Nângcao tính hiêu quảcủa thôngtin truyền thông

4.1. KHUYẾN NGHỊ ĐỐI VỚICÁC DOANHNGHIỆP NHỎ VÀ VỪA TRÊN

4.1.4. Nângcao tính hiêu quảcủa thôngtin truyền thông

Thông tin và truyền thông là điều kiện không thể thiếu cho việc thiết lập, duy trì và nâng cao năng lực kiểm soát nội bộ trong các DNNVV trên địa bàn Hà Nội thông qua việc hình thành các báo cáo cung cấp thông tin về hoạt động, tài chính và sự tuân thủ.

Hệ thống thông tin là hệ thống thu nhận, xử lý, ghi chép thông tin, tổng hợp, báo cáo các nghiệp vụ kinh tế trong doanh nghiệp và các thông tin từ bên ngoài doanh nghiệp. Truyền thông trợ giúp cho việc trao đổi thông tin giữa bên trong với bên ngoài doanh nghiệp, giữa nội bộ doanh nghiệp, truyền đạt mệnh lệnh, chuyển giao kết quả trong một đơn vị, nó đƣợc truyền từ cấp trên xuống cấp dƣới và thông tin từ cấp dƣới lên, giữa các bộ phận với nhau trong một thể thống nhất.

Một hệ thống thông tin và truyền thông hiệu quả cần phải đạt đƣợc các yêu cầu sau:

 Phải làm cho tất cả các nhân viên hiểu đƣợc vai trò của họ trong tổ chức và làm thế nào để phối hợp với những ngƣời khác trong xử lý công việc

 Duy trì một mối quan hệ tốt giữa các nhân viên, giữa nhân viên với nhà quản lý để tạo đƣợc sự tin cậy trong môi trƣờng làm việc.

 Các thông tin từ bên ngoài (khách hàng, nhà cung cấp, ngân hàng…) phải đƣợc tiếp nhận và ghi nhận một cách trung thực và đầy đủ.

truyền đạt kịp thời, đảm bảo độ tin cậy và phù hợp với yêu cầu của pháp luật.

Hệ thống thông tin của một doanh nghiệp bao gồm thông tin thị trƣờng, thông tin thống kê, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật, thông tin kế toán, thông tin tài chính và thông tin phi tài chính… Trong đó, thông tin tài chính kế toán có một vị trí quan trọng trong quản lý tài sản cũng nhƣ ra quyết định điều hành doanh nghiệp. Vì vậy, có thể chia hệ thống thông tin thành 2 bộ phận cơ bản làhệ thống thông tin chung và hệ thống thông tin kế toán.

- Hệ thống thông tin chung

Đối với hệ thống thông tin chung, để nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ, doanh nghiệp cần ứng dụng công nghệ thông tin trong quản lý trong kết nối thông tin để thông tin, dữ liệu đƣợc truyền tải liên tục, chính xác và hiệu quả. Dƣới đây là một số khuyến nghị:

 Thiết lập hệ thống quản lý công văn tài liệu online và kết nối trực tuyến với mọi bộ phận, phòng ban trong doanh nghiệp để toàn bộ công văn đi, công văn đến đƣợc chuyển đến nơi nhận một cách nhanh nhất, tiết kiệm thời gian và chi phí cho việc in ấn và vận chuyển công văn, từ đó công việc cũng đƣợc xử lý nhanh và hiệu quả hơn.

 Áp dụng công nghệ thông tin vào hoạt động quản lý: bên cạnh phần mềm kế toán còn có rất nhiều phần mềm có tính ứng dụng cao, hỗ trợ rất nhiều cho nhà quản lý nhƣ phần mềm quản lý nhân sự, phần mềm lập và theo dõi kế hoạch, phần mềm quản lý bán hàng, mua hàng… Doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản trị hoạch định các nguồn lực doanh nghiệp ERP là phần mềm tích hợp toàn bộ các chức năng của các phần mềm quản lý tài chính và phi tài chính, đây là phƣơng thức quản trị tiên tiến đƣợc sử dụng rộng rãi trên thế giới. Các báo cáo tài chính, báo cáo quản trị sẽ đƣợc truyền trực tiếp về lên hệ

thống máy chủ thông qua hệ thống mạng giúp cho số liệu đƣợc cập nhật kịp thời, nhanh chóng và có độ chính xác cao, đáp ứng yêu cầu quản trị của đơn vi ̣

