Thực tiễn quản lý chi phí xây dựng tại một số nước trên thế giới

1.3. Kinh nghiệm thực tiễn quản lý chi phí xây dựng tại một số nƣớc trên thế

1.3.1. Thực tiễn quản lý chi phí xây dựng tại một số nước trên thế giới

1.3.1.1. Quản lý chi phí xây dựng ở Hoa Kỳ

Hoa Kỳ là một nƣớc có ngành xây dựng là ngành công nghiệp lớn nhất, đóng góp hàng nghìn tỷ USD, chiếm khoảng 20% tổng sản phẩm quốc gia.

Ở Hoa Kỳ, việc quản lý chi phí đƣợc các nhà thầu đặc biệt quan tâm; để thi công công trình với chi phí thấp nhất có thể, các nhà thầu đã tiến hành nghiên cứu điều kiện thi công, kế hoạch ngân quỹ rồi kế tiếp là các hoạt động sửa chữa. Các chi phí lao động và các thiết bị đƣợc kiểm soát rất chặt chẽ theo từng giờ. Chi phí về vật liệu và các công việc đều đƣợc mã hóa để tiện cho việc sử dụng máy tính điện tử.

Các nhà khoa học luôn tìm ra những công cụ để quản lý sản xuất đạt hiệu quả cao nhƣ phƣơng pháp quản lý dự án bằng sơ đồ mạng PERT (Program Evaluation and Review Technique), CPM (Critical Path Method) là những công cụ quản trị hữu hiệu đƣợc sử dụng rộng rãi trong quản lý sản xuất xây dựng, các phần mềm quản lý hiện đại, xử lý số liệu nhanh chóng, thuận tiện, dễ quản lý: Chƣơng trình Microsoft Project - Lập tiến độ thi công và đồng thời quản lý vài trăm dự án xây dựng cùng thời điểm với hàng ngàn công việc [55].

1.3.1.2. Quản lý chi phí xây dựng ở Anh

*Tổng quan về sơ đồ tổ chức và quy trình quản lý chi phí

Ở nƣớc Anh, tổ chức Chính phủ có tính tập trung cao, mặc dù vậy, các Bộ thƣờng có quyền tự chủ cao. Đối với các dự án quan trọng của Chính phủ , các tổ chức đóng vai trò Chủ đầu tƣ của các dự án. Mỗi tổ chức này quản lý các dự án thuộc về chuyên môn của họ.Ví dụ: dự án đầu tƣ xây dựng một tuyến đƣờng cao tốc đƣợc quản lý bởi cơ quan quản lý đƣờng cao tốc, dự án đƣờng sắt đƣợc quản lý bởi cơ quan quản lý giao thông, cơ quan Năng lƣợng nguyên tử quản lý các dự án năng lƣợng, cơ quan Dầu khí quản lý các dự án dầu khí, các dự án cấp thoát nƣớc do cơ quan môi trƣờng quản lý, các dự án cảng hàng

không đƣợc quản lý bởi cơ quan cảng hàng không…Ngoài ra còn có các công ty, các quỹ đầu tƣ làm Chủ đầu tƣ của các dự án do họ đầu tƣ.

Đối với các dự án của Chính phủ Anh. Chủ đầu tƣ ủy nhiệm cho Kỹ sƣ chuyên ngành và Kiến trúc sƣ là công ty tƣ nhân (hoặc Nhà nƣớc tuyển) để phác thảo dự án và thiết kế sơ bộ. Trong giai đoạn này, Kỹ sƣ chuyên ngành và Kiến trúc sƣ đƣợc hỗ trợ bởi Tƣ vấn thiết kế và Tƣ vấn quản lý chi phí (Quantity Surveyor) là các công ty tƣ nhân. Các công ty này đƣợc giới thiệu bởi Kỹ sƣ chuyên ngành và Kiến trúc sƣ cho Chủ đầu tƣ lựa chọn. Khái toán chi phí đƣợc tính trên đơn vị m2 để xác định lƣợng vốn cho dự án và đƣợc Tƣ vấn quản lý chi phí tính toán dựa trên các thông tin cơ bản về dự án, dựa trên diện tích một mét vuông sàn.

