5. Kết Cấu Của KLTN
2.2 THỰC TRẠNG QUY TRÌNH THANH TOÁN TÍN DỤNG CHỨNG TỪ ĐỐ
2.2.2 Thực trạng quy trình thanh toán tín dụng chứng từ đối với hàng nhập khẩu
khẩu tại Ngân Hàng TMCP Sài Gòn Công Thương – CN Bình Hòa
(7) (6) (2) (5) (3) (1) (8) (9) (10) (4) (0) Exporter The Beneficiary Importer The Applicant
Sơ đồ 2.2 Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ đối với hàng nhập khẩu tại ngân hàng TMCP Sài gòn Công Thương-CN Bình Hòa.
Bảng 2.4 Quy trình thanh toán tín dụng chứng từ đối với hàng nhập khẩu tại ngân hàng TMCP Sài gòn Công Thương-CN Bình Hòa.
Nhà Nhập Khẩu sau khi kí hợp đồng và đồng ý mua hàng hóa với các điều khoản, điều kiện như đã thỏa thuận với Nhà Nhập Khẩu sẽ tiến hành mở tín dụng thư (Letter Of Credit - L/C) theo quy định của hợp đồng. Cụ thể, Nhà Nhập Khẩu sẽ đến Ngân Hàng TMCP Sài Gòn Công Thương chi nhánh Bình Hòa yêu cầu mở L/C, Ngân Hàng TMCP Sài Gòn Công Thương chi nhánh Bình Hòa sẽ phát hành L/C cho Nhà Nhập Khẩu, cũng như thay mặt Nhà Nhập Khẩu cam kết với Nhà Bước 1
Phát hành L/C:
- Tiếp nhận hồ sơ đề nghị mở L/C từ Nhà Nhập Khẩu
- kiểm tra, xem xét việc mở L/C
- Phát hành L/C
Bước 2 NH TMCP SGCT-CN Bình Hòa chuyển L/C đến Ngân Hàng Thông Báo Bước 3
Ngân Hàng Thông Báo chuyển LC bản gốc đến nhà xuất khẩu để người này đánh giá khả năng thực hiện LC của mình ở nước xuất khẩu.
Bước 4
Nhà Xuất Khẩu giao hàng theo đúng quy định của L/C và văn bản tu chỉnh L/C (nếu có)
Bước 5
Nhà Xuất Khẩu lập bộ chứng từ theo quy định của L/C xuất cho Ngân Hàng Thông Báo đúng thời hạn quy định
Bước 6
Ngân Hàng Thông Báo sau khi kiểm tra tính hợp lệ của bộ chứng từ thì chuyển tới Ngân Hàng Phát Hành L/C (Ngân Hàng Thanh Toán)
Bước 7
Ngân Hàng TMCP SGCT – CN Bình Hòa tiếp nhận, kiểm tra bộ chứng từ và Ngân Hàng TMCP SGCT – CN Bình Hòa tiến hành thanh toán nếu bộ chứng từ phù hợp với quy định của L/C
Bước 8
Ngân Hàng Phát Hành Thư Tín Dụng trao bộ chứng từ cho nhà Nhập Khẩu và phát lệnh đòi tiền
Bước 9
Nhà NK kiểm tra bộ chứng từ nếu thấy phù hợp với quy định của L/C thì đến ngân hàng làm thủ tục thanh toán
Xuất Khẩu là sẽ thanh toán trong một khoản thời gian nhất định khi Nhà Nhập Khẩu xuất trình những chứng từ phù hợp với các điều khoản của tín dụng thư. Sau đây là quy trình phát hành L/C và các nghiệp vụ phát sinh đuợc Ngân Hàng TMCP Sài Gòn Công Thương chi nhánh Bình Hòa áp dụng.
2.2.2.1 Phát hành L/C:
Khi tiếp xúc với khách hàng có nhu cầu mở L/C, nhân viên tín dụng tìm hiểu nhu cầu khách hàng, trao đổi và hướng dẫn khách hàng về các điều kiện mở L/C, chuẩn bị hồ sơ mở L/C ,… theo qui định về mở L/C hiện hành.
