1.2. Cơ sở lýluận về hoạtđộng kiểmsoátnộibộ trong doanhnghiệp
1.2.4.3. Những hạn chế cố hữu trong kiểmsoátnộibộ cácdoanhnghiệp nhỏ
và vừa
Hệ thống kiểm soát nội bộ tại các doanh nghiệp nói chung cũng nhƣ các DNNVV nói riêng dù có được đầu tư nhiều đến đâu trong thiết kế và vậnhành thì vẫn đạt đƣợc mức hữu hiệu tuyệt đối. Chodù DNNVV có thể xâydựng
được một hệ thống KSNB hoàn hảo đến đâu đi chăng nữa thì tính hữu hiệu thậtsự của nó vẫn tùy thuộc vào nhân tố quan trọng là con người tức là phụ thuộc vào năng lực làm việc và độ tin cậy của lực lượng nhân sự… Nói cách
khác, hệ thống KSNB chỉ có thể giúp hạn chế tối đa những sai phạm mà thôi vì KSNB có các hạn chế tiềm tàng, cố hữu xuất phát từ những nguyên nhân sau:
- Sự không chắc chắn từ rủi ro vì rủi ro là việc liên quan đến tƣơng lai và nó chứa đựng yếu tố không chắc chắn mà bản thân doanh nghiệp không thể nhận dạng hết tất cả mọi rủi ro và không thể đánh giá chính xác các tác động của chúng.
- Những hạn chế xuất phát từ con ngƣời nhƣ sự vô ý, bất cẩn, đãng trí, đánh giá hay ƣớc lƣợng sai, hiểu sai chỉ dẫn của cấp trên hoặc các báo cáo của cấp dƣới…
- Sự thông đồng giữa nhân viên với nhau hay với các bộ phận bên ngoài doanh nghiệp.
- Những sai phạm từ các nghiệp vụ không thƣờng xuyên do hoạt động kiểm soát thƣờng chỉ nhằm vào các nghiệp vụ phát sinh thƣờng xuyên mà ít chú ý đến những nghiệp vụ không thƣờng xuyên.
- Nhà quản lý thƣờng yêu cầu chi phí bỏ ra cho hoạt động kiểm soát phải nhỏ hơn giá trị thiệt hại ƣớc tính do sai sót hay gian lận gây ra. Do vậy, khi một thủ tục kiểmsoát hữu hiệu nhưng chi phí bỏ ra lớn hơn lợi ích mang lại sẽ không được lựa chọn.
- Khả năng lạm quyền từ các cá nhân có trách nhiệm nhằm phục vụ cho mưu đồriêng.
- Sự thay đổi điều kiện hoạt động của đơn vị dẫn đến những thủ tục kiểm soátkhông còn phù hợp…
- Hệ thống KSNB của các DNNVV thƣờng đƣợc thiết kế hƣớng tới tính linh hoạt, gọn nhẹ, hơn là cồng kềnh, nhiều tầng kiểm soát…
Chính những hạn chế nói trên đã khiến cho kiểm soát nội bộ không thể bảo đảmtuyệt đối, mà chỉ bảo đảm hợp lý trong việc đạt được các mục tiêu mà kiểm soát nội bộ tại các DNNVV đã đề ra.
1.2.4.4. Đặc điểm của doanh nghiệp nhỏ và vừa ảnh hưởng đến hoạt động kiểm soát nội bộ của đơn vị.
