3.2. Thực trạng quản lý dịch vụ logistics tại công ty Cổ phần Logistics Vinalink gia
3.2.4. Vận chuyển đường bộ
Là một dịch vụ trong chuỗi dịch vụ logistics, với năng lực vận chuyển của đội xe gồm 10 xe tải, 12 đầu kéo và 24 sơmi rơmoóc 40 feet (sử dụng cho container) với đội ngũ nhân viên điều hành chuyên nghiệp và năng động đã tổ chức quản lý và khai thác có hiệu quả đội xe hiện có trên cơ sở những quy định của công ty đề ra.
Giám sát giao nhận hàng hóa: Khi lái xe làm thủ tục giao nhận hàng hóa với kho hoặc với khách hàng phải kiểm tra tên hàng, kiểm đếm số lƣợng hàng hóa trƣớc khi ký vào Biên bản bàn giao để đảm bảo giao đúng, giao đủ cho khách hàng.
Công ty đã thực hiện việc quy chuẩn và tiêu chuẩn hóa về chất lƣợng dịch vụ vận tải, an toàn giao thông trong hoạt động vận tải và dịch vụ hỗ trợ vận tải đƣờng bộ để cho mỗi lái xe căn cứ vào đó thực hiện để đảm bảo chất lƣợng dịch vụ, nhƣ:
- Quy định các trạm dừng nghỉ cho từng tuyến đƣờng
- Tổ chức định kỳ các khóa học cơ bản về sửa chữa ô tô nhằm nâng cao ý thức, hiểu biết cho lái xe về quản lý chất lƣợng của xe và an toàn giao thông.
- Đảm bảo lái xe phải đi đúng hành trình, cung đƣờng đã quy định. Để đảm bảo đội xe luôn ở trong tình trạng tốt, sẵn sàng cho việc vận chuyển hàng hóa, công ty đã biên chế 02 thợ kỹ thuật phụ trách về sửa chữa, bảo dƣỡng định kỳ cho toàn bộ đội xe.
Quản lý theo dõi hành trình của xe
- Hiện nay, 100% xe tải đã đƣợc gắn camera hành trình trên thùng xe để đảm bảo an toàn trong quá trình vận chuyển hàng hóa.
- Toàn bộ xe cũng đã đƣợc trang bị hệ thống GPS để phục cho công tác quản lý và điều hành. Việc theo dõi xe trên hệ thống GPS đã quản lý đƣợc các xe chạy đúng hành trình để đảm bảo thời gian giao hàng, an ninh, an toàn của hàng hóa trên xe. Những trƣờng hợp các xe dừng đỗ không đúng nơi quy định thì đã có biện pháp sử lý kịp thời.
Nhờ có những đổi mới tích cực trong quản lý vận tải, những năm vừa qua tỷ lệ các xe giao hàng đúng thời gian quy định đã tăng lên rõ rệt. Năm 2012 số lƣợng xe giao hàng đúng thời gian quy định trên tổng số chuyến đã giao là 5.544/4.896 chuyến đạt 88,31%; năm 2013 con số này là 6.854/7.256 chuyến đạt 94,46% và năm 2014 là 7.526/7.750 chuyến đạt 97,11%. Nhƣ vậy, tỷ lệ xe giao hàng đúng giờ qua các năm đã có những chuyển biến tích cực. Số liệu cụ thể nhƣ bảng bên dƣới:
Bảng 3.10: Tỷ lệ xe giao hàng đúng giờ qua các năm ĐVT: Chuyến Loại xe (Tấn) 2012 2013 2014 Tổng số Giao đúng giờ Tỷ lệ % Tổng số Giao đúng giờ Tỷ lệ % Tổng số Giao đúng giờ Tỷ lệ % Xe tải 1,25 2.352 2.004 85,20 3.306 3.112 94,13 3.457 3.360 97,19 Xe tải 2,5 1.044 936 89,66 1.294 1.238 95,67 1.435 1.393 97,07 Xe tải 5 156 132 84,62 207 198 95,66 246 240 97,56 Xe đầu kéo 1.992 1.824 91,57 2.449 2.306 94,16 2.612 2.533 96,98 Tổng số 5.544 4.896 88,31 7.256 6.854 94,46 7.750 7.526 97,11 Nguồn: Phòng kế toán
Đặc biệt công ty đã áp dụng thành công và trở thành công ty có mô hình phân phối hàng hóa 3PL ( Third Party Logistics ) phân phối hàng hóa trọn gói từ khâu bảo quản, lƣu giữ hàng hóa, đến khâu vận chuyển, giao nhận tận nơi khách hàng yêu cầu bằng các hình thức vận chuyển nhƣ ôtô, vận chuyển bằng xe máy đƣợc khách hàng đánh giá cao. Ngoài ra công ty đang hƣớng đến việc cung cấp dịch vụ vận chuyển, giao nhận phân phối hàng hóa theo thời gian mà khách hàng yêu cầu.
Mô hình 3PL (Third Party Logistics) trọn gói đƣợc thực hiện theo quy trình các bƣớc nhƣ sau:
- Tiếp nhận yêu cầu khách hàng qua hệ thống điện thoại/ Email/ Fax, … công việc đƣợc thực hiện bởi các nhân viên C/s ( Customer Services) chuyên nghiệp.
- Sau khi tiếp nhận các đơn hàng của khách hàng yêu cầu (sales order), nhân viên C/s tiến hành xử lý đơn hàng trên hệ thống phần mềm quản lý.
+ Bộ phận kho nhận lệnh gom hàng sẽ tiến hành gom hàng và xác nhận tình trạng thực tế chắc chắn của đơn hàng có thể đƣợc giao hay không, báo cáo lại cho bộ phận C/s để tiến hành in hoá đơn.
+ Bộ phận vận tải nhận lệnh gom hàng và tiến hành các hoạt động điều phối vận tải/ sắp xếp phƣơng tiện cho việc vận chuyển hàng hoá.
- Sau khi nhận đƣợc xác nhận từ kho, bộ phận dịch vụ khách hàng sẽ in hoá đơn và chuyển xuống kho làm thủ tục xuất hàng ra khỏi kho.
- Tuỳ theo phƣơng thức giao hàng :
+ Khách hàng tự đến lấy hàng (Self Pick Up)
+ Giao hàng ra các bến xe trung chuyển (Bus station)
+ Giao hàng đến các đại lý hoặc trực tiếp tới ngƣời tiêu dùng.
Có thể thấy rằng việc xử lý các đơn hàng để có thể giao hàng đến các đại lý /nhà phân phối là công việc cực kỳ phức tạp, trải qua nhiều công đoạn, với sự phối hợp nhuần nhuyễn, đồng bộ của nhiều ngƣời, nhiều bộ phận
Để tránh tình trạng giao hàng chậm và thiếu chính xác cho khách hàng, Vinalink đã nhìn nhận ra trƣớc đƣợc từng công đoạn quan trọng dễ xẩy ra và chủ động cải tiến các quy trình thực hiện. Đồng thời các mắt xích trong công đoạn này đã đƣợc tính toán và hoạch định từng thời lƣợng chính xác, mỗi công đoạn đều có gắn liền với từng chức danh công việc cụ thể. Để tiết kiệm tối đa thời gian hoạt động vận chuyển và giao nhận hàng hoá, tránh giờ cao điểm cấm ôtô, các tuyến đƣờng cấm , Vinalink tổ chức linh hoạt mô hình phƣơng tiện vận chuyển kết hợp cả ôtô tải và vận chuyển bằng xe máy.