4.1.2 .Định hướng phát triểncủa Tổngcông ty đến năm 2020
4.3. Giải pháp tăng cƣờng quản lý rủi rotrong đầu tƣ xây dựng cơ sở hạ tầng khu
4.3.1. Hoàn thiện quy trình quản lý rủi rotrong đầu tư xây dựng cơ sở hạ
Từ thực trạng đã nêu cho thấy công tác QLRR trong ĐTXD cơ sở hạ tầng khu đô thị của Tổng công ty xây dựng Hà Nội tại Tổng công ty còn một số hạn chế. Do vậy, mục đích của giải pháp này là: đơn giản hóa, hệ thống hóa các thủ tục, giảm thiểu đầu mối tham gia quản lý dự án; rút ngắn thời gian thực hiện, đặc biệt là thời
gian chuẩn bị đầu tƣ; nâng cao chất lƣợng QLRR. Mục tiêu chính là xây dựng đƣợc các qua trình phân tích đánh giá rủi ro với các tiêu chí cụ thể, các quy trình đánh giá và cảnh báo sớm rủi ro, các quy trình QLRR để đảm bảo an toàn cho việc đầu tƣ xây dựng dự án
Xây dựng qui trình kiểm soát trước, trong và sau quá trình bỏ vốn đầu tư các dự án tại Tổng Công ty
Kiểm soát trƣớc khi bỏ vốn đầu tƣ. Trƣớc khi bỏ vốn đầu tƣ, việc giám sát
đƣợc thông qua quá trình lập dự án đầu tƣ, lập kế hoạch vốn đầu tƣ. Để giám sát đƣợc quá trình này, trƣớc hết phải đƣa ra các quy định, tiêu chuẩn, chỉ tiêu bắt buộc phải thực hiện một cách cụ thể, rõ ràng. Các quy định xử phạt cụ thể khi không thực hiện đúng quy định đặt ra. Để tạo thế chủ động cho đơn vị cơ sở, việc giám sát này đƣợc giao toàn quyền cho các chủ đầu tƣ.
Kiểm soát trong khi bỏ vốn đầu tƣ. Trong khi bỏ vốn đầu tƣ, trách nhiệm
giám sát vốn đầu tƣ vẫn chủ yếu thuộc về chủ đầu tƣ. Ngoài ra, các đơn vị hạch toán độc lập chịu trách nhiệm kiểm soát trƣớc khi trả tiền đảm bảo tiền chi trả đúng mục đích, đúng hợp đồng mà chủ đầu tƣ đã ký với nhà thầu. Việc giám sát trong khi bỏ vốn đầu tƣ phải đảm bảo thông thoáng, tạo điều kiện cho các chủ đầu tƣ đẩy nhanh tiến độ thực hiện dự án. Trách nhiệm của ngƣời thanh toán vốn chỉ dừng lại trên hồ sơ đề nghị thanh toán vốn, còn sai lệch thực tế giữa thực tế so với hồ sơ thì ngƣời thanh toán sẽ không chịu trách nhiệm.
Thẩm tra sau khi bỏ vốn đầu tƣ. Cần phải xác định sau khi bỏ vốn là khi
nào, sau khi chi tiền hay sau khi dự án hoàn thành. Đây cũng chính là đặc trƣng và là một khó khăn trong việc kiểm soát vốn đầu tƣ các công trình xây dựng. Trong đầu tƣ công trình xây dựng, tiền đầu tƣ thƣờng đƣợc chi ra từng phần, đến khi có đƣợc sản phẩm hoàn chỉnh nên rất khó đánh giá. Mặt khác, khi dự án hoàn thành thì Ban quản lý dự án có thể đã giải thể, chuyển sang đơn vị khác. Do đó, cần phải kiểm soát ngay sau khi thanh toán và nâng cao tính pháp lý, trách nhiệm trong từng lần thanh toán. Xoá bỏ tâm lý là phải chờ đến khi quyết toán xong mới kiểm tra và sau khi quyết toán nếu xác định ra sai phạm mới xử lý trách nhiệm.
Cụ thể nhƣ sau:
Lập kế hoạch điều hành dự án: kế hoạch tổ chức ban quản lý để quản lý
điều hành chung cho việc thực hiện dự án; kế hoạch quản lý và điều phối mọi hoạt động; kế hoạch quản lý chất lƣợng, khối lƣợng, vật tƣ, thiết bị, tiến độ, chi phí, an toàn lao động, vệ sinh môi trƣờng của dự án; kế hoạch lập hồ sơ quyết toán, hoàn công; lập sổ tay chất lƣợng cho công tác quản lý dự án.
Giai đoạn thiết kế: chuẩn bị hồ sơ TKKT, Thiết kế Bản vẽ Thi công kèm dự
toán trình chủ đầu tƣ thẩm định, phê duyệt.