Hệthốnghoạch định các nguồn lực doanh nghiệp - ERP(Enterprise Resourse Planing) giúpcácdoanhnghiệpnàyhiệnđại hoá toàn bộ quy trình quản lý theo chuẩn thế giới, giảm sự chồng chéo và đảm bảo mộtquytrìnhcótínhthốngnhấtcaotrongtoàndoanhnghiệp,phầnmềmquảntrịliên kết với phần mềm kế toán, dữ liệu về các mảng hoạt động kinh doanh đƣợc

quản lý

chặtchẽ,cậpnhậtthƣờngxuyên,hệthốngbiểumẫu,báocáoquảntrịrủirotƣơngđối đầyđủvàmangtínhcảnhbáocao.HệthốngERPlàhệthốngquảnlývớisựhỗtrợcủacôn gnghệthôngtinbaogồm các thành phần cơ bảnsau:

 Quy trình quản lý: Đây là quy trình thực hiện và xử lý các hoạt động kinh tế trong quá trình thực hiện hoạt động kinh doanh.

 Phần mềm xử lý là phần mềm ERP

 Hệ thống thiết bị là hệ thống gồm các máy tính đơn lẻ nối với nhau thành một hệ thống mạng và hệ thống truyền thông nội bộ cơ sở dữ liệu toàn doanh nghiệp là tất cả các dữ liệu của toàn bộ doanh nghiệp đƣợc lƣu trữ chung

 Con ngƣời tham gia trong quy trình xử lý của hệ thống ERP

Tất cả các thành phần cơ bản này trong hệ thống ERP kết hợp với nhau, cùng hoạtđộngtheomộtnguyêntắcnhấtđịnhtheo nhữngđặcđiểmdƣới đây:

+) Tính phân hệ và tích hợp:Phần mềm ERP là tích hợp nhiều phân hệ để xử lý các hoạt động kinh doanh, chia sẻ và chuyển thông tin thông

qua một cơ sở dữ liệu

chungmàcácphânhệnàyđềucóthểtruycậpđƣợc.Ởmứcđộcơbản,mộtphần mềm ERPthƣờngbaogồmcácphânhệđểxửlýhoạtđộng:

+) Tài chính, kế toán: bao gồm hệ thống quản lý chính, hệ thống sổ cái của doanh nghiệp. Phân hệ tài chính là phân hệ xƣơng sống, không thể thiếu của bất cứ phần mềm ERP nào

+) Nguồn nhân lực: dùng để quản trị nguồn nhân lực bao gồm tính, trả lƣơng, tuyển dụng, huấn luyện và kiểm soát sử dụng nhân lực. Phân hệ này sẽ tích hợp với phân hệ tài chính về vấn đề tính lƣơng, chi phí sử dụng nhân lực, thanh toán lƣơng

+) Lập kế hoạch và kiểm soát sản xuất: Phân hệ này quản lý các hoạt

động sản xuất

gồmkếhoạchsảnxuất,kếhoạchyêucầunguyênliệu,theodõihoạtđộngsảnx uất

+)Quản trị chuỗi cung ứng: Phân hệ này quản lý toàn bộ các hoạt động và các thông tin liên quan việc chuyển hàng hóa trong quá trình mua hàng từ ngƣời bán tới nhà máy hoặc kho của doanh nghiệp cũng

nhƣ chuyển thành phẩm hay hàng hóa

trongquátrìnhbánhàngtừdoanhnghiệptớikháchhàng.Cácthôngtinđƣợcq uảnlý liênquanthƣờnglàcácđặthàng,cậpnhậttìnhtrạnggiaonhậnhàng +)Quảntrịquanhệngƣờicungcấp:Liênquantớihoạtđộngmuahàng, doanh nghiệp cần lựa chọn và quyết định nhanh nhà cung cấp, thiết lập các

chính sách quan

hệvớingƣờibán.Phânhệnàygiúpdoanhnghiệpcóđầyđủthôngtinđểhỗtrợd oanhnghiệp đạt các mục tiêu liên quan dễdàng.

+)Quản trị quan hệ với khách hàng: Đây là phần mềm với sự hỗ trợ của internet để quản lý quan hệ khách hàng với doanh nghiệp nhằm giúp doanh nghiệp biết tốt nhất nhu cầu và phản hồi thông tin của khách hàng về dịch vụ hàng hóa yêu cầu, giúp doanh nghiệp kết nối nhu cầu khách hàng với kế hoạch sản xuất kinh doanh và bán hàng

của doanh nghiệp; giúp doanh nghiệp và khách hàng kiểm tra việc thực

hiệnđặthàngvàcungcấpdịchvụkháchhàng,biếtlịchsửgiaodịchcủadoanhn ghiep với khách hàng. Phân hệ này giúp doanh nghiệp đƣa ra chính sách, thực hiện kiểm soát tốt nhất và hiệu quả nhất việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng

+) Thông minh kinh doanh: Đây là công cụ hỗ trợ quyết định thông

qua việc

phântích,đánhgiánhiềuchiềuthôngtinvớicácdữliệucậpnhậtkịpthờinhất. Chẳng hạn nhƣ thông tin quá khứ, hiện tại, dự đoán tƣơng lai theo nhiều góc nhìn và só sánh khác nhau. Nhờ công cụ này việc ra quyết định sẽ hiệu quả, kịp thời và nhanh nhạy hơn rấtnhiều.

