2.1.4.1. Bộ máy kế toán
Hình 0.2: Tổ chức Bộ máy kế toán của Công ty
- Kế toán trưởng:
+ Tổng hợp số liệu của các phần hành để lập các báo cáo trình bày lên giám đốc nhằm cho việc đưa ra các quyết định kinh doanh.
+ Kiểm tra các sai sót về nội dung, số liệu, định khoản các nghiệp vụ kinh tế phát sinh hằng ngày mà các kế toán phần hành khác thực hiện.
+ Chịu trách nhiệm trước pháp luật về sự đầy đủ, chính xác, trung thực của các số liệu kế toán phát sinh trong báo cáo kế toán của đơn vị.
- Kế toán mua hàng, bán hàng kiêm công nợ:
+ Theo dõi, ghi chép toàn bộ tình hình mua bán hàng hóa trong kỳ của công ty. Lập các chứng từ phát sinh như hóa đơn, phiếu nhập, phiếu xuất…
+ Theo dõi công nợ phát sinh trong kỳ, thường xuyên kiểm tra thời hạn nợ phải thu để nhắc nhở, đôn đốc khách hàng trả nợ, đảm bảo vốn của công ty không bị chiếm dụng. Cũng như thường xuyên kiểm tra thời hạn nợ đối với khoản nợ phải trả để có chính sách sử dụng vốn hợp lý và trả nợ đúng hạn.
- Kế toán tiền lương, vốn bằng tiền:
+ Theo dõi, ghi chép số liệu về số lượng lao động, thời gian làm việc, cuối tháng tiến hành tính lương và các khoản trích theo lương để chi trả tiền lương, tiền công cho viên công ty. Theo dõi các khoản tạm ứng tiền lương, tiền thưởng, phụ cấp cho người lao động.
+ Thực hiện thu chi, theo dõi dòng tiền vào ra tại doanh nghiệp. Lập báo cáo thu chi hằng ngày của tiền mặt và tiền gửi ngân hàng theo yêu cầu của Ban giám đốc.
- Thủ kho: Tiến hành nhập xuất kho khi có yêu cầu từ phòng kinh doanh. Bảo quản, theo dõi số lượng hàng tồn trong kho để đảm bảo cho quá trình bán hàng không bị gián đoạn.
2.1.4.2. Hình thức ghi sổ và chế độ kế toán áp dụng
Chế độ kế toán: Công ty áp dụng chế độ kế toán theo TT 133/2016/TT-BTC Niên độ kế toán: bắt đầu từ ngày 01/01 và kết thúc vào ngày 31/12
Hình thức kế toán: áp dụng hình thức Nhật ký chung và sử dụng phần mềm kế toán máy trong công tác kế toán tại công ty.
Phương pháp hạch toán hàng tồn kho: Kê khai thường xuyên. Phương pháp khấu hao TSCĐ: theo đường thẳng.
Phương pháp tính Thuế GTGT: theo PP khấu trừ. Phương pháp tính giá xuất kho: theo thực tế đích danh.
Hệ thống báo cáo tài chính: Công ty thực hiện báo cáo tài chính theo các biểu mẫu sau:
+ Bảng cân đối kế toán (B01-DN)
+ Báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh (B02-DN) + Báo cáo lưu chuyển tiền tệ (B03-DN)
+ Bản thuyết minh báo cáo tài chính (B09-DN)
Để hỗ trợ công tác ghi sổ kế toán trở nên nhanh chóng, công ty đã sử dụng phần mềm kế toán MISA.NET.2021. Nhờ đó, việc lập chứng từ, ghi sổ kế toán, theo dõi các phần hành, các tài khoản, lập báo cáo tài chính trở nên dễ dàng hơn nhiều.
+ Hằng ngày kế toán căn cứ vào chứng từ kế toán hoặc Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại đã được kiểm tra để nhập vào Phần mềm MISA.NET.2021 theo các phân hệ trên máy tính. Phần mềm sẽ tự động cập nhật số liệu lên các Sổ tổng hợp, sổ chi tiết.
+ Cuối tháng (hoặc vào thời điểm cần thiết), kế toán sẽ thực hiện khóa sổ kế toán và lập Báo cáo tài chính. Phần mềm tự động kiểm tra, đối chiếu số liệu giữa sổ tổng hợp và sổ chi tiết, đảm bảo tính chính xác, đầy đủ, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ.
+ Cuối tháng hoặc cuối năm, sổ kế toán chi tiết và sổ kế toán tổng hợp được in ra giấy để các bộ phận liên quan ký duyệt và đính kèm với chứng từ gốc rồi lưu trữ theo đúng quy định.
