1.1 .Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
4.2. Một số giải pháp cơ hoàn thiện hoàn thiện công tácquản lý hệ thống
4.2.1 Các giải pháp về tăng cường hiệu quả công tácquản lý
4.2.1.1. Thể chế hóa công tác báo cáo
Từ trước tới nay, việc yêu cầu các đơn vị báo cáo chỉ dựa trên các văn bản của Chính phủ và khuyến khích các đơn vị sử dụng phần mềm để thuận tiện hơn trong việc tổng hợp số liệu. Với tỷ lệ báo cáo hiện tại đạt khoảng 88%, nếu muốn thúc đẩy tỷ lệ này lên mức cao hơn thì cần có một chế tài để bắt buộc các đơn vị báo cáo. Trong thực tế, cần phải xây dựng 2 quy định sau: - Quy trình quản lý vận hành công tác quản lý hệ thống thông tin trong cơ quan, phân công rõ trách nhiệm của từng người, thời điểm hoàn thành công việc
- Quy chế báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư và báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư các dự án đầu tư bằng nguồn vốn nhà nước do Bộ Nông nghiệp và PTNT quản lý.
Quy trình vận hành nội bộ đã được mô tả tại bảng 3.2 và cần được lãnh đạo Vụ Kế hoạch phê duyệt và trực tiếp chỉ đạo. Riêng về quy chế báo cáo, cần ban hành một quyết định do lãnh đạo Bộ ký để có cơ sở yêu cầu các đơn vị thực hiện. Một số nội dung của quy chế được đề xuất như sau:
Đối tượng áp dụng:
Chủ đầu tư các dự án đầu tư bằng nguồn vốn nhà nước do Bộ Nông nghiệp và PTNT quản lý; Thủ trưởng các cơ quan, đơn vị thuộc Bộ Nông nghiệp và PTNT; Giám đốc Sở Nông nghiệp và PTNT các tỉnh, thành phố trực thuộc Trung ương;
Nội dung và phương thức báo cáo
Số liệu do các chủ đầu tư được cập nhật vào 2 loại báo cáo chính là dung báo cáo tình hình thực hiện và báo cáo tiến độ.Để hệ thống có thể cung cấp các số
liệu đầu ra đúng theo quy định của nhà nước các mẫu báo cáo cần được điều chỉnh như sau:
Nội dung báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư nhà nước được thực hiện theo quy định tại Quyết định số 52/2007/QĐ-TTg ngày 16/4/2007 của Thủ tướng Chính phủ quy định chế độ báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư nhà nước và Thông tư số 05/2007/TTBKH ngày 9/8/2007 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư ban hành các biểu mẫu báo cáo và hướng dẫn thực hiện Quyết định số 52/2007/QĐ-TTg. Thời điểm báo cáo tình hình thực hiện kế hoạch vốn đầu tư được quy định là:
Báo cáo tháng: Trước ngày 20 hàng tháng;
Báo cáo quý và 6 tháng: Trước ngày 20 của tháng cuối quý;
Báo cáo năm: Báo cáo sơ bộ trước ngày 20 tháng 12 và báo cáo chính thức trước ngày 31 tháng 1 của năm sau năm thực hiện kế hoạch.
Nội dung báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư được được thực hiện theo quy định tại Nghị định số 113/2009/NĐ-CP ngày 15/12/2009 của Chính phủ về giám sát và đánh giá đầu tư và Thông tư số 13/2010/TT-BKH ngày 02/06/2010 của Bộ Kế hoạch và Đầu tư quy định về mẫu báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư. Thời điểm báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư được quy định là:
Báo cáo quý: Trước ngày 10 của tháng đầu quý tiếp theo; Báo cáo 6 tháng: Trước ngày 10 tháng 07 hàng năm; Báo cáo năm: Trước ngày 10 tháng 01 năm sau.
Tất cả các loại báo cáo đều áp dụng hình thức báo cáo trực tuyến. Riêng báo cáo giám sát, đánh giá đầu tư, ngoài báo cáo trực tuyến, cần thực hiện cả hình thức gửi báo cáo bằng văn bản cho Vụ Kế hoạch và các cơ quan có liên quan. Trong giai đoạn chuyển đổi từ báo cáo văn bản sang báo cáo trực tuyến, vẫn nên duy trì việc gửi bằng văn bản cho 1 số kỳ nhất định để các đơn vị có thể lưu tr .