+) Cơ sở dữ liệu quản lý tập trung và chia sẻ thông tin:Tất cả các dữ liệu của các phân hệ tích hợp đƣợc quản lý tập trung và tổ chức theo kiểu hệ quản trị cơ sở dữ liệu (database management system). Các phân hệ đều có thể truy cập và sử dụng chung nguồn dữ liệu này. Cách tổ chức dữ liệu tập trung này giúp việc thu thập và lƣu trữ dữ liệu không bị trùng lắp, không mâu thuẫn với nhau, các dữ liệu đƣợc sử dụng hiệu quả cao.

+) Hoạch định toàn bộ nguồn lực của doanh nghiệp: Đây chính là điểm cốt lõi, cơ bản trong hệ thống ERP. Nguồn lực của doanh nghiệp có thể chia thành 3 loại chính là tài chính, nhân lực và vật lực. Liên quan tới một nguồn lực sẽ có nhiều bộ phận tham gia từ khi yêu cầu, hình thành cho tới khi sử dụng và thông tin về chúng đƣợc luân chuyển qua các bộ phận trong quá trình thực hiện hoạt động sản xuất kinh doanh. Kết thúc quá trình luân chuyển này là thông tin về việc sử dụng nguồn lực sẽ ảnh hƣởng nhƣ thế nào tới tình hình tài chính và

hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Nhƣ vậy, phần mềm ERP sẽ giúp hoạt động kiểm soát nội bộ nói chung và hệ thống thông tin nói riêng có thể thực hiện đƣợc tất cả các mục tiêu đặt ra cũng nhƣ hoàn thiện đƣợc những vấn đề tồn tại trong hệ thống thông tin chung và hệ thống thông tin kế toán nhƣ việc truyền tải dữ liệu, thông tin phi tài chính phục vụ công tác quản trị, hệ thống tài khoản chi tiết và kế toán quản trị... Ngoài ra, với các báo cáo kế toán quản trị đƣợc thiết lập từ phần mềm ERP với độ chínhxác cao, các doanh nghiệp sẽ dễ dàng triển khai hệ thống kế toán quản trị của công ty mình, việc phân tích và cảnh báo rủi ro cũng sẽ kịp thời và hiệu quả hơn.

- Hệ thống thông tin kế toán

Hệ thống thông tin của một doanh nghiệp bao gồm thông tin thị trƣờng, thông tin thống kê, thông tin nghiệp vụ kỹ thuật, thông tin kế toán, thông tin tài chính và thông tin phi tài chính… Trong đó, thông tin tài chính kế toán có một vị trí quan trọng trong quản lý tài sản cũng nhƣ ra quyết định điều hành doanh nghiệp. Chính vì vậy, bên cạnh việc ứng dụng công nghệ cao vào công tác kế toán thì doanh nghiệp cần chú trọng thiết lập hệ thống chứng từ kế toán khoa học, thích hợp nhằm nâng cao hiệu quả của hoạt động kiểm soát nội bộ. Hệ thống thông tin kế toán bao gồm hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản, sổ sách kế toánvà các báo cáo kế toán.

 Hệ thống chứng từ kế toán

Chứng từ kế toán đóng vai trò quan trọng trong hệ thống kế toán nói riêng và hệ thống kiểm soát nội bộ nói chung. Cụ thể:

+) Thông qua thủ tục lập, phê chuẩn và luân chuyển chứng từ cho phép nhà quản trị kiểm tra, giám sát tỉ mỉ từng nghiệp vụ kinh tế phát sinh; ngăn chặn kịp thời các hành vi sai phạm để bảo vệ tài sản của doanh nghiệp.

+) Chứng từ kế toán là cơ sở pháp lý của các số liệu kế toán, là căn cứ để phân định trách nhiệm dân sự, hình sự cũng nhƣ các lợi ích kinh tế của các thể nhân và pháp nhân.

