CHƢƠNG 1 : CƠ SỞ LÝ LUẬN CỦA QUẢN TRỊ TINH GỌN
3.2 Thực trạng phòng Logistic
3.2.3 Phân bổ các bộ phận trong phòng
3.2.3.1 Xử lý đơn hàng:
Gồm có 7 nhân viên xử lý đơn hàng, mỗi nhân viên phụ trách 9-10 nhà phân phối phân theo địa bàn khu vực (hình 3.2). Khu vực làm việc đƣợc bố trí chính diện với cửa ra vào của tòa nhà điều hành trong khuôn viên nhà máy công ty
Hình 3.4 Sơ đồ bộ phận xử lý đơn hàng
Nguồn: Phòng Logistic công ty Quy trình làm việc của bộ phận xử lý đơn hàng:
Bước 1: Nhận chỉ tiêu sản lƣợng của Nhà phân phối theo tháng (có revise
theo tuần) từ đó phân bổ sản lƣợng chi tiết từng ngày, từng tuần.
Bước 2: Lập và thống nhất các biểu mẫu theo dõi tiến độ giao nhận.
Bước 3: Căn cứ sản lƣợng lên kế hoạch giao hàng để gửi các bên liên quan
(Kho, đội xe, nhà phân phối) và làm căn cứ để theo dõi tiến độ.
Bước 4: Tiến hành các công việc theo dõi, đốc thúc tiến độ giao nhận hàng
ngày và tiến độ thực hiện công việc của các bên liên quan.
Bước 5: Nhận khiếu nại, điều chỉnh (nếu có) của các nhà phân phối từ đó đƣa
giải pháp xử lý, trình duyệt và tiếp tục triển khai.
3.2.3.2 Kho:
Gồm 1 thủ kho thành phẩm và 1 thủ kho nguyên vật liệu và 8-10 công nhân bốc vác tùy từng thời điểm. Kho đƣợc chi làm 3 khu vực là kho nguyên vật liệu, kho trung chuyển và kho thành phẩm.
Khu vực phòng KHSX Khu vực phòng OM Khu vực phòng IT, Kế toán GĐ Log. Trợ lý Log. Lối vào NV1 NV2 NV3 NV4 NV5 NV6 VN7 Lối vào
Kho nguyên vật liệu: đƣợc chi làm 2 khu vực, khu vực nguyên vật liệu đóng
bao và khu vực nguyên liệu sản xuất bánh. Lƣợng hàng hóa dự trữ trong kho, đặc biệt khu vực kho bao bì khá lớn vì phần lớn bao bì đƣợc sản xuất trong Nam chuyển ra nên mức tồn kho tối thiểu đảm bảo 10 ngày sản xuất. Còn kho nguyên liệu thì có rất nhiều thiết bị bảo quản, đặc biệt có những nguyên liệu phải nhập từ nƣớc ngoài, mỗi năm chỉ nhập hàng 2 lần nên phải tồn lớn để đáp ứng đủ cho sản xuất.
Kho trung chuyển: Kho này có nhiệm vụ chuyển hàng từ sản xuất sang kho
thành phẩm và chứa các hàng bánh tƣơi chuyển ngay trong ngày, kho không chứa hàng lâu và tuân theo nguyên tắc nhập trƣớc xuất trƣớc.
Kho thành phẩm: Kho thành phẩm là kho diện tích lớn, số lƣợng hàng hóa
nhiều, cũng nhƣ sự đa dạng về loại sản phẩm, nên sắp xếp hàng hóa theo từng loại, từng chủng loại (hình 3.1). Kho thành phẩm đƣợc tách làm 2 khu vực chính: * Khu vực 1: Dùng để chứa thành phẩm:
Diện tích khu A: Chứa hàng Cracker gồm AFC và Cosy. Diện tích khu B: Chứa hàng hộp cao cấp.
Diện tích khu C: Chứa Candy, Jammy
Diện tích khu D: Chứa hàng Snack và các hàng nhập khẩu khác. Diện tích khu E: chứa hàng Cookies
Diện tích khu vực F: Chứa hàng Cake.
