(nguồn http://pvn.vn)
Trước kia, các dự án trong lĩnh vực Thăm dò khai thác được chia thành nhóm dự án trong nước và nhóm dự án nước ngoài để quản lý, không phân chia theo giai đoạn hoạt động như hiện nay. Một Phó Tổng giám đốc chuyên phụ trách hoạt động tìm kiếm thăm dò và khai thác ở nước ngoài, còn một Phó Tổng giám đốc khác chịu trách nhiệm quản lý các hoạt động này ở trong nước.
Nhìn vào hình 3.2, có thể thấy, trong cơ cấu tổ chức quản lý điều hành hiện tại của PVN, Hội đồng thành viên nắm giữ vị trí cao nhất trong toàn bộ máy, có quyền nhân danh PVN để quyết định mọi vấn đề liên quan đến việc thực hiện mục tiêu, nhiệm vụ và quyền lợi của PVN trong thẩm quyền cho phép. Tổng giám đốc có ba Phó Tổng giám đốc giúp việc, được phân công phụ trách theo từng chuyên môn liên quan tới ĐTRNN.
Hình 3.2. Cấu trúc tổ chức công ty mẹ PVN đối với hoạt động ĐTRNN
(nguồn http://pvn.vn)
Cách phân loại hiện tại giúp Phó Tổng giám đốc phụ trách có cái nhìn tổng quan về các dự án trong cùng một giai đoạn; trong khi đó, cách phân loại trước kia lại giúp các Phó Tổng giám đốc phụ trách có cái nhìn tổng quan về các dự án thuộc các giai đoạn khác nhau nhưng thuộc cùng một phạm vi địa lý.
Bộ máy giúp việc ban Tổng giám đốc bao gồm Văn phòng và các Ban chuyên môn, nghiệp vụ thường gọi tắt là các Ban tham mưu, bao gồm các ban sau: Ban Dự án dầu khí ở nước ngoài, Ban Đầu tư phát triển, Ban Tìm kiếm thăm dò dầu khí, Ban Khai thác dầu khí và một số ban chức năng hỗ trợ khác như Ban Pháp chế, Ban Quan hệ quốc tế, Ban Tài chính Kế toán & Kiểm toán.
-Ban Dự án dầu khí nƣớc ngoài (DADKNN) (trước tháng 4/2012, Ban này có tên là Ban Quản lý các hợp đồng dầu khí tại nước ngoài): Ban có chức năng quản lý, giám sát và kiểm tra, kiểm toán việc thực hiện các dự án
ĐTRNN của Tập đoàn, đồng thời quản lý chung hoạt động ĐTRNN có vốn góp của Tập đoàn.
Cùng với sự thay đổi về tên gọi và thay đổi về mặt tổ chức, Ban DADKNN có thêm một số chức năng như tìm kiếm cơ hội đầu tư, đánh giá cơ hội đầu tư, đề xuất ký hợp đồng, kiểm toán thực hiện dự án đối với hoạt động ĐTRNN. Ban DADKNN được coi là ban đầu mối trong công tác quản lý hoạt động ĐTRNN và có phối hợp với các ban chuyên môn khác.
-Ban Đầu tƣ phát triển (ĐTPT): Ban ĐTPT có nhiệm vụ xây dựng chiến lược, quy hoạch và kế hoạch đầu tư dài hạn, trung hạn và hàng năm của Tập đoàn. Ban ĐTPT còn là đầu mối tìm kiếm, xúc tiến, đánh giá cơ hội đầu tư, lựa chọn đối tác và phương án đầu tư của Tập đoàn. Đây cũng là đơn vị chịu trách nhiệm tổ chức lập báo cáo đầu tư, thẩm định các dự án đầu tư cũng như quản lý công tác đầu tư phát triển nói chung của PVN, bao gồm ĐTRNN. -Ban Tìm kiếm thăm dò dầu khí (TKTDDK): Ban có nhiệm vụ đánh giá tài nguyên và quản lý trữ lượng dầu khí của Tập đoàn ở nước ngoài. Ban chịu trách nhiệm tư vấn về mặt kỹ thuật cho công tác tìm kiếm thăm dò dầu khí ở nước ngoài theo đề nghị của Ban DADKNN; đồng thời, lập các dự án đầu tư tại nước ngoài của Tập đoàn trong lĩnh vực tìm kiếm thăm dò (phần kỹ thuật – công nghệ) và chuyển Ban ĐTPT. Ban tham gia xây dựng chiến lược, kế hoạch dài hạn, trung hạn và hàng năm trong lĩnh vực tìm kiếm thăm dò dầu khí của toàn Tập đoàn.
