mô hình thư viện quy mô vừa và nhỏ. Ilib.Me có khả năng tự động hóa các chức năng và quy trình nghiệp vụ trong thư viện, giúp các thư viện có thể đưa tài liệu của mình lên mạng; tích hợp mã vạch thiết bị từ giúp cho các thao tác nghiệp vụ được thuận tiện và hiệu quả; hỗ trợ trao đổi dữ liệu giữa các thư viện trong và ngoài nước. Phần mềm thư Ilib.Me có 9 module căn bản phản ánh hết quy trình hoạt động của Thư viện:
- Module bổ sung
- Module quản lý ấn phẩm định kỳ
- Module biên mục
- Module lưu thông ( mượn trả, quản lý bạn đọc)
- Module quản lý kho
- Module tra cứu trực tuyến OPAC
- Module mượn liên thư viện
- Module xuất nhập dữ liệu
- Module quản trị hệ thống
2.4 Đánh giá về hệ thống sản phẩm và dịch vụ thông tin - thƣ viện tại Viện
2.4.1 Đánh giá về Sản phẩm và dịch vụ thông tin - thư viện
* Đánh giá về sản phẩm thông tin - thư viện
- Mức độ bao quát nguồn tin
Hệ thống sản phẩm của Viện tuy còn đơn giản, tuy nhiên mọi sản phẩm của Viện đều đã bao quát được toàn bộ nguồn hệ thống thông tin mà Viện hiện có.
Ngoài ra hệ thống sản phẩm của Viện qua điều tra khảo sát cũng đã đáp ứng được phần lớn nhu cầu của NDT. Các loại hình sản phẩm đã có sự phát triển khá đồng đều, và hàng năm thư viện luôn phát triển các hoạt động nghiên cứu nhu cầu của đối tượng NDT mới để từ đó đáp ứng tốt hơn những nhu cầu này.
- Mức độ chính xác,khách quan
Thông tin được phản ánh trong các sản phẩm hoàn toàn sát thực với tài liệu gốc. Các cán bộ tại Viện đã tổ chức tốt các hoạt động nghiệp vụ như: xử lý, biên mục tài liệu... đồng thời loại bỏ những nguồn tài liệu mà giá trị sử dụng thấp, cũng như những tài liệu ít NDT có nhu cầu.
- Khả năng cập nhật thông tin và tìm kiếm thông tin
Khả năng cập nhật thông tin thể hiện ở chỗ thông tin trong các sản phẩm tiến hành đều đặn, bổ sung thường xuyên, đảm bảo tính liên tục. Còn khả năng tìm kiếm thông tin thể hiện ở các phương tiện tra cứu tin phải giúp NDT dễ sử dụng, khai thác. Tốc độ tìm tin linh hoạt, nhanh chóng, kịp thời, đáp ứng tối đa NCT cho NDT. Ngoài ra, khả năng tim kiếm thông tin phải được thể hiện ở dưới nhiều hình thức tìm khác nhau như: mục lục chữ cái, mục lục phân loại, thư mục hay trên các cở sở dữ liệu...
Tuy nhiên Viện vẫn còn có sản phẩm mà mức độ cập nhật thông tin còn kém, ví dụ như trang web của Viện. Đây là một sản phẩm mà nếu hoạt động tốt sẽ mang lại một hiệu quả rất cao, nhưng trang web của Viện lại quá kém về mức độ cập nhật,gây khó khăn và trở ngại cho NDT.
Đánh giá dịch vụ thông tin - thư viện
- Chi phí thực hiện dịch vụ:
Đây là một tiêu chí quan trọng để đánh giá dịch vụ. Chi phí này gồm chi phí hiện và chi phí ẩn
+ Chi phí ẩn phản ánh những khoản chi khó xác định: trình độ, kinh