1.2.5.1 .Vai trò của công tác điều phối và quản trị dự án đầu tƣ
1.2.5.2. Cơ cấu tổ chức quản lý dự án
Mục đích của việc xây dựng cơ cấu tổ chức quản trị dự án là nhằm sử dụng nhân lực trong dự án một cách có hiệu quả nhất. Cơ cấu tổ chức dự án sẽ bao gồm các bên có liên quan nhƣ: Bảo trợ dự án, Ban chỉ đạo dự án, đơn vị hƣởng lợi dự án, đối tác, nhân sự của các đơn vị khác có liên quan trong dự án.
Cơ cấu tổ chức quản trị dự án đƣợc đặc trƣng bởi thành phần, số lƣợng các bộ phận quản trị và cả hệ thống quy chế quy định nhiệm vụ, quyền hạn và những mối liên hệ tác động qua lại giữa các bộ phận trong nội bộ cơ cấu tổ chức của dự án.
Xây dựng một cơ cấu tổ chức dự án cần dựa trên cơ sở nắm vững mục tiêu của dự án, quy mô của các hoạt động trong quá trình vận hành dự án và hình thức tổ chức dự án đã đƣợc chọn.
Cơ cấu tổ chức quản trị dự án thƣờng đƣợc chia làm 3 cấp độ: Cấp lãnh đạo, cấp điều hành và cấp thực hiện.
Cấp lãnh đạo: Thƣờng là thành viên Hội đồng quản trị. Cấp lãnh đạo là đơn vị đại diện cho quyền sở hữu vốn đầu tƣ nên có thể thực hiện công tác tổ chức, quản lý mọi hoạt động vận hành dự án. Chức năng chính của cấp lãnh đạo là những chỉ đạo mang tính chiến lƣợc nhƣ chỉ đạo về kế hoạch tài chính và các vấn đề liên quan đến tài chính, chỉ đạo công tác tổ chức chức nhân sự và ra những quyết định xây dựng phƣơng án đầu tƣ.
Cấp điều hành: Thƣờng là ban giám đốc hoặc tổng giám đốc. Ban giám đốc hoặc tổng giám đốc là cấp điều hành trực tiếp mọi công việc quản lý trên các mặt hoạt động của dự án và ứng phó kịp thời với mọi tình huống thay đổi
trong môi trƣờng kinh doanh. Ban giám đốc sẽ chịu trách nhiệm toàn bộ đối với sự phát triển của dự án trƣớc Hội đồng quản trị.
Cấp thực hiện: Đây là cấp trực tiếp thực hiện mọi ý kiến chỉ đạo trong hoạt động của dự án theo tƣ tƣởng chỉ đạo của cấp lãnh đạo và cấp điều hành bằng những nghiệp vụ quản lý cụ thể để đƣa đến những kết quả cụ thể theo mục tiêu của dự án. Cấp thực hiện bao gồm các phòng ban chức năng liên quan mật thiết với nhau trong dự án.
Để xây dựng cơ cấu tổ chức dự án, cần phải tiến hành qua các bƣớc sau:
Bƣớc 1: Xác định khối lƣợng công việc, xác định số lƣợng các phòng, ban chức năng cần có ở một dự án cũng nhƣ số lƣợng nhân viên cần thiết ở mỗi phòng, ban chức năng. Khi xác định khối lƣợng công việc cần đặc biệt chú ý đến mối tƣơng quan giữa khối lƣợng công việc với quỹ thời gian làm việc trong ngày của họ.
Bƣớc 2: Xác định phạm vi công việc cho từng thành viên cụ thể trong mỗi phòng
ban chức năng. Việc xác định này nhằm định rõ phần việc cụ thể cho từng phòng ban, tránh tình trạng chồng chéo, bỏ sót công việc.
Bƣớc 3: Xác định rõ chức năng, nhiệm vụ cụ thể, mối quan hệ giữa các phòng, ban
chức năng, giữa các nhân viên ..v..v. Việc xác định này sẽ giúp phát hiện những trƣờng hợp có việc không có nhân sự thực hiện, không có phòng, ban nào phụ trách hoặc chỉ một việc mà nhiều nhân sự thực hiện, nhiều phòng, ban phụ trách.
Trong quá trình thực hiện dự án, cần tiến hành kiểm tra, giám sát tiến độ thực hiện của dự án, phân tích tình hình thực hiện để nắm bắt đƣợc hiện trạng và có biện pháp giải quyết những vấn đề phát sinh trong quá trình thực hiện. Song song với quá trình giám sát, cần tiến hành đánh giá dự án giữa kỳ và cuối kỳ để tổng kết rút kinh nghiệm, kiến nghị các pha sau của dự án.
