1.1.3 .Phân loại hiệu quả sản xuất kinh doanh
3.2. Một số biện pháp nâng cao hiệu quả hoạt động sản xuất kinh doanh tạiCông
3.2.2. Nhóm biện pháp thuộc yếu tố đầu vào
3.2.2.1. Giải pháp tăng cường quản lý và kiểm soát chi phí
Bất kỳ doanh nghiệp nào khi hoạt động đều phát sinh chi phí, quản lý và kiểm soát chi phí là nhiệm vụ mà các nhà quản lý của doanh nghiệp phải quan tâm, đối với Công ty CP CNTT Việt Tiến Mạnh thì vấn đề quản lý và kiểm soát đƣợc các chi phí là mối quan tâm hàng đầu, bởi vì lợi nhuận thu đƣợc nhiều hay ít chịu ảnh hƣởng trực tiếp của những chi phí đã chi ra. Quản lý và kiểm soát chi phí tốt sẽ nâng cao hiệu quả chi tiêu, từ đó sẽ làm tăng lợi nhuận của doanh nghiệp tăng hiệu quả của hoạt động sản xuất kinh doanh
Việc kiểm soát chi phí cần đƣợc thực hiện qua ba giai đoạn trƣớc khi chi tiêu, trong khi chi tiêu và sau khi chi tiêu; Trƣớc khi chi tiêu cần xây dựng định mức chi phí tiêu hao và hoạch định chi phí; Trong khi chi tiêu cần phải kiểm soát để chi tiêu trong định mức và hoạch định; Sau khi chi tiêu cần phân tích sự biến động của chi phí để biết nguyên nhân tăng, giảm chi phí mà tìm biện pháp tiết kiệm cho kỳ sau.
Nâng cao hiệu quả hoạt động của bộ máy quản lý của Công ty. Xây dựng tốt mối quan hệ giữa ngƣời quản lý và ngƣời lao động, luôn tôn trọng và khuyến khích tính tự chủ sáng tạo của lực lƣợng lao động tạo ra sức mạnh tổng hợp phát huy hiệu quả của các yếu tố sản xuất, đặc biệt là yếu tố con ngƣời. Cần tăng cƣờng chuyên môn hoá, kết hợp đa dạng hoá cùng với những phƣơng án quy mô hợp lý cho phép khai thác tối đa lợi thế quy mô giảm chi phí, nâng cao hiệu quả sử dụng các yếu tố đầu vào.
3.2.2.2. Giải pháp về Công nghệ
Là một doanh nghiệp trong ngành công nghệ - truyền thông. Chất lƣợng dịch vụ đƣợc đặt lên hàng đầu, đi kèm với đó là hệ thống phản hồi thông tin tƣơng tác khách hàng phải đƣợc duy trì liên tục và ổn định. Chính vì thế việc đầu tƣ đổi mới công nghệ, ứng dụng tiến bộ khoa học, nâng cấp các cơ sở để tạo ra các giải pháp quản lý tối ƣu, linh hoạt cho cả khách hàng và Công ty sẽ giúp công ty tiến kiệm đƣợc rất nhiều chi phí. Cũng nhƣ mang lại sự hài lòng cho khách hàng.
Ứng dụng công nghệ in UV:
Là một trong những công nghệ in ấn sản phẩm quảng cáo chỉ mới đƣợc ứng dụng rộng rãi trong khoảng thời gian gần đây, nhƣng công nghệ in màu UV đã và đang trở thành công nghệ in ấn hàng đầu trong lĩnh vực in màu trên các ấn phẩm quảng cáo nhƣ: poster, banner, biển quảng cáo,... Bởi những ƣu điểm vƣợt trội về chất lƣợng thể hiện trên các sản phẩm in đƣợc nhiều nhà quảng cáo ƣa chuộng.