Do tính chất nhỏ gọn, nguồn lực kinh tế còn hạn chế, các DNNVV có thể áp dụng các yếu tố của môi trường kiểm soátkhác hơn so với các doanh nghiệp lớn, có thể là một hệ thống KSNB tinh gọn hơn vì thực tế nhiều doanh nghiệp có thể không ban hành các quytắc đạo đức bằng văn bản mà lời cam kết của họ về tính chính trực và giá trị đạo đức có thể đƣợc truyền đạt thông qua lời nói trong những cuộc họp nhân viên, cuộcgặp gỡ và giao dịch buôn bán trực tiếp với những nhà cung cấp và khách hàng. Các chính sách về nhân sự có thể không chính thức đƣợc xây dƣ̣ng ở một số doanh nghiệp mà thông qua việc các nhà quản lý tuyên bố rõ những mong đợi của mình về mẫu ngƣời đƣợc tuyển dụng để đáp ứngmột công việc riêng biệt và thậm chí có thể tham gia trực tiếp trong việc tuyển dụng.
Hơn nữa, do các bộ phận, phòng ban đƣợc thiết kế nhằm tối thiểu hóa chi phí hoạt động và tăng tối đa tính linh hoạt, tại các DNNVV quá trình đánh giá rủi ro đƣợc thiết lập đơn giảnhơn so với các doanh nghiệp lớn, mục tiêu đánh giá rủi ro thƣờng đƣợc ngầm hiểu hơn là đƣợc qui định rõ ràng và cụ thể.
CácDNNVV cũng thƣờng gặp khó khăn trong việc phân chia tráchnhiệm do số lƣợng nhân viên thƣờng ít nên dễ dẫn đến kiêm nhiệm một số chứcnăng hoặc vừa thực hiện công việc vừa tự thực hiện kiểm soát. Khi ngƣời quản lý caonhất tự thực hiện kiểm soát hoạt động thì sẽ có nhiều khó khăn và không khả thi.
Nắm bắt những đặc điểm của DNNVV sẽ giúp nghiên cứu đƣa ra đƣợc các khuyến nghị phù hợp hơn, nhằm giúp đơn vi ̣ xây dƣ̣ng và vận hành một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả, đảm bảo lợi ích thu đƣợc cao hơn chi phí vận hành kiểm soát nội bộ mà DNNVV phải bỏ ra.
CHƢƠNG 2
PHẠM VI, QUY TRÌNH VÀ PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
2.1. Phạm vi nghiên cứu
Nhƣ đã trình bày ở trên, theo nghiên cứu tổng quan của tác giả, trên thực tế chƣa có nghiên cứu cụ thể nào mang tính tổng quát về hoạt động KSNB của các DNNVV trên địa bàn Hà Nội, đặc biệt cách tiếp cận hoạt động KSNB từ góc độ quản trị kinh doanh. Do đó, trong phạm vi nghiên cứu của luận văn này, học viên tập trung nghiên cứu về hoạt động KSNB tại các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Hà Nội.
Tuy nhiên, do hạn chế về thời gian và nguồn lực, học viên thực hiện nghiên cứu và khảo sát các doanh nghiệp là hội viên của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam. Các doanh nghiệp nhỏ và vừa tham gia vào nghiên cứu này đang hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau: sản xuất, thƣơng mại, dịch vụ, xây dựng cơ bản, v.v. Hơn nữa, các đối tƣợng trực tiếp tham gia trả lời khảo sát và tham gia vào các cuộc phỏng vấn sâu và thảo luận nhóm đều tập trung vào bộ phận lãnh đạo và cán bộ quản lý các phòng ban liên quan.
Do đặc thù các doanh nghiệp/tổ chức tín dụng có hệ thống về KSNB và QTƢX khá chặt chẽ theo quy định của pháp luật về các tổ chức tín dụng nên học viên không lựa chọn các đơn vị này tham gia vào khảo sát.
2.2. Quy trình nghiên cứu
Nhằm thực hiện nhiệm vụ nghiên cứu đã thiết kế ở các chƣơng trƣớc, quy trình nghiên cứu đƣợc chia làm hai giai đoạn với bảy bƣớc công việc theo sơ đồ 2.1 dƣới đây:
Sơ đồ 2.1: Mô tả quy trình tổng thể của nghiên cứu.
