CHƢƠNG 2 : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.2. Thực trạng việc quản lý nhân lực Ngân hàng TMCP Hàng Hải – Ch
3.2.2 Công tác tuyển dụng
Công tác tuyển dụng các năm đầu từ 2007 đến 2010 đều do Chi nhánh thực hiện có giám sát của Hội sở chính thông qua các quy trình tuyển dụng nội bộ của Hội sở chính Quy đinh và kiểm tra trực tiếp, sau đó trình lên Hội sở chính phê duyệt kế quả, tuy nhiên trong những năm 2011 đến 2015 Hội sở chính áp dụng công tác tuyển dụng tập trung nên phần mảng tuyển dụng ở Chi nhánh chỉ là phối hợp thực hiện theo chỉ đạo chung của Hội sở.
3.2.2.1 Quy trình tuyển dụng
Quy trình tuyển dụng về cơ bản trải qua các công đoạn sau:
+ Điều kiện người được tuyển dụng.
- Là công dân Việt Nam, có địa chỉ thƣờng trú tại Việt Nam
- Tuổi đời từ 18 trở lên, trƣờng hợp đặc biệt khác do Tổng Giám đốc quyết định
- Có đơn xin tuyển dụng hợp lệ theo quy định của Ngân hàng. Lý lịch rõ ràng đƣợc chính quyền địa phƣơng nơi đăng ký hộ khẩu thƣuờng trú hoặc nơi đang công tác xác nhận, có đủ các văn bằng, chứng chỉ đào tạo theo yêu cầu trình độ của vị trí công việc dự kiến tuyển dụng
- Có đủ sức khoẻ để đảm nhiệm công tác.
- Không có tiền án, tiền sự; không trong thời gian bị truy cứu trách nhiệm hình sự, chấp hành án phạt tù, cải tạo không giam giữ, quản chế, đang bị biện pháp giáo dục tại xã, phƣờng, thị trấn hoặc đƣa vào cơ sở chữa bệnh, cơ sở giáo dục; bị sa thải theo đúng luật từ các tổ chức, đơn vị khác; đang trong thời gian thi hành kỷ luật ở đơn vị cũ.
+ Hồ sơ xin tuyển dụng.
- Đơn xin tuyển dụng (do ngƣời dự tuyển trực tiếp viết theo mẫu. - Sơ yếu lý lịch đƣợc cơ quan có thẩm quyền xác nhận
- Giấy khai sinh (bản sao)
- Giấy khám sức khoẻ do cơ quan y tế có thẩm quyền cấp
- Các văn bằng chứng chỉ có liên quan (bản sao có công chứng) - Bảng điểm học tập các năm (đối với sinh viên mới tốt nghiệp) - 02 ảnh 4x6
- Ngoài các giấy tờ trên, tuỳ theo yêu cầu của vị trí tuyển dụng, đơn vị có thể yêu cầu ứng viên tham gia dự tuyển khai theo mẫu Thông tin ứng viên đính kèm để làm cơ sở cho việc sơ loại hồ sơ (nếu cần thiết). Sau khi trúng tuyển, cán bộ đƣợc tuyển dụng phải có trách nhiệm bổ sung hồ sơ theo đúng yêu cầu của đơn vị tuyển dụng.
Căn cứ vào số lƣợng vị trí tuyển dụng; số lƣợng chỉ tiêu biên chế đƣợc giao; số lƣợng và chất lƣợng hồ sơ đăng ký dự tuyển, Chi nhánh sẽ lựa chọn phƣơng án tuyển dụng cán bộ cho phù hợp, cụ thể:
- Tuyển dụng qua thi tuyển
- Tuyển dụng không qua thi tuyển (tuyển thẳng) - Tiếp nhận cán bộ
+ Tuyển dụng qua thi tuyển
Tuyển dụng qua thi tuyển áp dụng trong trƣờng hợp vị trí tuyển dụng yêu cầu chuyên sâu về trình độ chuyên môn đào tạo (từ cao đẳng, đại học trở lên) đáp ứng đủ tiêu chuẩn quy định về đối tƣợng đƣợc tuyển dụng. Trình tự tiến hành tuyển dụng qua thi tuyển đƣợc thực hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1: Xây dựng kế hoạch tuyển dụng và thông báo thi tuyển
Phòng Hành chính tổng hợp xây dựng kế hoạch tuyển dụng (số lƣợng vị trí công việc cần tuyển dụng, yêu cầu ứng viên với từng vị trí, kế hoạch triển khai công việc, dự toán kinh phí triển khai….) trình Giám đốc Chi nhánh duyệt kế hoạch. Trên cơ sở kế hoạch đƣợc duyệt, Cán bộ quản lý nhân sự phối hợp với các đơn vị có liên quan chuẩn bị tổ chức thi tuyển.