4.2.1.2. Phân công trách nhiệm cụ thể
- Ban hành tài liệu hướng dẫn sử dụng; tổ chức các lớp tập huấn sử dụng CSDL cho cán bộ chuyên trách của các Chủ đầu tư; Quản lý vận hành cơ sở d liệu, đảm bảo cung cấp kịp thời, chính xác tình hình thực hiện kế hoạch đầu tư, phục vụ công tác chỉ đạo điều hành của Bộ;
- Theo dõi, đôn đốc các cơ quan, đơn vị quản lý, các Chủ đầu tư thực hiện chế độ báo cáo theo quy định;
- Phối hợp với các đơn vị kiểm tra trực tiếp tình hình thực hiện kế hoạch vốn và giám sát, đánh giá đầu tư của các Chủ đầu tư theo kế hoạch chủ động hoặc đột xuất khi cần thiết;
- Xử lý và công bố thông tin; Tiếp nhận và xử lý các yêu cầu của Chủ đầu tư và các cơ quan quản lý;
- Tiếp tục nghiên cứu hoàn thiện CSDL đáp ứng yêu cầu đa dạng của Bộ, của Chủ đầu tư và người truy cập sử dụng thông tin;
- Lập dự toán chi thường xuyên hàng năm phục vụ cho việc vận hành CSDL (Chi đào tạo, tập huấn sử dụng CSDL; bảo trì, nâng cấp CSDL; duy trì thuê bao đường truyền…).
Trách nhiệm của Trung tâm Tin học và Thống kê
Cung cấp dịch vụ máy chủ, đường truyền Internet để vận hành ổn định CSDL. Hỗ trợ và tư vấn cho Vụ Kế hoạch trong việc quản lý và vận hành CSDL; Cung cấp các biện pháp bảo đảm an toàn, bảo mật cho CSDL và máy chủ.
Trách nhiệm của Vụ Tài chính
Bố trí nguồn kinh phí cho các hoạt động cần thiết nhằm duy trì và vận hành CSDL, nâng cấp CSDL khi có nhu cầu.
Trách nhiệm các cơ quan liên quan
Các cơ quan, đơn vị được Bộ Nông nghiệp và PTNT giao quản lý các dự án đầu tư (Các Tổng cục/Cục, các BQL các dự án nông nghiệp, lâm nghiệp, thủy lợi, các Sở Nông nghiệp và PTNT) có trách nhiệm phối hợp cùng Vụ Kế
hoạch trong việc đôn đốc thực hiện chế độ báo cáo; giám sát chất lượng số liệu; cung cấp và chịu trách nhiệm pháp lý về các thông tin cần thiết để cập nhật lên CSDL.
Xử lý vi phạm
Việc xử lý kỷ luật đơn vị, cá nhân có hành vi vi phạm, tùy theo tính chất và mức độ vi phạm sẽ căn cứ theo Nghị định số 53/2007/NĐ-CP ngày 4 tháng 4 năm 2007 về quy định xử phạt vi phạm hành chính trong lĩnh vực kế hoạch và đầu tư. Ngoài ra sẽ áp dụng bố sung một số hình thức khác như không giao vốn kế hoạch, nhắc nhở, kiểm điểm nội bộ để dễ vận dụng hơn.
4.2.1.3.Giải pháp về quy trình thực hiện
Cải tiến quy trình nghiệp vụ sẽ giúp Vụ Kế hoạch quản lý một cách hiệu quả hơn công tác quản lý hệ thống thông tin, thúc đẩy tỷ lệ báo cáo, rút ngắn thời gian xử lý thông tin. Tại quy trình quản lý hệ thống được đề xuất, sẽ có 4 nhóm người sử dụng, đó là
- Lãnh đạo Vụ Kế hoạch
- Chuyên viên quản lý đầu tư: - Quản trị hệ thống
Các cơ quan quản lý khác: là nh ng đơn vị quản lý như Tổng Cục, Cục, Vụ Tài chính, Ban quản lý các dự án Nông nghiệp, Lâm nghiệp, Thủy lợi có cùng nhu cầu sử dụng thông tin về vốn đầu tư giống như Vụ Kế hoạch
Cập nhật
Báo cáo
tháng, quý Chủ đầu tư
Tra cứu thông tin
Chuyên viên đầu tư (Vụ KH) Thông báo Cập nhật Quản trị hệ thống (Vụ KH) Lãnh đạo Vụ Đôn đốc
Báo cáo (email)
Số liệu kế hoạch, thông tin dự án Giám sát Đôn đốc Cơ quan quản lý khác Kiểm tra, khai thác số liệu Kiểm tra khai thác số liệu
Hình 4.1: Quy trình vận hành công tác quản lý hệ thống thông tin mới
Nguồn: Tác giả đề xuất
So với quy trình cũ, quy trình mới có một số thay đổi đáng chú ý như sau: - Các chuyên viên quản lý đầu tư là nh ng người thường xuyên tiếp xúc và có mối quan hệ với các chủ đầu tư sẽ nhận nhiệm vụ đôn đốc các chủ đầu tư báo cáo đúng thời hạn quy định.
