2.1.1. Giới thiệu chung về Công ty NOEX (Nhật Bản)
NOEX là công ty chuyên về Thăm dò và Khai thác (E&P) thuộc Tập đoàn JX Energy, JX Energy gồm 3 công ty con hoạt động độc lập trong ba lĩnh vực là Thăm dò khai thác, hạ nguồn và khai thác mỏ. JX Energy có kinh nghiệm lâu đời trong hoạt động khai khoáng, năm 1905 bắt đầu khai thác mỏ. Năm 1914 bắt đầu khai thác dầu trong nước và sớm mở rộng thăm dò dầu khí ở nước ngoài: Texas (Mỹ), Sakhalin (Nga), Borneo (thuộc địa của Anh), Đài Loan, Miến Điện, và Java. Năm 1942, trong Thế chiến II, tất cả các công ty Thăm dò khai thác của Nhật Bản đã được sáp nhập thành một công ty dầu khí quốc gia Teikoku Oil, trong khi tất cả tài sản ở nước ngoài đã bị mất khi Nhật đầu hàng. Đến năm 1949, công ty tiếp tục hoạt động ở phía Bắc Nhật Bản và phát hiện ra mỏ khí đốt lớn nhất Nhật Bản tại Nakajo. Đến nay, hoạt động của công ty đã mở rộng trên toàn thế giới, ngoài khơi Abu Dhabi (1973 First Oil), ngoài khơi biên giới Abu Dhabi - Qatar (1984), ngoài khơi Trung Quốc (1993-2009), trên đất liền tại Papua New Guinea (1998). JX NOEX chính thức được thành lập năm 1990, thừa hưởng và thực hiện toàn bộ hoạt động E&P của JX Energy từ đó. Công ty đang thực hiện đầu tư tập trung vào Việt Nam, Malaysia và vùng biển bắc nước Anh.
Hình 2.1. Các khu vực mà JX NOEX đang đầu tƣ E&P
Nguồn: http://www.hd.jx-group.co.jp
Bảng 2.1 Thông tin chung về Công ty NOEX
Loại hình công ty IOC, là công ty thành viên của Tập đoàn JX-Holding (JX Holding đã niêm yết)
Web http://www.hd.jx-group.co.jp
Trụ sở chính tại Nhật Bản
Chủ sở hữu 100% sở hữu bởi JX Holddings
Lĩnh vực đầu tư Thăm dò khai thác
Năm thành lập 1990 (nhưng công ty mẹ là JX Holding thành lập vào năm 1888)
Năm bắt đầu đầu tư ra nước ngoài
1990 Chiến lược đầu tư ra
nước ngoài
Duy trì và tăng sản lượng trong trung và dài hạn.
Tham gia từ giai đoạn thăm dò, và điều này giúp công ty nâng cao khả năng được làm nhà điều hành.
Nơi đầu tư trọng điểm
Các khu vực trọng điểm là Việt Nam, Malaysia và vùng biển Bắc UK.
Đầu tư tại Việt Nam
46.5% lô 15-2, hiệu lực ngày 07/10/1992
35% lô 05-1b & 05-1c hiệu lực ngày 18/11/2004 40% lô 16-2, hiệu lực ngày 12/12/2007
2.1.2. Mô hình quản lý kiến trúc các dự án dầu khí nước ngoài của Công ty NOEX (Nhật Bản) NOEX (Nhật Bản)
Công ty mẹ (Japan Energy Development Corporation) được tổ chức thành 3 nhánh Thăm dò khai thác dầu khí (Upstream - JX NOEX), hạ nguồn (Downstream), khai khoáng (Mining) hoàn toàn độc lập với nhau. Nghiên cứu này tập trung vào JX NOEX, công ty thực hiện đầu tư ra nước ngoài ngay khi thành lập.