2.2.2.1.1 Tiếp nhận hồ sơ mở L/C của khách hàng đối với L/C trả ngay gồm:
Hồ sơ pháp lý ( đối với khách hàng giao dịch lần đầu với NH TMCP SGCT-
CN Bình Hòa) (Phụ Lục 4)
Một bản chính đơn “ Yêu Cầu Mở Tín Dụng Thư” theo mẫu của NH TMCP
SGCT-CN Bình Hòa. Trên giấy đề nghị mở L/C của công ty A thể hiện các nội dung chính như sau:
Gửi Đến Ngân Hàng Đề Nghị Mở L/C: Ngân Hàng TMCP Sài Gòn Công
Thương – CN Bình Hòa.
Ngân Hàng Thông Báo: STATE BANK OF INDIA, IFB BRANCH -
SBININBB144.
Ngày Hết Hạn Hiệu Lực L/C: 21/08/2015.
Tên Và Địa Chỉ Của Người Yêu Cầu Mở L/C: Công Ty A Co.,Ltd – HCM
City, Việt Nam.
Tên Và Địa Chỉ Người Thụ Hưởng: ELECTRONICS LTD – Hyderabad,
India 500 037.
Tổng Trị Giá L/C: USD 18,317.75
Giao Hàng Từng Phần: không được phép.
Cảng Bốc Hàng: Any port of India.
Cảng Dỡ Hàng: Hồ Chí Minh port, Việt Nam.
Ngày Giao Hàng Chậm Nhất: 30/07/2015.
Mô Tả Hàng Hóa:
Tên Hàng: Power Capacitors (Capacitors Die Electric of Plastics)
PO/NT/15/024 date 23 June,2015.
Tổng Giá Trị Hóa Đơn: USD 24,729.00
Đơn Giá: As per attached list of purchase order no.: PO/NT/15/024
date 23 June,2015.
Đóng Gói: EXPORT STANDARD PACKING.
Xuất Xứ: India
Documents Required In Triplicate
Một bản sao (có sao y) hợp đồng ngoại thương hoặc giấy tờ có giá trị tương
đương như hợp đồng.
Báo cáo tài chính 2 năm liền kề và báo cáo tài chính đến thời điểm gần nhất (
đối với khách hàng giao dịch lần đầu với NH TMCP SGCT-CN Bình Hòa)
Các hồ sơ khác có liên quan đến việc mở L/C (hợp đồng ủy thác nhập khẩu,
hợp đồng kinh tế đầu ra..)
Việc yêu cầu khách hàng xuất trình văn bản xác nhận đăng ký vay trả nợ nước
ngoài khác với qui định tại qui trình này chỉ được thực hiện khi có thông báo bằng văn bản của tổng giám đốc trên cơ sở quy định của ngân hàng nhà nước trong từng thời kỳ.
Sau khi khách hàng gởi đầy đủ hồ sơ mở L/C, NVTD kiểm tra tính hợp lệ của
hồ sơ, tiếp nhận hồ sơ và ghi vào sổ tiếp nhận hồ sơ.
2.2.2.1.2 Xem xét việc mở L/C hay từ chối mở L/C
Sau khi đã phân tích, đánh giá các nội dung trên, NVTD lập Tờ Trình nêu rõ ý
kiến đề xuất mở L/C hay từ chối mở L/C (Phụ Lục 5).
NVTTQT kiểm tra hồ sơ và lập bản thảo. Kiểm tra tính pháp lý và nội dung
của hồ sơ yêu cầu mở L/C của công ty A. Tiêu chí kiểm tra gồm:
Hồ sơ đủ các loại chứng từ theo quy định của Ngân Hàng.
Chứng từ có đủ chữ ký thẩm quyền và dấu mộc.
Giấy yêu cầu mở L/C không thiếu các chi tiết quan trọng, nếu có chỉnh sửa
phải có dấu xác nhận của công ty.
