CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.3. Thực trạng năng lực quản trị các dự án đầu tƣ công nghệ tại ngân hàng TMCP
3.3.1. Thực trạng năng lực nghiên cứu khả thi dự án đầu tƣ
3.3.1.1. Quy trình thực hiện nghiên cứu khả thi
Quy trình thực hiện
Diễn giải quy trình
Bƣớc 1: Đề xuất ý tƣởng
Xuất phát từ nhu cầu phục vụ công việc, tất cả các nhân viên của VPBank đều có thể đề xuất ý tƣởng và chủ động làm đề xuất ý tƣởng (kèm theo cơ cấu tổ chức đề xuất của tổ nghiên cứu khả thi) trình lên lãnh đạo khối.
Bƣớc 2: Nghiên cứu cơ hội đầu tƣ
Ban lãnh đạo sẽ nghiên cứu cơ hội đầu tƣ một cách sơ bộ nhất dựa trên bản đề xuất ý tƣởng. Bản đề xuất ý tƣởng thể hiện đƣợc nội dung sau:
Mục đích khởi tạo đầu tƣ dự án.
Lợi ích dự án mang lại.
Cơ cấu tổ chức tổ dự án nghiên cứu khả thi
Bƣớc 3: Phê duyệt thành lập tổ nghiên cứu khả thi dự án đầu tƣ
Dựa trên bản đề xuất ý tƣởng, ban lãnh đạo sẽ xem xét đánh giá tính khả thi của dự án.
Nếu lãnh đạo thấy cơ hội đầu tƣ sơ bộ không có tính khả thi, lãnh đạo khối sẽ từ chối không phê duyệt đề xuất.
Nếu lãnh đạo thấy cơ hội đầu tƣ này có tính khả thi, lãnh đạo khối sẽ phê duyệt thành lập tổ nghiên cứu khả thi.
Cơ cấu tổ nghiên cứu khả thi bao gồm:
- Ban chỉ đạo dự án
- Quản trị dự án/ Trƣởng dự án
- Thành viên đơn vị nghiệp vụ (đơn vị đề xuất ý tƣởng dự án đầu tƣ) - Thành viên đơn vị khối công nghệ
- Thành viên đơn vị mua sắm tập trung - Thành viên đơn vị khối tài chính
- Thành viên đơn vị pháp chế và kiểm soát tuân thủ
Mục tiêu của tổ nghiên cứu khả thi
- Nghiên cứu về nhu cầu và hiện trạng của đơn vị đề xuất - Nghiên cứu xây dựng các yêu cầu về nghiệp vụ - kỹ thuật
- Tìm hiểu sơ bộ các giải pháp của các nhà cung cấp, từ đó đƣa ra ngân sách dự toán cho các phƣơng án.
- Kết thúc giai đoạn nghiên cứu khả thi, tổ nghiên cứu khả thi cần đƣa ra kết quả của giai đoạn này bao gồm:
Tài liệu phân tích yêu cầu tổng quát
Báo cáo nghiên cứu khả thi (Business Case) Bƣớc 4: Phê duyệt kết quả nghiên cứu khả thi
Tổ dự án sẽ trình kết quả nghiên cứu khả thi cho ban lãnh đạo và đề xuất khởi tạo dự án.
3.3.1.2. Phân tích báo cáo nghiên cứu khả thi của dự án đầu tƣ công nghệ
Business Case - Báo cáo nghiên cứu khả thi (hay còn gọi là luận chứng kinh tế) là tài liệu quan trọng trong giai đoạn nghiên cứu khả thi. Business Case sẽ chỉ ra đƣợc các vấn đề sau:
- Doanh thu hàng năm dự án mang lại. - Chi phí đầu tƣ dự án
- Thời gian hòa vốn - Điểm hòa vốn của dự án
Tác giả xin đƣợc đƣa ra 1 case study để minh họa các chỉ số tài chính của dự án. Case Study: Dự án đầu tƣ “Triển khai hệ thống kho dữ liệu doanh nghiệp/phân tích kinh doanh – Datawarehouse/Business Intelligence (DW/BI)”
Đơn vị hƣởng lợi: Trung tâm phân tích kinh doanh của ngân hàng Khởi tạo: Tháng 06/2013
Thời gian thực hiện dự án: Từ năm 06/2013 – 05/2015 Vốn đầu tƣ: 3.750.000 USD, đƣợc chia làm 3 giai đoạn
a) Phân tích ROI dự án
Dựa trên các yêu cầu về đầu tƣ và thông tin đối tác cung cấp, tổ dự án tiến hành phân tích ROI của dự án.