Hình 2.2. Mô hình quản lý kiến trúc các dự án của JX NOEX hiện nay
Bảng 2.2 Mô hình tổ chức hiện tại của JX NOEX
Loại cấu trúc tổ chức
Công ty quản lý theo 3 khu vực địa lý, mỗi khu vực quản lý dự án tại các khu vực đó. Văn phòng mỗi dự án có đủ các bộ phận chuyên môn.
Công ty thành lập pháp nhân cho dự án (tùy theo chính sách ưu đãi của nước sở tại mà công ty chọn nước để thành lập pháp nhân).
Trách nhiệm và quyền hạn
Công ty quản lý phi tập trung, có phân quyền và trách nhiệm cho mỗi cấp quản lý theo khu vực địa lý, theo dự án.
Mức độ chuẩn hóa
Công ty xây dựng nhiều quy trình, thủ tục chặt chẽ. Các công việc có bản hướng dẫn cụ thể.
Cơ chế phối hợp trong quá trình làm việc
Công ty làm việc theo cơ chế đồng thuận, thông thường thành lập các nhóm chuyên gia để xử lý các vấn đề khó. Trưởng các dự án và khu vực địa lý có thể đề xuất cử người hỗ trợ nhau khi cần thiết.
Nguồn: http://www.hd.jx-group.co.jp
Công ty quản lý phi tập trung, gồm 3 cấp chính: Tổng giám đốc, giám đốc khu vực, giám đốc dự án (hình II.2)
Tại công ty mẹ của JX NOEX được tổ chức thành một số các ban chuyên môn:
Ban hoạch định chiến lƣợc (Corporate Planning Department): Ban có trách nhiệm xây dựng chiến lược, lên kế hoạch chung hàng năm và thường xuyên cập nhật, điều chỉnh trong quá trình thực hiện; tham mưu, tư vấn cho lãnh đạo về các kế hoạch trung và dài hạn.
Ban trách nhiệm xã hội (Corporate social responsibility department): Chịu trách nhiệm về hình ảnh của công ty ra đại chúng, định hướng hoạt động của công ty trong việc tham gia đóng góp cộng đồng với mục tiêu đồng phát triển bền vững của công ty và cộng đồng
Ban công nghệ thăm dò và khai thác dầu khí (Exploration & Production Technology Department): gồm các chuyên gia về mặt kỹ thuật, hỗ trợ các dự án khi cần trong quá trình thực hiện để đạt được sự đồng thuận khi xử lý công việc; Ban cũng có trách nhiệm thẩm định về mặt kỹ thuật, kiểm tra chéo để giúp lãnh đạo ra quyết định đầu tư phát triển.
Ban Điều phối công việc Kinh doanh (Business Coordination Department): Ban mới được thành lập trong năm 2012, có chức năng kết nối giữa các bộ phận trong công ty để công việc tiến triển thuận lợi và trơn tru hơn.
Ban Tìm kiếm Cơ hội đầu tƣ (New Venture Department): ban mới được thành lập năm 2012, có trách nhiệm chuyên tìm kiếm và nghiên cứu các cơ hội đầu tư, các dự án mới ở tất cả các khu vực (đánh giá về mặt kỹ thuật, kinh tế, luật, môi trường đầu tư, khả năng kiểm soát dự án của JX NOEX). Trước đây, các Ban Phát triển Kinh doanh & Điều phối Dự án theo khu vực đầu tư của công ty thực hiện công việc này. Tuy nhiên, do chiến lược mở rộng thị trường và yêu cầu của chuyên môn hóa cao hơn, hiệu quả cao hơn nên Ban này đã được thành lập. Ban sẽ chuyên thực hiện giao dịch, làm việc với các công ty khác để đàm phán, mua lại, tìm kiếm cổ phần. Khi triển khai công việc, họ được giao nhiệm vụ cho giám đốc khu vực hoặc văn phòng đại diện tìm kiếm cơ hội đấu thầu và đầu tư. Nếu có cơ hội, thông tin sẽ được đưa lên hội sở (Ban tìm kiếm cơ hội kinh doanh) tại Nhật xem xét, quyết định về việc đầu tư, đấu thầu hoặc mua lại; quyết định địa điểm đầu tư, lĩnh vực đầu tư (dầu hay khí).