Trƣớc 30 ngày tổ chức thi tuyển, đơn vị tuyển dụng phải thông báo công khai về điều kiện, tiêu chuẩn, số lƣợng, chức danh cần tuyển, hồ sơ dự tuyển trên các phƣơng tiện thông tin đại chúng để mọi ngƣời biết và đăng ký dự thi theo quy định.
Bƣớc 2: Nhận hồ sơ dự tuyển và kiểm tra tính hợp lệ của hồ sơ
Cán bộ Quản lý nhân sự Chi nhánh nhận hồ sơ dự tuyển và kiểm tra tính hợp pháp, đúng đắn của hồ sơ: Lý lịch; văn bằng, chứng chỉ và các văn bằng khác theo yêu cầu từng lần tuyển dụng;
Bƣớc 3: Duyệt danh sách và thành lập Hội đồng thi tuyển
trƣởng đơn vị duyệt danh sách (các trƣờng hợp bị loại phải ghi rõ lý do bị loại). Trƣờng hợp tuyển dụng mà số ngƣời đăng ký tuyển dụng cao hơn nhiều so với số lƣợng cần tuyển thì Chi nhánh có thể tổ chức sơ tuyển trƣớc khi tổ chức thi tuyển chính thức. Việc sơ tuyển hồ sơ phải có biên bản, xây dựng tiêu thức rõ ràng, hợp lý và tránh cảm tính.
- Giám đốc Chi nhánh ra quyết định thành lập Hội đồng thi tuyển theo đề nghị của Phòng Hành chính Tổng hợp.
Bƣớc 4: Phổ biến quy chế thi và thông báo lịch thi
- Hội đồng thi tuyển triệu tập thí sinh để phổ biến quy chế thi và lịch thi. Nếu có môn thi quy định sử dụng tài liệu thì cung cấp tài liệu hoặc danh mục tài liệu để thí sinh tham khảo.
Bƣớc 5: Tổ chức thi tuyển - Chuẩn bị thi tuyển:
Hội đồng thi tuyển thực hiện công tác chuẩn bị thi tuyển bao gồm xây dựng đề thi, đáp án, nội quy, quy chế thi và phối hợp với các bộ phận có liên quan chuẩn bị cơ sở vật chất phục vụ công tác thi tuyển. Tuỳ vào nội dung thi tuyển (thi chuyên môn nghiệp vụ hoặc kiểm tra tay nghề), Hội đồng thi tuyển có thể ra quyết định thành lập Ban coi thi, Ban chấm thi để giúp việc cho Hội đồng.
- Tổ chức thi tuyển:
Hội đồng thi tuyển có nhiệm vụ tổ chức kỳ thi tuyển theo đúng kế hoạch và nội dung đƣợc duyệt, đảm bảo việc thi tuyển diễn ra theo đúng nội quy và quy chế thi. Bài thi phải đƣợc thƣ ký Hội đồng thi đánh số và rọc phách ngay tại phòng thi và niêm phong với sự chứng kiến của Ban coi thi trƣớc khi bàn giao cho Ban chấm thi thực hiện chấm bài thi.
- Chấm thi:
Để chấm bài thi, Hội đồng thi tuyển có thể bên ngoài độc lập chấm thi cùng với một cán bộ thuộc Ban chấm thi để chấm bài và mời một cán bộ
thuộc, Phòng chuyên môn, nghiệp vụ có kinh nghiệm độc lập chấm thi cùng với một cán bộ trong Ban chấm thi. Mỗi bài thi phải đảm bảo đƣợc 2 cán bộ độc lập chấm thi. Trƣờng hợp chênh lệch giữa hai cán bộ chấm thi từ 10 điểm trở lên (thang điểm 100) thì phải tiến hành chấm lại bài thi cho thí sinh đó.