 Hệ thống tài khoản kế toán

Trên phƣơng diện kiểm soát, hệ thống tài khoản kế toán có tác dụng kiểm tra, giám sát các thông tin kinh tế theo các nội dung đã đƣợc phân loại một cách thƣờng xuyên, liên tục và có hệ thống từ khi các nghiệp vụ kinh tế phát sinh đến khi chúng đƣợc báo cáo thành các chỉ tiêu trên báo cáo kế toán. Hệ thống tài khoản kế toán đƣợc thiết lập và sử dụng đúng đắn sẽ ảnh hƣởng lớn đến mục tiêu đảm bảo “sự phân loại đúng đắn” của hệ thống IC, giúp cho số liệu các chỉ tiêu trên báo cáo kế toán phản ánh đúng quy mô, bản chất của thông tin kinh tế, tài chính

 Sổ sách kế toán

Trong công tác kế toán, tài khoản kế toán đƣợc thể hiện qua các sổ kế toán. Sổ kế toán và tài khoản kế toán là bƣớc trung gian tiếp nhận những thông tin ban đầu trên chứng từ kế toán để xử lý thành thông tin trên các báo cáo kế toán. Thông qua việc ghi chép, phân loại, tính toán và tổng hợp số liệu trên sổ kế toán giúp các nhà quản trị kiểm tra và đánh giá sự chấp hành những hoạt động kiểm soát trong quá trình xử lý thông tin. Nhà quản trị cần lựa chọn hình thức sổ kế toán phù hợp với doanh nghiệp, thiết kế các mẫu sổ kế toán đầy đủ, hợp lý để đáp ứng theo yêu cầu quản lý của doanh nghiệp cùng các hoạt động kiểm soát kèm theo nhƣ nguyên tắc ghi chép, sửa chữa, quy định về kiểm soát, lƣu trữ...

 Báo cáo kế toán

Báo cáo kế toán chủ yếu phản ánh thông tin thực hiện về tình hình tài chính, tình hình kinh doanh và những biến động về tình hình tài chính của

doanh nghiệp. Dƣới góc độ kiểm soát, các thông tin trình bày trên báo cáo kế toán là căn cứ để thực hiện việc phân tích, soát xét lại quá trình hoạt động của doanh nghiệp bằng các kỹ thuật khác nhau nhƣ so sánh giữa số liệu thực hiện và số liệu kế hoạch, dự toán, kỳ trƣớc… Soát xét lại quá trình thực hiện giúp nhà quản lý biết đƣợc các bộ phận, thành viên trong doanh nghiệp có theo đuổi mục tiêu của doanh nghiệp một cách hữu hiệu và hiệu quả không, đồng thời phát hiện những vấn đề không hợp lý, bất thƣờng xảy ra trong quá trình thực hiện để kịp thời điều chỉnh chiến lƣợc và kế hoạch hoạt động của doanh nghiệp.

Hệ thống thông tin kế toán luôn đƣợc coi là một mắt xích quan trọng của hệ thống kiểm soát nội bộ, có vai trò trung tâm kết nối các hệ thống khác và chi phối tới mọi hệ thống thông tin của các bộ phận khác. Để hệ thống thông tin kế toán vận hành một cách thông suốt thì điều đầu tiên và cũng là khâu quan trọng nhất là phải thiết kế đƣợc quá trình lập và luân chuyển chứng từ. Mục đích của hệ thống thông tin kế toán là sự nhận biết, thu thập, phân loại, ghi sổ và báo cáo các nghiệp vụ kinh tế tài chính của một tổ chức, thỏa mãn chức năng thông tin và kiểm tra của hoạt động kế toán.

Một hệ thống kế toán hữu hiệu phải đảm bảo các mục tiêu kiểm soát chi tiết gồm:Tính có thực (không đƣợc ghi chép nghiệp vụ không có thực vào sổ sách kế toán); Sự phê chuẩn (đảm bảo mọi nghiệp vụ phải đƣợc phê chuẩn hợp lý), Tính đầy đủ (đảm bảo mọi nghiệp vụ phát sinh đều đƣợc ghi chép đầy đủ); Sự đánh giá (đảm bảo không có sai phạm trong việc tính toán và đánh giá); Sự phân loại (đảm bảo việc ghi chép vào đúng tài khoản và sổ sách theo chế độ); Tính đúng kỳ (ghi nhận các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên nguyên tắc cơ sở dồn tích); Quá trình chuyển số và tổng hợp phải chính xác (số liệu ghi trên sổ phải đƣợc cộng số phát sinh, rút ra số dƣ cuối kỳ, chuyển số chính xác, tổng hợp và trình bày trên báo cáo tài chính một cách chính xác).