Các Ban Phát triển Kinh doanh & Điều phối Dự án (Project Coordination & Business Development Department, gọi tắt là ban P.C):
Có 3 ban như vậy, mỗi ban phụ trách một khu vực (Bắc Mỹ, Đông Nam Á và Châu Đại dương) gồm dự án tại các nước trong khu vực đó. Hiện nay, trong mỗi ban có bộ phận kỹ thuật và thương mại. Trước đây (năm 2009) không có bộ phận kỹ thuật nên các vấn đề về kỹ thuật đều phải đưa lên Ban Công nghệ thăm dò và khai thác dầu khí. Việc này đã làm tăng thời gian xử lý và giảm hiệu quả ra quyết định công việc nên đã dẫn đến sự thay đổi như hiện nay.
Các ban chức năng khác: hành chính, nhân sự và tài chính kế toán. Tại các khu vực địa lý, công ty chia thành các cấp quản lý là giám đốc khu vực (giám đốc các Ban P.C. Ngoài ra, tại mỗi nước, không có giám đốc cho quốc gia (Country Manager) mà mỗi dự án đều thành lập một công ty, đứng đầu công ty là Giám đốc dự án. Như vậy số giám đốc dự án sẽ phụ thuộc vào số dự án đang hoạt động ở nước đó. Các Giám đốc dự án được phân quyền như nhau. Công ty dự án có đầy đủ các phòng ban chuyên môn theo yêu cầu từng dự án. Ví dụ, đối với các dự án tại Việt Nam, công ty thành lập với tư cách pháp nhân tại Nhật và được mở chi nhánh hoạt động (điều hành hoạt động dầu khí) tại Việt nam theo Luật dầu khí. Chi nhánh hoạt động này thực tế hoạt động như một công ty nhưng theo luật định là phi lợi nhuận, không hạch toán lời lỗ. Ưu điểm của việc thành lập pháp nhân là lợi thế về thuế, dễ quản lý chi phí và dễ chuyển nhượng dự án khi cần thiết. Trong trường hợp, công ty thành lập pháp nhân tại nước thứ ba, thì đó chỉ là “paper company” (công ty trên danh nghĩa), còn công ty mẹ sẽ hạch toán lời lỗ.
Trách nhiệm và quyền hạn
JX NOEX có phân cấp phi tập trung hoàn toàn, các giám đốc công ty dự án được phân quyền như nhau. Các cấp đã được phân quyền (theo khu vực địa lý, theo quốc gia, theo dự án) thực sự ra quyết định và chịu trách nhiệm theo phân cấp đã được công ty quy định.
Cơ chế phối hợp trong quá trình làm việc
Công ty có các quy trình và hướng dẫn cụ thể và luôn đảm bảo quy tắc đồng thuận trong quá trình làm việc. Quy trình làm việc được xây dựng rõ ràng, cụ thể, đầy đủ (quy định rõ với một công việc nhất định thì phải làm những gì, báo cáo cấp nào). Quy trình làm việc được thay đổi, điều chỉnh liên tục, người làm việc có trách nhiệm cập nhật quy trình mới, người mới đến có thể nhanh chóng thích nghi với công việc.
