3.2 Giải pháp góp phần hoàn thiện công tác quản trị rủi ro hoạt động tại ACB
3.2.3. Nâng cao hiêu quả công tác quản lý nguồn nhân lực
Việc quản lý nguồn nhân lực luôn là yêu cầu đặt ra đối với bất kỳ tổ chức nào, nó là yếu tố quyết định trực tiếp đến thành công hay thất bại trong hoạt động của tổ chức đó. Công tác quản lý rủi ro hoạt động muốn đạt hiệu quả cao đòi hỏi đội ngũ cán bộ nhân viên – những ngƣời sở hữu rủi ro hoạt động cần phải có trình độ chuyên môn nghiệp vụ, trình độ tay nghề, kỹ năng xử lý công việc cũng nhƣ tính kỷ luật cao, tác phong chuyên nghiệp. Để đạt đƣợc điều này, ACB phải chú trọng vào công tác:
Chính sách tuyển dụng nhân sự phải phù hợp để đảm bảo nguồn cán bộ có chất lƣợng ngay từ đầu. Chất lƣợng nhân sự không chỉ ở khía cạnh chuyên môn mà còn ở
khía cạnh phẩm chất đạo đức, tính kỷ luật, tuân thủ, trung thực. Riêng đối với cán bộ quản trị rủi ro cần phải đáp ứng đồng thời hai tiêu chí: Một là, phẩm chất đạo đức trung thực, có tính thần trách nhiệm cao, ham học hỏi và tâm huyết với công việc. Hai là, kiến thức chuyên môn phải vững vàng, giàu kinh nghiệm, nhanh nhạy để nhanh chóng nắm bắt đƣợc các nhân tố có thể gây ra rủi ro, đồng thời phải giàu kinh nghiệm và hiểu biết chuyên môn, nghiệp vụ để có thể đƣa ra các giải pháp xử lý/giảm thiểu rủi ro hiêu quả phù hợp. Ngoài ra, quản trị rủi ro là mảng nghiệp vụ có tính chất phức tạp, đòi hỏi mỗi cán bộ quản trị rủi ro phải có kiến thức chuyên sâu về tài chính, thống kê để áp dụng đƣợc các kỹ thuật quản trị rủi ro theo thông lệ quốc tế.
Khối Quản trị nguồn nhân lực thƣờng xuyên rà soát, đánh giá thực trạng công tác tuyển dụng, bổ nhiệm, cán bộ, phân tích nguyên nhân cán bộ nghỉ việc, chấm
dứt hợp đồng lao động để kịp thời phát hiện dấu hiệu rủi ro hoạt động liên quan đến việc thiếu nhân sự hoặc nhân sự chƣa đạt chất lƣợng, từ đó có giải pháp nâng cao chất lƣợng nguồn nhân lực và giữ chân cán bộ phù hợp.
Bố trí, sắp xếp, sử dụng nhân sự: Khối Quản trị nguồn nhân lực phải đảm bảo
bố trí cán bộ làm các công việc phù hợp, phát huy đƣợc các kiến thức, năng lực, trình độ, kinh nghiệm của cán bộ. Tính toán kỹ công tác bố trí nguồn nhân lực đảm bảo các đơn vị có đủ nhân sự để vận hành, giảm thiểu quá tải công việc dẫn tới sai sót.
Khối Quản trị nguồn nhân lực thực hiện rà soát, đo lƣờng mức độ và khối lƣợng công việc thực tế tại từng đơn vị trong hệ thống, từ đó chuẩn hóa lại phƣơng pháp
xây dựng định biên nhân sự đảm bảo có tính đến nhân sự dự phòng cho các trƣờng hợp cán bộ nghỉ phép/ nghỉ chế độ dài hạn (4 - 6 tháng trở lên) đảm bảo các đơn vị có đủ nhân sự để vận hành nghiệp vụ, hạn chế quá tải công việc gây ra sai sót.
Khối quản trị nguồn nhân lực cần phối hợp với các đơn vị/ phòng ban qua ngân hàng để thiết lập định biên công việc phù hợp với từng vị trí chức danh thông
qua việc xây dựng chỉ số đánh giá công việc KPI (Key Performance Indicator) cụ thể để đo lƣờng băng hiệu suất công việc của cán bộ nhân viên, từ đó có phƣơng án bố trí nhân sự phù hợp với mô tả công việc, tránh sự mất cân đối về khối lƣợng công việc cần xử lý giữa các cán bộ nhân viên (như: người bị quá tải về khối lượng công việc, có người có quá ít công việc). Công việc quá tải hay quá ít đều gây cảm giác chán nản cho mỗi cán bộ nhân viên. Vì vậy, một khối lƣợng công việc hợp lý sẽ tạo điều kiện cho cán bộ nhân viên xử ký
hiệu quả và có thời gian cải tiến công việc cũng nhƣ cân bằng với các mặt khác trong đời sống và nâng cao tinh thần làm việc.