Trong dự án này, tổ dự án đã thực hiện nghiên cứu và đƣa ra đƣợc Benefit/Cost của dự án. Chi tiết đƣợc thể hiện trong hình 3.4 và bảng 3.2
Hình 3.4: Sơ đồ cây ROI dự án DW/BI
Bảng 3.2: Bảng chú thích ROI của dự án DW/BI
STT Lợi ích Chi phí đầu tƣ
1 Góp phần thúc đẩy tăng trƣởng doanh thu và lợi nhuận 1. Chi phí phần cứng 2. Chi phí phần mềm 3. Chi phí dịch vụ
1.1 Tăng trƣởng doanh thu thông qua việc cải thiện số lƣợng khách hàng trên từng cán bộ bán
1.2 Tăng doanh thu bằng cách nâng cao việc quản lý hiệu quả các chiến dịch marketing
1.3 Tăng lợi nhuận qua bằng cách nâng hiệu suất bán chéo dựa trên lƣợng khách hàng cũ của ngân hàng
1.4 Cải thiện sự giảm thiểu khách hàng của ngân hàng dựa trên hồ sơ vay nợ
2 Quản trị tính tuân thủ và đảm bảo chính sách quản trị rủi ro hiệu quả
Tăng lãi suất thu đƣợc thông qua việc quản lý tỉ lệ an toàn vốn tối thiểu (CAR) chính xác hơn
4. Chi phí duy trì hệ thống hàng năm
3 Cải thiện hiệu quả làm việc
3.1 Giảm thiểu chi phí lƣu trữ dữ liệu bằng phƣơng pháp nén và lƣu trữ dữ liệu
3.2 Giảm thiểu chi phí nhờ công cụ ETL (Extract Transform Load) thông qua cơ chế siêu dữ liệu
b)Tính NPV của dự án
Áp dụng công thức tính NPV (Net Present Value) để tính thu nhập thuần của dự án
NPV= 𝐵𝑖 (1+𝑟)𝑖 𝑛 𝑖=0 - 𝐶𝑖 (1+𝑟)𝑖 𝑛 𝑖=0
Bảng 3.3: Thu nhập thuần dự án DW/BI theo quý từ năm 2014-2017
Benefits Summary Year 2014 Year 2015 Year 2016 Year 2017 Total
Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4 Q1 Q2 Q3 Q4
Total Benefits 0 0 0 0 56.881 113.763 242.108 370.454 674.801 911.159 1.147.517 1.312.410 1.488.968 1.488.968 1.488.968 1.488.968 10.784.963
Phase I 2.979.587
Reduce cost and increase accuracy of ETL through Meta Data driven approach
0 0 0 0 398 796 1.195 1.593 1.991 1.991 1.991 1.991 1.991 1.991 1.991 1.991 19.909
Reduce Cost of Manual Data Collection Consolidation for Ops Reporting (Indirect) 0 0 0 0 12.050 24.100 36.150 48.200 60.250 60.250 60.250 60.250 60.250 60.250 60.250 60.250 602.500 Improve profitability through effective customer acquisition (Indirect) 0 0 0 0 44.433 88.866 133.299 177.733 233.274 233.274 233.274 233.274 244.938 244.938 244.938 244.938 2.357.178 Phase II 2.858.570 Reduce customer attrition on loan portfolio through customer segmentation and behavioral analysis (Indirect) 0 0 0 0 0 0 853 1.707 2.560 3.414 4.267 4.267 4.267 4.267 4.267 4.267 34.139 Increase average customer profitability by effective x-up-selling (Indirect) 0 0 0 0 0 0 70.611 141.222 211.832 282.443 353.054 353.054 353.054 353.054 353.054 353.054 2.824.431 Phase III 4.946.807 Increase revenue by enhanced campaign management (Indirect) 0 0 0 0 0 0 0 0 17.640 35.281 52.921 70.561 88.202 88.202 88.202 88.202 529.211
reduce CAR through better risk management (Indirect)
0 0 0 0 0 0 0 0 147.253 294.506 441.760 589.013 736.266 736.266 736.266 736.266 4.417.596