Đối với cách thức lưu chuyển thông tin trong mô hình này, các dự án từ các khu vực, quốc gia sẽ được báo cáo lên Ban P.C tương ứng của từng khu vực. Những nội dung nằm trong chương trình công tác và ngân sách đã được duyệt trước cho năm đó thì chỉ được báo cáo nhằm mục đích thông tin. Những vấn đề nằm ngoài CTCT&NS đã được duyệt thì được báo cáo lên Ban P.C và Ban P.C chịu trách nhiệm giải quyết theo trách nhiệm và quyền hạn đã được quy định. Ví dụ, một dự án ở Việt Nam trong quá trình hoạt động cần tuyển dụng thêm nhân sự ngoài kế hoạch đã duyệt thì Giám đốc công ty Dự án sẽ báo cáo lên Ban P.C và Ban Nhân sự cũng như các ban chuyên môn có liên quan trên Hội sở trong trường hợp là nhân sự cao cấp.
Khi cần giải quyết một công việc chuyên môn cần có ý kiến chuyên gia, giám đốc dự án sẽ phối hợp với các dự án khác và hội sở để triệu tập các chuyên gia tới làm việc nhóm. Kết quả công việc của nhóm chuyên gia dựa trên nguyên tắc đồng thuận (khi tất cả các thành viên đều nhất trí).
Tại H.O có cơ sở dữ liệu chung được phân cấp sử dụng cho các cá nhân liên quan. Khi các thành viên của JX NOEX cần sử dụng thì có thể yêu cầu cung cấp và chia sẻ thông qua ngành dọc tùy theo tính chất thông tin. JX NOEX rất mở trong việc chia sẻ thông tin.
Hình 2.3. Các bƣớc lƣu chuyển thông tin trong việc lên Kế hoạch và ngân sách đầu tƣ trung hạn (3 năm) của JX NOEX
(nguồn do NOEX cung cấp)
Hình 2.4. Các bƣớc thực hiện phê duyệt dự án mới
2.1.3. Đánh giá kết quả hoạt động của mô hình quản lý kiến trúc các dự án dầu khí nước ngoài của Công ty NOEX (Nhật Bản)
Như vậy ta có thể thấy rõ ưu điểm của mô hình hiện tại là có tính ổn định, ít rủi ro do làm việc theo cơ chế đồng thuận cao do các quy trình ra quyết định liên quan hầu hết đến toàn bộ các phòng ban liên quan. Tuy nhiên, nó cũng có nhược điểm là khó tạo ra sự đột phá do đôi khi áp dụng nhiều quy tắc thủ tục quy trình như trình bày ở trên, khó tổng hợp sức mạnh do thiếu giám đốc quốc gia (Country Manager) để kết nối, điều phối công việc của các dự án trong cùng một nước. Ví dụ như công ty JX holdings là công ty mẹ của NOEX (Noex là công ty mẹ của JVPC) có các hoạt động đầu tư khác ở Việt Nam trong lĩnh vực hạ nguồn nhưng việc kết nối các công ty này lại để tạo sức mạnh tập thể chưa có. Ví dụ như ngành Thăm dò khai thác (Upstream) khi đi tìm kiếm cơ hội không thường đi cùng với ngành hạ nguồn (Downstream, là ngành rất mạnh của Nhật Bản và chiếm 1/3 tổng cung cho Nhật Bản) để có thể dùng các thế mạnh sẵn có thúc đẩy hợp tác toàn diện trong Downstream và Upstream trong mối quan hệ với công ty dầu khí nước chủ nhà để có lợi thế trong quá trình thăm dò tìm kiếm.
