1.2 .Hệ thống quản lý chất lƣợng ISO 9000
1.2.1 .Quản lý chất lượng
2.2. Thực trạng công tác quản lý cơ sở vật chất trong Trƣờng Đại học Kinh
2.2.2. Các tiếp cận quản lý cơ sở vật chất đang sử dụng trong Trường
Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN
Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN hiện đang sử dụng hai tiếp cận quản lý cơ sở vật chất cơ bản:
Thứ nhất: Quản lý theo phân định lĩnh vực công tác
Quản lý CSVC đƣợc xem là một lĩnh vực công tác đƣợc phân định theo chức năng, nhiệm vụ của bộ máy tổ chức nhà trƣờng. Trong Trƣờng Đại học Kinh tế phân chia các lĩnh vực quản lý thành các lĩnh vực cụ thể nhƣ sau: tổ chức cán bộ; đào tạo và nghiên cứu khoa học; quản lý sinh viên; kế hoạch - tài chính; hành chính - tổng hợp; hợp tác phát triển. Trong đó, cơ sở vật chất nhà trường trực tiếp do Phòng Hành chính - Tổng hợp quản lý.
Số cán bộ đƣợc phân công trực tiếp thực hiện công tác quản lý cơ sở vật chất là 03 cán bộ. Trong đó, 01 cán bộ phụ trách mảng quản lý cơ sở vật chất chung, 01 cán bộ phụ trách công tác xây dựng cơ bản, 01 cán bộ phụ trách quản lý giảng đƣờng.
Theo cách tiếp cận này, mối quan hệ giƣ̃a quản lý CSVC với các lĩnh vực quản lý khác đƣợc thể hiện thông qua chức năng, nhiệm vụ của các phòng ban trong nhà trƣờng. Việc cung ứng CSVC thƣờng đƣợc thực hiện theo chế định và kế hoạch đã định.
Hình 2.2. Sơ đồ quản lý CSVC phân định theo lĩnh vực công tác
Nguồn: Phòng Tổ chức Nhân sự
Tiếp cận quản lý CSVC này tiềm ẩn nhiều bất lợi nhƣ quá nhấn mạnh đến chức năng, nhiệm vụ có thể giảm tính linh hoạt của đội ngũ, hạn chế tính hợp tác giữa các bộ phận, dẫn đến hạn chế về hiệu quả quản lý, đặc biệt trong việc tổ chức khai thác sử dụng CSVC.
Thứ hai: Quản lý theo tính chất dịch vụ
Hệ thống CSVC của một trƣờng đại học nói chung hay của Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN nói riêng là tổ hợp phức tạp các khu vực quản lý có nhiệm vụ chuyên môn khác nhau (Thƣ viện; phòng chuyên môn,
Hành chính Văn phòng Cơ sở vật chất Quản lý Giảng đƣờng Bảo vệ, Lái xe Thông tin Tổng hợp Kế hoạch Tài chính Nghiên cứu Khoa học & Hợp tác phát triển Quản lý Sinh viên Tổ chức Nhân sự Đào tạo Hành chính Tổng hợp Quản lý Nhà trƣờng
phòng thực hành…). Mỗi khu vực cung cấp các dịch vụ có tính chất giống nhau hoặc gần nhau. Do vậy, trong trƣờng đại học, từng khu vực dịch vụ thƣờng có bộ máy quản lý và chức năng, nhiệm vụ riêng.
Quản lý CSVC theo tính chất dịch vụ là tiếp cận phổ biến trong các trƣờng đại học trên thế giới. Sự hình thành các thƣ viện, phòng thí nghiệm, thực hành, nhà tập thể thao, ký túc xá, các trung tâm thí nghiệm tổng hợp… là hình thức tổ chức phù hợp với đặc thù công việc của nhà trƣờng, theo phân nhóm nhu cầu của đối tƣợng phu ̣c vu ̣ và phù h ợp với xu thế chuyên môn hóa ngày càng cao trong mọi lĩnh vực.
Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN cũng sử dụng tiếp cận này trong quản lý cơ sở vật chất. Ngoài thƣ viện, nhà đa năng, ký túc xá sinh viên, sân bóng… sử dụng chung với ĐHQGHN, Trƣờng Đại học Kinh tế có các phòng chuyên dùng nhƣ phòng tƣ liệu (thuộc Phòng Đào tạo), phòng thực hành máy tính riêng (thuộc riêng Trung tâm hệ thống Thông tin và Quản lý)… Các phòng chuyên dùng này có bộ phận chuyên trách riêng để quản lý.
2.2.3. Điều tra thực trạng việc quản lý cơ sở vật chất của Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN
Để điều tra thực trạng việc quản lý cơ sở vật chất của Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN chúng tôi tiến hành soạn thảo phiếu điều tra bao gồm hệ thống câu hỏi điều tra thực trạng.
Mục đích: Tìm hiểu thực trạng nhận thức và các biện pháp quản lý
cơ sở vật chất mà Nhà trƣờng đang thực hiện.
Yêu cầu: Phiếu điều tra gồm 6 nội dung. Mỗi nội dung tƣơng đƣơng
với một lĩnh vực quản lý cơ sở vật chất của Nhà trƣờng. Trong mỗi lĩnh vực có soạn câu hỏi về các hoạt động cụ thể có các phƣơng án để ngƣời
đƣợc hỏi trả lời. Các phƣơng án trả lời là các mức độ thực hiện tốt, khá, trung bình, yếu, chƣa làm.
Đối tƣợng điều tra: Đối tƣợng điều tra là 80 ngƣời, trong đó gồm:
Lãnh đạo trƣờng, các trƣởng, phó các Khoa, Phòng ban, Trung tâm, Tổ bộ môn và các giảng viên.
Cùng với các hoạt động nghiên cứu thông qua hệ thống phiếu điều tra, chúng tôi nghiên cứu tham khảo các báo cáo, sơ kết, tổng kết các năm học.
Kết quả nghiên cứu điều tra thực trạng quản lý cơ sở vật chất Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN cụ thể:
- Đánh giá thực trạng quy hoạch xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở vật chất
Bảng 2.1. Nhận xét của cán bộ quản lý và giảng viên về thực trạng xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở vật chất
STT Nội dung khảo sát
Kết quả (%)
Tốt Khá Trung bình Yếu Chƣa làm
1
Quản lý lĩnh vực CSVC đƣợc Lãnh đạo nhà trƣờng quan tâm và xác định đây là nhiệm vụ quan trọng
37,5 47,5 12,5 2,5 0
2 Qui hoa ̣ch mă ̣t bằng tổng thể
đƣợc hoa ̣ch đi ̣nh rõ ràng 12,5 15,0 18,8 6,2 47,5 3
Xác định từng giai đoạn sử dụng mă ̣t bằn g tƣ̀ ngắn ha ̣n đến dài hạn
8,8 52,5 22,5 3,7 12,5
4 Có biện pháp cần thiết , khả thi để thực hiện qui hoạch 15,0 16,2 48,8 13,7 6,3
5 Tham khảo ý kiến đô ̣i ngũ trong qui hoa ̣ch và công b ố công khai qui hoa ̣ch
2,5 23,8 46,2 27,5 0
Quy hoạch xây dựng, quản lý, khai thác, sử dụng cơ sở vật chất là một nội dung quan trọng trong công tác quản lý cơ sở vật chất, nhằm đƣa ra những định hƣớng phát triển, định hƣớng chiến lƣợc xây dựng cơ sở vật chất. Kết quả khảo sát cho thấy 85% cán bộ đƣợc hỏi cho rằng lĩnh vực CSVC đã và đang đƣợc Lãnh đạo nhà trƣờng quan tâm và xác định đây là nhiệm vụ quan trọng. Tuy nhiên cũng có tới 54% cán bộ đƣợc hỏi cho rằng việc qui hoa ̣ch mă ̣t bằng tổng thể chƣa đƣợc hoa ̣ch đi ̣nh rõ ràng hoặc công tác này còn yếu. Đồng thời, mặt bằng qui hoạch sử dụng thƣờng chƣa đƣợc xác định rõ theo từng giai đoạn phát triển. Qui hoạch cũng chƣa thể hiện rõ các biện pháp cần thiết, khả thi. Khi xác lập qui hoạch thƣờng không tham khảo rộng rãi ý kiến đội ngũ, cũng nhƣ công bố công khai qui hoạch để theo dõi thực hiện..
