1.4 .1Các yếu tố thuộc về doanh nghiệp
3.2 CÁC GIẢI PHÁP NHẰM LÀNH MẠNH HÓA VÀ NÂNG CAO
3.2.2 Tăng cường quản lý chặt chẽ các khoản phải thu
Các khoản phải thu của Công ty chiếm tỷ trọng là tương đối cao trong tài sản lưu động. Vì vậy Công ty cần chú trọng đến các khoản phải thu và có biện pháp quản lý đúng đắn. Việc quản lý khoản phải thu từ khách hàng liên quan chặt chẽ với tiêu thụ sản phẩm. Khi Công ty mở rộng việc bán chịu hàng hóa cho khách hàng sẽ làm cho nợ phải thu tăng. Tuy vậy, Công ty có thể tăng được thị phần từ đó gia tăng được doanh thu bán hàng và lợi nhuận. Mặt
khác, quản lý khoản phải thu liên quan chặt chẽ đến việc tổ chức và bảo toàn vốn lưu động của Công ty.
Việc tăng khoản phải thu từ khách hàng kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi tiền vay để đáp ứng nhu cầu vốn lưu động thiếu do vốn của Công ty bị khách hàng chiếm dụng.
Tăng khoản phải thu làm tăng rủi ro đối với Công ty dẫn đến tình trạng nợ quá hạn khó đòi hoặc không thu hồi được do khách hàng vỡ nợ, gây mất vốn của Công ty.
Kế toán – tài chính là đầu mối để phối hợp giải quyết các khoản phải thu, nhưng để phối hợp được hiệu quả, họ phải có sự hỗ trợ của bộ phận bán hàng, bộ phận dịch vụ khách hàng, thậm chí của cả Ban giám Đốc. Để quản lý khoản phải thu từ khách hàng, luận văn đưa ra một số biện pháp sau:
Xác định chính sách bán hàng (chính sách tín dụng thương mại) với khách hàng.
Công ty cần có một chính sách tín dụng rõ ràng cho từng nhóm khách hàng. Việc xây dựng một chính sách tín dụng cụ thể với khách hàng thể hiện tính chuyên nghiệp của công ty, cụ thể:
+ Đối với những khách hàng thường xuyên và thanh toán đúng hạn thì công ty sẽ nới lỏng các điều kiện thanh toán và Công ty có thể áp dụng mô hình nới lỏng chính sách bán chịu như sau:
+ Đối với những khách hàng mới hoặc thường xuyên thanh toán chậm thì cần thỏa thuận một chính sách tín dụng, trong đó chỉ thực hiện nới lỏng tín dụng đối với những khách hàng thanh toán đúng hạn liên tục trong một thời gian nhất định hoặc khi đạt được chỉ tiêu doanh số thanh toán đúng hạn. Công ty nên áp dụng mô hình thắt chặt chính sách bán chịu như sau để ra quyết định trong việc quản trị các khoản phải thu:
Nới lỏng chính sách bán chịu Tăng khoản phải thu
Tăng lợi nhuận đủ bù đắp tăng chi
phí không? Tăng chi phí vào khoản phải
thu
Tăng doanh thu
Ra quyết định Tăng lợi nhuận
Thắt chặt chính sách
bán chịu
Tiết kiệm chi phí đủ bù đắp lợi nhuận
giảm không? Giảm doanh thu
Ra quyết định Giảm lợi nhuận
Giảm khoản phải thu
Tiết kiệm chi phí cho khỏan
Phân tích khách hàng, xác định đối tượng bán chịu:
Công việc chính yếu trong việc hình thành chính sách tín dụng thương mại cần xác định là bán chịu cho ai. Do vậy, để thẩm định độ rủi ro cần phân tích đánh giá khả năng trả nợ và uy tín của khách hàng, nhất là với những khách hàng tiềm năng. Trên cơ sở đó quyết định hình thức hợp đồng thực hiện trên tài khoản mua bán chịu.
Xác định điều kiện thanh toán:
Công ty phải quyết định thời hạn bán chịu (thời hạn thanh toán) và tỷ lệ chiết khấu thanh toán.
- Thời hạn thanh toán: Là độ dài thời gian kể từ ngày người bán giao hàng cho người mua đến ngày người mua trả tiền. Thời hạn thanh toán dài
hay ngắn tùy thuộc vào tích chất lâu bền (thời hạn sử dụng) của sản phẩm.
- Chiết khấu thanh toán: Là phần giảm trừ một số tiền nhất định cho người mua khi người mua trả tiền trước thời hạn thanh toán đã thỏa thuận. Việc tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trước hạn và thu hút thêm được khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ nhưng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy, Công ty cần cân
nhắc khi xác định tỷ lệ chiết khấu.
Thường xuyên kiểm soát nợ phải thu
Mở sổ theo dõi chi tiết nợ phải thu và tình hình thanh toán với khách hàng. Ngoài ra công ty phải phân loại các khoản thu của khách hành thành các tiêu chí khác nhau để xác định những khoản nợ khó thu hồi hoặc không thể thu hồi, từ đó có các biện pháp xử lý thích hợp.
Áp dụng các biện pháp thích hợp thu hồi nợ và bảo toàn vốn
- Công ty nên chỉ đạo bộ phận giám sát bán hàng sát sao hơn trong việc thu nợ của nhân viên bán hàng. Bộ phận giám sát bán hàng phải giám sát chặt chẽ hơn không chỉ việc bán hàng mà cả việc thu nợ của nhân viên, nếu phát
hiện nhân viên để khách hàng nợ quá hạn lâu thì cần nhắc nhở nhân viên đốc thúc khách hàng trả nợ, nếu khách hàng có nguy cơ không thanh toán hoặc không thanh toán được thì cần báo ngay cho bộ phận kế toán để có phương án dự phòng kịp thời.
- Công ty nên có mức thưởng xứng đáng cho những nhân viên thu tiền hiệu quả. Ngoài ra khi hoạt động thu tiền nội bộ quá tốn kém, Công ty nên thuê công ty thu tiền chuyên nghiệp làm việc này.
- Bộ phận kế toán cần chuẩn bị sẵn sàng các chứng từ cần thiết đối với các khoản nợ sắp đến kỳ hạn thanh toán, thực hiện kịp thời các thủ tục thanh toán, nhắc nhở, đôn đốc khách hàng thanh toán các khoản nợ đến hạn.
- Trích lập dự phòng nợ phải thu khó đòi để chủ động bảo toàn vốn lưu động.