- Trước đây, các cơ quan quản lý khác của Bộ Nông nghiệp hầu như không có vai trò gì trong công tác quản lý hệ thống thông tin do các chủ đầu tư báo cáo trực tiếp lên. Xét về góc độ chuyên môn, các đơn vị này là nh ng đơn vị thẩm định công trình, chịu trách nhiệm chính về giám sát chất lượng. Vì vậy trong quy trình mới, hàng tháng, Vụ Kế hoạch sẽ chia sẻ nh ng thông tin về tình hình của hệ thống với các đơn vị này qua mail. Nếu phát hiện ra vấn đề gì thì tùy theo nội dung, các đơn vị sẽ liên hệ lại với Vụ Kế hoạch hoặc chủ đầu tư .
- Quản trị hệ thống là người nắm được các thông tin tổng thể liên quan đến “sức khỏe” của hệ thống, chẳng hạn như tỷ lệ báo cáo, mức độ kịp thời, phản ứng của người dùng. Vì vậy người quản trị của hệ thống sẽ thực hiện vai trò giám sát, hàng tháng sẽ làm báo cáo tổng hợp và gửi lãnh đạo Vụ để.
- Tại quy trình cũ, Vụ trưởng là người ra các quyết định cao nhất về mặt hành chính để đôn đốc các chuyên viên hoàn thành công việc. Trên thực tế thì Vụ Kế hoạch hiện có 4 phó Vụ trưởng phụ trách các lĩnh vực thủy lợi, nông lâm, thủy sản, tổng hợp. Vì vậy nhiệm vụ đôn đốc các chuyên viên sẽ được chuyển giao cho các phó Vụ trưởng, Vụ trưởng đóng vai trò là người kiểm soát ở mức cao nhất.
Phân công công việc được mô tả theo các bước như tại biểu dưới đây
Bảng 4.1: Quy trình phân công công việctrong xây dựng công tác quản lý hệ thống thông tin STT Nội dung Ngƣời chịu trách nhiệm chính Thời gian thực hiện I PHÁT TRIỂN HỆ THỐNG 1 Các vấn đề về kỹ thuật
Phát triển, cải tiến công tác quản lý hệ thống thông tin
Quản trị hệ
thống
Sao lưu d liệu trên database server ( tối thiểu 2 lần/tháng)
Quản trị hệ thống
2 Tập huấn, hỗ trợ ngƣời sử dụng, giải đáp những thắc mắc
Quản trị hệ
thống
II QUẢN LÝ VÀ VẬN HÀNH HỆ THỐNG
1 Cập nhật số liệu 1.1 Quản trị danh mục người sử dụng và các
danh mục thiết yếu khác
Quản trị hệ thống
1.2 Cập nhật thông tin chung về các dự án, chủ
đầu tư Cán bộ đầu mối Khi trong văn bản giao kế hoạch có dự án mới
1.3 Cập nhật kế hoạch
- Kế hoạch đầu năm Chuyên
viên Vụ Kế hoạch Trong vòng 5 ngày kể từ ngày ban hành
- Kế hoạch điều chỉnh Cán bộ đầu
mối
Trong vòng 2-5 ngày kể từ ngày ban hành
1.4 Cập nhật số liệu thực hiện và giải ngân, số liệu giám sát đánh giá.
Chủ đầu tư Tháng, quý theo quy định 1.5 Cập nhật các thông tin chi tiết về đơn vị
báo cáo gồm: địa chỉ, tên người báo cáo, số điện thoại và email của người báo cáo
Chủ đầu tư
2 Đôn đốc báo cáo 2.1 Gửi email cho các dự án chưa báo cáo Cán bộ đầu
mối
Ngày 22 hàng tháng 2.2 Gọi điện cho các dự án chưa báo cáo Chuyên
viên Vụ Kế hoạch
Ngày 25 hàng tháng
3 Quản lý chất lƣợng Kiểm tra chất lượng số liệu của các báo cáo
tháng, quý, khó khăn kiến nghị của chủ đầu tư. Chuyên viên Vụ Kế hoạch Ngày 28 hàng tháng 4 Giám sát hệ thống
Báo cáo với lãnh đạo qua email về kết quả vận hành hệ thống trong tháng (tổng hợp nội dung các công việc từ muc 1 tới mục 3), nh ng cải tiến hoặc thay đổi nếu có
Quản trị hệ thống
ngày 30 hàng tháng
Đôn đốc các chuyên viên trong việc vận hành hệ thống Lãnh đạo Vụ Sau khi nhận được báo cáo của Quản trị hệ thống 5 Xử lý vi phạm Thực hiện nh ng biện pháp xử lý nh ng đơn vị chưa báo cáo ( thông báo bằng công văn, gọi điện cho lãnh đạo đơn vị,…)
Chuyên viên Vụ Kế hoạch