Bƣớc 6: Tổng hợp và lƣu thông tin, kết quả thi tuyển
Sau khi hoàn thành công tác chấm thi, Ban chấm thi chuyển kết quả chấm thi cho thƣ ký Hội đồng thi ghép phách, tổng hợp kết quả điểm thi báo cáo Chủ tịch Hội đồng thi tuyển trình Giám đốc.
Bƣớc 7: Duyệt danh sách tuyển dụng
Thủ trƣởng đơn vị có thẩm quyền quản lý cán bộ xem xét và duyệt danh sách thí sinh trúng tuyển.
Thí sinh trúng tuyển trong kỳ thi tuyển phải là thí sinh tham dự đủ các môn thi (trừ trƣờng hợp đƣợc miễn thi một số môn), có số điểm của mỗi phần thi đạt từ 50 điểm trở lên. Thí sinh trúng tuyển đƣợc xét từ ngƣời có tổng số điểm cao nhất cho đến hết chỉ tiêu đƣợc tuyển.
Trƣờng hợp nhiều ngƣời thi có tổng số điểm bằng nhau ở chỉ tiêu cuối cùng đƣợc tuyển thì Hội đồng thi tuyển quyết định hình thức kiểm tra để chọn ngƣời trúng tuyển.
Bƣớc 8: Thông báo trúng tuyển và ký hợp đồng làm việc lần đầu
- Cán bộ quản lý nhân sự đơn vị thông báo kết quả thi tại Trụ sở Chi nhánh và gửi thông báo đến các đối tƣợng đã dự tuyển.
- Ngƣời đƣợc tuyển dụng phải đến hoàn thiện hồ sơ cán bộ và nhận việc đúng thời gian quy định theo thông báo tuyển dụng. Nếu quá 30 ngày kể từ ngày thông báo tuyển dụng, ngƣời đƣợc tuyển dụng không đến nhận việc thì kết quả thi tuyển sẽ bị huỷ bỏ.
- Chậm nhất 30 ngày sau khi công bố kết quả thi, đơn vị phải ký hợp đồng làm việc lần đầu, đồng thời xếp lƣơng theo quy định đối với đối tƣợng
trúng tuyển.
Bƣớc 9: Phân công công việc và hƣớng dẫn công việc với cán bộ hợp đồng làm việc lần đầu
- Cán bộ tuyển dụng đƣợc đơn vị ký hợp đồng làm việc lần đầu. Thời gian hợp đồng làm việc lần đầu là 12 tháng đối với các công việc yêu cầu trình độ đại học trở lên; 06 tháng đối với các công việc yêu cầu trình độ cao đẳng, trung cấp; 03 tháng đối với công việc yêu cầu trình độ sơ cấp.
- Đơn vị trực tiếp quản lý cán bộ hợp đồng làm việc lần đầu có trách nhiệm cử cán bộ có kinh nghiệm (ít nhất đã có thời gian công tác 03 năm) hƣớng dẫn thử việc cho cán bộ mới. Cán bộ, viên chức hƣớng dẫn thử việc đƣợc hƣởng phụ cấp trách nhiệm mỗi tháng bằng 30% mức lƣơng tối thiểu của Nhà nƣớc. Kết quả công tác của cán bộ hƣớng dẫn thử việc đƣợc gắn với kết quả hoàn thành nhiệm vụ của cán bộ, viên chức thử việc.
- Cán bộ, viên chức đang trong thời gian thử việc sẽ bị chấm dứt hợp đồng làm việc trong các trƣờng hợp sau:
+ Vi phạm có hệ thống kỷ luật hành chính; phẩm chất đạo đức, ý thức tổ chức kỷ luật cũng nhƣ tác phong, lề lối làm việc kém.
+ Nghỉ sinh con mà không có báo cáo trƣớc Hội đồng thi tuyển ngay khi dự thi.