Riêng việc định giá tài sản bảo đảm do Bộ Phận Thẩm Định thực hiện. Trường
hợp trình chấp nhận mở L/C, trong phần kiến nghị của tờ trình phải nêu rõ: mặt hàng nhập, số lượng, tổng giá trị L/C, mức ký quỹ và các điều kiện ràng
buộc khác (nếu có) liên quan đến việc chấp thuận mở L/C. Riêng đối với L/C trả chậm, trong tờ trình phải nêu thêm biện pháp đảm bảo.
Sau tờ trình đã được duyệt, nếu NH TMCP SGCT-CN Bình Hòa quyết định
việc mở L/C khác với đề nghị ban đầu của khách hoặc từ chối mở L/C, NH TMCP SGCT – CN Bình Hòa sẽ thông báo nội dung này cho khách hàng biết.
Trong trường hợp từ chối mở L/C, NVTD sao chụp toàn bộ hồ sơ liên quan
cùng bản chính Tờ Trình/ Biên Bản Hợp Hội Đồng Tín Dụng để lưu vào hồ sơ từ chối mở L/C của Phòng Tín Dụng, gửi một bản sao tờ trình từ chối mở L/C và các hồ sơ liên quan cho Phòng Tài Trợ Thương Mại/Bộ Phận Xuất Nhập Khẩu, đồng thời trả lại cho khách hàng toàn bộ hồ sơ đã nhận từ khách hàng.
Lưu ý: trên cơ sở uy tín của khách hàng, mức độ rủi ro của giao dịch, tình hình
thị trường, các quy định cụ thể của ngân hàng nhà nước và NH TMCP SGCT –CN Bình Hòa trong từng thời kỳ,… NVTD đề xuất mức ký quỹ phù hợp.
Mặt hàng nhập khẩu: phải phù hợp với quy định về nhập khẩu của Nhà Nước.
Đối với Công Ty A NVTTQT nhận xét về kỹ thuật của L/C này là: L/C không
có điều kiện và điều khoản nào bất lợi.
Soạn L/C bản thảo MT700.
NVTTQT sử dụng chương trình riêng của Ngân Hàng soạn điện MT700 trên
hệ thống phần mềm SWIFT, NVTTQT căn cứ theo giấy đề nghị mở L/C của khách hàng điền đầy đủ nội dung các trường, sau đó xem và in điện MT700 và lập tờ hình phát hành L/C . Tờ trình gồm các nội dung: Giới Thiệu Khách Hàng. Tình Hình Dư Nợ Và Phát Hành L/C. Chi Tiết Về L/C Mở. Nhận Xét.
Đề xuất Giám Đốc Chi Nhánh/Người Được Ủy Quyền duyệt hồ sơ phát hành
L/C gồm:
Hồ sơ yêu cầu mở L/C của khách hàng.
Bản thảo MT700.
2.2.2.1.3 Phát hành L/C đối với yêu cầu mở L/C ký quỹ dưới 100%. Hồ sơ mở L/C gồm:
Một bản chính thư Yêu Cầu Mở Thư Tín Dụng có chữ ký của đại diện
doanh nghiệp (hoặc người được ủy quyền) và đóng dấu doanh nghiệp theo mẫu của NH TMCP SGCT –CN Bình Hòa.
Một bản sao tờ trình mở L/C của Phòng Tín Dụng/ Phòng Kinh Doanh
đã được Giám Đốc/ Tổng Giám Đốc/ Hội Tín Dụng ký duyệt chấp thuận.
Một bản photo Hợp Đồng Ngoại Thương hoặc giấy tờ có giá trị tương
đương như hợp đồng
Một bản chính Hợp Đồng Bảo Lãnh đã ký
Bản chính văn bản xác nhận đăng ký vay, trả nợ nước ngoài của ngân
hàng nhà nước (trường hợp L/C trả chậm trên một năm). TTV ghi chú và ký xác nhận trên bản chính văn bản này nội dung như sau:
“Sài Gòn Bank mở L/C trả chậm ……… ngày Trị giá ………
Ngày phát hành……….”
Sau đó photo một bản để lưu hồ sơ và hoàn trả bản chính cho khách hàng.
