3.2. Một số giải pháp nhằm nâng cao chất lượng công tác phân tích tài chính
3.2.1. Giải pháp quy trình phân tích tài chính
Công tác lập kế hoạch phân tích
Đây là giai đoạn đầu tiên của quy trình phân tích và là giai đoạn chuẩn bị. Do hiện nay PGBank chưa chú trọng đến công tác lập kế hoạch phân tích, do đó ảnh hưởng tới việc thực hiện các bước tiếp theo của quy trình phân tích.
Căn cứ vào yêu cầu thông tin phân tích tình hình tài chính cần cung cấp cho nhà quản trị Ngân hàng, căn cứ vào trình độ năng lực của cán bộ thực hiện phân tích, cần lập kế hoạch phân tích bao gồm những nội dung cụ thể:
+ Xây dựng chương trình phân tích: Xác định rõ mục tiêu, nội dung, phạm vi và thời gian phân tích. Để thực hiện tốt công việc phân tích, trước hết phải xác định rõ
mục tiêu của từng cuộc phân tích: tiến hành phân tích để làm gì? Trong năm sẽ thực hiện những cuộc phân tích cụ thể nào? Phân tích toàn bộ các nội dung hay chỉ phân tích một chuyên đề nào đó? Những cuộc phân tích nào thực hiện trên phạm vi toàn hệ thống Ngân hàng, những cuộc phân tích nào chỉ phân tích ở từng nhóm phòng ban …, thời gian dự kiến bắt đầu và kết thúc phân tích. Có thể công việc phân tích được tiến hành theo kế hoạch công tác, không tổ chức thành các cuộc phân tích riêng thì cũng cần quy định rõ những thông tin cần cung cấp, bộ phận cung cấp, thời gian cung cấp cho các bộ phận chức năng trong việc thực hiện phân tích tài chính. + Xác định rõ loại hình, chỉ tiêu và phương pháp phân tích trong từng cuộc phân tích hoặc giai đoạn phân tích: Định kỳ phòng Kế toán tài chính tiến hành phân tích kết quả kinh doanh. Phương pháp phân tích không chỉ dừng lại ở so sánh mà có thể sử dụng các phương pháp như phân chia, liên hệ cân đối, thay thế liên hoàn hoặc các phương pháp khác (nếu có điều kiện về tài liệu và trang bị phương tiện kỹ thuật cũng như ứng dụng tin học trong phân tích) để có được thông tin một cách chi tiết và thấy được các nhân tố cũng như mức độ ảnh hưởng của chúng tới kết quả kinh doanh. Các chỉ tiêu phân tích không chỉ là các chỉ tiêu chính mà có thể kết hợp sử dụng nhiều chỉ tiêu để phản ánh toàn diện về nội dung phân tích.
+ Xác định rõ về nhu cầu nhân sự phân tích cũng như sự hợp tác của các Khối, phòng ban có liên quan trong việc thực hiện phân tích: tổ chức phân công công việc cụ thể cho từng người, thời gian hoàn thành công việc.
Công tác thực hiện phân tích
- Sưu tầm, lựa chọn và kiểm tra tài liệu phân tích
Cần sử dụng kết hợp các nguồn tài liệu trong quá trình phân tích tình hình tài chính. Mỗi nguồn tài liệu sẽ cung cấp những thông tin khác nhau cho phân tích. Các tài liệu thực tế và kế hoạch cho biết kết quả thực hiện chỉ tiêu. Các tài liệu hạch toán chi tiết cho biết diễn biến của quá trình thực hiện chỉ tiêu. Các tài liệu ngoài hạch toán như báo cáo tổng kết, biên bản thanh tra, báo cáo kiểm toán… cho biết những nguyên nhân cụ thể của việc hoàn thành hay không hoàn thành các chỉ tiêu, những
các thông tin về các Ngân hàng bạn cũng như các chính sách kinh tế, tài chính của Nhà nước… sẽ giúp cho việc đánh giá chính xác hơn các nhân tố và nguyên nhân khách quan, cũng như xác định được vị thế của Ngân hàng mình trên thị trường, và giúp phân tích dự đoán được sát đúng để hoạch định chính sách kinh doanh của Ngân hàng cho phù hợp.
Khi phân tích cần căn cứ vào mục đích, nội dung và phạm vi của từng cuộc phân tích để sưu tầm các tài liệu cho phù hợp, đảm bảo tiết kiệm thời gian và nhanh chóng đưa ra kết luận thỏa đáng.