Nhƣ vậy, trong quá trình thực hiện dự án. Các nhiệm vụ: Lập kế hoạch, điều phối nguồn lực và giám sát luôn có mối quan hệ chặt chẽ với nhau
Hình 1.4: Mối quan hệ giữa Lập kế hoạch – Điều phối – Giám sát 1.2.6. Năng lực đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
1.2.6.1. Mục đích của việc đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
Nghiên cứu công nghệ của dự án đƣợc hiểu là quá trình phân tích, lựa chọn giải pháp công nghệ, thiết bị phù hợp với mục tiêu dự án đã đặt ra, với những ràng buộc về vốn, trình độ quản lý và kỹ thuật. Nghiên cứu giải pháp công nghệ cho biết dự án nên đƣợc đầu tƣ nhƣ thế nào cho có lợi nhất và có hiệu quả nhất.
Nghiên cứu công nghệ là tiền đề cho việc nghiên cứu đánh giá lựa chọn nhà cung cấp của dự án đầu tƣ.
Mục đích của việc nghiên cứu đánh giá công nghệ là nhằm loại bỏ các phƣơng án không khả thi về mặt kỹ thuật để tránh những việc lãng phí tài chính (F), nguồn lực (HR) và thời gian (T) và giúp giảm thiểu rủi ro trong quá trình thực hiện đầu tƣ và vận hành kết quả đầu tƣ.
Nghiên cứu công nghệ là công việc phức tạp, đòi hỏi phải có các chuyên gia kỹ thuật chuyên sâu về từng khía cạnh kỹ thuật của dự án.
Hình 1.5: Quy trình thực hiện nghiên cứu công nghệ
1.2.6.2. Nội dung nghiên cứu đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ
Đánh giá giải pháp công nghệ cần đầu tƣ của dự án đƣợc thể hiện qua các nội dung sau:
Mô tả sản phẩm của dự án:
Cần phải đánh giá đƣợc các đặc điểm về các tiêu chuẩn kỹ thuật, chất lƣợng sản phẩm, giải pháp công nghệ có đáp ứng đƣợc nhu cầu của đơn vị hƣởng lợi không?
Tính năng, công dụng và cách sử dụng sản phẩm công nghệ.
Thực hiện so sánh các tiêu chuẩn kinh tế, kỹ thuật, dịch vụ của sản phẩm dự án với các sản phẩm tƣơng tự trong nƣớc và quốc tế.
Lựa chọn hình thức đầu tƣ
Để thực hiện mục tiêu đã đề ra, dự án cần phải xác định hình thức đầu tƣ. Hình thức đầu tƣ mới đƣợc áp dụng đối với các loại trang thiết bị hoàn toàn mới do ít tận dụng đƣợc các hạ tầng hiện tại.
Hình thức đầu tƣ cải tạo, mở rộng, nâng cấp thƣờng đƣợc áp dụng đối với các loại trang thiết bị đã từng sản xuất hoặc xuất hiện ở Việt Nam.
Khi lựa chọn hình thức đầu tƣ, cần phải tính toán cụ thể, chỉ nên quyết định sau khi đã so sánh các phƣơng án về các mặt kinh tế - kỹ thuật, có xét đến khả năng phát triển trong tƣơng lai.
Tiêu chí để lựa chọn giải pháp công nghệ cho dự án
Hiện nay có nhiều khái niệm về công nghệ. Theo Ủy ban Kinh tế và Xã hội khu vực Châu Á – Thái Bình Dƣơng (Economic and Social Commission for Asia and the Pacific – ESCAP) đƣa ra “Công nghệ là kiến thức có hệ thống về quy trình và kỹ thuật dùng để chế biến vật liệu và thông tin. Nó bao gồm kiến thức, kỹ năng, thiết bị, phƣơng pháp và các hệ thống dùng trong việc tạo ra hàng hóa và cung cấp dịch vụ”. Trong Luật khoa học và công nghệ của Việt Nam (2013, trang 1), có nêu “Công nghệ là tập hợp phƣơng pháp, quy trình, kỹ năng, bí quyết, công cụ, phƣơng tiện, dùng để biến đổi các nguồn lực thành sản phẩm.”
Yêu cầu đối với việc lựa chọn công nghệ thích hợp cho dự án có thể dựa vào một số tiêu chí sau:
Công nghệ đó phải có tác dụng nâng cao hiệu suất công việc, giảm chi phí vận hành.
Giá thành của giải pháp công nghệ phải hợp lý, nằm trong ngân sách đƣợc phê duyệt.
Giải pháp công nghệ phải phù hợp với trình độ kiến thức của đội ngũ vận hành. Nếu chƣa phù hợp, cần có kế hoạch đào tạo đội ngũ vận hành, tiếp quản giải pháp công nghệ đó.