Ứng dụng công nghệ laser:
Song song với kỹ thuật in màu UV tiên tiến, công nghệ cắt, khắc laser cũng có những đóng góp không nhỏ đối với các ứng nhƣ tiêu biểu nhƣ: cắt, khắc chữ laser, cắt trang trí đèn led, cắt khắc biển báo, biển quảng cáo,...Với tốc độ khắc, cắt cực nhanh, đƣờng cắt mịn, sạch, tạo vẻ đẹp khác biệt cho sản phẩm.
Chữ dùng để làm biển hiệu hoặc logo đƣợc khắc, cắt bằng công nghệ Laser sẽ mang lại hiệu quả cao và nổi trội hơn các loại chữ hay logo đƣợc tạo ra bằng các kỹ thuật khác.
Ứng dụng công nghệ in, cắt decal quảng cáo:
Các sản phẩm in, cắt Decal Quảng cáo đƣợc xem là một công cụ không thể thiếu cho ngƣời làm quảng cáo, cho phép ứng dụng vào hàng loạt các sản phẩm nhƣ Trang trí dán tƣờng, Trang trí xe, Bảng hiệu, POS, POP, In nhãn, Phim truyền nhiệt...
Ngoài các ứng dụng mẫu trên đây, công nghệ cắt, khắc laser, công nghệ in nhiệt UV và công nghệ in cắt decal còn đem đên cho ngành công nghiệp quảng cáo hàng loạt các ứng dụng khác đáp ứng hầu hết mọi yêu cầu khắc khe nhất của giới chuyên ngành, không những vậy các công nghệ này còn hỗ trợ tối đa hàng loạt công đoạn quảng cáo, đơn giản hóa mọi công việc từ đó mang lại lợi nhuận cho doanh nghiệp.
Xây dựng và dứng giải pháp ERP cho ngành công nghệ, truyền thông Không chỉ quan tâm, chú trọng đầu tƣ đổi mới khoa học công nghệ phục vụ trong dây chuyền quản lý, Công ty cần đẩy mạnh việc đầu tƣ cho hoạt động sản xuất, chế tạo các sản phẩm chuyên ngành, đa ngành, các dịch vụ mà Công ty đang có thế mạnh hoặc sẽ hƣớng tới kể cả công nghệ quản lý để đáp ứng nhu cầu đa dạng của thị trƣờng trong nƣớc cũng nhƣ vƣơn ra thị trƣờng khu vực và thế giới. Nhƣ:
Xây dựng và dứng giải pháp ERP cho ngành công nghệ, truyền thông, ví dụ: + Quản lý Bán hàng:
Cung cấp các chức năng theo dõi xuyên suốt quy trình bán quảng cáo:
nhân viên kinh doanh đăng ký kế hoạch bán hàng -> Sales Manager duyệt kế hoạch bán hàng -> nhân viên kinh doanh tiếp thị khách hàng -> Lập hợp đồng -> Phê duyệt hợp đồng và ký kết -> Nhận Media Plan -> Xác nhận và lập Broadcast List -> Theo dõi chạy quảng cáo -> Nghiệm thu & thanh toán
Hỗ trợ nhân viên kinh doanh lập kế hoạch bán hàng theo từng nhãn hàng do mình phụ trách theo từng tháng. Hệ thống tự động giữ chỗ thời lƣợng đăng ký ngay sau ký kế hoạch đƣợc sales manager duyệt và tự động trả chỗ thời lƣợng nếu kế hoạch bị bác bỏ.
Hỗ trợ các chức năng phục vụ xuyên suốt quá trình tạo lập và ký kết hợp đồng: Bộ phận Kinh doanh tạo lập bản thảo hợp đồng -> Các bên liên quan tƣơng tác phản hồi -> Bộ phận Tài chính soát xét và xác nhận -> Tổng giám đốc ký duyệt hợp đồng. Toàn bộquá trình đƣợc thực hiện tƣơng tác trực tuyến và tức thời trên Hệ thống ERP.
Hỗ trợ quản lý, cập nhật bảng giá thống nhất và tựđộng. Cách tính chiết khấu chung và riêng áp dụng cho từng khách hàng, từng hợp đồng. XMan có chức năng giúp bộ phận tài chính hoặc ban giám đốc kiểm soát phê duyệt mức chiết khấu cho từng hợp đồng.