Để đảm bảo tính đáng tin cậy của kết quả phân tích thì tài liệu đầu vào của “ chất lượng của nguyên liệu quyết định chất lượng của sản phẩm”. Tài liệu sử dụng để phân tích phải đảm bảo phù hợp về nội dung phân tích, phương pháp tính toán đối với chỉ tiêu giữa kỳ kế hoạch và kỳ thực tế, giữa kỳ thực tế và kỳ gốc để đảm bảo sự hợp lý, trung hòa của số liệu. Nếu tài liệu được cung cấp từ nhiều nguồn, cần đối chiếu thông tin giữa các nguồn để đảm bảo tính khớp đúng. Thông thường, nếu sử dụng kết quả thực tế đó qua kiểm toán nội bộ hoặc kiểm toán độc lập sẽ đảm bảo độ tin cậy cao hơn.
- Thực hiện công việc phân tích
Với các nội dung và chỉ tiêu phân tích, cần lựa chọn phương pháp phân tích phù hợp và tiến hành công việc phân tích theo một trình tự hợp lý.
Tại PGBank công việc phân tích mới chỉ dừng lại ở việc thực hiện tính toán, so sánh các chỉ tiêu giữa kỳ phân tích và kỳ so sánh, chưa chú trọng phân tích các nhân tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố. Do đó, khi đó xác định được chỉ tiêu phân tích, có thể tiến hành công việc phân tích theo trình tự sau: + Đánh giá kết quả thực hiện chỉ tiêu:
Dùng phương pháp so sánh theo nhiều góc độ: so sánh theo chiều ngang, so sánh theo chiều dọc, so sánh cả số tuyệt đối và số tương đối với hình thức lập bảng số liệu hoặc sử dụng đồ thị, biểu đồ… tùy thuộc vào đặc điểm của chỉ tiêu phân tích và yêu cầu về thông tin cho quản lý.
Trong quá trình đánh giá kết quả thực hiện chỉ tiêu cần kết hợp sử dụng phương pháp so sánh và phương pháp phân chia theo những tiêu thức hợp lý để thấy được kết quả thực hiện trên cả chỉ tiêu tổng hợp và chi tiết, thấy được các nhân tố quan trọng ảnh hưởng đến chỉ tiêu phân tích.
+ Xác định mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích:
Tùy theo mối quan hệ giữa nhân tố ảnh hưởng và chỉ tiêu phân tích mà sử dụng phương pháp thích hợp để xác định mức độ ảnh hưởng của chúng đến chỉ tiêu phân tích. Những nhân tố có quan hệ tích số, thương số với chỉ tiêu phân tích có thể sử dụng phương pháp thay thế liên hoàn, những nhân tố có quan hệ cân đối (tổng, hiệu) với chỉ tiêu phân tích có thể sử dụng phương pháp liên hệ cân đối.
Ngoài ra có thể sử dụng các phương pháp đồ thị, tương quan, hồi quy trong phân tích dự đoán về xu hướng phát triển và tính quy luật của sự biến động của chỉ tiêu phân tích.
+ Phân tích mức độ và chiều hướng ảnh hưởng của từng nhân tố đến chỉ tiêu phân tích:
Từ mức độ ảnh hưởng của nhân tố đến chỉ tiêu phân tích xác định được ở bước trên, tiến hành phân tích cụ thể mức độ đó ảnh hưởng đến chỉ tiêu phân tích như thế nào, theo chiều hướng tích cực hay tiêu cực, cũng như chỉ ra các nguyên nhân ảnh hưởng cụ thể tới kết quả đó, giúp đề ra các giải pháp để phát huy những nhân tố có ảnh hưởng tích cực, hạn chế nhân tố có ảnh hưởng tiêu cực.
Bên cạnh các nhân tố mà ảnh hưởng của chúng tới chỉ tiêu phân tích có thể lượng hóa được, cần chú ý tới các nhân tố có ảnh hưởng đến chỉ tiêu phân tích nhưng không lượng hóa được một cách cụ thể, từ đó đề xuất những giải pháp toàn diện và mang tính khả thi cao.
Để hỗ trợ công việc phân tích tình hình tài chính, PGBank cần hoàn thiện chương trình phân tích tình hình tài chính đã có để chương trình hoạt động ổn định, hiệu quả và thực sự phát huy tác dụng trong phân tích tài chính.