Bƣớc 1
Xác định vấn đề nghiên cứu
Bƣớc 2
Xác định khung lý thuyết nền tảng về kiểm soát nội bộ
Bƣớc 3
Thiết lập mô hình nghiên cứu và giả thuyết nghiên cứu
Bƣớc 4
Tiến hành xây dựng thang đo
Bƣớc 5
Khảo sát chính thức
Bƣớc 6
Trình bày phần thảo luận về các kết quả thu đƣợc từ cuộc khảo sát
Bƣớc 7
Đƣa ra kết luận và các khuyến nghị
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
Đề tài thực hiện quabảybƣớc công việc cơ bản, bao gồm:
Bước 1: Xác định vấn đề nghiên cứu: từ kiến thức tích lũy và qua một số công trình, bài báo nghiên cứu khoa học, học viên xác định đƣợc các nhân tố cấu thành hệ thống kiểm soát nội bộ ảnh hƣởng của hệ thống kiểm soát nội bộ đến hoạt động quản trị của các doanh nghiệp nhỏ và vừa trên địa bàn Hà Nội.
Bước 2: Sau khi xác định mục tiêu nghiên cứu, ở bƣớc thứ hai trình bày khung lý thuyết nền tảng về kiểm soát nội bộ, đồng thời đƣa ra những khái niệm cơ bản về các nhân tố cần khảo sát.
Bước 3: Mô tả phƣơng pháp nghiên cứu và tổng hợp các nghiên cứu tiên nghiệm về sự tác động của các nhân tố cấu thành đến hệ thống kiểm soát nội bộ trong các doanh nghiệp nhằm mục đích thiết lập mô hình nghiên cứu và giả
thuyết nghiên cứu cho đề tài.
Bước 4: Tiến hành xây dựng thang đo: Để tiến hành xây dựng đƣợc thang đo, cao học viên tiến hành thảo luận với các chuyên gia hiện đang giữ vị trí lãnh đạo doanh nghiệp trên địa bàn Hà Nội vì họ có nghiên cứu, hiểu biết nhiều về kiểm soát nội bộ. Việc thảo luận này nhằm hiệu chỉnh để đi đến nhất quán cách hiểu các câu hỏi trong thang đo. Kết thúc giai đoạn nghiên cứu định tính, bảng câu hỏi dùng cho nghiên cứu định lƣợng đƣợc hiệu chỉnh hoàn thiện(tham khảo phụ lục 02: Bảng hỏi nghiên cứu).
Bước 5: Thực hiện khảo sát chính thức: Học viên thực hiện phát bảng hỏi cho các đối tƣợng khảo sát, trong đó đảm bảo rằng đối tƣợng tham gia khảo sát hiểu chính xác về nội dung của các câu hỏi trong bảng câu hỏi.
Bước 6: Trình bày phần thảo luận về các kết quả thu đƣợc từ cuộc khảo sát.
Bước 7: Đƣa ra kết luận về những đóng góp và hạn chế về vấn đề đã nghiên cứu và từ đó đề xuất các nhiệm vụ mà các nhà lãnh đạo, các tổ chức liên quan cần thực hiện trong tƣơng lai nhằm cải thiện và nâng cao chất lƣợng trong công tác thành lập và điều hành hệ thống kiểm soát nội bộ ở các DNNVV trên địa bàn Hà Nội.
2.3. Phƣơng pháp nghiên cứu
2.3.1. Phương pháp thu thập dữ liệu
Để thu thập dữ liệu cho nghiên cứu, hai phƣơng pháp cơ bản đƣợc sử dụng là điều tra xã hội học và thảo luận nhóm tập trung.
2.3.1.1. Phương pháp điều tra xã hội học
Đối với phƣơng pháp điều tra xã hội học, học viên thiết kế bảng khảo sát dựa trên các nội dung lý thuyết về hoạt động KSNB và gửi đến các DNNVV theo đƣờng bƣu điện và thƣ điện tử.
