3.2.1. Lập phòng Kế hoạch tài chính
Hiện nay Công ty Vietrantour chỉ có Phòng kế toán, chƣa thể xác lập đƣợc chiến lƣợc phát triển về an ninh tài chính của đơn vị. Nên cần thiết phải thành lập một phòng kế ho ch tài chính nhằm mang l i cho công ty một lợi thế c nh tranh trên thị trƣờng. Hiểu đƣợc m c tiêu của các việc công ty đang làm và tập trung vào lập kế ho ch để đ t đƣợc m c tiêu đó. Một chiến lƣợc phát triển đúng hƣớng sẽ giúp cho công ty đ t khả năng định vị mình trong thị trƣờng du lịch quốc tế. Mô hình công ty dịch v lữ hành thƣờng có vốn chủ sở hữu không lớn, nên dự thảo ngân sách tốt có thể đem đến sự khác biệt giữa thành công tài chính và tình tr ng ngập nợ hay sự bất lực của doanh nghiệp trong việc mở rộng khả năng kinh doanh của mình. Vietrantour mới đang chỉ dừng l i lập kế ho ch cho năm, chƣa có chiến lƣợc tổng thể cho một giai đo n phát triển hay nói cách khác là chƣa có chiến lƣợc phát triển công ty theo tầm nhìn tới năm 2025 c thể đƣợc đ t ra. Ngân sách ho t động bao gồm các ngân sách từ mỗi chức năng ho t động nhƣ nghiên cứu và phát
triển, thiết kế, sản xuất, tiếp thị, phân phối và dịch v khách hàng, và cung cấp báo cáo thu nhập đ lập ngân sách.
Ngân sách tài chính bao gồm ngân sách vốn, ngân sách tiền m t, bảng cân đối kế toán dự toán, các dòng tiền dự toán. Ngân sách tổng thể phải kết hợp cả ngân sách ho t động lẫn ngân sách tài chính thông qua một quy trình l p đi l p l i mà trong quy trình đó thông tin đi tới đi lui từng yếu tố của ngân sách tổng thể. Trƣớc khi chu n bị một ngân sách tổng thể, nhà quản trị cấp cao nhất phải đ t ra ba câu hỏi quan trọng sau: Các kế ho ch, chiến thuật đang đƣợc cân nhắc có hỗ trợ các m c tiêu chiến lƣợc dài h n và tổng thể của công ty Vietrantour không? Công ty
Vietrantour có nguồn tài chính cần thiết (ho c có khả năng tiếp cận) khoản tiền mà
đơn vị cần để đầu tƣ cho các ho t động trong suốt thời kỳ ngân sách trƣớc mắt hay không? Công ty Vietrantour có t o đủ giá trị để thu hút đủ nguồn tài chính cho tƣơng lai nhƣ lợi nhuận, vốn vay, nhà đầu tƣ... để đ t đƣợc các m c tiêu dài h n không?
Quy trình lập ngân sách buộc công ty phải ƣớc tính bao nhiêu sản ph m hay dịch v du lịch sẽ thiết kế và bán ra, chi phí cho các khoản m c đó, thời gian đ t giữ chỗ vé máy bay và bao lâu sẽ thu về các khoản phải thu, các chi phí chung và thuế. Những con số này sẽ dự báo các tháng ho c năm phía trƣớc. Một bản dự thảo ngân sách tốt giúp công ty đánh giá đƣợc có đủ nguồn lực tài chính để duy trì ho t động cho kế ho ch hay chiến lƣợc hay không. Ngân sách đƣợc lập ra cho từng phòng ban cũng nhƣ toàn bộ doanh nghiệp có thể là cơ chế kiểm soát m nh mẽ nhất an ninh tài chính. Bản dự thảo ngân sách cũng là một kế ho ch hành động hƣớng dẫn tổ chức đi theo các m c tiêu chiến lƣợc. Một bản dự thảo ngân sách sẽ bao gồm nhiều nhiệm v khác nhau:
Trang trải chi phí cho một khoảng thời gian ngắn. Ví d công ty Vietrantour thƣờng hay có các sản ph m tour thuê máy bay nguyên chuyến riêng, vậy nguy cơ tan vỡ có khả năng xảy ra hay không bởi thuê nguyên chuyến là sẽ phải trả tiền ngay lập tức để thuê máy bay và chu n bị các khoản đ t cọc dịch v m t đất cho gần 200 khách trong 1 thời điểm. Với một thời gian rất ngắn từ 2-3 tháng công ty
phải chu n bị một kế ho ch hoàn chỉnh sẽ đảm bảo công tác vận hành tốt từ khâu đ t chỗ tới khâu tiếp thị, bán hàng.