Kết thúc quá trình phân tích cần lập báo cáo phân tích trình bày đầy đủ nội dung và kết quả phân tích theo các mục tiêu và yêu cầu đã đặt ra cho việc phân tích. Kết quả phân tích cần minh họa rõ rang bằng những số liệu, biểu đồ để người xem dễ dàng thu nhận thông tin, tập trung chủ yếu vào các chỉ tiêu chính, quan trọng, tránh liệt kê dài dòng. Cần diễn giải ngắn gọn, dễ hiểu những nhân tố và các nguyên nhân ảnh hưởng tới các kết quả thực hiện, từ đó đề xuất các giải pháp khắc phục hạn chế, phát huy ưu điểm, cải thiện và tăng cường hơn nữa tình hình tài chính của Ngân hàng.
Báo cáo phân tích có thể bao gồm các nội dung sau: Số hiệu báo cáo, ngày tháng năm lập báo cáo. Tiêu đề báo cáo.
Người nhận báo cáo.
Phần mở đầu: Nêu rõ đối tượng phân tích, phạm vi phân tích và kỳ phân tích. Phần phân tích tình hình tài chính: Trình bày theo từng nội dung phân tích. Các chỉ tiêu thể hiện kết quả đã đạt được, so sánh với kỳ gốc.
Các nhân tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng của từng nhân tố Các ý kiến nhận xét, đánh giá, kết luận của nhà phân tích Phần kiến nghị, đề xuất, giải pháp của nhà phân tích.
Người lập báo cáo hoặc đại diện phòng chức năng lập báo cáo.
Báo cáo phân tích thường xuyên cần đơn giản, ngắn gọn, nêu bật những trọng tâm cần chú ý giải quyết và các giải pháp đề xuất.
Báo cáo phân tích định kỳ cần trình bày đầy đủ, chi tiết các kết quả trên các nội dung phân tích, các nhân tố ảnh hưởng và mức độ ảnh hưởng cụ thể, những mặt mạnh, mặt yếu, những điển hình tiên tiến cần nhân rộng, những biểu hiện tiêu cực hay thiếu sót cần khắc phục, những khó khăn cần tháo gỡ…và các giải pháp đề xuất.
+ Báo cáo kết quả phân tích
Kết quả phân tích phải được cung cấp cho người có chức năng và trách nhiệm giải quyết những vấn đề đưa ra. Có thể tổ chức họp Ban lãnh đạo để công bố
kết quả phân tích hoặc gửi kết quả phân tích dưới dạng văn bản cho những người có liên quan. Với những chỉ tiêu phân tích chính, tổng quát có thể công khai tại địa điểm phù hợp để mọi người lao động trong Ngân hàng được biết về tình hình tài chính của Ngân hàng mình.
Hiện tại, PGBank đã tổ chức các cuộc họp giao ban định kỳ theo tháng tại Hội sở chính. Tại các cuộc họp giao ban này, ban lãnh đạo đã đưa ra các kết quả đạt được đồng thời thảo luận các ý kiến nhận xét và giải pháp nhằm nâng cao năng lực tài chính của Ngân hàng. Bên cạnh đó cũng cần công bố, thảo luận về các chỉ tiêu tài chính trên các nội dung phù hợp tại các cuộc hội nghị, đại hội Đảng, Công đoàn… Việc công bố kết quả và thảo luận về giải pháp, giúp Ngân hàng thu nhận được nhiều ý kiến và giải pháp có giá trị từ các bộ phận khác nhau, hoặc nhìn nhận được thực trạng cũng như các nguyên nhân một cách sâu sắc và thực tế hơn. Đồng thời, việc công bố rộng rãi kết quả phân tích có tác dụng động viên những tập thể, cá nhân có thành tích, chỉ rõ những tồn tại, thiếu sót của từng bộ phận, cá nhân, góp phần phát huy dân chủ và phát huy tác dụng của phân tích tài chính trong công tác quản lý, cũng như thực tiễn kinh doanh của Ngân hàng.
+ Hoàn thiện và lưu trữ hồ sơ phân tích
Hồ sơ phân tích cần phải được sắp xếp và lưu trữ một cách khoa học kể cả dưới dạng văn bản, hay file mềm, đảm bảo thuận tiện cho việc tra cứu sau này cũng như việc bảo mật thông tin. Hồ sơ phân tích của PGBank nên tập trung lưu trữ có hệ thống tại phòng đầu mối là phòng Kế toán Tài chính. Nên quy định rõ thời gian lưu trữ đối với hồ sơ phân tích của từng cuộc phân tích. Ví dụ với các cuộc phân tích thường xuyên, thời gian lưu trữ hồ sơ có thể ngắn hơn từ 6 tháng đến 1 năm, với các cuộc phân tích định kỳ thì thời gian lưu trữ có thể dài hơn chẳng hạn từ 3 đến 5 năm.