CHƯƠNG 5: THẢO LUẬN VÀ KHUYẾN NGHỊ 5.1 Cơ sở tiền đề đưa ra giải pháp
5.3.1.1. Mối quan hệ giữa bộ phận Lễ tân với bộ phận Buồng phòng.
Lễ tân và Buồng phòng là hai bộ phận có mối quan hệ mật thiết với nhau. Tại Ban Thach Riverside Hotel & Resort, hai bộ phận này vẫn luôn duy trì thái độ hòa hợp với nhau tuy nhiên vẫn cần một số giải pháp để quy trình phục vụ được hoàn thiện hơn.
- Giai đoạn trước khi khách đến: bộ phận Lễ tân và Buồng phòng cần kết hợp để bố trí, sắp xếp giường nghỉ sao cho phù hợp với yêu cầu đặt phòng của khách lưu trú. Lễ tân có nhiệm vụ thông báo danh sách khách sẽ check-in để bộ phận Buồng phòng kịp thời dọn dẹp và chuẩn bị cho việc đón tiếp khách.
- Giai đoạn khách đến: Khi khách đến quầy thực hiện quy tình check-in, Lễ tân cần báo cho bộ phận Buồng phòng để kiểm tra lại phòng một lần nữa. Nếu có phát sinh vấn đề chưa thể nhận phòng được thì Lễ tân sẽ báo khách và mời khách vào khu vực chờ hoặc đổi phòng cho khách.
- Giai đoạn khách lưu trú: nếu trong quá trình lưu trú, khách có những yêu cầu như thay vỏ gối, giặt ủi,… thì Lễ tân sẽ báo Buồng phòng để phục vụ khách, ngược lại bộ phận Buồng phòng có trách nhiệm báo cáo và cập nhật các dịch vụ khách sử dụng lên hệ thống phần mềm. Ngoài ra khi nhận phàn nàn về chất lượng phòng sẽ kịp thời thông báo cho bộ phận Buồng phòng để xử lí.
- Giai đoạn thanh toán và tiễn khách: bộ phận Lễ tân sẽ báo cho bộ phận Buồng phòng khi khách có nhu cầu thanh toán, Buồng phòng sẽ tiến hành kiểm tra phòng khách, minibar xem có sử dụng thêm hay thất thoát, quên đồ gì không và báo cáo lại cho Lễ tân. Sau khi khách check-out, Buồng phòng sẽ dọn phòng bẩn và thay đổi tình trạng phòng để tiếp tục đón khách.