CHƢƠNG 4 GIẢI PHÁP HOÀN THIỆN CÔNG TÁC QUẢN LÝ
4.2.4. Tăng cường công tác kiểm tra, kiểm soát công tác quản lý tài chính
Để công tác kiểm tra, kiểm soát tài chính của công ty TNHH Tuấn Tú Phú Thọ đi vào thực chất và giúp cho quản lý tài chính được hiệu quả hơn. Trong thời gian tới công ty cần kiểm tra, kiểm soát công tác quản lý tài chính trên hai phương diện: một là, kiểm tra, kiểm soát tài chính để nâng cao hiệu suất sử dụng vốn lưu động và hai là, phải kiểm tra tình hình sử dụng vốn lưu động.
4.2.4.1. Đẩy mạnh việc cải tiến quản lý và nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động
Để phát huy hơn nữa hiệu quả sử dụng vốn lưu động, công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
- Định kỳ kiểm kê, kiểm soát, đánh giá lại toàn bộ hàng hóa, vốn bằng tiền, vốn trong thanh toán, để xác định số vốn lưu động hiện có của công ty theo giá trị hiện tại, trên cơ sở kiểm kê, đánh giá hàng hóa mà đối chiếu với sổ sách kế toán để điều chỉnh hợp lý.
- Thường xuyên kiểm soát hàng tồn kho, do đặc điểm hoạt động kinh doanh của công ty phụ thuộc vào số lượng hành khách đến dừng nghỉ tại các trạm do công ty quản lý nên để tránh việc dự trữ quá nhiều, gây ứ đọng vốn hoặc dự trữ quá ít, không đảm bảo cung cấp hàng hóa cho các trạm nghỉ thì công ty cần chú ý một số vấn đề:
+ Xác định đúng đắn nhu cầu dự trữ cần thiết, tối thiểu để đảm bảo hoạt động kinh doanh được tiến hành thường xuyên, liên tục.
+ Sắp xếp hệ thống kho hàng hợp lý, vừa tiện cho hoạt động kinh doanh, vừa đảm bảo an toàn cho hàng hóa. Xây dựng và chấp hành tốt chế độ kiểm nhập kho và xuất kho, cũng như tiến hành kiểm kê định kỳ.
+ Lập dự phòng tài chính với các loại hàng hóa có giá biến động, tránh ảnh hưởng tới quá trình hoạt động kinh doanh.
- Những khoản vốn trong thanh toán, vốn bị chiếm dụng, công ty cần có biện pháp đôn đốc và giải quyết tích cực để thu hồi vốn nhanh chóng và sử dụng vào hoạt động kinh doanh nhằm tốc độ luân chuyển vốn lưu động.
- Lập kế hoạch dự trữ hàng hóa phải sát đúng với thực tế của từng thời kỳ. - Cải tiến quản lý vốn bằng tiền, nâng cao khả năng thanh toán. Hiện nay, công ty quản lý tiền mặt chủ yếu dựa vào kinh nghiệm chưa sử dụng phương thức quản lý mang tính khoa học nào để quản lý tiền mặt. Điều đó đã làm giảm hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền của công ty. Để giảm thiểu rủi ro về khả năng thanh toán, tăng hiệu quả sử dụng vốn bằng tiền, đồng thời ngăn ngừa các hành vi gian lận về tài chính trong nội bộ, nên thực hiện một số biện pháp sau:
Thứ nhất, cần xác định và quản lý lưu lượng tiền mặt, mức dự trữ tiền mặt
hợp lý. Sau khi xác định được lưu lượng tiền mặt dự trữ thường xuyên, công ty nên áp dụng những chính sách, quy trình sau để giảm thiểu rủi ro cũng như thất thoát trong quá trình sử dụng:
- Số lượng tiền mặt tại quỹ giới hạn ở mức thấp chỉ để đáp ứng nhu cầu thanh toán khi không chi trả qua ngân hàng. Ưu tiên lựa chọn nhà cung cấp có tài khoản ngân hàng. Thanh toán qua ngân hàng có tính minh bạch cao, giảm thiểu rủi ro gian lận, đáp ứng yêu cầu pháp luật liên quan.
- Tuân thủ nguyên tắc bất kiêm nhiệm, tách bạch vai trò của kế toán và thủ quỹ, có kế hoạch kiểm kê quỹ thường xuyên và đột xuất, đối chiếu tiền mặt tồn quỹ thực tế, số quỹ trên sổ kế toán. Đối với tiền gửi ngân hàng, định kỳ đối chiếu số dư giữa sổ và số dư ngân hàng để sớm phát hiện và xử lý chênh lệch.
