3.2. Hệ thống các giải pháp
3.2.1. Nhóm giải pháp về quy trình nghiệp vụ
3.2.1.1. Ban hành quy trình phân tích Tài chính doanh nghiệp
Để quá trình phân tích đƣợc đầy đủ, chính xác và thống nhất trong toàn Sở giao dịch, Sở giao dịch cần thiết phải ban hành quy trình phân tích TCDN.
Bước 1: Chuẩn bị cho công tác phân tích.
Xác định mục tiêu quá trình phân tích: phân tích để ra quyết định cho vay, để cấp bảo lãnh, để kiểm tra tình hình TCDN theo định kỳ, … , từ đó lập ra các kế hoạch chi tiết về thu thập thông tin, nội dung phân tích, lựa chọn phƣơng pháp phân tích.
Bước 2 . Thu thập thông tin.
Căn cứ vào mục đích của công tác phân tích tài chính, cán bộ phân tích sẽ lựa chọn những nguồn tin phù hợp.
Cán bộ phân tích có thể lựa chọn một số hoặc tất cả các kênh thông tin sau để phục vụ cho quá trình phân tích: thông tin từ báo cáo tài chính doanh nghiệp, thông tin từ quá trình phỏng vấn lãnh đạo hay cán bộ của doanh nghiệp, thông tin từ CIC, thông tin từ kho dữ liệu ngân hàng hay từ các phƣơng tiện thông tin đại chúng.
Bước 3. Xử lý thông tin.
Đây là bƣớc tiếp theo sau quá trình thu thập thông tin, bằng các phƣơng pháp các cán bộ phân tích sẽ tiến hành nghiên cứu, xử lý thông tin đã thu thập đƣợc nhằm để so sánh, đánh giá, xác định nguyên nhân của các kết quả thu đƣợc.
Tuy nhiên, các đối tƣợng tài chính mà ta cần nghiên cứu, phân tích luôn luôn biến động vì vậy phân tích tài chính không chỉ đơn thuần là việc tổng hợp và sắp xếp số liệu mà các cán bộ phân tích tài chính cần phải biết tổng hợp, so sánh, thấy đƣợc xu hƣớng biến động, bản chất tình hình tài chính doanh nghiệp cũng nhƣ thấy đƣợc vị trí của doanh nghiệp trong ngành.
Bước 4. Báo cáo kết quả phân tích.
Đây là bƣớc cuối cùng trong quy trình phân tích tài chính. Các cán bộ phân tích dựa vào kết quả thu đƣợc ở bƣớc trên để đƣa ra nhận xét đánh giá về kết quả hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp và về tình hình tài chính của doanh nghiệp. Thông qua đó để đƣa ra đƣợc cách ứng xử với doanh nghiệp cho phù hợp.
3.2.1.2. Nâng cao chất lượng nguồn thông tin
Nguồn thông tin là yếu tố ảnh hƣởng rất lớn đến kết quả phân tích tài chính doanh nghiệp trong cho vay của ngân hàng. Thông tin đầy đủ, chính xác là yếu tố cần thiết để cán bộ thực hiện phân tích có thể đƣa ra đƣợc nhận xét đúng đắn về tình
hình tài chính của khách hàng, từ đó có đƣợc những đề xuất đúng đắn trong quá trình ra quyết định cho vay đối với khách hàng cũng nhƣ kiểm soát tình hình khách hàng sau khi cho vay.
Hiện nay theo quy định, hồ sơ tài chính bắt buộc khách hàng gửi tới ngân hàng trong hồ so vay vốn chỉ có báo cáo tài chính trong 3 năm gần nhất. Tuy nhiên nếu chỉ dựa vào báo cáo tài chính doanh nghiệp cung cấp, cán bộ thực hiện phân tích không thể phân tích đƣợc chất lƣợng các khoản mục trong báo cáo tài chính của doanh nghiệp, ví dụ không thể biết trong hàng tồn kho của khách hàng có hàng tồn kho lâu ngày hay không, trong các khoản phải thu của khách hàng có các khoản phải thu chậm luân chuyển, khó thu hồi hay không, …. Để biết thông tin này cần có đƣợc bảng chi tiết phát sinh các tài khoản của doanh nghiệp. Do yêu cầu hồ sơ này chƣa bắt buộc nên việc khai thác thông tin này phụ thuộc vào thiện chí của từng khách hàng cũng nhƣ kỹ năng khai thác thông tin của các cán bộ QHKH, việc lấy đƣợc các thông tin đó chƣa có đƣợc ở tất cả các khách hàng vay vốn.