Trước khi có mô hình tổ chức hiện tại, công ty đã trải qua nhiều lần thay đổi mô hình tổ chức. Cụ thể trước kia không có hai Ban tìm kiếm cơ hội đầu tư và Ban điều phối kinh doanh. Năm 2012, công ty đã lập thêm 2 Ban này để chuyên môn hóa và làm đầu mối tập trung công việc. Trước kia Ban P.C chỉ có bộ phận thương mại nhưng nay đã bổ sung thêm bộ phận kỹ thuật từ Ban công nghệ thăm dò và khai thác. Việc thay đổi này để tăng thêm khả năng đánh giá, hỗ trợ kỹ thuật của Ban Dự án đối với khu vực mình phụ trách để đảm bảo việc ra quyết định nhanh và thông suốt thông tin. Ban công nghệ thăm dò và khai thác dầu khí chỉ thực hiện chức năng thẩm định, kiểm tra chéo để giúp lãnh đạo ra quyết định và bổ sung nhân lực cho từng dự án trong
qua trình triển khai. Chỉ những dự án lớn hay các công việc quan trọng mới cần thông qua kiểm tra chéo (cross check). Trong thực tế việc trao đổi thông tin rất thường nhật giữa các ban. Các vấn đề quan trọng trong quá trình trao đổi email thường được copy cho các ban có liên quan để có thông tin và có thể tư vấn nhanh khi cần thiết. Trong quá trình phát triển, công ty cũng tiến hành sáp nhập với công ty khác. Điều này dẫn đến điều chỉnh trong cơ cấu tổ chức cho phù hợp với hoàn cảnh mới.
Tất cả những thay đổi trong mô hình tổ chức nói trên hoặc bất cứ sự sắp xếp lại tổ chức nào đều gây ra ảnh hưởng ít hay nhiều đến tổ chức tùy thuộc vào từng tình huống, công việc cụ thể, nhưng nói chung có thể chỉ làm thay đổi kênh báo cáo (reporting line) mà không thay đổi cách thức báo cáo. Ví dụ các công ty dự án luôn báo cáo theo ngành dọc và ngành dọc này có trách nhiệm hỗ trợ và thúc đẩy phê duyệt hay xin phê duyệt. Việc đưa bộ phận kỹ thuật vào ban dự án chỉ thúc đẩy quá trình đề đạt ý tưởng và phê chuẩn nhanh hơn vì có chung mục tiêu. Trong quá khứ ban kỹ thuật thường tách biệt ra khỏi sự thành bại của từng dự án cụ thể dẫn tới việc chỉ đưa ra quan điểm theo phản biện chứ không giúp cho việc thúc đẩy tiến triển dự án có liên quan mật thiết đến mình.
Nếu xét theo trình tự quy trình của hoạt động đầu tư E&P ra nước ngoài thì sự phân công và cách phối hợp thực hiện như sau:
Bảng 2.3. Quy trình phân công và phối hợp trong hoạt động Thăm dò Khai thác dầu khí tại nƣớc ngoài của NOEX
Tìm kiếm cơ hội đầu tư
Ban Tìm kiếm cơ hội đầu tư chịu trách nhiệm thực hiện. Công ty tìm cơ hội đầu tư thông qua nhiều hình thức: quan hệ chính trị/ngoại giao giữa hai nước, trao đổi dự án, tự tìm kiếm (liên hệ với công ty dầu khí nước chủ nhà để tìm hiểu khả năng tham gia đấu thầu lô dầu khí mới), và có thể thông qua công ty tư vấn.
Ra quyết định đầu tư
Công ty có phân cấp quyết định rõ ràng theo từng cấp (Tổng giám đốc, giám đốc khu vực).
Các quyết định đầu tư lớn trong lĩnh vực mua bán tài sản (asset aquisition) đều phải do Tổng giám đốc. Giám đốc phụ trách khu vực, giám đốc dự án chịu trách nhiệm thúc đẩy và lập báo cáo đầu tư.
Thực hiện đầu tư Các P.C thực hiện theo khu vực địa lý.
Công ty có thành lập pháp nhân cho mỗi dự án.
Quản lý danh mục Mỗi ban P.C tự quản lý danh mục đầu tư theo khu vực.
(Nguồn: http://www.hd.jx-group.co.jp)
Như vậy, theo phân tích ở trên, các yếu tố quyết định thành công của dự án Thăm dò Khai thác của NOEX tại nước ngoài đó là:
- Dự án thường thành công khi có sự tập trung vào từng vùng. Tùy theo năng lực của công ty, có thể thực hiện các dự án theo các chiến lược khác