Thứ hai, cần lập kế hoạch lưu chuyển tiền tệ nhằm dự kiến các khoản thu
và các khoản chi bằng tiền trong kỳ tiếp theo và tìm biện pháp để tạo ra sự cân bằng thu, chi bằng tiền nhằm đảm bảo thường xuyên có khả năng thanh toán. Trong bảng kế hoạch được lập dựa vào kế hoạch doanh thu và kế hoạch đầu tư của công ty và tình hình thực tế trong năm. Thông qua báo cáo lưu chuyển tiền tệ, tiến hành lập dự báo chi tiết cho nhu cầu vốn bằng tiền trong năm tới, tìm ra biện pháp tạo sự cân đối. Công ty cần lập dự toán ngân quỹ trong năm kế hoạch. Để có dự toán ngân quỹ, công ty phải nắm được thời điểm nhập, xuất dòng tiền. Trên cơ sở tài liệu thống kê, công ty sẽ dự báo luồng tiền mặt thực thu vào và thực chi ra, sau đó lập bảng tổng hợp thu - chi bằng tiền, kết hợp với dự trữ tiền mặt tối thiểu cần thiết, công ty sẽ xác định được số vốn thừa, thiếu.
- Nếu công ty xác định là thiếu, không đủ để trang trải cho các chi phí kinh doanh hàng ngày và cung cấp một khoản dự phòng cho các chi tiêu bất ngờ, công ty cần tìm thêm tài trợ. Thông thường, công ty có khoản doanh thu bằng tiền từ bán hàng và cung cấp dịch vụ nên chỉ cần tìm kiếm nguồn tài trợ ngắn hạn.
- Nếu công ty xác định là thừa, cần nhanh chóng xây dựng các phương án đầu tư tài chính ngắn hạn, tránh để vốn “chết” vừa giảm tốc độ luân chuyển vốn, vừa tăng rủi ro từ việc vốn bị sử dụng sai mục đích. Bên cạnh đó, công ty cũng cần phải thường xuyên kiểm tra, theo dõi hoạt động thu chi tiền mặt, cũng như lượng tiền mặt tồn quỹ để có khả năng thanh toán tức thời các khoản nợ đến hạn.
Nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động của công ty nghĩa là với một lượng vốn lưu động ít nhất làm thế nào có thể đạt được số lợi nhuận ròng hoặc doanh thu bán hàng là lớn nhất. Để đạt được mục đích đó, công ty cần tập trung vào một số vấn đề:
Một là, kế hoạch tốc độ luân chuyển của vốn lưu động, tức là tìm mọi cách rút ngắn thời gian ở mỗi khâu mà vốn đi qua. Đây là biện pháp quan trọng nhằm tăng nhanh vòng quay của vốn, để số vốn tham gia nhiều lần vào hoạt động kinh doanh. Để đạt được mục tiêu đó, ở mỗi khâu công ty phải tăng nhanh tốc độ hoạt động sao cho ít ngày mà vẫn đạt được hiệu quả. Đồng thời đẩy mạnh việc thanh quyết toán các hợp đồng đã hoàn thành để mau chóng thu hồi vốn cho hoạt động kinh doanh, hạn chế tối đa các khoản vốn bị chiếm dụng, để đẩy nhanh tốc độ quay vòng của đồng vốn, tăng nhanh khả năng sinh sôi của vốn đầu tư.
Hai là, công ty nên đẩy mạnh công tác thu hồi công nợ để đảm bảo gia tăng vốn lưu động cho công ty, đặc biệt là các công nợ liên quan đến việc chậm quyết toán của các cơ quan hành chính nhà nước về các công trình xây dựng mà công ty đã hoàn thiện trong năm 2014, 2015. Ngoài ra, công ty nên chọn các phương pháp khấu hao hợp lý, thường xuyên hay định kỳ đánh giá lại tài sản cố định khi có biến động về giá cả trên thị trường để nhanh chóng thu hồi phần giá trị còn lại của tài sản cố định mà công ty không sử dụng nữa vào phần vốn lưu động. Thu hồi vốn nhanh tạo điều kiện tăng nhanh hoạt động kinh doanh của công ty, góp phần tăng lợi nhuận, nâng cao hiệu quả sử dụng vốn lưu động.
Ba là, trong quá trình quản lý tài sản cố định, công ty cần lập phiếu/thẻ để quản lý các tài sản cố định nhằm tránh hao hụt mất mát, ảnh hưởng đến hoạt động của công ty. Đồng thời, công ty nên áp dụng triệt để các chính sách về lãi suất tiền vay, các chế độ thưởng phạt vào quá trình quản lý và sử dụng vốn lưu
động. Trong trường hợp lãi suất thấp, công ty có thể vay thêm vốn để mở rộng hoạt động kinh doanh. Bên cạnh đó có chế độ thưởng phạt nhất định để khuyến khích cán bộ công nhân viên làm việc có hiệu quả hơn.