Cung cấp thông tin tức thời về tình trạng của quỹ thời lƣợng ở bất kỳ thời nào cho nhân viên kinh doanh hoặc cán bộ quản lý nhằm khai thác tối đa tồn quỹthời lƣợng, giảm thiểu thời gian trống, hạn chế tối đa các trƣ
+ Sản phẩm quảng cáo Pano, Billboard:
Theo dõi từng loại biển quảng cáo trên các tuyến đƣờng, các tòa nhà: biển cột, ốp hông, nóc, biển trong khuôn viên,…ờng hợp bán trùng thời gian hoặc bán vƣợt quá thời lƣợng tối đa cho phép, tạo điều kiện doanh thu bán hàng.
Cập nhật và theo dõi quy trình công việc phát triển vịtrí biển quảng cáo: khảo sát địa điểm, chụp ảnh, thu thập thông tin về địa điểm, kích cỡ cho phép của biển quảng cáo, các thủ tục, giấy phép và hồ sơ của địa điểm.
Quản lý hồ sơ biển quảng cáo nhƣ là tài sản cố định và tính khấu hao cho từng biển quảng cáo.
Cập nhật và theo dõi các hợp đồng thuê địa điểm và tình hình thanh toán cho chủ địa điểm. Phân bổ chi phí theo từng tháng.
Dự kiến kế hoạch các vị trí có thể bán quảng cáo hiện tại và trong tƣơng lai.
Báo cáo những vị trí quảng cáo còn trống hiện tại và sắp trống hoặc sắp hoàn thành mới trong các tuần kếtiếp để các sale team có kế hoạch bán hàng…
3.2.2.3. Giải pháp về Lao động
Con ngƣời luôn là yếu tố trung tâm quyết định tới sự thành công hay thất bại của bất kỳ hoạt động sản xuất kinh doanh nào. Con ngƣời tác động đến việc nâng cao chất lƣợng sản phẩm, tiết kiệm chi phí và hạ giá thành sản phẩm... Chính vì vậy, trong bất kỳ chiến lƣợc phát triển của bất kỳ Công ty nào cũng không thể thiếu con ngƣời đƣợc.
Đối với bộ phận thiết kế, doanh nghiệp nên tiếp tục tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ, có thể cho họ tham gia những khoá học về kỹ thuật đồ hoạ thiết kế nâng cao để có thể đáp ứng những yêu cầu cao hơn của khách hàng về khía cạnh sáng tạo và nghệ thuật.
Đối với bộ máy lãnh đạo, bổ sung các khoá đào tạo về quản trị để có thể quản lý và phát triển doanh nghiệp đi lên nữa và trở thành một công ty lớn mạnh hơn nữa trên thị trƣờng quảng cáo ngoài trời.
Công ty nên tiếp tục tạo điều kiện cho nhân viên nâng cao trình độ chuyên môn, tiếp thu kỹ thuật tiên tiến trên thế giới có thể bằng hình thức cử đi học, nhất là đối với nhân viên thiết kế, nên cho nhân viên tham gia các kháo học về kỹ thuật đồ hoạ thiết kế nâng cao trình độ. Ngoài ra công ty nên thƣờng xuyên cập nhật những thông tin, các tài liệu mới về quảng cáo để nhân viên công ty có thể nắm bắt xu thế của thị trƣờng một cách chính xác. Từ đó tạo ra những sản phẩm dịch vụ phù hợp với thị trƣờng.
Xuất phát từ thực tế ở công ty là lao động có trình độ cao nhƣng kinh nghiệm làm việc chƣa có điều này đã ảnh hƣởng không nhỏ đến năng suất và chất lƣợng sản phẩm làm ra mà nguyên nhân là do công ty tuyển lao động không theo chính sách
cụ thể mà theo ý thức chủ quan là chính. Do đó công ty có thể áp dụng các giải pháp để giải vấn đề này:
Bƣớc 1: Tính toán cụ thể theo năng lực lao động của cán bộ trong công ty ra tỷ lệ %, từ đó thấy đƣợc sự chênh lệch theo trình độ của lao động mà điều chỉnh: Giảm bớt hoặc tăng thêm.
