a. Tổ chức nhân sự phòng kế toán
`
Sơ đồ 2.3 Tổ chức nhân sự phòng kế toán Ghi chú:
Quan hệ chỉ đạo
Quan hệ đối chiếu, tổng hợp
Cơ cấu tổ chức bộ máy kế toán của công ty đảm bảo cho công việc ghi chép, xử lý và tổng hợp, cung cấp thông tin về tình hình vận động của tài sản, nguồn vốn, tình hình chi phí, thu nhập và tình hình kết quả sản xuất kinh doanh của công ty được đầy đủ, kịp thời không bị chồng chéo, trùng lắp. Bên cạnh đó, bộ máy kế toán còn bao gồm cả công tác thống kê của công ty.
Hiện nay, bộ máy kế toán của công ty được bố trí đơn giản, gọn nhẹ gồm: kế toán trưởng, kế toán tổng hợp và thủ quỹ. Tại các đơn vị trực thuộc công ty như
Kế toán trưởng ( trưởng phòng tài chính)
Kế toán tổng hợp Thủ quỹ
trạm bê tông, mỏ khai thác đá, trạm kinh doanh vật liệu xây dựng…cũng có bộ phận kế toán riêng tùy theo yêu cầu về quản lý của từng nơi.
Phòng kế toán của công ty được sắp xếp và phân công phù hợp với trình độ của nhân viên kế toán. Phòng kế toán được trang bị 02 máy vi tính để phục vụ cho công tác kế toán. Tuy chỉ có 02 nhân viên nhưng công việc vẫn được giải quyết kịp thời, chính xác, đảm bảo báo cáo đúng định kỳ.
b. Chức năng và nhiệm vụ của từng thành viên
Kế toán trưởng:
- Là người đứng đầu bộ máy kế toán của công ty, có nhiệm vụ giúp thủ trưởng đơn vị tổ chức, chỉ đạo toàn bộ công tác kế toán sao cho phù hợp với tổ chức sản xuất của công ty và thực hiện tốt báo cáo tài chính.
- Là người điều hành và chịu trách nhiệm về toàn bộ sổ sách, chế độ kế toán và công tác chuyên môn trước Giám Đốc và pháp luật.
- Quản lý, kiểm tra, ký duyệt các chứng từ kế toán, có trách nhiệm kiểm tra các hóa đơn, chứng từ, các báo cáo của đơn vị trực thuộc để tổng hợp số liệu toàn công ty và lập các báo cáo tài chính.
- Tổ chức việc thanh quyết toán khối lượng công trình đúng thủ tục và thời gian quy định khi công trình đã nghiệm thu từng hạng mục hoặc đã đưa vào sử dụng.
- Kế toán trưởng còn có nhiệm vụ quan trọng là chỉ đạo nhân viên và các cán bộ liên quan thu hồi công nợ đẩy mạnh công tác thu hồi vốn.
- Hàng tháng, kế toán trưởng có trách nhiệm cung cấp số liệu về tài chính và sản xuất của công ty lên các báo cáo quản trị nhanh chóng theo định kỳ hoặc đột xuất theo yêu cầu của Giám Đốc và tham mưu cho Giám Đốc tình hình tài chính của công ty.
Kế toán tổng hợp:
- Dưới sự lãnh đạo, hướng dẫn của kế toán trưởng, kế toán tổng hợp tiến hành hạch toán, theo dõi các phần hành kế toán, giám sát việc thu chi tạm ứng nhằm giúp kế toán trưởng có biện pháp xử lý các đối tượng có số dư công nợ lớn và công trình, công việc cần ứng vốn lớn.
- Theo dõi và hạch toán tiền, công nợ, TSCĐ, chi phí, khấu hao, vật tư…Tập hợp số liệu cho các đơn vị trực thuộc, tổng hợp số liệu thanh quyết toán công trình và báo cáo cho kế toán trưởng.
- Tập hợp bảng kê chi tiết, phân bổ các khoản chi phí, ghi vào nhật ký chung, lập sơ đồ chữ T, vào sổ cái, sổ chi tiết và xác định kết quả kinh doanh.
- Khi có yêu cầu của kế toán trưởng và ban Giám Đốc, kế toán tổng hợp thực hiện lên các báo cáo nhanh và chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của các số liệu báo cáo của mình trước kế toán trưởng.
Thủ quỹ:
- Phụ trách khâu thu chi đúng nguyên tắc, cập nhật thu chi hàng ngày vào sổ quỹ, hàng tháng lập báo cáo quỹ trình lên cấp trên, quản lý quỹ tiền mặt khớp đúng với sổ sách. Thực hiện nghĩa vụ thu chi tiền mặt, bảo quản tiền mặt và các chứng từ. Tiến hành chi trả lương cho công nhân và chi tạm ứng đúng thủ tục và thời hạn quy định.
- Ngoài ra, thủ quỹ còn có nhiệm vụ giao dịch với ngân hàng, các cơ quan bộ phận có liên quan. Phối hợp với các nhân viên khác để tăng cường công tác thu hồi nợ. Thủ quỹ phải chịu trách nhiệm về tính chính xác, trung thực của số liệu báo cáo trước công ty và pháp luật về sự thiếu hụt, mất mát của số tiền trong ngân quỹ.
Kế toán tại các đơn vị trực thuộc:
Làm nhiệm vụ tập hợp hóa đơn, chứng từ, sổ sách, tiến hành chấm công, tính lương rồi đem lên phòng kế toán để tổng hợp theo dõi, tập hợp chi phí. Kế toán tại các đơn vị trực thuộc còn có nhiệm vụ phát lương trực tiếp cho người lao động và phối hợp với các nhân viên khác để tăng cường công tác thu hồi nợ.