Giai đoạn đấu thầu: lập kế hoạch đấu thầu, đề xuất phân chia kế hoạch đấu thầu
trình chủ đầu tƣ phê duyệt; lập hồ sơ mời thầu cho từng gói thầu; phát hành hồ sơ mời thầu; lập hội đồng tƣ vấn để đánh giá hồ sơ dự thầu; quyết định lựa chọn nhà thầu trúng thầu (công nhận kết quả đấu thầu); đàm phán ký kết hợp đồng với các nhà thầu trúng thầu.
Giai đoạn thi công:
+ Chuẩn bị: xem xét tính pháp lý và các điều kiện để tổ chức khởi công; ban
hành lệnh khởi công, tổ chức lễ khởi công; phê duyệt các phƣơng án (bố trí mặt bằng, tổ chức nhân sự và thiết bị, biện pháp thi công, biện pháp đảm bảo chất lƣợng, biện pháp an toàn lao động và bảo vệ môi trƣờng); lập tổng tiến độ.
+ Quản lý chất lƣợng: xây dựng hệ thống quản lý và đảm bảo chất lƣợng từ
chủ đầu tƣ, quản lý điều hành, thiết kế, giám sát, nhà thầu thi công theo tiêu chuẩn ISO 9001 – 2000; xây dựng mục tiêu chất lƣợng; xây dựng, ban hành các quy định và quy trình thực hiện thống nhất: quy trình điều phối dự án, quy trình phối hợp trong công tác quản lý giám sát, quy trình kỹ thuật thống nhất, quy trình phối hợp thi công; tổ chức hƣớng dẫn đào tạo các nhân viên chủ chốt liên quan việc thực hiện và tuân thủ các quy trình ISO; ban hành các quy định phục vụ công tác điều hành dự án; tổ chức họp giao ban hàng tuần và các buổi họp đột xuất để giải quyết những vấn đề liên quan đến việc thực hiện dự án.
Quản lý tiến độ: nội dung chủ yếu của thẩm tra kế hoạch tiến độ thi công công trình: xem xét, đánh giá tiến độ của nhà thầu xem có phù hợp với yêu cầu ngày công quy định trong hợp đồng không, kiểm tra tính hợp lý của việc sắp xếp tiến độ,
kiểm tra kế hoạch cung cấp nhân lực, vật liệu, thiết bị công cụ của nhà thầu để xác nhận kế hoạch tiến độ có thực hiện đƣợc hay không, theo dõi, thống kê, cập nhật công việc thực tế trên công trƣờng, thời điểm bắt đầu và kết thúc của từng công tác, kiểm tra, đối chiếu tiến độ thực tế với tiến độ đƣợc duyệt, kiểm tra, đánh giá thiết bị, nhân công, phƣơng tiện thi công, so sánh với biện pháp thi công của nhà thầu, thông báo tình hình thực tế của tiến độ, đƣa ra các nguyên nhân gây ảnh hƣởng và đề xuất các giải pháp kịp thời để đảm bảo tiến độ; khống chế tiến độ giai đoạn thi công. Mục đích của việc này là luôn luôn làm rõ toàn bộ công trình đã làm đến mức độ nào để dùng các biện pháp điều chỉnh đảm bảo thực hiện mục tiêu dự kiến.
Khống chế tiến độ công trình là khống chế hoàn toàn có tính chu kỳ, mỗi lần qua một tuần sau khi điều chỉnh đƣợc một kế hoạch tiến độ thi công mới, công trình đƣợc đẩy thêm một bƣớc. Vì vậy, toàn bộ quá trình khống chế tiến độ thi công là quá trình tuần hoàn, là một quá trình quản lý khống chế động cho tới lúc kết thúc thi công dự án.
Hình 4.1. Sơ đồ khống chế rủi ro phát sinh trong thi công xây dựng
Thực hiện kế hoạch tiến độ thi công
Tìm hiểu tình hình tiến triển bên thi công
Xử lý, phân tích các số liệu tiến độ thi công
So sánh giá trị thực tế và giá trị kế hoạch
Không
Có Xác định có vênh với tiến độ thi
công đƣợc phê duyệt?
Điều chỉnh khác có liên quan đến kế hoạch
Hoàn thành kế hoạch tiến độ thi công mới
Đề xuất biện pháp thay đổi
Phân tích nguyên nhân sinh ra sai lệch và ảnh hƣởng đối với việc
+ Quản lý khối lƣợng: theo dõi, thống kê, cập nhật khối lƣợng theo thời gian quy định (ngày, tuần, tháng, quý, năm); kiểm tra, đối chiếu thực tế với bản vẽ hoàn công từng hạng mục để có cơ sở xác nhận khối lƣợng đã thi công xong làm căn cứ để thanh toán chi phí cho nhà thầu; khi dùng các thiết bị đo đạc, nhà thầu sẽ phân công các cán bộ đƣợc đào tạo và có chứng chỉ chuyên môn thực hiện; xác định nguyên nhân dẫn đến phát sinh, xác nhận khối lƣợng phát sinh để chủ đầu tƣ giải quyết khi thanh toán chi phí với nhà thầu xây lắp; định kỳ báo cáo chủ đầu tƣ, đồng thời gửi nhà thầu một bản về khối lƣợng thi công xây lắp đã hoàn thành.