Quy trình ghi sổ tại đơn vị
SVTH: Lê Thị Nhạn Trang 32
- Báo cáo tài chính - Báo cáo kế toán quản trị Bảng tổng hợp chứng từ kế toán cùng loại Chứng từ kế toán SỔ KẾ TOÁN - Sổ nhật ký chung - Sổ tổng hợp - Sổ chi tiết MÁY TÍNH PHẦN MỀM MISA.NET.2021
Hình 0.3: Trình tự ghi sổ kế toán theo hình thức kế toán trên máy tính
- Trình tự ghi sổ kế toán:
+ Hàng ngày, khi các nhân viên bán hàng nộp chứng từ gốc hoặc bảng kê chứng từ gốc cùng loại phát sinh tại công ty; kế toán các phần hành được phân công kiểm tra, tập hợp và phân loại theo từng hoạt động. Chứng từ sau khi được kiểm tra sẽ làm căn cứ đề ghi sổ, xác định tài khoản nợ, tài khoản có để nhập dữ liệu vào máy tính theo phần mềm kế toán Việt Nam. Theo quy trình của phần mềm kế toán, các thông tin được nhập vào máy theo từng chứng từ và tự động được chuyển vào sổ kế toán tổng hợp (Sổ Cái và các sổ, thẻ kế toán chi tiết có liên quan).
+ Đến cuối kỳ hoặc khi có yêu cầu cần thiết cung cấp thông tin thì nhân viên kế toán thực hiện thao tác khóa sổ và lập báo cáo tài chính. Việc đối chiếu giữa số liệu tổng hợp với số liệu chi tiết được thực hiện tự động và luôn đảm bảo tính chính xác, trung thực theo thông tin đã nhập trong kỳ. Kế toán sẽ in bộ sổ theo chứng từ ghi sổ, đóng thành quyển và thực hiện thủ tục pháp lý theo quy định về sổ kế toán ghi bằng tay.
Công ty thực hiện đồng thời 2 công việc: Làm thủ công tất cả các phần hành kế toán và các nghiệp vụ kinh tế phát sinh, sau đó sử dụng phần mềm để đảm bảo tính bảo mật, chính xác và tránh tình trạng bị mất dữ liệu.
2.2. Thực trạng công tác kế toán tiêu thụ và xác định kết quả kinh doanh tại Công ty TNHH Thép Minh Nhật.
2.2.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng tại Công ty TNHH Thép Minh Nhật 2.2.1.1. Đặc điểm hoạt động bán hàng
Công ty hoạt động trong lĩnh vực thương mại nên chức năng của doanh nghiệp là luân chuyển hàng hóa giữa người sản xuất và người tiêu dùng. Công ty chuyên phân phối kim loại và quặng kim loại như: Thép vằn, Thép cuộn, Thép ống, Thép hình...Đa dạng về chủng loại, cạnh tranh về giá cả, phục vụ nhanh chóng, thanh toán linh hoạt.
Thị trường của công ty trải dài khắp cả nước, đặc biệt ở Thành phố Đà Nẵng. Khách hàng của công ty rất đa dạng, bao gồm các cá nhân, tổ chức. Trong đó, chủ yếu cung cấp cho các công ty xây dựng, nhà thầu nên khối lượng hàng hóa xuất bán hàng tháng thường rất lớn và ổn định.
2.2.1.2. Phương thức bán hàng
Bán lẻ: Khách hàng cá nhân thường mua với số lượng ít, chủng loại không nhiều. Do đó khách hàng thường đến mua và thanh toán trực tiếp tại công ty. Việc vận chuyển từ kho về cho khách hàng thường do khách hàng đảm nhận.
Bán buôn: Khách hàng là các tổ chức bao gồm các công ty mua lại hàng hóa để bán hoặc các nhà thầu mua để phục vụ nhu cầu xây dựng các công trình. Công ty áp dụng cả 2 phương thức bán buôn qua kho và bán buôn không qua kho. Vì các khách hàng này thường mua với số lượng lớn nên chi phí vận chuyển hàng về cho khách hàng sẽ do công ty chịu. Công ty thường thuê các đơn vị vận chuyển để chở hàng cho khách hàng, và chi phí này sẽ được tính vào chi phí bán hàng vào cuối tháng.
2.2.1.3. Phương thức thanh toán
Thanh toán ngay: Đối với những hóa đơn dưới 20 triệu, khách hàng sẽ thanh toán bằng tiền mặt, hoặc chuyển khoản ngay sau khi nhận được hàng.