Việc TTV yêu cầu khách hàng xuất trình văn bản xác nhận đăng ký vay trả nợ
nước ngoài khác với quy định tại quy định này chỉ được thực hiện khi có thông báo bằng văn bản của tổng giám đốc trên cơ sở quy định của ngân hàng nhà nước trong từng thời kỳ.
Toàn bộ bản Chính Thư Bảo Hiểm nếu Thư Yêu Cầu Mở Thư Tín Dụng
không yêu cầu người thụ hưởng xuất trình Chứng Từ Bảo Hiểm. Chứng Thư Bảo Hiểm phải thể hiện người được bảo hiểm là NH TMCP SGCT- CN Bình Hòa. Trường hợp khách hàng không xuất trình Chứng Thư Bảo Hiểm trước thời điểm mở L/C, phải có sự chấp thuận của Tổng Giám Đốc/ Giám Đốc chi nhánh.
Kiểm tra hồ sơ mở L/C: khi tiếp nhận hồ sơ mở thư tín dụng TTV thực hiện như sau:
Kiểm tra số lượng và tính hợp lệ của hồ sơ.
Kiểm tra nội dung thư yêu cầu mở thư tín dụng, nếu nội dung không rõ ràng, các điều kiện, chỉ thị có sự mâu thuẩn, TTV phải hướng dẫn và yêu cầu khách hàng hoàn chỉnh trước khi phát hành L/C. Thư Yêu Cầu Mở Thư Tín Dụng không được sửa chữa số tiền, mọi sửa chữa khác phải có chữ ký xác nhận của Đại Diện Doanh Nghiệp Hoặc Người Được Ủy Quyền theo mẫu (Phụ Lục 3).
Phát hành L/C không hủy ngang: sau khi kiểm tra hồ sơ mở L/C TTV thực hiện như sau:
Nhập giao dịch vào hệ thống để trích tài khoản tiền gửi khách hàng vào tài
khoản ký quỹ.
Nhập giao dịch mở L/C vào hệ thống, thu phí giao dịch.
Trình ký duyệt trên hệ thống, sau khi giao dịch được duyệt, hệ thống sẽ tự sinh
bút toán nhập ngoại bảng.
L/C có thể phát hành dưới hình thức bằng thư hay bằng điện
Nếu phát hành bằng điện, hệ thống sẽ tự động sinh điện MT700 sau khi
giao dịch được duyệt, điện này sẽ được tích hợp sang hệ thống SWIFT, sau đó TTV trình ký duyệt trên hện thống SWIFT.
Nếu phát hành bằng thư: sử dụng văn điện MT700 đã được duyệt. TTV
trình ký L/C theo quy định tại mẫu chữ ký ủy quyền gửi cho ngân hàng đại lý.
Lưu ý: Chi nhánh không trực tiếp phát hành L/C bằng thư mà phải chuyển yêu
cầu phát hành L/C bằng thư về Phòng Tài Trợ Thương Mại (Hội Sở) để trình Ban Tổng Giám Đốc ký phát hành L/C theo yêu cầu của chi nhánh.
Trường hợp phát hành L/C sơ bộ, TTV nhập giao dịch mở L/C sơ bộ vào hệ
thống, thu phí giao dịch và trình ký duyệt trên hệ thống. sau khi giao dịch được duyệt, hệ thống sẽ tự sinh điện MT750. Điện này sẽ được tích hợp sang hệ thống SWIFT. Sau đó, TTV trình ký trên hệ thống SWIFT.
Lưu ý: một khi đã phát hành L/C sơ bộ, NH TMCP SGCT –CN Bình Hòa có
trách nhiệm phải phát hành L/C chính thức sau đó.
Sau khi giao dịch được duyệt, TTV in 3 liên giấy báo nợ.
KSV thực hiện:
Kiểm tra lại toàn bộ hồ sơ mở L/C , đối chiếu nội dung L/C với yêu cầu mở
Ký kiểm soát giao dịch trên hệ thống Symbol và hệ thống SWIFT theo thẩm quyền.