+ Quản lý chi phí: lập quy trình quản lý chi phí; lập bảng thống kê các loại chi
phí; lập báo cáo thanh toán, thống nhất với nhà thầu về phƣơng thức thanh toán; thống kê, tổng hợp các chi phí phát sinh trong quá trình thực hiện dự án; kiểm soát tình hình thay đổi giá cả, đơn giá mới (nếu có, nếu cần).
+ Quản lý thực hiện hợp đồng: dựa vào hợp đồng để kiểm tra sự thực hiện
đúng đắn của nhà thầu; cùng tƣ vấn thiết kế, nhà thầu xác định các nguyên nhân gây phát sinh trong quá trình thực hiện dự án; thống kê, tổng hợp các chi phí phát sinh ngoài hợp đồng của các nhà thầu; kiểm tra, thống kê khiếu nại của nhà thầu báo cáo chủ đầu tƣ; theo dõi các yếu tố ảnh hƣởng đến công tác thi công nhƣ thay đổi thiết kế, ảnh hƣởng của các yếu tố bên ngoài nhƣ thời tiết, cung cấp vật tƣ, lắp đặt thiết bị, điện nƣớc, … nguyên nhân và khoảng thời gian ngừng thi công trong quá trình thực hiện dự án; theo dõi trình chủ đầu tƣ những vi phạm hợp đồng của các nhà thầu kèm theo những tổn hại.
+ Quản lý công tác an toàn lao động và vệ sinh môi trƣờng: hƣớng dẫn nhà
thầu lập biện pháp an toàn lao động và tổ chức công trƣờng căn cứ theo quy định của pháp luật; kiểm tra công tác an toàn lao động trên công trƣờng thƣờng xuyên theo các biện pháp và quy trình đƣợc phê duyệt; các nội dung ảnh hƣởng đến môi trƣờng và các biện pháp giảm thiểu sẽ đƣợc xem xét gồm: ô nhiễm nguồn khí, ô nhiễm và bảo vệ nguồn nƣớc, ô nhiễm và bảo vệ môi trƣờng đất, bảo vệ thực vật, động vật, chống xói lở đất, bảo vệ các dòng chảy, tiếng ồn; giám sát việc bảo vệ môi trƣờng trong thi công xây lắp gồm những việc chính sau: kiểm tra, thống nhất
biện pháp bảo vệ môi trƣờng trong suốt quá trình thi công xây lắp của nhà thầu; kiểm tra việc thực hiện biện pháp bảo vệ môi trƣờng của nhà thầu, đảm bảo hạn chế tối đa mức độ ảnh hƣởng đến môi trƣờng tự nhiên, sinh thái và xã hội; thông báo, nhắc nhở nhà thầu khi phát hiện những trƣờng hợp không tuân thủ biện pháp bảo vệ môi trƣờng, kiểm tra việc sửa chữa, khắc phục; kiểm tra việc phục hồi môi trƣờng sinh thái, tự nhiên sau khi kết thúc công tác thi công công trình của nhà thầu; tham gia cùng với các cơ quan chức năng về quản lý môi trƣờng trong các đợt kiểm tra tại công trƣờng; nghiên cứu tài liệu báo cáo đánh giá tác động môi trƣờng của dự án; định kỳ báo cáo chủ đầu tƣ đồng thời gửi nhà thầu một bản về việc thực hiện biện pháp bảo vệ môi trƣờng
Giai đoạn kết thúc xây dựng, đƣa công trình vào sử dụng:
+ Kiểm tra hồ sơ: kiểm tra, thống kê toàn bộ hồ sơ lƣu trữ; hồ sơ pháp lý; hồ
sơ chất lƣợng; hồ sơ vật tƣ; hồ sơ an toàn lao động; nhật ký chung công trình.
+ Kiểm tra các điều kiện để nghiệm thu công trình đƣa vào sử dụng: việc
chỉnh sửa các sai sót khi nghiệm thu sơ bộ; công tác nghiệm thu lắp đặt thiết bị, chạy thử không tải, có tải, …; công tác thử nghiệm các hệ thống ống dẫn kỹ thuật, …; kiểm tra các hồ sơ nghiệm thu chất lƣợng, khối lƣợng do các nhà thầu lập; kiểm tra hồ sơ hoàn công công trình do các nhà thầu lập; kiểm tra bảng quyết toán chi phí d các nhà thầu lập; thành lập hội đồng nghiệm thu theo quy định.
+ Lập báo cáo hoàn tất: trình chủ đầu tƣ phê duyệt các hồ sơ kỹ thuật, quyết
toán, hoàn công công trình; lập báo cáo cuối cùng hoàn tất dự án.