-Ban Khai thác Dầu khí (KTDK): Ban có nhiệm vụ xây dựng và chỉ đạo thực hiện kế hoạch sản lượng khai thác hàng năm; giám sát và chỉ đạo công tác phát triển mỏ và khai thác dầu khí của Tập đoàn. Đây là Ban chịu trách nhiệm tư vấn về mặt kỹ thuật cho công tác khai thác dầu khí ở nước ngoài theo đề nghị của Ban DADKNN; đồng thời, lập các dự án đầu tư tại nước ngoài của Tập đoàn trong lĩnh vực khai thác, phát triển mỏ (phần kỹ
thuật – công nghệ) và chuyển Ban ĐTPT và phối hợp với các ban chuyên môn khác khi cần thiết.
-Một số Ban chuyên môn hỗ trợ khác: Ban Pháp chế chịu trách nhiệm về mặt pháp lý đối với các văn bản, hợp đồng cũng như phụ trách về mặt pháp lý trong quá trình chuẩn bị, đàm phán các thỏa thuận hợp tác giữa Tập đoàn với đối tác nước ngoài. Ban Quan hệ Quốc tế có nhiệm vụ phối hợp các hoạt động tìm kiếm cơ hội và đối tác đầu tư, hợp tác trong các lĩnh vực hoạt động của Tập đoàn ở nước ngoài. Ban Tài chính Kế toán & Kiểm toán chịu trách nhiệm quản lý việc sử dụng Quỹ tìm kiếm thăm dò dầu khí; đồng thời quản lý vốn đầu tư, thẩm định dự toán chi phí, thực hiện công tác kiểm toán nội bộ cũng như xây dựng phương án tài chính cho các dự án đầu tư của Tập đoàn.
Ngoài các Ban tham mưu nêu trên, Tập đoàn có các văn phòng đại diện đặt tại nước ngoài, gồm văn phòng đại diện tại khu vực Châu Mỹ cũng như tại Liên bang Nga và các nước thuộc SNG. Các văn phòng đại diện trực thuộc công ty mẹ PVN và tương đương các Ban chức năng khác trong cơ cấu tổ chức của PVN. Các văn phòng đại diện không can thiệp vào công việc của các dự án, không tham gia điều hành các dự án mà chỉ hỗ trợ dự án về một số mặt như công tác hậu cần, hỗ trợ thông tin về tình hình xã hội, chính sách của nước sở tại (chính sách thuế, quy định về lao động...) có thể ảnh hưởng đến dự án.
Xét về mặt cấu trúc tổ chức, bộ máy ở công ty mẹ PVN đã được xây dựng tương đối đầy đủ các phòng ban chức năng cần thiết để hỗ trợ cho công tác quản lý, điều hành hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dò khai thác. PVN đã chú trọng đến việc hình thành bộ phận chịu trách nhiệm tìm kiếm cơ hội đầu tư mới trong lĩnh vực này và đã có những bổ sung, điều chỉnh hợp lý về mặt cơ cấu tổ chức để bộ phận này phát huy được hết vai trò của mình trong điều kiện nguồn lực hiện tại còn có những hạn chế nhất định. Với sự tồn tại của
Ban DADKNN trong bộ máy tổ chức của PVN, công tác quản lý điều hành hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dò khai thác được triển khai một cách thuận lợi hơn thông qua vai trò ban đầu mối/ban chủ trì của bộ phận này.
Trách nhiệm và quyền hạn
Với mô hình hiện đang áp dụng, quyền hạn và trách nhiệm được phân bổ theo các cấp theo hướng nâng cao hiệu quả quản lý và điều hành các DADKNN, giảm tải cho bộ máy của các cấp cao hơn. Về cơ bản, các nhóm vấn đề hiện được phân cấp, phân quyền trong bộ máy tổ chức quản lý hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dò khai thác gồm có các vấn đề như: phân cấp trong quyết định đầu tư; phân cấp trong phê duyệt, thông qua, quyết định CTCT&NS hàng năm cũng như các sửa đổi, bổ sung, điều chỉnh CTCT&NS; phân cấp trong quyết định các vấn đề liên quan đến điều hành hoạt động của dự án; và một số phân cấp khác.
Phân cấp trong quyết định đầu tƣ
Theo các quy định hiện hành, thẩm quyền quyết định đầu tư được trao cho các cấp khác nhau với từng hạn mức cụ thể. Cấp có thẩm quyền quyết định đầu tư cao nhất là cấp Nhà nước, Chính phủ; tiếp theo là cấp Tập đoàn PVN. Bảng III.1 trình bày cụ thể nội dung về thẩm quyền quyết định đầu tư hiện áp dụng đối với hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dò khai thác trong nội bộ Tập đoàn Dầu khí Quốc gia Việt Nam.