Vì vậy Sở giao dịch nên yêu cầu trong danh mục hồ sơ tài chính bắt buộc gửi tới ngân hàng khi vay vốn cần có bảng cân đối phát sinh chi tiết các tài khoản của doanh nghiệp mà các tài khoản đó cấu thành nên các khoản mục quan trọng cần phân tích trong bảng cân đối kế toán.
3.2.1.3. Hoàn thiện các phương pháp phân tích Tài chính doanh nghiệp
Hiện tại việc phân tích TCDN tại Sở giao dịch đƣợc sử dụng hai phƣơng pháp là phƣơng pháp tỷ số và phƣơng pháp so sánh. Tuy nhiên việc sử dụng hai phƣơng pháp này nhiều khi các tỷ số lại có những diễn biến tăng giảm cho những kết luận trái chiều, chƣa thấy đƣợc sự liên kết giữa các chỉ số, hai doanh nghiệp cho cùng một kết quả nhƣng lại có tình hình tài chính khác nhau, .... Để khắc phục những nhƣợc điểm trên, cần thực hiện kết hợp giữa hai phƣơng pháp, khi sử dụng phƣơng pháp tỷ số cần kết hợp với phƣơng pháp so sánh, không chỉ so sánh giữa các năm mà còn so sánh giữa các doanh nghiệp cùng ngành để thấy đƣợc vị thế cũng nhƣ khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp. Đồng thời kết hợp với phƣơng pháp Dupont, bản chất của phƣơng pháp này là tách một chỉ số tổng hợp thành tích
của chuỗi các tỷ số có mối liên hệ nhân quả với nhau. Sử dụng phƣơng pháp này cho phép phân tích những ảnh hƣởng của các chỉ số thành phần tới chỉ số tổng hợp nhƣ ROA, ROE, ... . Từ đó thấy rõ đƣợc đâu là yếu tố quan trọng ảnh hƣởng tới tình hình tài chính của mỗi doanh nghiệp.
3.2.1.4. Quy định cụ thể các nội dung phân tích tài chính cho từng loại doanh nghiệp
Do các khách hàng của Sở giao dịch hoạt động trong nhiều ngành khác nhau, mỗi ngành lại có những đặc thù riêng cần phân tích trong quá trình ra quyết định cho vay. Vì vậy không thể có quy định chung cho việc phân tích tài chính đối với tất cả các khách hàng.
Mặc dù các khách hàng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau nhƣng có thể phân chia khách hàng của Sở giao dịch thành 3 nhóm chính theo lĩnh vực hoạt động: các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất công nghiệp, các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại.
Trên cơ sở phân chia các doanh nghiệp thành 3 loại nhƣ trên, có thể xây dựng đề cƣơng phân tích tài chính doanh nghiệp cho 3 loại doanh nghiệp nêu trên. Đối với các khách hàng hoạt động trong nhiều lĩnh vực khác nhau, việc phân tích đƣợc thực hiện trên từng lĩnh vực. Cụ thể nội dung phân tích tài chính doanh nghiệp theo 3 ngành kinh tế trên nhƣ sau:
Phân tích chung
Nội dung của phần này sẽ phân tích về tốc độ tăng trƣởng của tổng tài sản và các khoản mục tài sản để đánh giá quy mô và xu hƣớng hoạt động của doanh nghiệp. Phân tích cơ cấu tài sản và sự chủ động, ổn định của vốn phục vụ hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Phần phân tích này đƣợc áp dụng chung đối với tất cả các doanh nghiệp đƣợc phân tích.
Phân tích kết cấu và chất lƣợng tài sản
B1. Phân tích các khoản phải thu
Phân tích các khoản phải thu của khách hàng theo đối tƣợng, thời gian phát sinh, nguồn vốn thanh toán. Các tài liệu dùng để kiểm tra và phân tích các khoản phải thu bao gồm: Hợp đồng kinh tế, biên bản nghiệm thu thanh toán, biên bản đối chiếu công nợ, hoá đơn tài chính, quá trình thanh toán từ trƣớc đến nay liên quan đến hợp đồng đó, bản cân đối phát sinh chi tiết của tài khoản 131 (tài khoản Phải thu của khách hàng).
Qua kết quả phân tích chi tiết các khoản phải thu, cán bộ phân tích phải lọc ra đƣợc các khoản phải thu tồn đọng không có khả năng thu hồi và không tính vào khoản mục tài sản khi đánh giá năng lực tài chính của doanh nghiệp.
Các khoản phải thu tồn đọng, không có khả năng thu hồi có thể hiểu là các khoản phải thu có các tiêu chí sau:
+ Nguồn vốn thanh toán không rõ ràng (nguồn vốn ngân sách địa phƣơng nhƣng địa phƣơng không có khả năng thu NS để chi trả; đối tƣợng nợ chây ỳ không có ý định trả nợ) và có thời gian nợ trên 1 năm (trừ phần giữ lại do bảo hành).