Khi lƣợng vốn dành cho dự án đƣợc chấp thuận, thiết kế sơ bộ sẽ đƣợc trình cho Chủ đầu tƣ. Tƣ vấn quản lý chi phí lập dự toán sơ bộ mô tả lƣợng vốn xây đựng sẽ đƣợc chi tiêu nhƣ thế nào. Dự toán sơ bộ đƣợc xác định dựa trên thiết kế. Do đó, dự toán sơ bộ đƣa ra mục tiêu chi phí cho mỗi ngƣời trong nhóm thiết kế. Khi các quyết định về thiết kế đƣợc đƣa ra, Tƣ vấn quản lý chi phí sẽ lập dự toán và dự toán này có liên quan đến dự toán sơ bộ đó đƣợc duyệt. Nếu bị vƣợt quá dự toán sơ bộ đƣợc duyệt, dự toán sơ bộ hoặc thiết kế sẽ đƣợc cảnh báo. Chi phí dự phòng trong dự toán sơ bộ sẽ giúp giải quyết các vấn đề xảy ra. Mặc dù vậy, thƣờng thì ít khi gặp những thay đổi trong ngân sách hoặc thiết kế sơ bộ trong giai đoạn thiết kế thi công. Khi xong thiết kế thi công, Tƣ vấn quản lý chi phí sẽ lập Biểu khối lƣợng bao gồm chi tiết tất cả các hạng mục công việc theo yêu cầu thiết kế. Biểu Khối lƣợng sẽ đƣợc áp giá và sau đó sẽ đƣợc sử dụng để phân tích Hồ sơ thầu của các Nhà thầu.

Tại Vƣơng quốc Anh, không có Nhà thầu thuộc Nhà nƣớc (chỉ có các cơ quan quản lý công trình công cộng nhƣng chủ yếu cho các công việc bảo trì và khẩn cấp), do đó các dự án quan trọng đƣợc đấu thầu giữa các công ty tƣ nhân. Có thể trao thầu dƣới hình thức thầu chính, Xây dựng - Vận hành - Chuyển giao hoặc chìa khóa trao tay.

Sau khi trao thầu xây dựng, quy trình quản lý chi phí đƣợc thiết lập để kiểm soát giá trong quá trình xây dựng do Tƣ vấn quản lý chi phí tiến hành.

Một cách khác để thực hiện dự án của Chính phủ Anh là dự án đƣợc thực hiện bởi một Nhà thầu chịu trách nhiệm cả về thiết kế và xây dựng. Nhà thầu thiết kế và xây dựng có thể đƣợc lựa chọn một cách đơn giản thông qua thƣơng thảo hợp đồng giữa Nhà thầu và Chủ đầu tƣ.

Hoặc, nhà thầu thiết kế và xây dựng đƣợc chọn thông qua đấu thầu. Chủ đầu tƣ sẽ nêu ra yêu cầu về công trình xây dựng hoàn thành, những phần việc còn lại sẽ thuộc trách nhiệm của Nhà thầu thiết kế và xây dựng. Chủ đầu tƣ yêu cầu các Nhà thầu đệ trình đề xuất bao gồm thiết kế và giá trọn gói. Sau đó sẽ thƣơng thảo hợp đồng để lựa chọn nhà thầu. Chủ đầu tƣ sẽ lấy ý kiến từ các Nhà tƣ vấn Kiến trúc, kỹ thuật và tƣ vấn quản lý chi phí để chọn lựa Nhà thầu thiết kế và xây đựng. Tƣ vấn quản lý chi phí tham gia vào dự án để giúp Chủ đầu tƣ kiểm soát chi phí dự án [55].