Bảng 3.1. Phân cấp thẩm quyền quyết định đầu tƣ DADKNN
Thẩm quyền
Dự án hình thành qua ký kết hợp đồng dầu khí mới
Dự án hình thành thông qua chuyển nhượng quyền lợi
tham gia Hội
đồng thành viên
Quyết định đầu tư các dự án có sử dụng vốn nhà nước từ 3.000 tỷ VNĐ trở lên hoặc sử dụng
Quyết định đầu tư các dự án có sử dụng vốn nhà nước từ 5.000 tỷ VNĐ trở lên hoặc sử dụng
Thẩm quyền
Dự án hình thành qua ký kết hợp đồng dầu khí mới
Dự án hình thành thông qua chuyển nhượng quyền lợi
tham gia Tập
đoàn
Vốn của các thành phần kinh tế từ 5.000 tỷ VNĐ trở lên sau khi được TTg chấp thuận
- Phê duyệt và QĐ đầu tư các dự án sử dụng vốn nhà nước từ 1.500 tỷ VNĐ đến dưới 3.000 tỷ VNĐ hoặc sử dụng vốn của các thành phần kinh tế từ 1.500 tỷ VNĐ đến dưới 5.000 tỷ VNĐ Vốn của các thành phần kinh tế từ 8.000 tỷ VNĐ trở lên sau khi được TTg chấp thuận
- Phê duyệt và QĐ đầu tư các dự án sử dụng vốn nhà nước từ 2.000 tỷ VNĐ đến dưới 5.000 tỷ VNĐ hoặc sử dụng vốn của các thành phần kinh tế từ 2.000 tỷ VNĐ đến dưới 8.000 tỷ VNĐ - Trường hợp dự án thuộc thẩm quyền phê duyệt và quyết định đầu tư của PVEP song còn vướng các điều kiện của QĐ 4028 hoặc Dự án có điều kiện đặc biệt khác sẽ do Hội đồng thành viên PVN xem xét quyết định Tổng giám đốc Tập đoàn
- Phê duyệt và Quyết định đầu tư các dự án do PVN làm chủ đầu tư có sử dụng vốn nhà nước đến dưới 1.500 tỷ VNĐ
- Phê duyệt và Quyết định đầu tư các dự án do PVN làm chủ đầu tư có sử dụng vốn nhà nước đến 2.000 tỷ VNĐ
Nguồn: Tổng hợp từ các quy định hiện hành của PVN (http://pvn.vn)
Phân cấp trong phê duyệt, thông qua, quyết định Chƣơng trình công tác và ngân sách (CTCT&NS) hàng năm, điều chỉnh CTCT&NS hàng năm
Việc quản lý CTCT&NS hoặc CTCT&NS điều chỉnh đối với các DADK nước ngoài cũng được phân cấp ở mức độ nhất định trong nội bộ PVN (Bảng
3.2). Đối với các DADK nước ngoài thuộc thẩm quyền quyết định đầu tư của Tập đoàn. Đối với các Tổng công ty, Công ty con của PVN là cấp thông qua và trình Tập đoàn chấp thuận phê duyệt.
Bảng 3.2. Phân cấp đối với việc thông qua, quyết định và phê duyệt CTCT&NS/CTCT&NS điều chỉnh CTCT&NS/CTCT&NS điều chỉnh Cấp có thẩm quyền quyết định/ phê duyệt Cấp có thẩm quyền thông qua
trƣớc khi xin phê duyệt
CTCT&NS Tập đoàn HĐTV của
TCty/Cty CTCT&NS điều chỉnh trong trường hợp
các chỉ tiêu/ngân sách thay đổi vượt quá 10% CTCT&NS đã duyệt
Tập đoàn HĐTV của
TCty/Cty
Nguồn: Tổng hợp theo quy định hiện hành của PVN (http://pvn.vn)
Phân cấp trong điều hành hoạt động hàng ngày đối với dự án
Phân cấp về đầu tư và quản lý CTCT&NS/CTCT&NS do Tập đoàn ban hành và áp dụng đối với các Tổng công ty và Công ty con. Theo đó, quyền và trách nhiệm của PVN và các đơn vị dự án được xác định cụ thể. Ngoài quyền xem xét, quyết định đối với CTCT&NS hàng năm, Kế hoạch thăm dò thẩm lượng, phát triển, khai thác và các vấn đề liên quan đến pháp lý, PVN còn có thẩm quyền xem xét, quyết định các vấn đề điều hành quan trọng. Trong khi đó, dự án có quyền quyết định các vấn đề liên quan đến hoạt động điều hành hàng ngày.
Cách thức tổ chức quản lý của PVN đối với nhóm dự án mà PVN giữ vai trò điều hành. PVN không trực tiếp quản lý mà ủy quyền cho Tổng Công
nội dung đã ký kết trong Thỏa thuận Ủy quyền Điều hành hoặc Thỏa thuận Ủy thác Đầu tư.