+ Các khoản phải thu theo quy định là phải xoá nhƣng doanh nghiệp vẫn chƣa hạch toán giảm các khoản phải thu (đối tƣợng nợ không tồn tại).
- Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại
Đối với loại doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thƣơng mại, phải thu khách hàng là khoản mục rất quan trọng và thƣờng chiếm phần lớn trong tổng tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp. Trong phần phân tích này, cán bộ phải lọc ra đƣợc những khoản phải thu đã có thời hạn phát sinh lâu (thƣờng quá 1 năm), những khoản phải thu khó thu hồi. Tài liệu để kiểm tra là cân đối phát sinh của tài khoản 131, đối chiếu công nợ của khách hàng.
- Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất
Phân tích các khoản phải thu của khách hàng theo đối tƣợng, thời gian phát sinh, mục đích sử dụng sản phẩm mà khách hàng mua về (bán buôn, bán lẻ, sử dụng nhƣ là nguyên liệu của khâu sản xuất tiếp theo hay tiêu dùng trực tiếp), khả năng thanh toán. Các tài liệu dùng để kiểm tra và phân tích các khoản phải thu bao gồm: các thông tin nhận đƣợc qua phỏng vấn với cán bộ bán hàng của doanh nghiệp (đối
với các doanh nghiệp sản xuất thƣờng là cán bộ phòng thị trƣờng/phòng kinh doanh hoặc phòng Marketing), hợp đồng kinh tế, phiếu xuất kho/giao hàng hoặc biên bản giao hàng, biên bản đối chiếu công nợ, hoá đơn tài chính, bản cân đối phát sinh chi tiết của tài khoản 131.
Qua kết quả phân tích chi tiết các khoản phải thu, cán bộ phân tích phải lọc ra đƣợc các khoản phải thu ảo, các khoản phải thu tồn đọng không có khả năng thu hồi và không tính vào khoản mục tài sản khi đánh giá năng lực tài chính của doanh nghiệp. Từ kết quả phân tích chi tiết và đối chiếu với phƣơng thức quản lý các khoản phải thu của khách hàng, cán bộ phân tích đánh giá đƣợc chất lƣợng các khoản phải thu và vòng quay thực tế các khoản phải thu của doanh nghiệp.
Các khoản phải thu ảo là các khoản phải thu có các đặc điểm sau: do mục tiêu tăng doanh thu trong kỳ nên mặc dù hàng hoá chƣa bán đƣợc nhƣng doanh nghiệp vẫn hạch toán vào hàng hoá đã bán (trên khoản mục tài sản có, hàng tồn kho sẽ giảm và các khoản phải thu tăng), nhƣng khi kiểm tra cán bộ phân tích sẽ không thấy các chứng từ sau biên bản giao nhận hàng hoá, không thấy phiếu xuất kho và biên bản đối chiếu công nợ.
Các khoản phải thu tồn đọng, không có khả năng thu hồi có thể hiểu là các khoản phải thu có các tiêu chí sau:
+ Thời gian nợ vƣợt quá thời gian đã đƣợc thoả thuận trên hợp đồng kinh tế và vƣợt 12 tháng (trừ phần giữ lại do bảo hành), khách hàng không có ý thức trả nợ hoặc không có khả năng trả nợ.
+ Các khoản phải thu đang trong quá trình tranh chấp, kiện tụng.
+ Các khoản phải thu theo quy định là phải xoá nhƣng doanh nghiệp vẫn chƣa hạch toán giảm các khoản phải thu (đối tƣợng nợ không tồn tại).
B2. Phân tích khoản mục hàng tồn kho
- Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp
Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực xây lắp, hai khoản mục quan trọng trong hàng tồn kho cần phân tích là:
Cán bộ phân tích phải phân tích đƣợc chi tiết nguyên vật liệu tồn kho theo từng công trình, tài liệu để kiểm tra và phân tích số liệu là các bảng xuất nhập vật tƣ cho các Công trình (thƣờng là do các đội thi công lập lên có xác nhận của phòng kế hoạch/kỹ thuật và giám đốc doanh nghiệp).
