THỰC TRẠNG KIỂM SOÁT VỐN BẰNG TIỀN VÀ CÁC KHOẢN THANH TOÁN TẠI CÔNG TY CỔ PHẦN H&T.
2.3.1.2. Luân chuyển chứng từ trong chu trình kế toán vốn bằng tiền.
a. Đối với các trường hợp thu tiền . a1. Thu bằng tiền mặt.
* Giải thích lưu đồ:
Sau khi nhận được giấy đề nghị thanh toán hợp đồng từ khách hàng.
Kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu thành 2 liên. Sau đó chuyển sang
cho kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu sau khi được duyệt sẽ được chuyển sang cho thủ quỹ.
Thủ quỹ nhận tiền từ khách hàng, ký và ghi nhận vào sổ quỹ. Sau đó phiếu
thu liên 2 giao cho khách hàng. Phiếu thu liên 1 được chuyển về cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật dữ liệu vào sổ cái chi tiết 111;131. Toàn bộ chứng từ được lưu tại phòng kế toán.
Kết thúc quy trình luân chuyển chứng từ bán hàng thu tiền do khách hàng trả nợ. a.1.2. Thu tiền do tạm ứng thừa.
Giải thích lưu đồ:
Khi nhân viên đến nộp tiền đã tạm ứng (thường được tạm ứng trước để đi mua công
cụ dụng cụ….) nhưng dùng không hết.
Kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu thu thành 2 liên. Sau đó chuyển 2 liên sang cho kế toán trưởng ký duyệt. Phiếu thu sau khi được duyệt sẽ chuyển sang cho thủ quỹ.
Thủ quỹ tiến hành thu tiền, ký và ghi vào sổ quỹ. Sau đó giao phiếu thu liên 2 cho người nộp tiền, phiếu thu liên 1 chuyển về cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật dữ liệu vào sổ cái chi tiết 141;111. Toàn bộ chứng từ được lưu tại phòng kế toán.
Kết thúc quy trình luân chuyển chứng từ thu tiền mặt do tạ ứng thừa. a2. Đối với tiền gửi ngân hàng.
Giải thích lưu đồ:
Kế toán thanh toán nhận được giấy báo có của ngân hàng sẽ tiến hành lập phiếu kế toán đi kèm. Sau đó chuyển phiếu kế toán và giấy báo có sang cho kế toán tổng hợp cập nhật vào sổ chi tiết các tài khoản 112;131.
Toàn bộ chứng từ được lưu theo số tại phòng kế toán.
Kết thúc quy trình luân chuyển chứng từ do thu nợ từ khách hàng qua tiền gửi. a.2.2. Thu lãi tiền gửi ngân hàng.
Giải thích lưu đồ:
Kế toán thanh toán nhận được phiếu báo lãi tiền gửi của ngân hàng sẽ tiến hành lập phiếu kế toán đi kèm. Sau đó chuyển phiếu kế toán và phiếu báo lãi tiền gửi sang cho kế toán tổng hợp cập nhật vào sổ chi tiết các tài khoản 112;131.
Toàn bộ chứng từ được lưu theo số tại phòng kế toán.
Kết thúc quy trình luân chuyển chứng từ do thu nợ từ khách hàng qua tiền gửi.
b. Đối với các trường hợp chi tiền. b.1. Chi bằng tiền mặt.
Giải thích lưu đồ:
Bộ phận mua hàng chuyển bộ hồ sơ cần phải thanh toán cho phòng kế toán.
Kế toán thanh toán nhận được bộ hồ sơ thanh toán thì tiến hành lập phiếu chi thành 2 liên. Sau đó chuyển phiếu chi cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau khi được duyệt, phiếu chi được chuyển sang cho thủ quỹ.
Thủ quỹ tiến hành chi tiền cho người nhận tiền, ký xác nhận vào phiếu chi, ghi nhận vào sổ quỹ. Sau đó đưa phiếu chi liên 2 cho người nhận tiền. Phiếu chi liên 1 chuyển về cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp tiến hành vào sổ cái chi tiết 111; 152;153….. Toàn bộ chứng từ được lưu tại phòng kế toán.