Các chuyên gia về tâm lý và nghiên cứu nguồn nhân lực cho rằng, làm việc quá lâu với một vị trí sẽ tạo ra phản ứng ì ạch, thiếu sáng tạo, tƣ duy theo lối mòn bảo thủ. Thông thƣờng mỗi ngƣời chỉ nên lam việc tối đa trong vòng 3 - 4 năm tại một vị trí
công việc. Vì vậy, luân chuyển vị trí công tác giúp tăng khả năng thích ứng hiểu biết cũng nhƣ kinh nghiệm ở nhiều vị trí khác nhau cho cán bộ nhân viên, đồng thời luân chuyển vị trí công tác khác nhau cũng là cơ hội để các cán bộ quản lý có thể tiếp nhận những luồng tƣ duy mới mẻ giúp cải tiến công việc. Tuy nhiên, sự luân chuyển phải hợp lý, có lộ trình để đảm bảo hiệu quả và giảm thiểu tối đa chi phí cho cán bộ nhân viên đƣợc làm ở vị trí mới.
Công tác đào tạo nguồn nhân lực: phải đảm bảo đào tạo đƣợc đội ngũ cán bộ nhân viên nắm vững chuyên môn, nghiệp vụ, chính sách, quy định, quy trình hƣớng dẫn của ngân hàng, các quy định của pháp luật có liên quan. Việc đào tạo bài bản về chuyên môn, nghiệp vụ cho cán bộ có thể góp phần giảm thiểu rủi ro sai sót trong quá trình thực hiện nghiệp vụ. Bên cạnh các khóa đào tạo chuyên môn nghiệp vụ, cán bộ quản lý các đơn vị phải nêu cao tính thần tự học hỏi để cán bộ nhân viên luôn sẵn sàng học hỏi, tiếp thu những ý kiến có ích từ đồng nghiệp và tự cải tiến trong công việc của mình. Đào tạo và tự đào tạo phải trở thành một văn hóa, là một quá trình xuyên suốt, thƣờng xuyên liên tục với tất cả cán bộ nhân viên trong ngân hàng.
Khối Quản lý rủi ro nâng cao nhận thực cho tất cả các cán bộ nhân viên về rủi ro hoạt động và cách thức quản trị rủi ro hoạt động thông qua các bản tin cảnh báo
rủi ro định kỳ, thông qua các buổi tổ chức hội thảo về quản trị rủi ro tại ngân hàng hoặc các buổi đào tạo nội bộ. Các buổi hội thảo, đào tạo nội bộ về rủi ro hoạt động có thể đƣợc tổ chức định kỳ hàng quý để trao đổi về các tình huống phát sinh dấu hiệu của rủi ro hoạt động và bài học kinh nghiệm trong thực tế.
Khối Quản lý rủi ro xây dựng, đào tạo đội ngũ điều phối viên về rủi ro hoạt động tại các đơn vị bài bản, chuyên nghiệp, nắm rõ phƣơng pháp luận và cách thức triển
khai công tác quản trị rủi ro hoạt động tại các đơn vị, hƣớng mục tiêu chủ động tại công tác quản trị rủi ro hoạt động tại các chi nhánh đơn vị. Đây là đội ngũ chuyên gia về quản trị rủi ro tại các đơn vị, là cánh tay nối dài của phòng Quản trị rủi ro hoạt động, hiểu rõ rủi ro hoạt động có thể phát sinh tại chính đơn vị, phối hợp với các phòng ban nghiệp vụ trong đơn vị để triển khai công tác quản trị rủi ro hoạt động hiệu quả, giảm thiểu việc tập trung công tác quản trị rủi ro hoạt động quá nhiều vào phòng Quản lý rủi ro hoạt động.
3.2.4 Tăng cường văn hóa, nhận thức về quản trị rủi ro hoạt động
Rủi ro hoạt động là rủi ro khó lƣờng nhất, nó tồn tại và song hành cùng với tất cả các hoạt động kinh doanh của ngân hàng, do vậy việc xây dựng văn hóa, nhận thức về quản trị rủi ro hoạt động là cần thiết đối với tất cả các ngân hàng thƣơng mại nói chung và ACB nói riêng. Xây dựng văn hóa quản trị rủi ro là xây dựng các quan niệm, tập quán, truyền thống trong hoạt động của ngân hàng để chi phối các hành vi, suy nghĩ của các thành viên trong ngân hàng đảm bảo theo đuổi và thực hiện đúng mục đích quản trị rủi ro đề ra.