c) Chỉ số B/C và điểm hòa vốn của dự án
Bảng 3.4: Benefit/Cost của dự án DW/BI
2014 2015 2016 2017
Cultivative Q1/14 Q2/14 Q3/14 Q4/14 Q1/15 Q2/15 Q3/15 Q4/15 Q1/16 Q2/16 Q3/16 Q4/16 Q1/17 Q2/17 Q3/17 Q4/17
Benefit 0 0 0 0 56,881 170,644 412,752 783,206 1,458,007 2,369,166 3,516,683 4,829,093 6,318,061 7,807,028 9,295,996 10,784,963
Cost 18,750 37,500 835,830 1,907,770 2,949,850 3,267,350 3,672,770 3,895,830 4,073,293 4,092,835 4,112,378 4,131,920 4,153,417 4,174,914 4,196,410 4,217,907
Profit/Lost -18,750 -37,500 -835,830 -1,907,770 -2,892,969 -3,096,706 -3,260,018 -3,112,624 -2,615,285 -1,723,669 -595,695 697,173 2,164,644 3,632,115 5,099,586 6,567,056
(Điểm hòa vốn của dự án DW/BI là khoảng tháng Quý 4/2016)
Đồ thị 3.1: Điểm điểm hòa vốn của dự án DW/BI
0 2,000,000 4,000,000 6,000,000 8,000,000 10,000,000 12,000,000 B… C…
3.3.1.3. Đánh giá năng lực nghiên cứu khả thi dự án dựa trên kết quả định lƣợng
Mục đích của việc nghiên cứu và lập báo cáo nghiên cứu khả thi là nhằm đánh giá tính khả thi của dự án, để chủ đầu tƣ có cơ sở quyết định về việc đầu tƣ dự án.
Tác giả đã tiến hành khảo sát năng lực nghiên cứu khả thi. Kết quả khảo sát đƣợc thể hiện trong biểu đồ 3.2 dƣới đây
(Nguồn: Tác giả thống kê và phân tích từ kết quả khảo sát)
Biểu đồ 3.2: Kết quả khảo sát năng lực nghiên cứu khả thi dự án
4.5% 7.7% 15.4% 33.3% 15.6% 31.8% 30.8% 25.8% 22.1% 19.6% 66.7% 37.5% 22.7% 59.1% 45.2% 47.1% 70.6% 46.9% 40.9% 22.7% 29.0% 23.5% 19.6% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Vấn đề 1 Vấn đề 2 Vấn đề 3 Vấn đề 4 Vấn đề 5 Vấn đề 6 Vấn đề 7 Mức thấp Mức trung bình Mức cao Mức rất cao
Bảng 3.5: Chú thích các vấn đề trong năng lực nghiên cứu khả thi dự án
Vấn đề 1 Trong quá trình nghiên cứu khả thi, sử dụng các chỉ số tài chính để tính ROI Vấn đề 2 Nội dung trong báo cáo nghiên cứu khả thi đề cập đến lợi ích của đơn vị anh/chị Vấn đề 3 Nội dung của báo cáo nghiên cứu khả thi có đƣợc cập nhật đến anh/chị đầy đủ Vấn đề 4 Số liệu đầu vào của báo cáo nghiên cứu khả
Vấn đề 5 Số liệu đầu ra của báo cáo nghiên cứu khả thi
Vấn đề 6 Báo cáo nghiên cứu khả thi đã cung cấp các thông tin, số liệu đã đƣợc tính toán cẩn thận, chi tiết để chủ đầu tƣ xem xét mức lợi nhuận
Vấn đề 7 Tính chính xác kết quả báo cáo nghiên cứu khả thi
Dựa vào kết quả đánh giá trên, tác giả nhận thấy định nhƣ sau:
Nhận xét chung: Năng lực nghiên cứu và lập báo cáo nghiên cứu khả thi của VPBank đạt đƣợc ở mức 3 (mức cao). Mức độ đánh giá ở mức “cao” và “rất cao” là trên 60%
Ƣu điểm: Công tác nghiên cứu và lập báo cáo nghiên cứu khả thi của VPBank có ƣu điểm và đƣợc đánh giá khá cao là lợi ích của các đơn vị đã đƣợc đề cập trong báo cáo nghiên cứu khả thi (% cao+% rất cao) = 84,4%
Hạn chế: Trong công tác nghiên cứu và lập báo cáo nghiên cứu khả thi của VPBank, có 3 vấn đề đang tồn tại cần đƣợc quan tâm nhƣ sau