Kết thúc quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt do mua ngoài. b.1.2. Chi tiền do tạm ứng.
Giải thích lưu đồ:
Nhân viên nộp giấy đề nghị tạm ứng đã được kế toán trưởng và giám đốc chấp nhận.
Kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu chi thành 2 liên. Sau đó chuyển 2 liên
phiếu chi cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Sau khi được duyệt, phiếu chi
được chuyển sang cho thủ quỹ.
Thủ quỹ tiến hành chi tiền cho người nhận tiền, ký xác nhận vào phiếu chi.. Sau đó tiến hành ghi nhận vào sổ quỹ tiền mặt, phiếu chi liên 2 được giao cho người nhận tiền. Phiếu chi liên 1 chuyển về cho kế toán tổng hợp
Kế toán tổng hợp tiến hành cập nhật dữ liệu vào sổ cái chi tiết tài khoản 111;141.
Toàn bộ chứng từ được lưu tại phòng kế toán.
Kết thúc quy trình luân chuyển chứng từ chi tiền mặt do tạm ứng b.2. Chi bằng tiền gửi ngân hàng .
Giải thích lưu đồ:
Khi ngân hàng nhận được hợp đồng và ủy nhiệm chi của công ty thì tiến hành chi tiền và gửi giấy báo nợ về cho công ty.
Kế toán thanh toán nhận được giấy báo nợ từ ngân hàng. Căn cứ vào giấy báo nợ và bản hợp đồng, kế toán thanh toán tiến hành lập phiếu kế toán. Phiếu kế toán và giấy báo nợ được chuyển sang cho kế toán tổng hợp.
Kế toán tổng hợp tiến hành lên sổ cái chi tiết các tài khoản 112;331. Toàn bộ chứng từ được lưu giữ tại phòng kế toán.
Kết thúc quy trình chi tiền gửi ngân hàng trả nợ cho nhà cung cấp. b.2.2. Chi lương.
Giải thích lưu đồ.
Hàng ngày phòng tổng hợp tiến hành chấm công cho cán bộ công nhân viên trong toàn công ty. Cuối tháng chuyển bảng chấm công cho kế toán tiền lương (vào ngày 30,31 hàng tháng).
Kế toán tiền lương căn cứ vào bảng chấm công để lập bảng thanh toán tiền
lương thành 2 bảng. Sau đó chuyển sang cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt.
Sau khi được duyệt, 2 bảng thanh toán lương sẽ được chuyển sang cho kế toán thanh toán.
Kế toán thanh toán dựa vào bảng thanh toán lương để tiến hành lập ủy nhiệm chi thành 2 liên. Sau đó chuyển ủy nhiệm chi sang cho kế toán trưởng và giám đốc ký duyệt. Ủy nhiệm chi (2 liên) sau khi được duyệt sẽ được kế toán thanh toán
chuyển liên 2 và 1 bảng thanh toán thanh toán lương cho ngân hàng. Ủy nhiệm chi
liên 1 được sử dụng để lập phiếu kế toán, 1 bảng thanh toán lương còn lại được chuyển cho kế toán tiền lương lưu theo số.
Ngân hàng sau khi chi lương sẽ tiến hành gửi giấy báo nợ cho công ty. Kế
toán thanh toán căn cứ vào giấy báo nợ để lập phiếu kế toán. Sau đó chuyển 2 phiếu
kế toán giấy báo nợ, ủy nhiệm chi liên 1 sang cho kế toán tổng hợp.
Căn cứ vào các thông tin trên 2 phiếu kế toán, giấy báo nợ, ủy nhiệm chi liên 1 kế toán tổng hợp tiến hành vào sổ cái chi tiết tài khoản 112,334.
Toàn bộ chứng từ được lưu tại phòng kế toán.
Kết thúc quy trình luân chuyển chứng từ trong quá trình chi lương bằng tiền gửi ngân hàng.