1.2. Cơ sở lýluận về hoạtđộng kiểmsoátnộibộ trong doanhnghiệp
1.2.1.2. Khái niệm kiểmsoátnộibộ
Có rất nhiều khái niệm “kiểm soát nội bộ” (KSNB) và đƣợc diễn giải theo các cách khác nhau tùy thuộc môi trƣờng và hoàn cảnh (Lakis và Giurinas, 2008). Hightower (2008) định nghĩa KSNB là “quá trình gồm nhiều hoạt động đƣợc hình thành để nắm bắt và kiểm soát khả năng mà (tổ chức) có thể xảy ra lỗi lớn, thiếu sót, tuyên bố sai lệch hay sự giả mạo sổ sách”.
Báo cáo Turnbull 1999, KSNB đƣợc định nghĩa là “một hệ thống bao gồm các chính sách, quy trình, các nhiệm vụ và các khía cạnh khác của một công ty trong một chỉnh thể” hỗ trợ cho việc bảo toàn các tài sản của doanh nghiệp tránh khỏi rủi ro bị tẩu tán hay giả mạo. Do hệ thống KSNB sẽ buộc DN phải lƣu giữ thông tin và cung cấp các thông tin kịp thời, tƣơng thích và đáng tin cậy cho các chủ thể liên quan đến doanh nghiệp.
Tuy nhiên, khái niệm đƣợc chấp nhận và sử dụng rộng rãi nhất là quan điểm về KSNB do Ủy ban COSO (Committee Of Sponsoring Organizations) thuộc Ủy ban thuộc Hội đồng quốc gia Hoa Kỳ về chống gian lận trên BCTC (hay gọi tắt là Treadway Commission) đƣa ra trong bản báo cáo năm 2013. Ủy
cấpmộtsựđảmbảohợplýnhằmđạtđượccácmụctiêu liên quan hoạt động, báo cáo và tuân thủ” (COSO, 2013), cụ thể nhằm đảm bảo các hoạt động đƣợc thực hiện hiệu quả, đảm bảo độ tin cậy của báo cáo tài chính (BCTC) và đảm bảo sự tuân thủ các quy định và luật pháp.
Các yếu tố cơ bản cấu thành hệ thống KSNB đƣợc mô tả theo hình dƣới đây:
Hình: Các yếu tố cơ bản của KSNB (Nguồn: COSO 2013)
Theo đó, COSO 2013 nhấn mạnh vào bốn yếu tố căn bản của kiểm soát nội bộ đó là: quá trình, con ngƣời, sự đảm bảo hợp lý và mục tiêu, cụ thể:
Kiểm soát nội bộ là một quá trình: tất cả các hoạt động của đơn vị đều phải
thôngquamộtchuỗicácquátrìnhtừlậpkếhoạch,thựchiệnvàgiámsát.Đểđạtđƣợc mục tiêu mong muốn, các đơn vị phải kiểm soát đƣợc các hoạt động của mình. Hoạt động kiểm soát diễn ra hàng ngày và hiện diện ở mọi bộ phận trong đơn vị, đƣợckết hợp với nhau thành một thể thốngnhất.
Kiểm soát nội bộ được thiết kế và vận hành bởi con người (bao gồm HĐQT,
bangiámđốc,nhàquảnlývàcácnhânviên).Conngƣờiđặtramụctiêu,thiếtlậpcơ chế kiểm soát và vận hành chúng để hƣớng tới các mục tiêu đã định.Do vậyđểKSNBcóhiệuquảthìmọithànhviêntrongtổchứcđềuphảihiểurõvềtráchnhiệ
m vàquyềnhạncủamình,xácđịnhđƣợcmốiliênhệ,nhiệmvụ,cáchthứcthựchiệnđể đạt đƣợc mục tiêu của tổchức.
Sự đảm bảo hợp lý: Kiểm soát nội bộ chỉ có thể cung cấp một sự đảm bảo hợp lý cho ban giám đốc và nhà quản lý việc đạt đƣợc các mục tiêu của đơn vị chứ không thể đảm bảo tuyệt đối do những hạn chế tiềm tàng trong hệ thống kiểm soát nội bộ nhƣ sai lầm của con ngƣời, sự thông đồng của các cá nhân, sự lạm quyền của nhà quản lý và do mối quan hệ giữa lợi ích và chi phí của việc thiết lập nên hệ thống kiểm soát nội bộ. Hơn nữa, một nguyên tắc cơ bản trong quản lý là chi phí cho quá trình kiểm soát không thể vƣợt quá lợi ích đƣợc mong đợi từ quá trình kiểm soát đó.
Các mục tiêu: mỗi đơn vị đặt ra mục tiêu mà mình cần đạt tới (mục tiêu chung và mục tiêu cụ thể cho từng hoạt động, từng bộ phận trong đơn vị). Có thể chia các mục tiêu mà đơn vị thiết lập ra thành 3 nhóm:
- Nhóm mục tiêu về hoạt động (sự hữu hiệu và hiệu quả của việc sử dụng các nguồn lực, bảo mật thông tin, nâng cao uy tín, mở rộng thị phần);
- Nhóm mục tiêu về báo cáo tài chính (tính trung thực và đáng tin cậy của báo cáo tài chính);
- Nhóm mục tiêu về sự tuân thủ (tuân thủ các luật lệ và quy định).
Trong đề tài này, cao học viên sử dụng định nghĩa về kiểm soát nội bộ của Ủy ban các Tổ chức Bảo trợ (COSO) để làm cơ sở triển khai khung phân tích về hoạt động KSNB.