Thanh toán trả chậm (bán chịu): Đối với những hóa đơn trên 20 triệu, khách hàng sau khi nhận được hàng sẽ không tiến hành thanh toán ngay, thời hạn thanh toán đã được thỏa thuận giữa 2 bên trước khi giao hàng, thường là 20 ngày sau khi nhận được hàng. Đây là hình thức thanh toán chủ yếu của công ty vì khách hàng của công ty hầu hết là các nhà thầu, công trình xây dựng, công ty lớn nên giá trị của mỗi đơn hàng thường rất lớn.
2.2.2. Kế toán doanh thu bán hàng tại Công ty
Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ của công ty là tổng giá trị các lợi ích kinh tế công ty thu được trong kỳ kế toán, phát sinh từ các hoạt động cung cấp hàng hóa cho khách hàng, góp phần làm tăng vốn chủ sở hữu.
Điều kiện ghi nhận doanh thu ở công ty: Doanh thu bán hàng được ghi nhận khi đồng thời thỏa mãn tất cả 5 điều kiện sau:
- Công ty đã chuyển giao phần lớn rủi ro và lợi ích gắn liền với quyền sở hữu hàng hóa cho người mua.
- Công ty không còn nắm giữ quyền quản lý hàng hóa như người sở hữu hàng hóa hoặc quyền kiểm soát hàng hóa.
- Doanh thu được xác định tương đối chắc chắn.
- Công ty đã thu được hoặc sẽ thu đươc lợi ích kinh tế từ giao dịch bán hàng. - Xác định được chi phí liên quan đến giao dịch bán hàng.
a) Chứng từ sử dụng
Hóa đơn GTGT, phiếu thu, …
b) Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 511 “ Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”. - Tài khoản 511 “Doanh thu bán hàng và cung cấp dịch vụ”.
Tài khoản cấp 2: TK 5111 “Doanh thu bán hàng hóa”.
- Bên cạnh đó còn có các tài khoản liên quan trong công tác kế toán doanh thu bán hàng như: 111, 112, 131, 333…
c) Phương pháp hạch toán
Trình tự hạch toán
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng.
Khách hàng trả tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán tiến hành lập phiếu thu. Sau khi lập xong, kế toán tiến hành nhập nghiệp vụ vào phần mềm máy tính để lên sổ nhật ký chung. Sau đó, nhập số liệu vào phần mềm để lên sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 5111.
Phương pháp hạch toán
Do thời gian có hạn nên em chọn nghiệp vụ minh họa và chứng từ trong quý 4 năm 2021.
Nghiệp vụ 1: Minh họa Doanh thu bán hàng hóa
Ngày 04/12/2021, bán Thép cuộn D6, Thép cuộn D8, Thép vằn D14, Thép vằn D16, cho CÔNG TY TNHH MỘT THÀNH VIÊN THƯƠNG MẠI VÀ DỊCH VỤ HIỀN HUY với tổng giá trị hóa đơn cả thuế là 19.176.000 thu bằng tiền mặt, (đã bao gồm 10% thuế Giá trị gia tăng) (kèm theo hoá đơn bán hàng số 0001154).
Sau khi hai bên thỏa thuận xong việc mua bán, khách hàng chấp nhận thanh toán và khách hàng chấp nhận thanh toán bằng tiền mặt. Kế toán tiến hành lập hóa đơn Giá trị gia tăng Căn cứ vào nghiệp vụ phát sinh, kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng:
Khách hàng trả tiền hàng bằng tiền mặt, kế toán tiến hành lập phiếu thu:
Căn cứ hóa đơn GTGT 0001154 ngày 04/12/2021 và các giấy tờ liên quan kế toán tiến hành nhập dữ liệu vào phần mềm kế toán máy.Vào hệ thống phần mềm lựa chọn phần hành “kế toán bán hàng” để ghi nhận doanh thu.
Sau khi đăng nhập vào hệ thống phần mềm , chọn phần hành “bán hàng”, kích chuột vào “chứng từ bán hàng”, tiến hành nhập hóa đơn GTGT.
Theo quy trình xử lý thông tin của phần mềm kế toán, hoá đơn GTGT sau khi được nhập vào phần hành kế toán bán hàng, bấm lưu, dữ liệu được lưu và tự động chuyển số liệu sang sổ sách liên quan: sổ chi tiết TK 5111, sổ cái TK 5111. Cuối kỳ kế toán tổng hợp thực hiện thao tác kết chuyển doanh thu bán hàng sang TK 911 trên phần mềm để xác định kết quả kinh doanh.