Giải pháp công nghệ phải đáp ứng đƣợc mục tiêu ban đầu của dự án đã đề ra.
o Cần đƣa ra nhiều phƣơng án với những đặc điểm khác nhau để lựa chọn giải pháp công nghệ thích hợp.
o Cần lƣu ý tới vấn đề bản quyền của sản phẩm, nguồn gốc cung cấp giải pháp công nghệ hoặc đối tác của giải pháp công nghệ đó tại Việt Nam.
o Cần lƣu ý tới lợi ích của giải pháp công nghệ và cách thức thanh toán trong quá trình mua bán.
Sau khi tất cả các vấn đề liên quan đến lựa chọn giải pháp công nghệ cho dự án đã hoàn tất, trong báo cáo đánh giá giải pháp công nghệ cần đề cập tới những đặc điểm sau:
Giải pháp công nghệ đƣợc lựa chọn: Cần đề cập tới các đặc điểm, tính năng kỹ thuật của giải pháp, trình độ nhân sự hiện tại so với năng lực cần có để vận hành giải pháp, chất lƣợng. Đây là bƣớc đánh giá sự thích hợp của công nghệ đối với mục tiêu của dự án và khả năng của chủ đầu tƣ.
Sơ đồ kiến trúc thiết kế của công nghệ. Trong sơ đồ này cần chỉ rõ nguyên tắc hoạt động, phƣơng pháp, thao tác vận hành giải pháp công nghệ.
Hãng cung cấp giải pháp công nghệ và phƣơng thức chuyển giao công nghệ (nhƣ tài liệu hƣớng dẫn cài đặt, tài liệu hƣớng dẫn sử dụng, các hỗ trợ kỹ thuật qua chuyên gia, tổ chức các khóa đào tạo on-job ).
Đề cập tới giá mua giải pháp công nghệ và vấn đề thanh toán trong chuyển giao công nghệ (thanh toán theo giai đoạn hay thanh toán cuối kỳ hoặc thanh toán đầu kỳ dự án).
Danh mục các thiết bị trong giải pháp công nghệ kèm theo mẫu mã và các đặc tính cơ bản.
Các yêu cầu về nhân sự vận hành giải pháp.
Tổng chi phí mua sắm công nghệ thiết bị ban đầu và chi phí duy trì của phƣơng án đã chọn.
1.2.7. Năng lực quản trị chất lƣợng dự án
1.2.7.1. Khái niệm chất lƣợng và quản trị chất lƣợng dự án a) Khái niệm về chất lƣợng dự án a) Khái niệm về chất lƣợng dự án
Có nhiều cách hiểu về chất lƣợng. Tuy nhiên trong phạm vi dự án này, tác giả xin đề cập khái niệm về chất lƣợng dự án đứng trên góc độ của nhà sản xuất nhƣ sau:
Chất lƣợng dự án đƣợc xem là mức độ hoàn thành của dự án so với các tiêu chí đã đƣợc đặt ra ban đầu. Nhƣ vậy, sẽ tồn tại dung sai của các chỉ tiêu để đánh giá mức độ hoàn thành chất lƣợng.
b) Quản trị chất lƣợng dự án
Quản trị chất lƣợng dự án là một quá trình nhằm đảm bảo cho dự án thỏa mãn tốt nhất các yêu cầu và mục tiêu chiếc lƣợc đã đề ra. Quản trị chất lƣợng dự án bao gồm việc xác định các chính sách chất lƣợng, mục tiêu, trách nhiệm và việc thực hiện chúng thông qua các hoạt động: Lập kế hoạch chất lƣợng, kiểm soát và bảo đảm chất lƣợng trong hệ thống.
Một số điểm cần chú ý trong quá trình quản trị chất lƣợng dự án:
Quản trị chất lƣợng dự án phải đƣợc thực hiện trong suốt chu kỳ dự án từ giai đoạn hình thành cho đến khi kết thúc chuyển sang giai đoạn vận hành, thực hiện trong mọi quá trình, mọi khâu công việc.
Quản trị chất lƣợng dự án là quá trình tác động qua lại giữa yếu tố bên trong và bên ngoài. Sự tác động qua lại giữa các yếu tố đó hình thành môi trƣờng nội dung, yêu cầu và các biện pháp quản trị chất lƣợng dự án.
Quản trị chất lƣợng dự án là trách nhiệm chung của tất cả các thành viên, mọi cấp trong đơn vị, đồng thời cũng là trách nhiệm chung của các cơ quan có liên quan đến dự án bao gồm chủ đầu tƣ, nhà thầu, các nhà tƣ vấn, những ngƣời hƣởng lợi.