o Vấn đề 1: Dƣới ngƣỡng trung bình ( % thấp + % trung bình) = 33,3%
o Vấn đề 3: Dƣới ngƣỡng trung bình (% thấp + % trung bình) = 36,3%
o Vấn đề 4: Dƣới ngƣỡng trung bình (% thấp + % trung bình) = 38,5%
3.3.1.4. Đánh giá năng lực nghiên cứu khả thi dự án dựa trên kết quả nghiên cứu
định tính
Đối tƣợng đƣợc phỏng vấn là Bảo trợ dự án, tác giả tập hợp và đƣa ra ý kiến chung cho vấn đề này nhƣ sau:
Về cơ bản, trong Business Case đã thể hiện đƣợc các chỉ số tài chính nhƣ: Lợi nhuận thuần từng quý của dự án, thu nhập thuần từng quý để tính chênh lệch thu - chi,
chỉ số B/C, điểm hòa vốn, thời gian thu hồi vốn. Tuy nhiên chƣa sử dụng triệt để các chỉ số tài chính trong báo cáo nghiên cứu khả thi nhƣ: Tỉ suất hoàn vốn nội bộ, thời gian thu hồi vốn có tính thời gian của tiền.
Trong các báo cáo nghiên cứu khả thi, phần lớn các dự án không đề cập tới yếu tố thời giá của tiền, các yếu tố về khấu hao tài sản.
Đối tƣợng đƣợc phỏng vấn là Ban chỉ đạo dự án và đại diện các đơn vị hƣởng lợi, tác giả tổng kết và đƣa ra một số ý kiến cho vấn đề nhƣ sau:
Nội dung trong báo cáo nghiên cứu khả thi không đƣợc cập nhật thƣờng xuyên tới thành viên dự án. Vì vậy các đơn vị hƣởng lợi sẽ không thể cung cấp chính xác số liệu cho báo cáo nghiên cứu khả thi.
Theo ý kiến của Bảo trợ dự án và Ban chỉ đạo dự án thì vấn đề cần đƣợc quan tâm, xem xét nhất chính là yếu tố đầu vào của báo cáo nghiên cứu khả thi.
Ngoài ra, tổ dự án cũng cần lƣu ý hơn nữa tới các chỉ số tài chính trong Business Case vì trong quá trình thực hiện nghiên cứu khả thi, nếu tổ dự án không đề cập đầy đủ các chỉ số tài chính thì sẽ dẫn tới số liệu đầu vào của dự án không đầy đủ, dẫn tới đầu ra của báo cáo nghiên cứu khả thi là không chính xác.
Nhƣ vậy, đối chiếu giữa kết quả nghiên cứu định lƣợng và nghiên cứu định tính. Tác giả nhận định vấn đề gốc rễ tồn tại trong công tác nghiên cứu và lập báo cáo nghiên cứu khả thi tại VPBank hiện nay chính là vấn đề các chỉ số tài chính và lợi ích của đơn vị hƣởng lợi chƣa đƣợc cập nhật đầy đủ trong nghiên cứu khả thi, dẫn tới đầu vào của báo cáo cũng không đầy đủ, do đó sẽ ảnh hƣởng tới tính chính xác của Business Case.
Sau khi đánh giá đƣợc tính khả thi của dự án dựa trên báo cáo nghiên cứu khả thi. Dự án tiếp tục chuyển sang giai đoạn thực hiện dự án đầu tƣ. Trong giai đoạn này, tổ dự sẽ tiến hành các giai đoạn sau:
Lập kế hoạch và điều động nhân sự.
o Xây dựng HSMT
o Chấm thầu
o Đàm phán hợp đồng
Lƣu đồ quy trình giai đoạn thực hiện đầu tƣ
Hình 3.5: Quy trình giai đoạn thực hiện đầu tƣ
3.3.2. Thực trạng năng lực lập và quản trị kế hoạch dự án 3.3.2.1. Các bƣớc thực hiện 3.3.2.1. Các bƣớc thực hiện
Sau khi có quyết định thành lập tổ triển khai dự án, Quản trị dự án tiến hành lập kế hoạch và điều động nhân sự tham gia dự án.