Một số giải pháp ACB có thể thục hiện để tăng cƣờng, xây dựng văn hóa quản trị rủi ro trong ngân hàng:
Khối Quản lý rủi ro thƣờng xuyên nâng cao trách nhiệm của tất cả các cán bộ nhân viên trong công tác phát hiện, báo cáo rủi ro hoạt động phát sinh, chủ động nhận diện và phòng ngừa rủi ro thông qua các giải pháp:
Hàng năm tổ chức các chƣơng trình thi đua về việc chủ động nhận diện, phát hiện rủi ro hoạt động tiềm ẩn và đề xuất các giải pháp giảm thiểu phù hợp. Thông qua chƣơng trình này, các cá nhân/ đơn vị có cơ hội chỉ ra các rủi ro tiềm ẩn trong quá trình thực hiện công việc hàng ngày mà mình đang đối mặt nhƣng chƣa có giải pháp giảm thiểu phù hợp, đồng thời đề xuất cấc giải pháp để giảm thiểu rủi ro đƣợc chỉ ra. Thông qua chƣơng trình thi đua, các cán bộ nhân viên nâng cao ý thức chủ động phát hiện rủi ro và đƣa ra giải pháp giảm thiểu tƣơng ứng. Đối với lãnh đạo các đơn vị cũng có cái nhìn tổng quan về rủi ro hoạt động tiềm ẩn phát sinh tại chính đơn vị mình từ đó có thứ tự ƣu tiên giải quyết các rủi ro đƣợc chỉ ra;
Xây dựng solagan về trách nhiệm của cán bộ nhân viên trong công tác quản trị rủi ro hoạt động tại ngân hàng và cảnh báo về hậu quả của vận hành thông qua các banner, poster treo tƣờng tại các đơn vị. Hình thức truyền thông thông qua slogan luôn đi sâu vào tiềm thức của mỗi cán bộ nhân viên, các hình ảnh banner, poster thƣờng gặp có thể giúp các cán bộ nhân viên nâng cao nhận thức về trách nhiệm trong công tác quản trị rủi ro hoạt động tại ngân hàng.
Khối Quản lý rủi ro nâng cao ý thức cảnh giác về rủi ro hoạt động tới tất cả các cán bộ nhân viên ngân hàng thông qua các bản tin nội bộ.
Khối Quản lý rủi ro tổ chức các khóa đào tạo trực tiếp và trực tuyến tới tất cả các đơn vị về nguyên tắc nhận diện, chấp nhận và cách thức xử lý khi gặp rủi ro. Đây nên là
viên ngân hàng đều đƣợc trang bị đầy đủ kiến thức, kỹ năng phòng ngừa và xử lý rủi ro để bảo vệ chính bản thân và ngân hàng.
Thống nhất các nguyên tắc trao đổi, chia sẻ thông tin giữa các bộ phận trong nội bộ ngân hàng trong công tác quản trị rủi ro hoạt động để kịp thời ngăn chặn tổn thất và làm bài học kinh nghiệm cho các đơn vị khác trong hệ thống.
Các đơn vị luôn đảm bảo tính công khai, minh bạch trong công việc công bố thông tin ra bên ngoài.
Để ngăn ngừa và kịp thời phát hiện các dấu hiệu rủi ro gian lận nội bộ, ACB phải quan tâm sát sao tới từng cán bộ nhân viên trong ngân hàng:
Các cán bộ quản lý phải thƣờng xuyên quan tâm, sâu sát tới từng cán bộ nhân viên tại đơn vị mình để kịp thời nắm bắt tâm tƣ, phát hiện hành vi có dấu hiệu gian lận nội bộ (ví dụ: cán bộ nhân viên không chú tâm vào công việc, thường xuyên ra ngoài xử lý công việc riêng, có các hoạt động kinh doanh, đầu tư bất hợp pháp bên ngoài, như : cò bất động sản, chứng khoán, cờ bạc, cá độ... hoặc có các dấu hiệu trở nên giàu đột xuất hoặc nợ nần bên ngoài nhiều...) để kịp thời có các biện pháp chấn chỉnh hoặc hỗ trợ cán bộ nhân viên gặp khó khăn, tránh rủi ro gây ảnh hƣởng tới công việc, tới ngân hàng.
Các cán bộ nhân viên phải thực hiện nghiêm tức công tác báo cáo nếu phát hiện dấu hiệu rủi ro gian lận của các cấp cán bộ quản lý hoặc cán bộ nhân viên khác tới các cấp lãnh đạo cao hơn hoặc các đơn vị có chức năng của ngân hàng, nghiêm cấm hành vi che dấu, bao che vi phạm hoặc cấu kết, thông đồng gây tổn thất cho ngân hàng.
Truyền thông tới tất cả các cán bộ nhân viên về hậu quả của hành vi bao che, cấu kết để chiếm đoạt tài sản của ngân hàng và nâng cao tính tuân thủ của mỗi cán bộ nhân viên qua các bản tin cảnh báo định kỳ.