- Đánh giá thực trạng lập kế hoạch xây dựng cơ sở vật chất
Bảng 2.2. Nhận xét của cán bộ quản lý và giảng viên về thực trạng lập kế hoạch xây dựng cơ sở vật chất
STT Nội dung khảo sát
Kết quả (%)
Tốt Khá Trung bình Yếu Chƣa làm
1
Phù hợp với k ế hoạch chiến lƣợc phát triển đào ta ̣o của nhà trƣờng, khả thi với tình hình nhà trƣờng
11,3 26,3 45,0 15,0 2,6
2 Chủ động , đón đầu các cơ hô ̣i đầu tƣ (chủ động lập các chƣơng trình, dƣ̣ án)
22,5 40,0 37,5 0 0
3 Thu hút sƣ̣ tham gia của đô ̣i ngũ
vào quá trình lập kế hoạch 18,8 30,0 35,0 10,0 6,2 4
Định kỳ rà soát, điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp với điều kiện mới
11,3 25,0 41,2 21,3 4,2
Lập kế hoạch xây dựng cơ sở vật chất là xác định nội dung các giai đoạn đầu tƣ. Hàng năm Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN đều có kế hoạch xây dựng CSVC đƣợc ĐHQGHN phê duyệt. Gần 83% cán bộ, giảng viên đƣợc khảo sát cho rằng mức độ phù hợp của kế hoạch xây dựng CSVC so với kế hoạch chiến lƣợc phát triển đào ta ̣o của nhà trƣờng, khả thi với tình hình nhà trƣờng là ở mức “trung bình” trở lên.
Tuy nhiên, một kế hoạch dài hạn theo chiến lƣợc phát triển đào tạo của nhà trƣờng lại ít đƣợc quan tâm. Lý do đƣợc giải thích là kinh phí đƣợc cấp không phụ thuộc vào kế hoạch dài hạn của nhà trƣờng. Nhà trƣờng không chủ động trong kế hoạch đầu tƣ. Trong những năm gần đây, Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN đã chủ động trong việc lập các dự án đón đầu cơ hội đầu tƣ. Kết quả đã tìm kiếm đƣợc một số nguồn đầu tƣ giá trị lớn cho các phòng học, phòng hội thảo phục vụ nghiên cứu khoa học. Tuy nhiên, thực tiễn nhà trƣờng chƣa có giải pháp khắc phục tình trạng thuê mƣớn giảng đƣờng. Hầu hết các giảng đƣờng của Trƣờng phải thuê của các đơn vị bên ngoài tạo gánh nặng về cân đối tài chính, khó khăn trong công tác quản lý và đầu tƣ. Quá trình lập kế hoạch xây dựng cơ sở vật chất của nhà trƣờng nhìn chung vẫn chƣa thu hút sự tham gia của đội ngũ và kế hoạch cũng không đƣợc đƣa ra rà soát, điều chỉnh định kỳ.