Xây dựng viễn cảnh lâu dài theo tầm nhìn tới một thời gian c thể phải tới đích. Vietrantour sẽ phải xây dựng ngân sách 5 năm tới 10 năm cho việc mở rộng quy mô ho t động, có thể thay đổi mô hình thành công ty cổ phần để có đƣợc đối tác chiến lƣợc phát triển lo i hình kinh doanh khách s n hay đầu tƣ mua xe chuyên d ng mới ph c v khách du lịch.
Tính toán thu nhập, chi phí. Đây là kế ho ch ngân sách dành cho việc tăng doanh số dự kiến hàng năm và là kế ho ch bắt buộc phải thực hiện đối với mỗi nhà quản l .
Khi ho ch định ngân sách, công ty phải thực hiện tốt các chức năng: ho ch định, phối hợp và giao tiếp, kiểm tra quy trình, đánh giá hiệu suất ho t động. Ho ch định là một quy trình ba bƣớc để đảm bảo rằng công ty Vietrantour sẽ có sẵn nguồn lực tài chính nhằm đ t đƣợc m c tiêu đề ra.
Chọn m c tiêu. Các m c tiêu có thể toàn diện nhƣ một nhiệm v chiến lƣợc của công ty. Ở đây với vai trò quản l một công ty cung cấp dịch v tour du lịch, m c tiêu đ t ra là có thể là trở thành nhà cung cấp dịch v uy tín nhất cho khách hàng. Ho c với vai trò tổng quản l một đơn vị kinh doanh vận tải xe du lịch, m c tiêu có thể c thể: tăng doanh thu lên 50% trong suốt mỗi năm tiếp theo.
Xem l i các phƣơng án và dự báo kết quả. Một khi các m c tiêu đ đƣợc xác định, bƣớc tiếp theo là xem xét các phƣơng án có sẵn để đ t đƣợc m c tiêu và dự báo những kết quả có nhiều khả năng xảy ra nhất cho từng phƣơng án. Ví d , với m c tiêu đ t ra là có thể là trở thành nhà cung cấp dịch v uy tín nhất cho khách hàng, thì công ty có thể chọn phƣơng án đào t o nhân viên tƣ vấn tour lành nghề, kiến thức rộng trong lĩnh vực tƣ vấn, có k năng mềm tổng hợp, đội ngũ hƣớng dẫn tận tình chuyên nghiệp, xử l khiếu n i phàn nàn của khách nhanh chóng, kịp thời và thỏa đáng. Còn nếu dự định tăng doanh thu của đơn vị kinh doanh vận tải riêng biệt, công ty có thể cân nhắc việc tăng giá hay mở rộng chƣơng trình tiếp thị của mình. Nhƣ vậy, việc dự báo chi phí và lợi nhuận của từng phƣơng án là một phần trong việc lập kế ho ch.
năng của từng phƣơng án, bƣớc tiếp theo là quyết định cách thực hiện để đ t đƣợc các m c tiêu đ xác lập. Việc chọn phƣơng án nào để thực hiện sẽ thiết lập phƣơng hƣớng mà công ty đi theo. Ngân sách phản ánh những quyết định này. Ví d , với m c tiêu đ t ra là có thể là trở thành nhà cung cấp dịch v uy tín nhất cho khách hàng, công ty có thể quyết định rằng m c dù hai phƣơng án kia cũng quan trọng, tuy nhiên vẫn nên tập trung duy trì cách làm hiện t i để cung cấp dịch v hiệu quả nhất cho khách hàng.
Cấp l nh đ o cần truyền đ t các m c tiêu chiến lƣợc cho tất cả các cấp trong tổ chức, và cá nhân những ngƣời lập kế ho ch cần truyền đ t nhu cầu c thể, giả định, mong muốn và m c tiêu của họ cho những ngƣời đánh giá các phần ngân sách của phòng khối chức năng. Ngoài ra, các nhóm khác nhau trong tổ chức phải luôn lắng nghe lẫn nhau. Nếu một bộ phận đang phấn đấu để đ t đƣợc chi tiêu doanh số nào đó, thì bộ phận điều hành phải có thông tin đó để chu n bị tăng công suất thời gian làm việc. Nếu công ty Vietrantour đang giới thiệu một sản ph m mới, thì phòng tiếp thị phải đƣợc thông báo sớm trong quy trình lập kế ho ch để đƣa vào bản dự thảo ngân sách của mình các nỗ lực tiếp thị cho sản ph m mới này.