3.2.5 Phát triển hệ thống công nghệ thông tin
Ngày nay mức độ tự động hóa và áp dụng công nghệ hiện đại trong hoạt động kinh doanh ngân hàng ngày càng tăng, Bên cạnh đó, xu hƣớng phát triển các sản phẩm ngân hàng với hàm lƣợng công nghệ cao đang ngày càng phát triển. Do đó, hệ thống CNTT đóng vai trò rất quan trọng trong hoạt động của ngân hàng, là nhân tố có ảnh hƣởng lớn tới chất lƣợng, hiệu quả trong công tác quản trị ngân hàng và quản trị rủi ro hoạt động của ngân hàng.
Để giảm thiểu tối đa các vấn đề rủi ro hoạt động liên quan đến hệ thống công nghệ thông tin, ACB cần chú trọng phát triển hệ thống công nghệ thông tin đảm bảo tính
chế tối đa rủi ro hoạt động do phải thực hiện thủ công, cụ thể:
Khối Công nghê thông tin thƣờng xuyên rà soát, đánh giá tính ổn định, chính xác, bảo mật của hệ thống đảm bảo hệ thống hoạt động ổn định, không phát sinh lỗi.
Khối Công nghệ thông tin chú trọng công tác bảo dƣỡng, bảo trì, nâng cấp hệ thống định kỳ đảm bảo phù hợp với quy mô phát triển của ngân hàng.
Với mục tiêu chiến lƣợc hƣớng tời trở thành ngân hàng giao dịch, ACB cần tăng cƣờng các giải pháp tự động hóa thay thế dần các giao dịch thủ công trong quá trình giao dịch.
Quá trình xây dựng, phát triển sản phẩm, dịch vụ mới phải đi đôi với quá trình xây dựng, thiết lập các tính năng hỗ trợ của hệ thống, đảm bảo hệ thống hỗ trợ đầy đủ, ổn định trƣớc khi đƣa sản phẩm/ dịch vụ mới đi vào triển khai trong thực tế.
Xây dựng đầy đủ phƣơng án dự phòng về hệ thống, đƣờng truyền, trang thiết bị đảm bảo hoạt động kinh doanh liên tục khi có phát sinh lỗi gây gián đoạn cung cấp dịch vụ của ngân hàng.
Khối Công nghệ thông tin tăng cƣờng phối hợp với các đối tác xây dựng, phát triển phần mềm, hệ thống để ứng dụng vào nghiên cứu, phát triển hệ thống công nghệ thông tin hiện đại, phù hợp với thông lệ quốc tế và thực hiện triển khai tại ngân hàng.
Xây dựng hệ thống công nghệ thông tin hiện đại còn đƣợc thể hiện qua việc đầu tƣ vào các phần mềm công nghệ để hỗ trợ cho công tác quản trị rủi ro hoạt động của ngân hàng nhƣ:
Khối Quản lý rủi ro phối hợp với Khối Công nghệ thông tin nghiên cứu xây dựng hoặc mua sắm các hệ thống/ phần mềm quản trị rủi ro hoạt động phục vụ cho việc nhận diện, đo lƣờng và giám sát rủi ro.
Khối Quản lý rủi ro xây dựng hệ thống cảnh báo rủi ro để giúp cho các đơn vị trong hệ thống chủ động phòng ngừa rủi ro. Tại đây, các thông tin cảnh báo cần đƣợc quy hoạch để phục vụ công tác sử dụng và tra cứu, cần sắp xếp phân loại theo các mảng nghiệp vụ, các chủ đề rủi ro, đồng thời có các chuyên đề nghiên cứu riêng về các loại rủi ro nổi bật trong kỳ. Ngoài ra, hệ thống cảnh báo rủi ro cần có thêm thông tin về dấu hiệu nhận biết rủi ro và các giải pháp ngăn chặn, giảm thiểu để cấc đơn vị có thể tham khảo thực hiện.
Khối Công nghệ thông tin phối hợp với các đơn vị nghiệp vụ nghiên cứu mở rộng các tính năng hỗ trợ công tác xuất dữ liệu báo cào từ hệ thống lõi của ngân hàng làm đầu vào cho công tác quản trị rủi ro hoạt động(như: cung cấp dữ liệu đầu vào cho việc theo
Khối Công nghệ thông tin xây dựng hệ thống tự động chiết xuất báo cáo QTRR hoạt động theo yêu cầu của nội bộ ngân hàng và cơ quan quản lý.
3.2.6. Xây dựng và hoàn thiện cơ sở dữ liệu tổn thất rủi ro hoạt động
Cơ sở dữ liệu tổn thất rủi ro hoạt động đóng vai trò rất quan trọng trong công tác