1.1 .Tổng quan tình hình nghiên cứu có liên quan đến đề tài
4.2. Một số giải pháp cơ hoàn thiện hoàn thiện công tácquản lý hệ thống
4.2.3. Nhóm giải pháp về quy trình thu thập, phân tích đánh giá và phân bổ
để đảm bảo sự bền v ng cho hệ thống và thích nghi với nh ng điều kiện trên
Đối tượng cần được đào tạo được chia thành 3 nhóm:
- Nhóm quản trị, vận hành hệ thống: gồm các cán bộ chủ chốt trong số các chuyên viên đầu tư. Nhóm này sẽ được tập huấn theo phương pháp đào tạo nhân rộng (ToT) để đào tạo lại cho người khác. Khác với người dùng thông thường, các tập huấn viên sẽ được bổ sung các kỹ năng về xây dựng tài liệu, kỹ năng sư phạm, kỹ năng đánh giá các dự án đầu tư.
- Nhóm người báo cáo: được tập huấn các kỹ năng về báo cáo trên hệ thống MIC và khai thác thông tin
- Nhóm người khai thác thông tin: Trong một số cuộc hội thảo, công tác quản lý hệ thống thông tin được giới thiệu trong 1 khoảng thời gian từ 15- 30 phút. Các đại biểu tham dự hội thảo sẽ được giới thiệu về nh ng lợi ích, nh ng thông tin mà thông tin có thể mang lại.
Tài liệu đào tạo cần được viết bằng các từ ng thông dụng, tránh các thuật ng kỹ thuật, hạn chế viết bằng tiếng Anh để người sử dụng có thể dễ dàng nắm bắt được. Các bước cài đặt chương trình đếu có hình vẽ minh họa và đánh số các bước thực hiện.
Do việc đào tạo được tổ chức hàng năm nên cần phải xây dựng kế hoạch chi thường xuyên để có kinh phí thực hiện.
4.2.3. Nhóm giải pháp về quy trình thu thập, phân tích đánh giá và phân bổ thông tin thông tin
Nếu coi công tác quản lý hệ thống thông tin là một dịch vụ, thì người báo cáo chính là nh ng khách hàng sử dụng dịch vụ này. Nh ng người báo cáo đúng hạn có thể coi như là nh ng“khách hàng trung thành” có vai trò
quyết định, ảnh hưởng tới tính chính xác và kịp thời của hệ thống. Do đó, cần phải có nh ng giải pháp để gia tăng tỷ lệ người báo cáo đúng hạn.
Qua theo dõi tình trạng báo cáo của các đơn vị cho thấy, thời điểm tháng đầu tiên sau tập huấn, tỷ lệ báo cáo đúng hạn rất thấp, chỉ có khoảng 30% đơn vị tự giác báo cáo. Tuy nhiên nếu duy trì việc đôn đốc báo cáo thường xuyên thì tỷ lệ này sẽ tăng lên.
Ngoài ra việc có một số dự án không báo cáo hoặc báo cáo chậm sẽ ảnh hưởng tới chất lượng số liệu của hệ thống. Chính vì vậy, để quản lý hiệu quả một mạng lưới báo cáo gồm hơn 300 chủ đầu tư, với từng nhóm đối tượng, cần thực hiện một số giải pháp sau:
Bảng 4.2: Giải pháp thúc đẩy báo cáo cho từng nhóm đối tượng
Nhóm đối tƣợng Ƣớc tỷ lệ Giải pháp
1
Các dự án báo cáo đúng hạn (từ 20-
21 hàng tháng) 55%
Tiếp tục cải tiến chất lượng, đảm bảo số liệu kế hoạch trên MIC được cập nhật nhanh chóng và chính xác để tạo ra sự tin cậy, duy trì các đơn vị trong nhóm đối tượng này
2 Các dự án báo cáo chậm so với quy định (từ 22- 25 hàng tháng) 17%
Quy chế báo cáo và việc gửi email nhắc báo cáo đều đặn sẽ là 2 giải pháp chính để các đơn vị sẽ chuyển từ nhóm 2 lên nhóm 1 ( báo cáo đúng hạn) 3 Các dự án báo cáo rất muộn (từ ngày 26 trở đi) 17% - Do hiểu sai về
thời điểm báo cáo 6%
Giải thích và thông báo đều đặn qua email để các đơn vị hiểu đúng
- Do ý thức 11%
Các chuyên viên của Vụ đôn đốc. Trường hợp gây khó khăn, cố tình không báo cáo nhiều tháng liên tục thì cần tổ chức đi kiểm tra giám sát.
4 Các dự án không báo cáo
11 %
Tập huấn nếu là đơn vị mới
Thông báo cho lãnh đạo đơn vị
Thực hiện các biện pháp xử phạt
Quảng bá và chia sẻ thông tin
Nếu như người báo cáo là nh ng người cung cấp số liệu đầu vào cho hệ thống thì việc sử dụng số liệu lại thuộc về một nhóm đối tượng khác, đó là nh ng người sử dụng thông tin. Người sử dụng thông tin ở đây có thể là:
-Cán bộ tổng hợp ở các đơn vị, đặc biệt là bộ phận kế hoạch, tài chính thuộc các Tổng Cục, Cục
-Lãnh đạo Bộ hoặc người giúp việc, có nhiệm vụ cung cấp số liệu cho lãnh đạo Bộ
Có thể nói, nếu công tác quản lý hệ thống thông tin đươc nhiều người biết đến và sử dụng thì vô hình chung, đây cũng chính là một động lực và sức ép để người báo cáo thường xuyên cập nhật vào hệ thống. Lãnh đạo các đơn vị cũng cần phải nắm được nhân viên của mình đã báo cáo nh ng gì trên thông tin . Chính vì vậy, cần có các giải pháp để quảng bá nh ng lợi ích mà công tác quản lý hệ thống thông tin mang lại đến mọi người, đó là:
-Sử dụng thông tin tại các buổi họp giao ban để với lãnh đạo Bộ và các đơn vị biết đến.
-Tại các báo cáo, không gửi nh ng mẫu biểu chi tiết mà giới thiệu địa chỉ để các đơn vị tự tra cứu. Ví dụ: các thông tin về dự án này có thể tra cứu tại địa chỉ http://mic.mard,gov.vn
-Làm tờ rơi để hướng dẫn ngắn gọn cách truy cập, đăng các bài viết về thông tin lên trang Web.