- Đánh giá thực trạng triển khai xây dựng cơ sở vật chất
Bảng 2.3. Nhận xét của cán bộ quản lý và giảng viên về thực trạng triển khai xây dựng cơ sở vật chất
STT Nội dung khảo sát
Kết quả (%)
Tốt Khá Trung bình Yếu Chƣa làm
1 Tuân thủ các qui trình , qui đi ̣nh
của nhà nƣớc 22,5 71,3 6,2 0 0
chất lƣợng, mục tiêu chất lƣợng, chiến lƣợc và giải pháp đảm bảo, cải tiến chất lƣợng
4 Phối hợp có hiê ̣u quả gi ữa các bên liên quan, giữa bên cung ứng và sử dụng
30,0 35,0 23,8 8,7 2,5
5 Công trình xây dƣ̣ng, thiết bi ̣ tăng cƣờng đảm bảo tính đồng bô ̣, hiê ̣n đa ̣i và phù hợp
20,0 37,5 48,7 1,3 5,0
6
Tổ chức phân công nhân lực quản lý, sử dụng và phân bổ kinh phí và trang bị mua sắm hợp lý
23,8 52,5 13,7 8,7 1,3
7
Chỉ đạo, triển khai thực hiện và quản lý CSVC trong phân công, giám sát
32,5 8,8 17,5 0 1,2
Nguồn: Điều tra khảo sát của tác giả
Nhận xét: Triển khai xây dựng cơ sở vật chất là quá trình thực hiện kế hoạch đầu tƣ đã đƣợc phê duyệt. Qua kết quả khảo sát ta thấy, việc triển khai xây dựng CSVC của Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN đã đƣợc thực hiện theo qui trình, qui định của Nhà nƣớc, đặc biệt trong đấu thầu xây dựng và tăng cƣờng thiết bị (94% cán bộ đánh giá từ mức khá trở lên). Song, nhà trƣờng chƣa thiết lập đƣợc qui trình ĐBCL chặt chẽ với sự tham gia phối hợp của các cấp quản lý và ngƣời sử dụng. Trên thực tế, có một số ý kiến phàn nàn về chất lƣợng xây dựng chƣa tốt, thiết bị tăng cƣờng thiếu đồng bộ, một số nhiệm vụ tăng cƣờng cơ sở vật chất chƣa đƣợc triển khai, một số dự án đầu tƣ triển khai chậm tiến độ. Bên cạnh đó, các đơn vị giảng dạy cũng chƣa chủ động tham gia vào hoạt động đầu tƣ (Thƣờng chỉ có ý kiến sau khi kết thúc giai đoa ̣n đầu tƣ , đƣa thiết bi ̣ vào hoa ̣t đô ̣ng ). Việc thực hiện phân cấp quản lý cơ sở vật chất còn lỏng lẻo, chƣa gắn với thực tiễn, lãnh đạo đơn vị chƣa quan tâm sát sao việc tổ chức thực hiện phân cấp quản lý.
- Đánh giá thực trạng khai thác sử dụng cơ sở vật chất
Bảng 2.4. Nhận xét của cán bộ quản lý và giảng viên về thực trạng khai thác sử dụng cơ sở vật chất
STT Nội dung khảo sát
Kết quả (%)
Tốt Khá Trung bình Yếu Chƣa làm
1 Có xây d ựng qui chế , nô ̣i qui , qui trình , hƣớng dẫn công viê ̣c về quản lý CSVC
20,0 26,3 23,7 21,3 8,7
2
Tuyên truyền các quyết định về quản lý CSVC với cán bộ, giảng viên, nhân viên và sinh viên
22,5 18,7 32,5 8,8 17,5
3 Các dịch vụ phục vụ cơ sở vâ ̣t
chất đƣợc tổ chƣ́c có chất lƣợng 21,3 25,0 27,5 10,0 16,2 4 Đảm bảo hiê ̣u suất khai thác sƣ̉
dụng cơ sở vật chất 16,3 38,7 22,5 12,5 10,0
5
Nâng cao vai trò, tinh thần trách nhiệm của các trƣởng phòng, khoa, bộ môn, nhân viên phụ trách CSVC
21,2 21,3 36,2 16,3 5,0
6
Thực hiện lấy ý kiến sự thỏa mãn của cá bộ, giảng viên, sinh viên về dịch vụ cơ sở vật chất
13,7 20,0 23,8 15,0 27,5
Nguồn: Điều tra khảo sát của tác giả