Các câu hỏi khảo sát tập trung vào:
- Thông tin chung về DNNVV;
- Hiểu biết của DNNVV và thực tiễn áp dụng KSNB
- Ý kiến của DNNVV về các biện pháp hỗ trợ họ tốt nhất trong việc nâng cao hiệu quả áp dụng hệ thống KSNB.
Đối tƣợng trả lời khảo sát là thành viên Ban giám đốc hoặc cán bộ quản lý phụ trách các bộ phận, đặc biệt là bộ phận KSNB của doanh nghiệp. Các DNNVV trên địa bàn Hà Nội với nhiều loại hình sở hữu, quy mô, cơ cấu, ngành nghề và thời gian hoạt động khác nhau (từ 1 năm trở lên). Các DNNVV đƣợc lựa chọn ngẫu nhiên từ danh sách hội viên của Phòng Thƣơng mại và Công nghiệp Việt Nam (VCCI).
2.3.1.2. Phương pháp thảo luận nhóm tập trung
Cao học viên thực hiện hai cuộc thảo luận nhóm tập trung với các nhà quản lý của các DNNVV trên địa bàn Hà Nội. Hai cuộc thảo luận nhóm đƣợc thực hiện tại Hà Nội trƣớc khi tiến hành khảo sát nhằm tìm hiểu, đánh giá các DNNVV ở Việt Nam nói chung về nhận thức và hiện trạng áp dụng KSNB. Những ý kiến phản hồi trực tiếp từ các nhà quản lý doanh nghiệp đã giúp định hƣớng và thiết kế khảo sát phản ánh rõ bối cảnh doanh nghiệp địa phƣơng. Hai cuộc thảo luận nhóm khác cũng đƣợc thực hiện tại địa bàn Hà Nội vào thời điểm ngay sau khi khung nghiên cứu đƣợc hoàn tất và có các kết quả khảo sát sơ bộ. Mục tiêu của các cuộc thảo luận nhóm này nhằm tìm hiểu sâu hơn về kết quả khảo sát cũng nhƣ lấy ý kiến của các DNNVV về các biện pháp khả thi thúc đẩy việc thực hiện cũng nhƣ hiệu quả áp dụng KSNB tại các DNNVV trên địa bàn Hà Nội. Đãcó 15 doanh nghiệp tham gia các cuộc thảo luận nhóm thuộc các loại hình và sở hữu vốn khác nhau.
2.3.2. Phương pháp phân tích dữ liệu
Trong nghiên cứu này, học viên thu thập dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau nhƣ nghiên cứu tài liệu, thảo luận nhóm, phỏng vấn sâu và khảo sát đƣợc tổng hợp, phân tích để đƣa ra các nhận định chính cho vấn đề cần nghiên cứu. Số liệu khảo sát định lƣợng đƣợc phân tích thông qua phƣơng pháp thống kê mô tả và kỹ thuật so sánh giữa các nhóm. Các số liệu định tính từ nghiên cứu tài liệu, các cuộc thảo luận nhóm và phỏng vấn sâu với các đối tƣợng khác nhau đãđƣợc tổng hợp, phân loại theo từng chủ đề/nội dung và đƣợc dùng để phát hiện ra các vấn đề cần nghiên cứu, làm minh chứng, so sánh và làm rõ hơn các ý kiến, nhận định thu đƣợc từ phân tích kết quả khảo sát bằng bảng hỏi.
Với bảng hỏi khảo sát, học viênđã sử dụng phƣơng pháp thống kê mô tả, thống kê so sánh giữa các nhómđể đƣa ra các nhận định chính của vấn đề nghiên cứu.