Đối với các dự án PVN tham gia điều hành chung hoặc chỉ góp vốn/không điều hành, Ban KH&QLDA của PVN vẫn trực tiếp quản lý và có sự hỗ trợ chuyên môn từ các Ban chức năng liên quan. Nhìn chung, các Ban chức năng của PVN đóng vai trò quản lý theo ngành dọc về chuyên môn đối với các công ty con, các đơn vị thành viên cũng như các dự án do PVN trực tiếp điều hành, điều hành chung hoặc không điều hành.
Công tác kiểm tra, giám sát thực hiện dự án được tiến hành chặt chẽ hơn tại các dự án điều hành thông qua báo cáo định kỳ, kiểm toán và thực hiện giám sát đầu tư tại đơn vị.
Nhìn vào cách thức tổ chức quản lý hoạt động ĐTRNN ở cấp dự án, có thể thấy, PVN không quản lý các dự án theo khu vực địa lý mà quản lý theo loại hình dự án như trình bày ở trên. Trong bối cảnh hiện nay, với cách thức tổ chức quản lý hoạt động ĐTRNN như hiện tại, PVN có thể phân bổ nguồn lực một cách hợp lý tùy theo loại hình của từng dự án. Tuy nhiên, khi các pháp nhân được lập ra để tham gia điều hành hoạt động của dự án chưa phát huy được hết vai trò của mình trong thực tế thì trong một số trường hợp vẫn cần phải có sự tham gia trực tiếp của công ty mẹ, khiến cho quá trình xử lý công việc không đạt được hiệu quả như mong muốn.
Nhìn một cách tổng thể về mặt cấu trúc tổ chức của PVN trong hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dò khai thác, có thể thấy có sự tương đồng giữa các cấp với nhau. Cấu trúc tổ chức theo chức năng được duy trì ở tất cả các cấp, góp phần tăng cường khả năng chuyên sâu về chuyên môn trong từng bộ phận, hạn chế tình trạng chồng chéo, trùng lặp về chức năng nhiệm vụ trong tổ chức, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động của các bộ phận. Mặc dù các ban chức năng phụ trách cùng một lĩnh vực chuyên môn thuộc các cấp khác nhau trong
hệ thống đã có mối quan hệ ngành dọc về mặt quản lý nhưng chưa có sự phân định rõ về phạm vi trách nhiệm, nhiệm vụ trong vấn đề hỗ trợ, trao đổi về mặt chuyên môn giữa các ban chức năng các cấp với nhau.
Mức độ chuẩn hóa
Cũng giống như các hoạt động đầu tư khác, hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dò khai thác là một quá trình bao gồm nhiều bước và nhiều giai đoạn khác nhau. Do các dự án dầu khí nước ngoài (DADKNN) có những nét đặc thù riêng nên công tác tổ chức quản lý cũng được thực hiện, điều chỉnh một cách phù hợp theo đặc trưng riêng có của loại dự án này. PVN đã từng bước xây dựng và hoàn thiện các quy trình cơ bản về quản lý CTCT&NS, quy trình xử lý các công việc phát sinh trong quá trình triển khai dự án. Ngoài các quy trình cơ bản, PVN cũng hình thành cách thức tổ chức quản lý trong đánh giá cơ hội đầu tư mới, trong quản lý danh mục đầu tư và trong quá trình đánh giá kinh tế dự án theo các giai đoạn khác nhau cho các DADKNN. Phần tiếp theo trình bày ngắn gọn về một số quy trình cơ bản và cách thức tổ chức quản lý đối với một số vấn đề quan trọng trong hoạt động ĐTRNN trong lĩnh vực Thăm dò khai thác. Việc tìm hiểu các quy trình này có thể phần nào giúp làm rõ hơn về cơ chế phối hợp công việc, lưu chuyển thông tin trong quá trình hình thành và triển khai các DADKNN.
Cơ chế phối hợp, trao đổi thông tin, chế độ báo cáo
Trong quá trình thực hiện các nhiệm vụ, công việc, các Ban làm việc trên cơ sở hợp tác cùng giải quyết nhiệm vụ chung. Mối quan hệ giữa các Ban chức năng được hình thành trong quá trình làm việc là mối quan hệ giữa Ban chủ trì/Ban đầu mối và Ban tham gia (các Ban chức năng có liên quan). Các Ban có trách nhiệm chủ động trao đổi và đề xuất với Ban liên quan để cùng tham gia giải quyết công việc.
Thông thường, Ban chủ trì có trách nhiệm cung cấp cho các Ban Tham gia các tài liệu liên quan đến chức năng, nhiệm vụ của từng Ban; đôn đốc Ban