Kiểm tra quy trình, một khi đ đƣa kế ho ch vào ho t động, ngân sách trở thành một công c mà các nhà quản l có thể sử d ng để định kỳ kiểm tra quy trình. Họ đánh giá quy trình bằng cách so sánh các kết quả thực tế với ngân sách. Sự phản hồi này, hay việc kiểm tra đánh giá quy trình, cho phép có hành động điều chỉnh kịp. Ví d , m c tiêu của Công ty tăng doanh thu 40% mỗi năm bằng cách tăng giá bán tour, nhƣng sau một thời gian nhận đƣợc nhiều phản hồi từ khách hàng giá cao, thì có thể thực hiện hành động bằng cách khuyến m i thêm phần thƣởng cho ngƣời đi kèm để bù đắp cho tác động tiêu cực của việc tăng giá. Sự khác biệt giữa kết quả thực tế và kết quả mong đợi theo sách đƣợc gọi là phƣơng sai. Việc phân tích phƣơng sai có thể giúp b n xác định vấn đề sớm trong chu kỳ ngân sách và có hành động phù hợp.
Đánh giá hiệu suất ho t động tài chính của công ty: Hệ thống đánh giá hiệu suất ho t động hiệu quả đóng góp vào việc đ t đƣợc các m c tiêu chiến lƣợc, và ngân sách cung cấp các công c cần thiết để đánh giá khả năng quản l . Bằng cách
so sánh kết quả thực tế với ngân sách trong một thời kỳ đ định, ngƣời đánh giá có thể xác định toàn bộ thành công của nhà quản l trong việc đ t đƣợc các m c tiêu chiến lƣợc của mình. Việc đánh giá hiệu suất ho t động ph c v một số m c đích sau: Thúc đ y nhân viên thông qua các hệ thống khen thƣởng dựa trên năng lực thực hiện. Cung cấp cơ sở nền tảng cho các quyết định lƣơng bổng, nhiệm v trong tƣơng lai và thăng tiến nghề nghiệp. T o cơ sở nền tảng cho việc phân bố nguồn lực tài chính cho tƣơng lai của công ty.
3.2.2. Gia tăng hiệu quả kinh doanh
3.2.2.1. Gia tăng lợi nhuận ròng trên doanh thu (ROS)
Nhƣ đ phân tích trong phần đánh giá ho t động kinh doanh của công ty Vietrantour về tỷ suất lợi nhuận ròng trên doanh thu còn rất thấp. Đây có thể là kết quả chung của ngành dịch v lữ hành tuy nhiên còn có nhiều phƣơng pháp tiếp cận để gia tăng hiệu quả cao hơn t i công ty Vietrantour.
Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu càng cao thể hiện hiệu quả càng lớn. Vì vậy công ty Vietrantour sẽ phải tính toán để có thể bán đƣợc giá cao dựa vào những đ c điểm nổi trội của mỗi tuyến tour, hay sản ph m c thể. Thị trƣờng c nh tranh gay gắt, việc bán một sản ph m cao hơn thị trƣờng không đơn giản, sự cân nhắc sản ph m mới để đi trƣớc đón đầu hay chính sách hớt váng là cấp quản trị phải đƣa vào hệ thống quản trị dòng sản ph m mới để từ đó mới có thể có giá cao, lợi nhuận cao trong một thời kỳ nhất định. Dòng sản ph m đó có thể phải đi khảo sát, tìm kiếm nên có khả năng sẽ tốn kém chi phí khá nhiều.
Bài toán đ t ra là cấp quản l kiểm soát chi phí tốt. Tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu giảm là báo hiệu chi phí đang vƣợt tầm kiểm soát của công ty, ho c công ty đang bán chiết khấu giảm giá sản ph m tour quá lớn. Việc giảm giá hàng bán phải dựa trên từng đoàn khách c thể, tính toán đƣợc mức thiệt h i tối đa để có thể kịp thời điều chỉnh giá giảm theo thời điểm. Mô hình dịch v tour doanh nghiệp thƣờng phải đ t cọc trƣớc giữ chỗ vé máy bay, khách s n, xe vận chuyển. Tuy nhiên lƣợng khách du lịch có đủ chỗ lấp đầy hàng nghìn đoàn khởi hành trong dịp cao điểm hay không thì nhà quản l phải tính toán đƣợc: Giá nào là điểm hòa vốn, để bán hòa vốn hay lỗ ít hơn mức đ đ t cọc thì phải làm thế nào?
Tính điểm hòa vốn có 3 phƣơng pháp tính: Phƣơng pháp phƣơng trình, Phƣơng pháp số dƣ đảm phí, Phƣơng pháp đồ thị. Dịch v lữ hành thì việc áp d ng dùng Phƣơng pháp số dƣ đảm phí là phù hợp hơn cả bởi nó là mức độ đóng góp vào lợi nhuận từ việc bán một đơn vị sản ph m tour. Theo phƣơng pháp số dƣ đảm phí, số lƣợng sản ph m tiêu th hòa vốn và doanh thu hòa vốn đƣợc xác định bằng cách vận d ng các thuật ngữ liên quan đến số dƣ đảm phí.