Bộ phận kế hoạch và bộ phận làm công tác tổ chức cán bộ trong công ty sau khi lên kế hoạch hoạt động cần bao nhiêu marketing, chăm sóc khách hàng và ngƣời cộng tác viên để đáp ứng đúng nhƣ kế hoạch.
Sau đó phòng tổ chức thống kê đầy đủ về nhu cầu lao động để giảm bớt hoặc tăng thêm, khi lấy thêm thì chuyển sang bƣớc 2.
Bƣớc 2: Tuyển chọn lao động - Đƣợc tiến hành qua các bƣớc + Xác lập cơ chế tuyển chọn + Xác lập nội dung tuyển chọn
+ Các biện pháp, công cụ và quá trình tuyển chọn - Xác lập cơ chế tuyển chọn theo nội dung
+ Sự nhận biết quy luật: các quy luật có tính thực hành cá nhân hay hoạt động của nhà quản trị đó là quy luật đảm bảo sinh lý con ngƣời trong chu kỳ sống, quy luật về sự tồn tại, vƣơn lên , đào thải và kế thừa…
+ Sự điều tiết từ chủ sở hữu
Đây là hoạt động mang tính chủ quan từ chủ sở hữu. Chủ sỡ hữu dựa trên các cơ sở mục tiêu chiến lƣợc kinh doanh…để tuyển dụng
- Xây dung nội dung tuyển chọn
Ngƣời đƣợc chọn vào phải có đa số trong các tiêu thức sau đây,từng là nhà quản trị hay lao động thực hành
+ Kỹ năng kỹ thuật + Kỹ năng về nhận thức + Kỹ năng về thiết kế + Kỹ năng phân tích vấn đề
Làm việc cho DN Làm việc quản trị Quản trị Tuyển Thực hành kinh nghiệm THỬ TUYỂN Khả năng kinh nghiệm THI TUYỂN Ƣớc muốn cá nhân SƠ TUYỂN
+ Khả năng tạo lập các mối quan hệ + Khả năng giả quyết vấn đề
+ Tâm huyết với công việc + Chính trực và trung thực
+ Quá trình công tác trong quá khứ
- Các biện pháp, công cụ và quá trình tuyển chọn
+ Xác lập yêu cầu cần tuyển chọn, tuyển mới, thay thế, đề bạt + Xác lập mô hình chọn loại dần
Một quy trình tuyển chọn khách quan là cần thiết. Sự áp đặt một quy trình ngƣợc lại là không thích hợp, một sự gợi ý hay yêu cầu từ phía ngƣời quản lý sẽ làm hỏng quá trình tuyển chọn.
Mô hình tuyển chọn loại dần dƣới đây giúp chúng ta xác định đƣợc trong bƣớc tiến hành tuyển chọn cũng nhƣ cách thức và phƣơng pháp tiến hành tuyển chọn theo yêu cầu của chủ sở hữu hoặc doanh nghiệp về các nội dung đối với các vị trí chức danh cần tuyển
Phần sai lệch do ngƣời dự tuyển
Hình 3.1- Sơ đồ Mô hình tuyển chọn loại dần
(1) Sơ tuyển: đây là bƣớc đầu tiên quan trọng trong quá trình tuyển chọn, gắn với xét duyệt hồ sơ ngƣời dự tuyển bao gồm:
- Quá khứ và hiện tại:
+ Bản thân cá nhân và gia đình + Tự nhận xét về năng lực bản thân + Đánh giá của cơ quan cũ (nếu có) + Ƣớc muốn cá nhân
Giúp loại bớt đối tƣợng nhiễu
(2) Thi tuyển: là nội dung quan trọng nhất, quyết định sự thành công hay thất bại của tuyển chọn
+ Phỏng vấn: Để cho ngƣời dự tuyển chọn cơ hội thể hiện mình + Trắc nghiệm về trí tuệ
+ Trắc nghiệm về tài năng và năng khiếu + Trắc nghiệm về nghề nghiệp
+ Trắc nghiệm về cá tính
- Tìm ra ngƣời có khả năng nhận biết, khả năng phân tích và giải quyết vấn đề (3) Thử tuyển: Bố trí ngƣời đƣợc chọn ở vòng thi tuyển vào làm việc thử tại vị trí cần tuyển. Ngƣời tuyển chọn phải giám sát, đánh giá một cách tốt nhất để loại bỏ sai sót và rủi ro xảy ra.