+ Phát hiện có sự gian dối, thiếu trung thực trong việc cung cấp hồ sơ cá nhân để đƣợc tuyển dụng
Bƣớc 10: Tuyển dụng chính thức cán bộ
Hết thời gian hợp đồng làm việc lần đầu, cán bộ phải viết báo cáo, tự đánh giá về kết quả thử việc kèm ý kiến đánh giá, nhận xét của cán bộ hƣớng dẫn thử việc và Trƣởng bộ phận trực tiếp quản lý cán bộ gửi Phòng Hành chính Tổng hợp, báo cáo Giám đốc Chi nhánh xem xét, quyết định, nếu:
Trƣờng hợp không đạt yêu cầu thử việc thì ra quyết định chấm dứt hợp đồng làm việc với cán bộ đơ.
Bƣớc 11: Phân công nhiệm vụ và lƣu trữ hồ sơ
Sau khi ký hợp đồng xác định thời hạn, Trƣởng bộ phận trực tiếp quản lý cán bộ có trách nhiệm phân công, bố trí công việc hợp lý; đào tạo, bồi dƣỡng và giúp đỡ cán bộ mới hoàn thành tốt, chức trách, nhiệm vụ đƣợc giao.
Cán bộ Quản lý nhân sự có trách nhiệm lập hồ sơ cán bộ và lƣu giữ theo phân cấp quản lý cán bộ.
+ Tuyển dụng không qua thi tuyển
- Đối tƣợng đƣợc tuyển dụng không qua thi tuyển
+ Sinh viên tốt nghiệp Đại học hệ chính quy, bằng tốt nghiệp loại giỏi, xuất sắc của các trƣờng công lập với chuyên ngành phù hợp với yêu cầu tuyển dụng.
+ Tốt nghiệp Đại học hệ chính quy, bằng tốt nghiệp loại khá của các trƣờng công lập với chuyên ngành phù hợp và đã có học vị từ thạc sỹ trở lên.
+ Các đối tƣợng đƣợc tuyển vào làm công tác hành chính, văn thƣ, thủ quỹ, kiểm ngân, kỹ thuật nhƣ lái xe, kỹ thuật viên, bảo vệ trong biên chế... thực hiện xét tuyển qua việc kiểm tra hồ sơ, tay nghề, phỏng vấn trực tiếp để làm cơ sở lựa chọn trình Tổng Giám đốc, Giám đốc chi nhánh xem xét, ký hợp đồng làm việc.
- Trình tự tiến hành tuyển dụng không qua thi tuyển
Căn cứ chỉ tiêu biên chế đƣợc tuyển, yêu cầu nhiệm vụ, đơn vị có thể kết hợp tổ chức thi tuyển và tuyển dụng không qua thi tuyển, trình tự tiến hành nhƣ sau:
Bƣớc 1: Nhận hồ sơ dự tuyển và sơ tuyển
Cán bộ quản lý nhân sự tiếp nhận hồ sơ dự tuyển và lựa chọn những hồ sơ có đủ điều kiện đƣợc tuyển dụng không qua thi tuyển, báo cáo cấp có thẩm
quyền cho phép tuyển dụng nếu thấy ứng viên có khả năng đáp ứng yêu cầu của vị trí công việc cần tuyển, có nguyện vọng đƣợc làm việc lâu dài.
Bƣớc 2: Tổ chức gặp mặt ứng viên
Giám đốc, Trƣởng phòng Hành chính Tổng hợp và Trƣởng bộ phận chuyên môn nghiệp vụ có liên quan gặp mặt ứng viên, trao đổi để có đánh giá về khả năng làm việc, hiểu biết kiến thức kinh tế - xã hội chuyên môn nghiệp vụ, đồng thời nắm bắt tâm tƣ, nguyện vọng, kỳ vọng của ứng viên đối với Ngân hàng.
Bƣớc 3: Thông báo trúng tuyển và ký hợp đồng làm việc
Sau khi gặp mặt và trao đổi với các ứng viên, trên cơ sở tờ trình tuyển dụng của Phòng Hành chính Tổng hợp, Giám đốc chi nhánh quyết định việc tuyển dụng không qua thi tuyển.
Phòng Hành chính Tổng hợp thừa uỷ quyền của Giám đốc thông báo ý kiến đồng ý tuyển dụng đến các đối tƣợng đã dự tuyển.