Chúng ta đ biết :
Số dƣ đảm phí - Định phí = Lợi nhuận (1)
T i điểm hòa vốn, lợi nhuận bằng 0, biểu thức (1) trở thành: Số dƣ đảm phí - Định phí = 0
hay Số dƣ đảm phí = Định phí (2) Biểu thức (2) có thể viết l i nhƣ sau:
Số lƣợng sản ph m tiêu th hòa vốn x Số dƣ đảm phí đơn vị = Định phí (3)
Từ biểu thức (3), ta có công thức tính số lƣợng sản ph m tiêu th hòa vốn nhƣ sau: Định phí
Số lƣợng sản ph m tiêu th hòa vốn = ———————————— Đơn giá bán - Biến phí đơn vị Biểu thức (3) có thể viết l i nhƣ sau:
Doanh thu hòa vốn x Tỷ lệ số dƣ đảm phí = Định phí (4)
Từ biểu thức (4), ta có công thức tính Doanh thu hòa vốn nhƣ sau: Định phí
Doanh thu hòa vốn = ————————— Tỷ lệ số dƣ đảm phí
T i Vietrantour, thƣờng phải đ t cọc giữ chỗ vé máy bay trƣớc cho cả 1 năm, chúng ta thử làm phép tính cho 1 booking giữ chỗ vé c thể nhƣ sau:
Tính giá tour đi Thái Lan
Số lƣợng: 25 khách
Khoản m c Định phí Biến phí /khách Tổng 1, VMB - Giá vé 2.800.000 - Ph phí xăng dầu 30.780.000 - Thuế 1.208.400 2, Dịch v m t đất 1.824.000 3, Chi phí hƣớng dẫn viên
(tax vé, land, bảo hiểm) 3.200.000
4, Công tác phí HDV 2.900.000 5, Quà t ng 53.000 6, Bảo hiểm 57.000 7, Hoa hồng 200.000 Chí phí trên 1 khách 2.486.667 3.342.400 5.829.067 Cộng: 59.680.000 80.217.600 Giá bán 6.900.000
+ Số dƣ đảm phí = Tổng doanh thu - Tổng biến phí
= (24 x 6.900.000 đồng) - (24 x 3.342.400 đồng) = 85.382.400 đồng + Số lƣợng sản ph m tiêu th hòa vốn = Định phí /(Đơn giá bán - Biến phí đơn vị) = 59.680.008/(6.900.000 - 3.342.400) = 16.7 khách Biết tỷ lệ số dƣ đảm phí = Số dƣ đảm phí / Doanh thu
= 85.382.400 đồng /(6.900.000 x 24) = 0.51 (%) + Doanh thu hòa vốn = Định phí / Tỷ lệ số dƣ đảm phí
= 59.680.008 đồng/0.51 = 117.019.623 đồng
Nhìn kết quả trên cho thấy, phải thu đƣợc tối thiểu 17 khách ho c tƣơng đƣơng tiền doanh thu 117 triệu đồng thì mới có l i. Trong trƣờng hợp gần tới ngày khởi hành mà số khách ho c doanh thu chƣa đ t thì cần phải tính tới giảm giá bán tiếp t c để giảm bớt sự lỗ về tiền vé máy bay đ đ t cọc. Ngƣời quản l phải nhanh
chóng ra quyết định đúng thời điểm để h n chế tối đa số tiền bị thâm h t.
Gia tăng lợi nhuận ròng trên doanh thu thì giải pháp tái đầu tƣ là cách tốt nhất để tích lũy th ng dƣ và tăng lợi nhuận ròng, tái đầu tƣ bao gồm khía c nh tái đầu tƣ tài chính, tái đầu tƣ công nghệ, tái đầu tƣ cho nhân lực. Đây cũng là các cách để tăng tỷ lệ lợi nhuận trên doanh thu thông qua việc giảm chi phí chung lớn.
3.2.2.1.1. Tái đầu tư về tài chính một cách hiệu quả
Chuyển một phần lợi nhuận vào ho t động hiện t i của doanh nghiệp ho c những ho t động sinh ra lợi nhuận khác để có thể t o ra các cơ sở vững chắc cho phát triển và thành công trong dài h n. Để đầu tƣ thành công Vietrantour cần làm tốt các yếu tố dƣới đây:
Chỉ đầu tƣ vào lĩnh vực mà công ty hiểu rõ: Thành công trong đầu tƣ không chỉ do g p may mà còn là khả năng lựa chọn đúng những công ty có những tỷ suất sinh lợi cao đóng góp nhiều vào thành công. Công ty cần nghiên cứu k lĩnh vực mà mình định đầu tƣ, không quyết định chi phí tiền khi chƣa chắc chắn về lĩnh vực mới. Ngay cả khi đ có kinh nghiệm trong lĩnh vực đó, h y thận trọng suy xét đến các rủi ro trƣớc khi rót vốn. Rủi ro bên ngoài: ngành du lịch mang tính nh y cảm