Đổi mới vốn lưu động, đặc trưng nhất của nó là tăng nhanh vòng vốn quay. Dựa vào đặc trưng này mà công ty tìm mọi cách để giảm số ngày của một vòng luân chuyển đảm bảo nguồn vốn hoạt động cho công ty. Khi tăng được vòng vốn quay của vốn lưu động thì ta có khả năng tiết kiệm được vốn lưu động.
4.2.4.2. Kiểm tra tình hình sử dụng vốn lưu động
Kiểm tra việc sử dụng hiệu quả vốn lưu động có ý nghĩa rất lớn đối với hoạt động sản xuất kinh doanh của Công ty. Trong đó, trách nhiệm và vai trò to lớn thuộc về cán bộ tài chính của Công ty. Nếu kiểm tra có hệ thống, Công ty có thể kịp thời nêu lên những thành tích cũng như những thiếu sót về mặt sử dụng vốn lưu động và cũng có thể phát hiện ra những khả năng mới về cải tiến chỉ tiêu chất lượng. Thực hiện kiểm tra đối với việc hoàn thành kế hoạch về các chỉ tiêu chất lượng của vốn lưu động là biện pháp để chấm dứt những khuyết điểm và đề phòng những thất bại về mặt sử dụng vốn lưu động.
Kiểm tra trước nhằm đạt được chỉ tiêu tốt nhất về sử dụng vốn lưu động. Sự kiểm tra đó phải áp dụng đối với việc mua sắm, dự trữ, vận chuyển nguyên vật liệu, đề phòng tình trạng tích trữ quá mức. Việc quy định mức dự trữ vật tư hàng hoá của các kho và mức mua sắm trong các kỳ nhất định của các nhân viên cung ứng bằng chỉ tiêu tiền tệ và chỉ tiêu hiện vật có tác dụng đảm bảo mức dự trữ đã quy định. Việc kiểm tra trước cũng có thể áp dụng khi xác định kỳ hạn và mức độ tổ chức các nguồn vốn huy động như vốn vay, vốn liên doanh liên kết, vốn bổ sung trong nội bộ Công ty, cũng có thể áp dụng khi quy định số lượng nguyên vật liệu sẽ mua bổ sung trong sản xuất và khi quy định kỳ hạn và biện pháp trả tiền nợ.
Việc kiểm tra sau không những có thể xác định được tính chất và quy mô của những hoạt động sản xuất kinh doanh đã hoàn thành mà còn có thể xác định được kết quả của những hoạt động sản xuất kinh doanh đó về mặt sử dụng và luân chuyển vốn lưu động. Việc kiểm tra sau chủ yếu là kiểm tra trên cơ sở dùng những tài liệu tính toán và tài liệu báo cáo của Công ty và các bộ phận trong Công ty mà xem xét thực hiện các biện pháp kinh tế kỹ thuật có liên quan đến việc tăng tốc độ luân chuyển vốn lưu động và sự cải tiến việc sử dụng vốn lưu động. Việc kiểm tra có thể thông qua quá trình mua sắm vật tư, sản xuất, bán hàng trên cơ sở phân tích chặt chẽ để tìm mọi biện pháp tổ chức chính xác việc mua sắm, bảo quản và chi dùng vật tư để chấm dứt những hiện tượng ứ đọng vốn về nguyên vật liệu, sản phẩm đang sản xuất và hàng hoá dự trữ thừa.
Việc sử dụng hợp lý vốn lưu động hiện có được thể hiện ở quy mô hợp lý của các dự trữ tồn kho để đảm bảo cho sản xuất được liên tục. Tiêu chuẩn để xem xét dự trữ có hợp lý hay không phải được phân tích trên cơ sở nhu cầu kế hoạch với số dư thực tế của vốn của từng loại cụ thể. Nhờ đó mà có thể thấy được khả năng, giảm bớt một phần vốn lưu động, đẩy nhanh vòng quay của vốn lưu động.
Công ty phải thường xuyên kiểm tra tiêu thụ sản phẩm vì tiêu thụ sản phẩm vì tiêu thụ sản phẩm có tính chất quyết định trong việc đảm bảo cho sự luân chuyển của vốn lưu động không gặp khó khăn. Nếu tồn kho tăng lên thì phải có biện pháp làm cho hàng hoá được tiêu thụ tăng lên. Nếu số tồn kho tụt xuống dưới mức bình thường có nghĩa là Công ty đã gặp khó khăn trong khâu sản xuất. Mặt khác, Công ty còn phải xem xét khả năng tiêu thụ của số tồn kho thành phẩm, ví dụ như các sản phẩm kém chất lượng, không đúng tiêu chuẩn thì sẽ làm cho tiêu thụ sản phẩm bị ngưng trệ. Sau khi tiêu thụ phải thường xuyên theo dõi khả năng chi trả củ người mua, giám sát những khách hàng chi trả
không đúng hạn để áp dụng thanh toán có hiệu quả hơn, đồng thời xử lý những việc vi phạm kỷ luật thanh toán hoặc tạm thời đình chỉ giao hàng.