(4) Tuyển : Ký kết và làm hợp đồng tuyển dụng và sử dụng theo đúng yêu cầu của pháp luật
Bằng quá trình tuyển chọn kỹ lƣỡng trên doanh nghiệp sẽ có lao động theo yêu cầu đề ra.
Bƣớc 3 :Đào tạo bổ sung năng lực cho lao động mới và đào tạo nâng cao năng lực cho lao động cũ. Bằng việc ngƣời có trình độ kèm cặp ngƣời chƣa có trình độ để từng bƣớc nâng cao năng lực cho đội ngũ những ngƣời lao động.
- Bằng việc áp dụng triệt để giải pháp này giúp cho công ty
Một là: Bù đắp chỗ bị thiếu, bị bỏ trống hay loại bỏ những chỗ không cần thiết.
Hai là: Hoàn thiện khả năng con ngƣời.
Ba là: Sự ổn định và năng động của tổ chức tăng lên, chúng đảm bảo giữ vững hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.
- Để thực hiện giải pháp này công ty cần:
+ Luôn luôn đặt con ngƣời vào vị trí trung tâm, coi doanh nghiệp là phƣơng tiện để con ngƣời phát huy tàI năng trí tuệ.
+ Xây dựng hệ thống sổ sách thống kê chất lƣợng lao động qua các năm. + Áp dụng đúng quy trình nâng cao chất lƣợng lao động theo từng bƣớc.
3.2.2.4. Giải pháp về Quản trị
Công ty CP CNTT Việt Tiến Mạnh đƣợc thành lập với nhiệm vụ cung cấp hàng hóa, dịch vụ cho khách hàng là những sản phẩm công nghệ, truyền thông. Do đó, mục tiêu đặt ra là công ty hoạt động hiệu quả, thủ tục nhanh gọn tránh gây phiền hà cho khách hàng quan tâm đến sản phẩm đƣợc công ty cung cấp, cũng nhƣ khách hàng phải đƣợc quan tâm chăm sóc trong suốt quá trình sử dụng sản phẩm và dịch vụ về sau.
Tập trung, chú trọng vào KH và các quy trình bán hàng, quy trình chăm sóc KH để từng bƣớc nâng cao quy trình phục vụ khách hàng. Thƣờng xuyên tổ chức các buổi họp nhằm thực hiện quy trình kinh doanh, dịch vụ và chăm sóc KH để phục vụ KH ngày một tốt hơn.
Bảng 3.1 – Giao chỉ tiêu kế hoạch bán hàng từng tháng cho từng nhóm kinh doanh Nội dung SP, DV Số lƣợng (HĐ)
Nhóm kinh doanh I Nhóm kinh doanh II Kế hoạch Thực hiện Tỉ lệ % thực hiện Kế hoạch Thực hiện Tỷ lên % thực hiện ... ... Tổng số
Bảng 3.2 – Giao chỉ tiêu kế hoạch bán hàng cho từng nhân viên bán hàng theo từng tháng Nội dung SP, DV Số lƣợng (HĐ) Nhóm kinh doanh I Tên nhân viên bán hàng Kế hoạch Thực hiện (%) thực hiện KH tự khai thác (%) thực hiện KH từ công ty (%) Thực hiện ... ... Tổng số
Với quy trình bán hàng : Đặt trọng tâm là KH, nên mọi hoạt động của công ty đều hƣớng tới KH. Thực hiện sự quản lý, phân cấp quản lý từ lãnh đạo phòng