* Nguồn dữ liệu phục vụ cho công tác dự toán

Bộ tiêu chuẩn đo bóc khối lƣợng (Standard Method of Measurement –

SMM) đƣợc sử dụng tại Anh cho các dự án hạ tầng và dân dụng. Nguồn dữ liệu đƣợc xây dựng bởi các nhà Tƣ vấn quản lý chi phí (Quantity Surveyor) giàu kinh nghiệm, với ngân hàng dữ liệu về đơn giá đƣợc xây đựng từ nhân công, vật liệu và máy móc. Đơn giá đƣợc áp dụng cho bất cứ dự án nào có sử dụng SMM và nhƣ vậy sẽ tƣơng đối dễ dàng cho Tƣ vấn quản lý chi phí đo bóc khối lƣợng của một dự án và vận dụng áp giá các dự án tƣơng tự đó thực hiện trƣớc đây và có sử dụng cùng một phƣơng pháp đo bóc chuẩn.

Ngân quỹ đƣợc xác định dựa trên phác thảo dự án bằng cách tính toán diện tích sàn xây dựng (CFA - Construction Floor Area) sau đó áp giá tính cho một mét vuông CFA. Tƣ vấn xây dựng có một ngân hàng dữ liệu đơn giá tính trên một mét vuông CFA cho các loại công trình xây dựng khác nhau và giá đƣợc dựa trên các hệ số tiêu chuẩn nhƣ hệ số sử dụng đất, hệ số diện tích lƣu thông, hệ số diện tích sử dụng chung …

Khái toán (Cost model) đƣợc xác định dựa trên thiết kế phác thảo hoặc thiết kế sơ bộ. Bản khái toán này sẽ xem xét thông số, các hệ số để dự tính chi phí. Ví dụ, mặt tiền hay khu vực lƣu thông. Các thông số này có thể sử dụng để phát triển dự toán một cách cụ thể hơn.

Khi thiết kế đƣợc triển khai, các chi tiết thiết kế đƣợc cung cấp và dự báo chi phí xây dựng đƣợc xác định bởi Tƣ vấn quản lý chi phí. Dựa trên thiết kế chi tiết và bản vẽ sơ bộ, khối lƣợng và đơn giá đƣợc lập để thực hiện Dự toán sơ bộ (Cost plan) - cung cấp thông tin chi tiết về các yếu tố của dự án.

Các dữ liệu chi phí quan trọng, đƣợc sử dụng để lập ngân sách, dự báo, dự toán sơ bộ lấy từ Biểu khối lƣợng và đơn giá của dự án đƣợc đấu thầu trƣớc đây. Điều này giải thích tại sao SMM rất quan trọng, SMM không chỉ đƣa ra cơ sở cho việc tính toán và áp giá mà còn tạo ra sự nhất quán về đơn giá ở các dự án khác nhau. Tƣ vấn quản lý chi phí

cũng sử dụng cả chỉ số giá để lập, xác định sự khác nhau về giá ở các địa phƣơng và biến đổi giá theo thời gian về nhân công, máy móc và vật liệu. Đây là công cụ quản lý chi phí chủ yếu của Tƣ vấn quản lý chi phí với mục đích đánh giá ngân sách và lập dự toán.

Tƣ vấn quản lý chi phí của Anh rất giàu kinh nghiệm và chuyên nghiệp, họ sử dụng nguồn dữ liệu đƣợc xây dựng dựa trên kinh nghiệm và các dự án tƣơng tự đã có nghiên cứu giá thị trƣờng vật liệu, nhân công, máy móc để lập dự toán ngân sách và chi phí xây dựng, đƣợc sử dụng làm cơ sở đánh giá hồ sơ thầu. Phƣơng pháp luận của hệ thống quản lý chi phí xây dựng của Anh là liên tục cải tiến dự toán chi phí dự án dựa trên mức độ chi tiết của thiết kế đƣa ra. Do đó, việc phân tích chi phí đƣợc triển khai từ tính toán trên m2, chi phí cơ bản đến Bảng khối lƣợng chi tiết [55].