Thống kê mô tả là các phƣơng pháp liên quan đến việc thu thập số liệu, tóm tắt, trình bày, tính toán và mô tả các đặc trƣng khác nhau để phản ánh một cách tổng quát đối tƣợng nghiên cứu. Trong nghiên cứu này, phƣơng pháp thống kê mô tả đƣợc sử dụng chủ yếu để mô tả về mẫu của khảo sát (nhƣ loại hình doanh nghiệp, cơ cấu sở hữu, ngành nghề kinh doanh, quy mô doanh nghiệp), nhận thức cũng nhƣ mức độ áp dụng cơ chế kiểm soát nội bộ tại doanh nghiệp và mức độ tuân thủ các quy định pháp luật của doanh nghiệp. Việc này đƣợc tính toán chủ yếu bằng tần suất (là tỉ số giữa tần số - số lần xuất hiện của mỗi giá trị trong mẫu số liệu – và kích thƣớc mẫu) và thể hiện thông qua các biểu đồ/đồ thị. Việc đánh giá mức độ tuân thủ các quy định của pháp luật của doanh nghiệp cũng đƣợc tính toán bằng tần suất trong các hoạt động có tƣơng tác với cơ quan nhà nƣớc và đối tác kinh doanh.
Thống kê so sánh nhóm cũng là một kỹ thuật rất quan trọng giúp trả lời câu hỏi liệu các doanh nghiệp khác nhau về quy mô, cơ cấu sở hữu thì việc áp dụng cơ chế kiểm soát nội bộ và mức độ tuân thủ các quy định của pháp luật
có giống nhau hay không. Điểm trung bình cho 5 yếu tố của kiểm soát nội bộ cho các vấn đề tuân thủ đƣợc tính toán. Sau đó, mức điểm này đãđƣợc so sánh giữa các loại hình doanh nghiệp (doanh nghiệp nhà nƣớc, doanh nghiệp hoàn toàn vốn tƣ nhân trong nƣớc và các tập đoàn đa quốc gia) và giữa các doanh nghiệp có quy mô khác nhau (nhỏ, vừa, lớn) để giúp có bức tranh tổng quát hơn về thực trạng áp dụng cơ chế kiểm soát nội bộ và tuân thủ các quy định pháp luật của DNNVV trên địa bàn Hà Nội.
2.4. Khung nghiên cứu
Khung nghiên cứu của luận văn đƣợc xây dựng trên nền tảng lý thuyết khuôn khổ COSO ở Mỹ năm 2013. Theo COSO, hệ thống KSNB của doanh nghiệp gồm các cấu phần sau:
Môi trường kiểm soát: Môi trƣờng kiểm soát là tập hợp các tiêu chuẩn, quy trình và cấu trúc của tổ chức, cung cấp nền tảng cho việc thực hiện kiểm soát nội bộ tổ chức. Ban lãnh đạo và các cán bộ quản lý cấp cao đƣa ra các nguyên tắc chung về mức độ quan trọng của KSNB.
Đánh giá rủi ro: Đánh giá rủi ro là một quy trình động và tác động lẫn nhau nhằm nhận diện, phân tích và xử lý các rủi ro để đạt đƣợc các mục tiêu của tổ chức, hình thành nền tảng cho việc quyết định các rủi ro nên đƣợc quản lý thế nào.
Hoạt động kiểm soát: Các hoạt động kiểm soát là các hành động đƣợc thiết lập bởi các chính sách và thủ tục để đảm bảo những chỉ dẫn của nhà quản lý trong việc giảm thiểu rủi ro để đạt đƣợc các mục tiêu.
Hệ thống thông tin và truyền thông: Thông tin và truyền thông đƣợc thực hiện cả trong nội bộ và bên ngoài tổ chức, cung cấp các thông tin cần thiết để thực hiện các hoạt động kiểm soát nội bộ hàng ngày tại tổ chức. Thông tin và truyền thông khiến cho mọi nhân viên hiểu đƣợc trách nhiệm kiểm soát nội bộ và tầm quan trọng của họ đối với việc đạt đƣợc mục tiêu của tổ chức.
