- Cuối tháng sao kê công n ợ gửi cho
TOÁN TẠI CÔNG TY.
3.2.1. Kiểm soát đối với các khoản phải thu.
3.2.1.1. Thành lập bộ phận chuyên đi tìm kiếm thị trường và thu thập thông tin
về khách hàng mà công ty sẽ cung cấp sản phẩm.
Đặc thù mặt hàng sản xuất kinh doanh của công ty là các sản phẩm cơ khí,
thời gian sản xuất - lắp ráp tương đối dài (tùy từng sản phẩm, thiết bị) và chỉ sản xuất – sửa chữa khi có yêu cầu của khách hàng vì vậy khách hàng của công ty chủ yếu qua: quan hệ bạn hàng giới thiệu, quen biết. Và hiện nay thì hầu như chỉ có giám đốc tiến hành giao dịch và tìm kiếm khách hàng. Điều này sẽ làm hạn chế khả năng phát triển thị trường và làm tăng khả năng gặp phải khách hàng ảo hoặc chây ì thanh toán, vì một người vừa quản lý điều hành công ty vừa tìm kiếm khách hàng thì rất quá sức, hơn nữa việc thẩm định khách hàng cần tốn nhiều công sức nên một mình giám đốc là không thể. Do đó, công ty nên thành lập bộ phận tìm kiếm khách hàng và tìm hiểu thật rõ ràng về khách hàng mà công ty sẽ cung cấp sản phẩm.
Nhiệm vụ của bộ phận này đó là:
+ Chào hàng.
+ Tìm hiểu thông tin về khách hàng: địa chỉ liên lạc, khả năng thanh toán, mối quan hệ của khách hàng…..nhằm tránh tình trạng gặp phải khách hàng ảo, hoặc khách hàng không có khả năng thanh toán.
3.2.1.2. Có chính sách với khách hàng phù hợp.
Khi bán hàng ai cũng mong muốn bán được hàng và được khách hàng thanh toán đầy đủ. Mặc dù công ty có bảo hành sản phẩm và sửa chữa sản phẩm theo yêu cầu của khách hàng nhưng như thế vẫn chưa đủ để khách hàng tìm đến công ty. Hơn nữa ngày nay, thị trường cạnh tranh khá gay gắt, các công ty cơ khí rất nhiều
và đặc biệt là sự xuất hiện của các sản phẩm có xuất xứ từ Trung Quốc. Do đó, để
đẩy mạnh công tác thu hút khách hàng và đồng thời tăng khả năng thu hồi nợ thì công ty nên áp dụng chính sách bán hàng sau:
- Áp dụng chính sách chiết khấu thanh toán: giảm 1% giá trị hợp đồng nếu người mua trả trước 100% giá trị, giảm 0,5% giá trị hợp đồng nếu người mua trả
trước 50% giá trị. Bên cạnh đó công ty cần phải có chính sách phạt hợp lý đối với
những khách hàng thanh toán quá hạn.
- Chủ động kiểm tra hoạt động của máy móc, thiết bị cho khách hàng theo định kỳ ngoài thời gian bảo hành và yêu cầu của khách hàng.
- Công ty nên bố trí cho kế toán theo dõi chi tiết các khoản nợ để thu hồi nợ đúng hạn. Thông thường trước khi trả nợ và gửi bảng sao kê nợ thì từ 10 đến 15 ngày cần gọi điện thoại nhắc nhở, hối thúc khách hàng thanh toán nợ đến hạn.
Trường hợp khách hàng để nợ quá hạn thì cần áp dụng các phương pháp sau:
+ Gửi thông báo cho khách hàng về việc trả nợ không đúng hạn kèm theo các
điều khoản phạt đã quy định trong hợp đồng mà hai bên đã ký kết.
+ Cho khách hàng trả góp, trả dần cho đến khi hết nợ kèm theo khoản phạt hợp lý.
+ Thuê đại diện đòi nợ thay cho công ty. + Tiến hành các thủ tục pháp lý để đòi nợ.
Việc áp dụng chính sách bán hàng sẽ giúp cho công ty soạn thảo hợp đồng và thỏa thuận với khách hàng được dễ dàng hơn. Mặt khác, khách hàng có thể dựa vào
những ưu đãi của công ty mà trả tiền theo đúng quy định để hưởng các lợi ích của mình.