1.2.7.2.Đảm bảo và kiểm soát chất lƣợng dự án. a) Đảm bảo chất lƣợng dự án a) Đảm bảo chất lƣợng dự án
Đảm bảo chất lƣợng là việc đánh giá thƣờng xuyên tình hình hoàn thiện để đảm bảo dự án sẽ thỏa mãn các tiêu chuẩn chất lƣợng đã định. Đảm bảo chất lƣợng dự án đòi hỏi dự án phải đƣợc xây dựng theo những hƣớng dẫn quy định, tiến hành theo các quy trình đƣợc duyệt, trên cơ sở những tính toán khoa học, theo lịch trình, tiến độ, kế hoạch.
b) Kiểm soát chất lƣợng dự án
Kiểm soát chất lƣợng là việc giám sát các kết quả cụ thể của dự án để xác định xem chúng đã tuân thủ các tiêu chuẩn chất lƣợng hay chƣa và tìm các biện pháp để loại bỏ những nguyên nhân không hoàn thiện.
Xây dựng hệ thống kiểm soát chất lƣợng rất cần thiết vì nó tạo ra một hệ thống chính thức trong cơ cấu dự án để đảm bảo đáp ứng liên tục nhu cầu của khách hàng.
Kiểm soát chất lƣợng đƣợc thực hiện trong suốt quá trình thực hiện dự án.
1.2.7.3. Các bƣớc cơ bản lập kế hoạch chất lƣợng dự án
Bƣớc 1: Xây dựng chƣơng trình, chiến lƣợc, chính sách và kế hoạch hóa chất lƣợng.
Bƣớc 2: Xác định những yêu cầu chất lƣợng phải đạt tới trong từng thời kỳ, từng giai đoạn của quá trình thực hiện dự án.
Bƣớc 3: Phân tích tác động của các nhân tố ảnh hƣởng đến chất lƣợng dự án. Bƣớc 4: Đƣa ra phƣơng hƣớng kế hoạch cụ thể, xây dựng các biện pháp để thực hiện thành công kế hoạch quản trị chất lƣợng dự án.
KẾT LUẬN CHƢƠNG 1
Trong chƣơng 1 của luận văn, tác giả đã thực hiện nghiên cứu những lý luận cơ bản về quản trị dự án, quản trị dự án đầu tƣ công nghệ và năng lực quản trị dự án đầu tƣ công nghệ.
Năng lực quản trị dự án đầu tƣ công nghệ là tổ hợp các cấu phần năng lực gồm: (i) Năng lực nghiên cứu và lập báo cáo nghiên cứu khả thi dự án
(ii) Năng lực lập và quản trị kế hoạch (iii) Năng lực điều phối và quản trị nhân sự
(iv) Năng lực đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ (v) Năng lực quản trị chất lƣợng dự án
Trong mỗi cấu phần năng lực quản trị dự án đầu tƣ công nghệ, tác giả đã tiến hành nghiên cứu các cơ sở lý thuyết sau:
(i) Năng lực nghiên cứu và lập báo cáo nghiên cứu khả thi: Tác giả nghiên cứu các chỉ số tài chính trong báo cáo nghiên cứu khả thi. Mục đích của việc nghiên cứu các chỉ số tài chính này là để đánh giá tính khả thi của dự án, giúp chủ đầu tƣ có các thông số để quyết định có nên đầu tƣ vào dự án không.
(ii) Năng lực lập và quản trị kế hoạch dự án: Tác giả đã làm rõ khái niệm về lập kế hoạch dự án và các bƣớc thực hiện trong phƣơng pháp lập và quản trị kế hoạch.
(iii) Năng lực điều phối và quản trị nhân sự: Tác giả đã làm rõ vai trò của công tác điều phối và quản trị nhân sự, cơ cấu tổ chức nhân sự dự án, mối tƣơng quan giữa công tác lập kế hoạch – điều phối nguồn lực – giám sát.
(iv) Năng lực đánh giá, lựa chọn đối tác và công nghệ: Tác giả đã làm rõ đƣợc mục đích, chỉ ra đƣợc các nội dung cần xem xét khi thực hiện đánh giá và lựa chọn công nghệ.
(v) Năng lực quản trị chất lƣợng dự án: Tác giả làm rõ đƣợc cơ sở lý thuyết về quản trị chất lƣợng, các bƣớc thực hiện quản trị chất lƣợng dự án
Những lý luận cơ bản về năng lực quản trị dự án đầu tƣ công nghệ là tiền đề cho phƣơng pháp nghiên cứu và đánh giá thực trạng năng lực quản trị dự án đầu tƣ công nghệ của VPBank, đƣợc thể hiện trong các phần tiếp theo của luận văn này.
CHƢƠNG 2: PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
2.1. Phƣơng pháp nghiên cứu
Trong chƣơng 1, tác giả đã làm rõ khái niệm và các cấu phần về năng lực quản trị dự án. Để đánh giá một cách khách quan, toàn diện và chính xác đối tƣợng nghiên cứu, tác giả sử dụng kết hợp 2 phƣơng pháp là phƣơng pháp định lƣợng và phƣơng pháp định tính.