Hoạt động giám sát: Các đánh giá đang đƣợc thực hiện, các đánh giá độc lập hoặc kết hợp cả hai loại này đƣợc áp dụng để đảm bảo mỗi thành phần của khung kiểm soát nội bộ bao gồm cả kiểm soát ảnh hƣởng của các nguyên tắc trong mỗi thành phần đều tồn tại và hoạt động.
Nhƣ vậy, theo lý thuyết này, kiểm soát nội bộ đƣợc hiểu bao gồm 5 thành phần gồm môi trƣờng kiểm soát, đánh giá rủi ro, hoạt động kiểm soát, thông tin và truyền thông, giám sát với mƣời bảy nguyên tắc kiểm soát chính theo bảng 2.1 dƣới đây:
Bảng 2.1: Nguyên tắc và thành phần của hệ thống kiểm soát nội bộ
MÔI TRƢỜNG
KIỂM SOÁT
1. Thể hiện đƣợc cam kết về tính chính trực và các giá trị đạo đức
2. Thực hiện trách nhiệm tổng thể
3. Xây dựng đƣợc cơ cấu tổ chức với quyền hạn và trách nhiệm
4. Thể hiện đƣợc cam kết về năng lực
5. Thực thi trách nhiệm giải trình
ĐÁNH GIÁ RỦI RO
6. Đƣa ra các mục tiêu cụ thể và phù hợp
7. Nhận diện và phân tích rủi ro
8. Đánh giá rủi ro gian lận
9. Nhận diện và phân tích các thay đổi đáng kể
HOẠT ĐỘNG KIỂM SOÁT
10.Lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát
11.Lựa chọn và xây dựng các hoạt động kiểm soát chung về công nghệ
12.Thực thi thông qua các chính sách và quy trình kiểm soát
THÔNG TIN VÀ TRUYỀN
THÔNG
13.Sử dụng các thông tin liên quan
14.Thông tin và truyền thông trong nội bộ
15.Thông tin và truyền thông với bên ngoài
HOẠT ĐỘNG GIÁM SÁT
16.Tiến hành các đánh giá theo kế hoạch và đánh giá độc lập
17.Đánh giá và truyền đạt các hạn chế.
(Nguồn: McNally, 2013)1
1
Khung COSO 2013 & Sự tuân thủ Đạo luật Sarbox SOX. COSO:
Mƣời bảy nguyên tắc kiểm soát nội bộ tƣơng ứng với năm yếu tố kiểm soát nội bộ là kim chỉ nam hƣớng dẫn các doanh nghiệp thiết kế một hệ thống kiểm soát nội bộ hiệu quả nhằm mang lại tối đa lợi ích cho doanh nghiệp.
Từ đó, học viên thực hiện phân tích thông tin thu thập đƣợc theo khung phân tích sau:
Sơ đồ 2.2: Khung phân tích của đề tài
(Nguồn: Tác giả tổng hợp)
2.5. Công cụ nghiên cứu
2.5.1. Bảng câu hỏi phỏng vấn
Học viên đã thực hiện hai cuộc thảo luận nhóm tập trung với các nhà quản lý của các doanh nghiệp ở Hà Nội và các chuyên gia trong cùng lĩnh vực trƣớc khi tiến hành khảo sát để tìm hiểu, đánh giá xemDNNVV trên địa bàn Hà Nội hiểu và áp dụng KSNB nhƣ thế nào.Những ý kiến phản hồi trực tiếp từ các nhà quản lý DNNVV trên địa bàn Hà Nội là cơ sở để định hƣớng, thiết kế khảo sát gầnvới thực tế.
Kết quả thu đƣợc từ các cuộc thảo luận nhóm là cơ sở để học viên hiểu rõ và đánh giá toàn diện hơn về kết quả khảo sát cũng nhƣ lấy ý kiến của các DNNVV trên địa bàn Hà Nội về các biện pháp thúc đẩy việc áp dụng cũng nhƣ hiệu quả áp dụng KSNB tại các doanh nghiệp.
Có10đại diện đã tham gia các cuộc thảo luận nhóm thuộc các loại hình