Chi phí SXKD dở dang
Phân tích chi phí sản xuất kinh doanh dở dang theo từng công trình, thời gian phát sinh, nguồn vốn thanh toán, lý do vì sao chƣa đƣợc nghiệm thu thanh toán. Cán bộ phân tích phải đối chiếu giá trị hợp đồng với tổng chi phí đã phát sinh đƣa vào công trình (chi phí SXKD dở dang của từng công trình cộng với phần chi phí của công trình đó đã đƣợc kết chuyển vào kết quả kinh doanh của các kỳ trƣớc), từ đó bóc tách đƣợc phần lỗ thực chất đang ẩn dấu trong khoản mục chi phí sản xuất kinh doanh dở dang.
- Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực sản xuất Nguyên vật liệu tồn kho
Phân tích nguyên vật liệu tồn kho theo đơn đặt hàng (nếu doanh nghiệp chỉ sản xuất riêng lẻ theo từng đơn đặt hàng) hoặc theo định mức dự trữ vật tƣ của doanh nghiệp (nếu DN không sản xuất riêng lẻ theo từng đơn đặt hàng), đối chiếu với phƣơng thức xuất nhập hàng tồn kho mà DN đang áp dụng để đánh giá lại trong trƣờng hợp cần thiết khi giá vật tƣ thực tế bị giảm giá nhiều so với giá trị đang hạch toán và để phát hiện ra các trƣờng hợp trên sổ sách đang hạch toán khoản mục này nhiều hơn số liệu thực tế đang tồn kho. Chứng từ để kiểm tra và đánh giá giá trị hạch toán của khoản mục này là: biên bản kiểm kê hàng tồn kho của DN hoặc thẻ kho, giá trị đang hạch toán trên sổ sách kế toán so với giá nhập kho thực tế (HĐKT, hoá đơn). Trong quá trình đánh giá, cần loại bỏ cả các mã tồn kho lâu ngày, tồn kho ảo đang đƣợc hạch toán trên sổ sách, tồn kho không có giá trị sử dụng vào quá trình sản xuất và không có giá trị thanh lý.
Chi phí SXKD dở dang:
Phân tích chi phí SXKD dở dang theo đơn đặt hàng (nếu doanh nghiệp chỉ sản xuất riêng lẻ theo từng đơn đặt hàng) hoặc theo các khâu chính của dây chuyền
sản xuất (nếu doanh nghiệp không sản xuất riêng lẻ theo từng đơn đặt hàng), đối chiếu với thời gian mà dây chuyền chạy để sản xuất ra một sản phẩm để đánh giá tính hợp lý tƣơng đối của khoản mục này. Chứng từ để kiểm tra và đánh giá khoản mục này là biên bản kiểm kê sản phẩm dở dang (số lƣợng), đơn giá sản phẩm dở dang đang hạch toán so với mức độ dở dang thực tế (đối chiếu dở dang theo các khâu trong quy trình sản xuất). Trong quá trình đánh giá, loại bỏ ra các mã sản phẩm dở dang ảo, các mã sản phẩm dở dang không có giá trị sử dụng; các sản phẩm dở dang đang đƣợc hạch toán vƣợt giá trị vốn.
Thành phẩm tồn kho, hàng hoá tồn kho và hàng gửi đi bán:
Phân tích chi tiết khoản mục này theo nhóm sản phẩm, thời gian tồn kho hoặc thời gian đã gửi đi bán, đối chiếu với phƣơng pháp xuất nhập hàng tồn kho mà doanh nghiệp đang áp dụng để đánh giá lại trong trƣờng hợp cần thiết khi giá hàng tồn kho bị giảm nhiều so với giá trị đang hạch toán hoặc đang đƣợc hạch toán với giá trị cao hơn so giá nhập kho thực tế, lọc ra các mã hàng tồn kho ảo, các mã tồn kho không có khả năng tiêu thụ để làm cơ sở đánh giá năng lực tài chính thực chất của doanh nghiệp. Chứng từ để kiểm tra và đánh giá giá trị hạch toán của khoản mục này là: biên bản kiểm kê hàng tồn kho của doanh nghiệp hoặc thẻ kho, giá trị đang hạch toán trên sổ sách kế toán so với giá nhập kho thực tế (HĐKT, hoá đơn, giá xuất kho trên bảng báo cáo chi tiết giá vốn hàng bán).
- Đối với các doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực thương mại
Cán bộ phân tích thực hiện phân tích chủ yếu ở mục hàng hoá tồn kho và hàng gửi đi bán:
Phân tích chi tiết khoản mục này theo đơn hàng, hợp đồng, thời gian tồn kho hoặc thời gian đã gửi đi bán, đối chiếu với phƣơng pháp xuất nhập hàng tồn kho mà DN đang áp dụng để đánh giá lại trong trƣờng hợp cần thiết khi giá hàng tồn kho bị giảm nhiều so với giá trị đang hạch toán hoặc đang đƣợc hạch toán với giá trị cao