Nhận xét: Khai thác sử dụng cơ sở vật chất là đƣa công trình, thiết bị vào sử dụng, tận dụng tiềm năng, công suất cơ sở vật chất. Qua số liệu cho thấy việc khai thác sử dụng CSVC của Trƣờng Đại học Kinh tế - ĐHQGHN trong những năm gần đây đã có chuyển biến nhờ xây dựng qui chế, nội qui, qui trình, hƣớng dẫn công việc. Tuy nhiên, chƣa có bộ phận pháp chế để kiểm tra tính hợp pháp, tính chính xác và hiện hành của các văn bản sử dụng; chất lƣợng các dịch vụ CSVC vẫn còn nhiều hạn chế, hiệu suất khai thác CSVC chƣa cao, chƣa thực hiện lấy ý kiến của cán bộ,
- Đánh giá thực trạng cải tạo, sửa chữa cơ sở vật chất
Bảng 2.5. Nhận xét của cán bộ quản lý và giảng viên về thực trạng cải tạo, sửa chữa cơ sở vật chất
STT Nội dung khảo sát
Kết quả (%)
Tốt Khá Trung bình Yếu Chƣa làm
1 Thủ tục, qui trình rõ ràng, đơn
giản 20,0 25,0 30,0 15,0 10,0
2 Đáp ƣ́ng ki ̣p thời yêu cầu của
các bộ phận, cá nhân 26,3 32,5 30,0 10,0 1,2 3 Đảm bảo chất lƣợng sản phẩm
cải tạo, sƣ̉a chƣ̃a 28,8 33,7 30,0 3,8 3,7 4 Chú trọng hiê ̣u quả kinh tế 21,2 27,5 36,3 3,7 11,3
Nguồn: Điều tra khảo sát của tác giả
Nhận xét: Cải tạo, sửa chữa cơ sở vật chất nhằm biến đổi cơ sở vật chất cho phù hợp với yêu cầu mới hoặc khắc phục sự xuống cấp, hƣ hỏng. Việc cải tạo, sửa chữa CSVC của nhà trƣờng cũng đã đƣợc đơn giản hóa về thủ tục, đƣợc cải thiện về thời gian, chất lƣợng nhờ những thay đổi của các doanh nghiệp dịch vụ liên quan trong cơ chế thị trƣờng. Tuy nhiên, hiệu quả kinh tế và tính kịp thời chƣa đƣợc chú trọng.
- Đánh giá thực trạng bảo quản, kiểm kê, thanh lý cơ sở vật chất
Bảng 2.6. Nhận xét của cán bộ quản lý và giảng viên về thực trạng bảo quản, kiểm kê, thanh lý cơ sở vật chất
STT Nội dung khảo sát
Kết quả (%)
Tốt Khá Trung bình Yếu Chƣa làm
1
Lập và triển khai kế hoạch sử dụng, bảo quản, duy tu CSVC đấu năm học
18,7 21,3 32,5 7,5 10,0
2
Bồi dƣỡng kỹ thuật, nghiệp vụ sử dụng, bảo quản, duy tu CSVC cho giảng viên, nhân viên
3 Có qui chế, qui đi ̣nh bảo quản
tƣ̀ng loa ̣i tài sản, thiết bi ̣ 22,5 30,0 18,8 11,2 17,5 4 Tài sản, thiết bi ̣ trên thƣ̣c tế
đƣợc bảo quản tốt 15,0 30,0 33,8 8,7 12,5 5 Công tác kiểm kê, thanh lý tài
sản cuối năm đƣợc thực hiện đúng qui đi ̣nh
27,5 36,2 20,0 13,7 2,5
6 Thƣờng xuyên theo dõi, kiểm soát chất lƣợng quản lý bảo quản cơ sở vật chất
21,2 26,3 31,2 18,8 2,5
7
Quy định về chế độ đãi ngộ và khen thƣởng đối với tập thể, cá nhân có thành tích trong việc xây dựng, bảo quản CSVC
1,2 7,5 30,0 22,5 38,8
Nguồn: Điều tra khảo sát của tác giả
Nhận xét: Bảo quản, kiểm kê, thanh lý cơ sở vật chất là những công việc nhằm duy trì tuổi thọ, chất lƣợng của cơ sở vật chất, đánh giá tình trạng CSVC hoặc loại bỏ CSVC. Trong công tác bảo quản, kiểm kê, thanh lý CSVC thì khâu kiểm kê, thanh lý đã đƣợc thực hiện khá bài bản hàng năm. Song, thực hiện đúng qui định không đồng nghĩa với hiệu quả cao. Kết quả kiểm kê tài sản chƣa đƣợc phân tích, sử dụng để nâng cao hiệu quả quản lý. Các công cụ thống kê chƣa đƣợc sử dụng để theo dõi, kiểm soát thƣờng xuyên chất lƣợng quản lý bảo quản CSVC. Thực tế chƣa xây dựng