* Biểu khối lượng và quy trình đấu thầu

Biểu khối lƣợng là phƣơng pháp thƣờng đƣợc sử dụng cho các mục đích nhƣ chuẩn bị hồ sơ thầu, phân tích hồ sơ thầu, quản lý chi phí sau hợp đồng xây dựng. Bản vẽ thi công, tiêu chuẩn kỹ thuật, bản thảo hợp đồng, các mẫu bảo lãnh dự thầu cùng với biểu khối lƣợng sẽ đƣợc gửi cho các Nhà thầu chính để họ lựa chọn và đệ trình giá thầu cạnh tranh. Các Nhà thầu chính sẽ làm giá cho biểu khối lƣợng trong đó phân ra làm hai loại biểu giá, giá cho những công việc cụ thể đã đƣợc xác định (Prime - cost sums) và giá cho phần công việc chƣa đƣợc xác định rõ ràng tại thời điểm đấu thầu (Provisional Sum) và sau đó tổng hợp thành giá dự thầu trọn gói. Giá trọn gói sẽ đƣợc đệ trình cho Kiến trúc sƣ. Giá bỏ thầu sẽ đƣợc phân tích bởi Tƣ vấn quản lý chi phí. Thông thƣờng trong trƣờng hợp này nhà thầu đƣa ra giá thầu thấp nhất sẽ đƣợc quyết định trúng thầu tuy nhiên giá cả sẽ đƣợc xem xét kỹ và nếu có bất kỳ một lỗi nào thì sẽ đƣợc thông báo cho Nhà thầu liên quan [55].

* Mẫu hợp đồng

Thƣờng thì các cơ quan chính phủ sử dụng hợp đồng xây dựng dƣới

các dạng hợp đồng trọn gói, hợp đồng theo đơn giá cố định. Việc thiết kế do Chủ đầu tƣ tiến hành. Tuy nhiên hợp đồng bao gồm cả thiết kế và xây dựng (Design and Build) cũng thƣờng sử dụng đối với các dự án chuẩn và trong những năm gần đây có xu hƣớng áp dụng hợp đồng Xây dựng - Khai thác - Chuyển giao (BOT) và dự án sử dụng vốn tƣ nhân. Dƣới đây là hai ví dụ về dạng hợp đồng chuẩn thƣờng đƣợc áp dụng tại Anh:

+ Mẫu chuẩn hợp đồng xây dựng JCT 2005; + Mẫu chuẩn hợp đồng NEC.

Hầu hết các hợp đồng ở Anh áp dụng hình thức có thầu phụ đƣợc chỉ định. Điều đó có nghĩa Chủ đầu tƣ đƣợc phép chỉ định Nhà thầu cụ thể có đủ khả năng làm thầu phụ mặc dù vẫn dƣới sự quản lý Nhà thầu chính. Hình thức này cũng phù hợp khi áp dụng hợp đồng FIDIC (Federal International des Ingenieurs Conseils – Hiệp hội Quốc tế các kỹ sƣ tƣ vấn) [55].

* Quản lý chi phí trong giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng xây dựng

Tại Anh, trong giai đoạn sau khi ký kết hợp đồng xây dựng, phƣơng pháp kiểm soát chi phí đƣợc sử dụng là phƣơng pháp xác định mốc ngân sách và dự báo ngân sách. Mốc ngân sách đƣợc lập bởi Tƣ vấn quản lý chi phí. Mốc ngân sách đƣợc dùng để so sánh ngân sách ở thời điểm hiện tại và dự báo cho các giai đoạn trong tƣơng lai. Mốc ngân sách này sẽ đƣợc cập nhật bất cứ khi nào có sự thay đổi quan trọng (các phát sinh), và đƣợc cập nhật hàng tháng.

Thanh toán cho Nhà thầu thƣờng đƣợc dựa trên các đánh giá hàng tháng về khối lƣợng công việc thực hiện theo tính toán của nhà thầu và đơn giá kiểm tra bởi Tƣ vấn quản lý chi phí. Ví dụ: Các công việc đƣợc thanh toán hàng tháng dựa trên cơ sở tính toán cơ bản.

Trong trƣờng hợp có những thay đổi đƣợc thực hiện theo yêu cầu công việc Nhà thầu sẽ nhận đƣợc hƣớng dẫn cho lệnh thay đổi này, giá trị thay đổi đƣợc thoả thuận giữa Nhà thầu và Tƣ vấn chi phí quản lý. Những lệnh thay đổi có thể đó đƣợc thoả thuận trong biểu khối lƣợng.