Bƣớc 1: Sử dụng phƣơng pháp phân tách công việc để phân chia thứ bậc các công việc của dự án thành các công việc con khác nhau.
Bƣớc 2: Xác định tiến độ thực hiện cho mỗi hạng mục công việc lớn. Tƣơng ứng với tiến độ thực hiện hạng mục công việc lớn, xác định tiến độ thực hiện cho mỗi hạng mục công việc con.
Bƣớc 3: Xác định nguồn lực thực hiện cho từng hạng mục công việc.
Bƣớc 4: Sử dụng phần mềm Microsoft Project để chi tiết hóa kế hoạch dự án. Kế hoạch dự án sẽ thể hiện qua sơ đồ Gantt
3.3.2.2. Đánh giá năng lực lập và quản trị kế hoạch dự án dựa trên kết quả nghiên cứu định lƣợng cứu định lƣợng
(Nguồn: Tác giả thống kê và phân tích từ kết quả khảo sát)
Biểu đồ 3.3: Kết quả khảo sát năng lực lập và quản trị kế hoạch dự án
Bảng 3.6: Chú thích các vấn đề trong năng lực lập và và quản trị dự án
Vấn đề 8 Việc lập kế hoạch dự án có đúng với quy trình quản trị dự án của ngân hàng Vấn đề 9 Nội dung kế hoạch dự án đã đề cập tới trách nhiệm của đơn vị anh/chị Vấn đề 10 Mức độ phân tách công việc của dự án
Vấn đề 11 Kế hoạch dự án không bị chồng lấp lên các kế hoạch khác của anh/chị Vấn đề 12 Kế hoạch dự án phù hợp với vai trò công việc của anh/chị trong dự án Vấn đề 13 Kế hoạch dự án đảm bảo đƣợc phạm vi dự án
Vấn đề 14 Kế hoạch dự án đảm bảo đƣợc thời gian thực hiện dự án là khả thi Vấn đề 15 Kế hoạch dự án đảm bảo đƣợc ngân sách đã đƣợc phê duyệt Vấn đề 16 Kế hoạch dự án đƣợc cập nhật thƣờng xuyên, đầy đủ tới anh/chị Vấn đề 17 Tiến độ thực tế của dự án bị trƣợt so với kế hoạch
3.2% 1.6% 14.7% 3.0% 2.8% 5.4% 7.4% 13.7% 22.6% 34.9% 18.5% 41.2% 14.9% 11.1% 18.9% 19.4% 44.1% 38.4% 45.2% 47.6% 51.9% 29.4% 44.8% 44.4% 45.9% 48.4% 44.1% 43.8% 29.0% 15.9% 29.6% 14.7% 37.3% 41.7% 29.7% 4.8% 4.4% 4.1% 0% 20% 40% 60% 80% 100% Vấn đề 8 Vấn đề 9 Vấn đề 10 Vấn đề 11 Vấn đề 12 Vấn đề 13 Vấn đề 14 Vấn đề 15 Vấn đề 16 Vấn đề 17 Mức thấp Mức trung bình Mức cao Mức rất cao
Nhận xét chung: Dựa vào kết quả khảo sát, tác giả nhận định công tác lập và quản trị kế hoạch dự án gặp nhiều vấn đề tồn tại và mỗi vấn đề có mức độ tồn tại khác nhau. Trong hầu hết các vấn đề đều có mức đánh giá “thấp”.
Ƣu điểm: Trong công tác lập và quản trị kế hoạch dự án của VPBank, có 4 vấn đề đƣợc đánh giá cao, trong đó có 2 vấn đề hơn hẳn so với các vấn đề khác (không bị đánh giá yếu) là các công việc trong dự án đƣợc phân tách rõ ràng và kế hoạch của dự án không vƣợt quá ngân sách đã đƣợc phê duyệt.
Ngoài 2 vấn đề không bị đánh giá yếu, cũng có 2 vấn đề nữa đƣợc coi là ƣu điểm trong việc lập và quản trị kế hoạch là kế hoạch dự án phù hợp với chức năng nhiệm vụ