* Khu vực 2: chứa hàng phế phẩm và hàng khuyến mại Diện tích khu G: chứa hàng phế liệu
Diện tích khu vực H: chứa hàng khuyến mại: bánh khác, cốc, tách, Ly...
Riêng vào mùa vụ trung thu, kho thành phẩm đƣợc mở rộng thêm sang khu vực kho nguyên vật liệu, kho trung chuyển, giải phóng tồn kho tất cả các gian hàng của kho thành phẩm để chứa hàng trung thu.
Hàng hóa trong kho đƣợc sắp xếp định vị, định lƣợng.
Hàng hóa đƣợc sắp xếp trên pallet, theo quy cách của phòng kỹ thuật quy định, vừa đảm bảo yêu cầu kỹ thuật, phù hợp với tính chất yêu cầu sử dụng, và vừa bảo quản đảm bảo chịu đƣợc áp lực không làm hỏng thùng mì, thùng mì đƣợc xếp theo từng lớp đan xen nhau trên 1 palet, giữ đƣợc độ đan kết lẫn nhau, đảm bảo dễ kiểm đếm
Quy trình làm việc của kho:
Bước 1: Căn cứ vào kế hoạch do bộ phận quản lý đơn hàng cũng nhƣ trợ lý
giám đốc Log., thủ kho lên kế hoạch nhận hàng và xuất hàng theo ngày.
Bước 2: Gửi kế hoạch xuất hàng cho đội xe và các bên liên quan (trợ lý giám
đốc,...)
Bước 3: Gƣ̉ i phiếu yêu cầu cho nhân viên nhâ ̣p hàng chuyển sang thủ kho Trung chuyển (P Kế Hoa ̣ch), chuyển hàng sang kho thành phẩm.
Bước 4: Lái xe nâng phòng kế hoạch chuyển hàng theo đúng yêu cầu sang
kho thành phẩm , mỗi lần chuyển hàng đều giao phiếu pallet với nhân viên nhâ ̣n hàng . Sau mỗi chủng loa ̣i hàng hóa chuyển sang kiểm đếm số phiếu pallet và ký sổ giao nhâ ̣n.
Bước 5: Thủ kho hai bên tổng kết sổ giao nhận hàng hóa , lập làm biên bản giao nhâ ̣n hàng hóa ký xác nhâ ̣n hai bên . Nhâ ̣p chƣ́ng tƣ̀ kho và lƣu giƣ̃ biên bản.
CỬA NHẬP VĂN PHÕNG KHO A B D E C F G H
CỬA XUẤT CỬA XUẤT
CỬA NHẬP
BÃI XUẤT HÀNG
3.2.3.3 Đội xe:
Gồm 1 quản lý, 1 thống kê, 15 lái xe và 2 thợ bảo dƣỡng sửa chữa xe. Đội xe công ty bao gồm 3 xe trọng tải 1,25 tấn, 7 xe tải trọng 5 tấn và 5 xe tải trọng 8 tấn.
Quy trình vận hành của đội xe:
Bước 1: Nhận kế hoạch phân bổ sản lƣợng theo tháng của các nhà phân phối
từ phòng Log., quản lý đội xe lên lịch và lộ trình cho các xe theo ngày, đồng thời lên kế hoạch dự phòng.
Bước 2: Cán bộ tổng hợp của đội gửi lộ trình cho các xe, chờ các xe gửi bản
khoán, phản hồi chỉnh sửa (nếu có) và chốt lộ trình.
Bước 3: Các lái xe căn cứ vào lộ trình để lên kế hoạch nhiên liệu và kế hoạch
bảo trì bảo dƣỡng xe gửi cho các bên liên quan.
Bước 4: Triển khai theo kế hoạch đề ra, quản lý đội xe và cán bộ tổng hợp
theo dõi lộ trình các xe cũng nhƣ việc thực hiện kế hoạch của đội.