Ngƣời đƣợc tuyển dụng phải đến hoàn thiện hồ sơ cán bộ và nhận việc đúng thời gian quy định trong thông báo tuyển dụng. Quá 30 ngày kể từ ngày thông báo tuyển dụng, ngƣời đƣợc tuyển dụng không đến nhận việc thì kết quả xét tuyển sẽ bị huỷ bỏ.
Cán bộ đƣợc tuyển dụng không qua thi tuyển cũng phải thực hiện ký hợp đồng làm việc lần đầu nhƣ các trƣờng hợp tuyển dụng qua thi tuyển. Các bƣớc tiếp theo cũng đƣợc tiến hành tƣơng tự nhƣ tuyển dụng thông qua thi tuyển.
+ Tiếp nhận cán bộ
Điều kiện tiếp nhận cán bộ.
+ Đối với tiếp nhận cán bộ đang làm việc tại các đơn vị ngoài hệ thống Ngân hàng TMCP Hàng Hải Việt Nam chỉ áp dụng trong trƣờng hợp do công việc thực sự đòi hỏi; ngƣời đƣợc tiếp nhận phải tốt nghiệp Đại học với chuyên
ngành phù hợp, có kinh nghiệm trong vị trí công việc dự kiến bố trí, và độ tuổi không quá 40. Trƣờng hợp đặc biệt khác do Tổng Giám đốc quyết định.
+ Đối với cán bộ, viên chức có nguyện vọng thuyên chuyển công tác trong nội bộ hệ thống Ngân Hàng TMCP Hàng Hải phải có đơn trình bày rõ lý do gửi cấp có thẩm quyền quản lý xem xét, quyết định và báo cáo tăng giảm biên chế về Hội sở chính Ngân Hàng TMCP Hàng Hải VN.
Trình tự, thủ tục tiếp nhận cán bộ Bƣớc 1: Xác định nhu cầu.
Ngƣời có nguyện vọng chuyển công tác, có đơn xin chuyển công tác (ghi rõ lý do chuyển công tác, cam kết chấp hành sự phân công, bố trí công việc và hƣởng lƣơng theo vị trí công việc đảm nhận).
Giám đốc chi nhánh trực tiếp nhận hồ sơ, đề xuất tiếp nhận trình Tổng Giám đốc (qua Phòng Tổ chức cán bộ hội sở chính).
Bƣớc 2: Thẩm tra lý lịch
Phòng Hành chính Tổng hợp phối hợp với đơn vị đề xuất tiếp nhận cán bộ, viên chức chịu trách nhiệm thẩm tra lý lịch, hồ sơ gốc và quá trình công tác tại cơ quan cũ của cán bộ, đƣợc tiếp nhận đảm bảo đáp ứng điều kiện, tiêu chuẩn tiếp nhận cán bộ, theo quy định
Bƣớc 3: Trình tiếp nhận cán bộ
Phòng Hành chính Tổng hợp chịu trách nhiệm trình Giám đốc Chi nhánh xem xét, quyết định và ký văn bản đồng ý tiếp nhận cán bộ.
Bƣớc 4. Phân công nhiệm vụ và lƣu trữ hồ sơ
Cán bộ sau khi tiếp nhận đƣợc sắp xếp, bố trí công việc và xếp lại lƣơng phù hợp với năng lực, trình độ, vị trí công tác theo nhu cầu công việc của đơn vị. Phòng Hành chính Tổng hợp lập hồ sơ cán bộ và lƣu giữ theo phân cấp quản lý cán bộ.
Qua đây cho thấy Ngân hàng TMCP Hàng Hải đã có quy định rất rõ về điều kiện, tiêu chuẩn, trình tự, thủ tục tuyển dụng cán bộ cho các chi nhánh và đơn vị trực thuộc, trong đó có Chi nhánh Cầu Giấy. Việc áp dụng quy trình đó sẽ giúp chi nhánh lựa chọn đƣợc những cán bộ có sức khỏe, có trình độ, có chuyên môn, có tâm huyết với nghề và cam kết làm việc lâu dài trong chi nhánh.
Các tiêu chuẩn ở trên chỉ là tiêu chuẩn áp dụng cho các ứng viên mới