Trong trƣờng hợp chậm trễ nhà thầu có thể yêu cầu kéo dài thời gian và vấn đề này sẽ đƣợc Kiến trúc sƣ hoặc Tƣ vấn quản lý chi phí xem xét và những chi phí phát sinh do việc kéo dài thời gian sẽ đƣợc tính toán bởi Tƣ vấn quản lý chi phí.

Trong bất cứ hợp đồng nào thƣờng thì thời gian cho phép để tiến hành nhanh các thủ tục thanh toán cuối cùng sau khi công trình đó hoàn thành là ba tháng [55].

1.3.1.3. Quản lý chi phí xây dựng ở Trung Quốc

Từ những năm 90 của thế kỷ XX, nhà cao tầng đã đƣợc xây dựng hàng loạt tại các thành phố lớn của Trung Quốc: Bắc Kinh, Thƣợng Hải, Thâm Quyến, Thiên Tân, Nam Ninh…

Đến những năm đầu của thế kỷ XXI thì tại tất cả các thành phố của Trung Quốc việc xây dựng các tòa nhà cao tầng đã phát triển với tốc độ nhanh, xây dựng nhà cao tầng ngày càng tăng và tỷ lệ xây dựng chiếm 40 ÷ 50%, cùng với nó là số tầng và chiều cao

ngày càng lớn. Hiện tại ở Trung Quốc đã xây dựng hàng ngàn ngôi nhà có chiều cao trên 100 mét.

Để đáp ứng sự phát triển nhanh chóng của ngành xây dựng và đặc biệt là xây dựng nhà cao tầng, các tổ chức quản lý thi công ở Trung Quốc rất đƣợc chú trọng và đặc biệt là công tác quản lý chi phí của Nhà thầu.

Nguyên lý cơ bản của quản lý chi phí của Nhà thầu Trung Quốc là lấy giá trị kế hoạch làm mục tiêu khống chế chi phí xây dựng, lấy giá trị kế hoạch chia thành giá trị mục tiêu nhỏ của bộ phận công trình hoặc mỗi công việc hay mắt xích trong quá trình thi công, tiến hành so sánh giá trị chi thực tế và giá trị kế hoạch phát hiện sai lệch từ các mặt tổ chức, kinh tế - kỹ thuật và hợp đồng, nhanh chóng tìm biện pháp hữu hiệu sửa chữa.

Giá trị kế hoạch đƣợc xác định từ dự toán do Nhà thầu lập khi đấu thầu và đƣợc Chủ đầu tƣ chấp thuận.

Nhƣ vậy, việc lập kế hoạch khống chế chi phí xây dựng rất đƣợc chú trọng trong quản lý chi phí xây dựng cơ bản tại Trung Quốc. Trong quá trình triển khai thực hiện dự án việc so sánh giữa chi phí thực tế và chi phí kế hoạch đƣợc thực hiện thƣờng xuyên để phát hiện những chi phí thiếu và thừa. Còn tại Việt Nam việc lập kế hoạch (lập tổng mức đầu tƣ) chỉ mang tính khái toán để dễ phê duyệt dự án. Trong quá trình thực hiện dự án việc điều chỉnh chi phí cũng không bám sát và thƣờng khi dự án đã hoàn thành thì mới điều chỉnh trong quá trình quyết toán.

Quản lý chi phí công trình xây dựng của Trung Quốc chủ yếu dựa vào phƣơng pháp lập dự toán theo hình thức tính giá bằng định mức, cách tính giá do Nhà nƣớc hoặc bộ phận quản lý tính giá công trình địa phƣơng đƣợc Nhà nƣớc ủy quyền tiến hành lập. Hoặc cũng có thể lập dự toán trong mô hình tính giá theo bảng kê chi tiết khối lƣợng công trình. Các hình thức quản lý đầu tƣ xây dựng đƣợc sử dụng rộng rãi ở Trung Quốc: hình thức đƣờng thẳng, hình thức chức năng, hình thức kết hợp đƣờng thẳng và chức năng, hình thức ma trận và các mô hình giao – nhận thầu của dự án: mô hình tổng thầu và thầu