Trích sổ NKC TK 5111 quý 4 năm 2021 (xem thêm ở phụ lục 01).
Trích sổ chi tiết TK 5111 quý 4 năm 2021.
Trích sổ cái TK 5111 quý 4 năm 2021.
2.2.3. Kế toán giá vốn tại Công ty
Giá vốn hàng bán tại công ty được hiểu đơn giản là toàn bộ chi phí để tạo ra một sản phẩm. Giá vốn hàng bán liên quan đến quá trình bán hàng bao gồm giá vốn hàng xuất kho, chi phí bán hàng, chi phí quản lý doanh nghiệp.
Công ty sử dụng phương pháp tính giá vốn hàng bán là “Thực tế đích danh”. Theo phương pháp này khi xuất hàng đi bán, đơn giá mua của hàng bán ra cũng chính là đơn giá mua thực tế của hàng hoá đó khi mua vào. Vì vậy cần phải nhận diện hàng hoá nhập kho theo từng mặt hàng, nhóm hàng, từng lần mua hàng nhập kho với giá mua ghi trên sổ chi tiết. Phương pháp này được áp dụng cho những doanh nghiệp kinh doanh hàng hoá có giá trị cao, số lần nhập xuất ít.
a) Chứng từ sử dụng
- Hóa đơn GTGT, Phiếu xuất kho.
- Phương pháp tính giá vốn hàng bán: Công ty TNHH Thép Minh Nhật tính giá vốn
hàng bán theo phương pháp bình gia quyền.
b) Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng tài khoản 632 “Giá vốn hàng bán”.
c) Phương pháp hạch toán
Trình tự ghi sổ
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán tiến hành lập hóa đơn bán hàng, phiếu xuất kho.
Khách hàng thanh toán bằng tiền mặt, kế toán lập phiếu thu.
Sau khi làm xong các chứng từ, kế toán tiến hành nhập vào phần mềm máy tính để lên sổ nhật ký chung.
Sau đó, nhập số liệu vào phần mềm để lên sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 632. Phương pháp hạch toán
Nghiệp vụ 1: Minh họa Giá vốn bán hàng hóa
Ngày 04/12/2021, sau khi tiến hành lập phiếu thu, kế toán đồng thời lập phiếu xuất kho (theo hoá đơn bán hàng số 0001154).
Căn cứ vào sổ tổng hợp bán hàng sau khi kiểm kê số lượng. Kế toán làm phiếu xuất ghi nhận giá vốn bán hàng.
Vào hệ thống phần mềm, chọn “tồn kho”, kích chuột vào “xuất kho”, sau đó kế toán tiến hành nhập phiếu xuất kho trên phần mềm, dữ liệu được lưu và tự động chuyển số liệu sang sổ sách liên quan sổ chi tiết TK 632, sổ cái TK 632. Cuối kỳ kế toán tổng hợp thực hiện thao tác kết chuyển giá vốn sang TK 911 trên phần mềm để xác định kết quả kinh doanh.
Sau khi làm xong các chứng từ, kế toán tiến hành nhập vào phần mềm máy tính để lên sổ nhật ký chung.
Sau đó, nhập số liệu vào phần mềm để lên sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 632.
2.2.4.1. Kế toán chi phí bán hàng tại Công ty
Chi phí bán hàng là những chi phí biểu hiện bằng tiền liên quan trực tiếp đến quá trình tiêu thụ hàng hóa. Chi phí bán hàng bao gồm các khoản chi phí như: tiền lương và các khoản trích theo lương cho nhân viên bán hàng và các dịch vụ mua ngoài phục vụ cho bộ phận bán hàng.
a) Chứng từ sử dụng
Kế toán căn cứ chứng từ chủ yếu sau để hạch toán chi phí bán hàng: Hoá đơn GTGT, phiếu chi.
b) Tài khoản sử dụng
Công ty sử dụng TK 6421- “Chi phí bán hàng “ để theo dõi các khoản chi phí phát sinh trong quá trình tiêu thụ.
Chi phí bán hàng bao gồm chi phí vận chuyển hàng, xăng dầu.
c) Phương pháp hạch toán
Trình tự ghi sổ
Căn cứ vào hoá đơn GTGT, kế toán dựa vào hóa đơn bán hàng để lập phiếu chi tiền.
Sau khi làm xong các chứng từ, kế toán tiến hành nhập vào phần mềm máy tính để lên sổ nhật ký chung.
Sau đó, nhập số liệu vào phần mềm để lên sổ chi tiết và sổ cái tài khoản 6421.