T/PP thực hiện:
Kiểm tra lại hồ sơ L/C, đối chiếu nội dung L/C và yêu cầu mở L/C của khách
hàng, phát hiện các điểm không phù hợp mà TTV/KSV không phát hiện.
Ký duyệt phát hàng L/C trên hệ thống Symbol và hệ thống SWIFT theo thẩm
quyền.
Chi nhánh không trực tiếp phát hành L/C bằng thư mà phải chuyển yêu cầu phát hành L/C bằng thư về Phòng Tài Trợ Thương Mại (Hội Sở) để trình Ban Tổng Giám Đốc ký phát hành L/C theo yêu cầu của chi nhánh. Nhân viên còn hạn chế về nghiệp vụ và giới hạn một số quyền trong quá trình phát hành, số lượng nhân viên còn ít, chưa có một bộ phận hướng dẫn cho khách hàng (đặc biệt đối với khách hàng giao dịch lần đầu) cho nên quá trình tư vấn, hướng dẫn khách hàng được lồng ghép vào quy trình thanh toán thư tín dụng chứng từ, đôi khi gây mất thời gian và chậm trễ.
2.2.2.2 Ngân hàng TMCP SGCT – CN Bình Hòa chuyển L/C đến ngân hàng thông báo
PTTQT chuyển điện MT700 lên hệ thống SWIFT của Ngân Hàng Quốc Tế,
Ngân Hàng Thông Báo sẽ nhận điện.
Nhập ngọai bảng, trình ký phát hành:
NVTTQT:
In điện trả về từ PTTQT
Hạch toán nhập ngoại bảng: lập phiếu nhập ngoại bảng ghi rõ tên khách
hàng, mã số thuế, địa chỉ, loại tài khoản, số tiền, nội dung. GĐCN/Nguời đuợc ủy quyền ký phát hành bản chính tờ L/C số TBHTF 100570924811 và duyệt các chứng từ liên quan (phiếu ngoại bảng, phiếu chuyển khoản).
Giao L/C gốc cho nhà nhâp khẩu, lưu hồ sơ.
NVTTQT: Giao bản chính L/C cho khách hàng, photo lại một bản L/C để lưu
và khi giao L/C gốc yêu cầu khách hàng ký xác nhận lên bảng L/C copy.
Lưu toàn bộ chứng từ phát sinh, lưu theo trình tự thời gian
2.2.2.3 Ngân hàng thông báo chuyển LC bản gốc đến nhà xuất khẩu để người này đánh giá khả năng thực hiện LC của mình ở nước xuất khẩu.
Ngân Hàng Thông báo chuyển LC bản gốc đến nhà xuất khẩu để nhà xuất khẩu đánh giá khả năng thực hiện LC của mình, tu chỉnh LC (nếu cần) và chuẩn bị cho việc giao hàng cho nhà nhập khẩu theo đúng quy định của LC.
2.2.2.4 Nhà Xuất Khẩu giao hàng theo đúng quy định của L/C và văn bản tu chỉnh L/C (nếu có)
Nhà Xuất Khẩu nhận được thư tín dụng do Ngân Hàng Thông Báo gửi đến tiến hành kiểm tra và so sánh với hợp đồng mua bán ngoại thương đã ký trước đây. Sau khi kiểm tra chặt chẽ L/C nếu đồng ý thì tiến hành giao hàng cho bên Nhập Khẩu, nếu không đồng ý thì đề nghị bên nhập khẩu điều chỉnh hoặc bổ sung thêm cho đến khi hoàn chỉnh mới giao hàng.
2.2.2.5 Nhà Xuất Khẩu lập bộ chứng từ theo quy định của L/C xuất cho Ngân Hàng Thông Báo đúng thời hạn quy định.
Hồ sơ gửi Ngân Hàng Thanh Toán gồm phiếu xuất trình chứng từ thanh toán hàng xuất khẩu và các chứng từ chi tiết phù hợp với những điều khoản ghi trong thư tín dung: Sale Contract, Spectification, Custom Invoice, Bill Of Lading, Certificate Of Quantity, Commercial Invoice, Exchange For, Container List, Packing List, Certificate Of Origin