3.2.1 .Cơ cấu tổ chức của Đài Phát thanh và Truyền hình Hà Nội
4.2.2. Sắp xếp và phân công lại chức năng và nhiệm vụ của các phòng ban
4.2.2.1. Giải thể ban Quản lý dự án
Ban Quản lý dự án có nhiệm vụ chính về đầu tƣ, quản lý thiết bị và hồ sơ thiết bị, máy móc... Thực tế, các thiết bị, máy móc thuộc quyền sở hữu của đài đã bàn giao cho các bộ phận và đơn vị trực thuộc sử dụng, nên trách nhiệm quản lý, sửa chữa, bảo dƣỡng thuộc về các bộ phận và đơn vị đó, còn ban dự án chủ yếu quản lý về mặt giấy tờ, hồ Sơ. Công việc này có tần suất thực hiện thắp và chỉ tiến hành kiểm tra theo từng đợt, từng quý nên việc sử dụng nhân lực hiện nay sẽ gây lãng phí. Vì vậy, lãnh đạo nên có quyết định giải thể Ban quản lý dự án và giao các nhiệm vụ, chức năng của Ban quản lý dự án cho phòng kế hoạch dự án.
Các nhiệm vụ, chức năng đƣợc phân tách và giao cho các phòng ban khác nhƣ sau:
- Quản lý xe máy, thiết bị sẽ bàn giao cho từng đơn vị, ban trực tiếp sử dụng
- Quản lý, đào tạo và bồi dƣỡng tay nghề cho đội ngũ phóng viên, thợ sửa chữa thiết bị sẽ do Ban Tổ chức nhân sự đảm nhiệm.
- Các chức năng, nhiệm vụ còn lại nhƣ: Quản lý hồ sơ xe máy, thiết bị, lập sổ theo dõi công tác sửa chữa, bảo dƣỡng của tất cả các loại máy móc thiết bị trong suốt quá trình sử dụng; tham mƣu công tác mua sắm, thiết bị phục vụ cho công tác hoạt động của đài . để tránh chồng chéo với Văn phòng.
4.2.2.2. Hoàn thiện Ban Truyền thông và Khai thác bản quyền
Ban Truyền thông và khai thác bản quyền có nhiệm vụ chính là quản lý website, cập nhật thông tin và thực hiện kế hoạch truyền thông. Nhƣng do khó khăn về tài chính nên các hoạt động truyền thông, đoàn thể, rất ít khi diễn ra. Việc viết tin bài và cập nhật thông tin có thể do 1 ngƣời đảm nhiệm. Vì vậy, để duy trì một ban riêng thực hiện chức năng này là không làm nổi. Do đó, tác giả đề xuất tăng nhân sự cho ban truyền thông và bổ trí chức năng và nhiệm vụ cho ban này rõ ràng hơn.
4.2.2.3. Bổ sung thêm nhiệm vụ cho phòng Kế hoạch dự án
Trong quy chế hoạt động và trên thực tế, phòng kế hoạch gồm 8 CBCNV thực hiện các nhiệm vụ về xây dựng, giao chỉ tiêu kế hoạch, xây dựng kế hoạch, báo cáo, thống kê kế hoạch định kỳ... Các công việc có tần suất thực hiện thấp, chủ yếu là tập hợp, tổng họp số liệu từ các phòng ban khác và báo cáo cho Tổng giám đốc, Vì thực chất, các số liệu, báo cáo đều do từng phòng ban thực hiện: ví dụ, Phòng Kỹ thuật Tổng hợp đảm nhiệm các báo cáo về tình hình thực hiện đấu thầu mua sắm thiết bị, ký kết hợp đồng; Phòng Tổ chức nhân sự thực hiện các báo cáo về nhân sự, đào tạo, tuyển dụng ... Vì vậy, với số lƣợng nhân viên nhƣ vậy, cần bổ sung thêm các chức năng và nhiệm vụ khác cho Phòng Kế hoạch.
Trong mục tiêu chiến lƣợc của đài định hƣớng: Tăng dần đầu tƣ, sản xuất nhiều chƣơng trình và kinh doanh dịch vụ đồng thời giảm dần tỷ trọng bao cấp. Hơn nữa, với những tiền đề hiện có đài phấn đấu trở thành đơn vị tự chủ về tài chính trong tƣơng lai gần
Từ những lý do và nhận định trên, tác giả đề xuất thành lập phòng kế hoạch dự án với các chức năng và nhiệm vụ nhƣ sau:
Chức năng của phòng kế hoạch dự án
chính sách, kế hoạch, xúc tiến đầu tƣ phù hợp với quy hoạch và kế hoạch phát triển của đài, đồng thời liên kết với các đơn vị trong và ngoài tỉnh nhằm khai thác, cung cấp các dịch vụ và các chƣơng trình truyền hình tiên tiến, thực hiện công tác tƣ vấn cho các đối tác có nhu cầu.
Nhiệm vụ của phòng kế hoạch:
+ Chủ động phối hợp với các ngành liên quan thu thập, giới thiệu, quảng bá, tổ chức thông tin về quy hoạch, kế hoạch, chủ trƣơng, chính sách, tiềm năng, lợi thế, tình hình kinh tế xã hội của từng vùng, ngành, lĩnh vực trên địa bàn để các ngƣời dân am hiểu
+ Tƣ vấn ký kết các họp đồng liên doanh, liên kết, các hợp đồng kinh tế và các hợp đồng khác có liên quan đến chức năng nhiệm vụ của đài.
+ Nghiên cứu xu hƣớng, nhu cầu của khán giả xem truyền hình và nghe đài để sản xuất các chƣơng trình phù hợp
- Thực hiện chức năng tổng hợp, báo cáo
+ Đầu mối tổng hợp, xây dựng các báo cáo định kỳ và báo cáo đột xuất về hoạt động của đài và thực hiện các nhiệm vụ của đài trình Ban Tổng giám đốc.
+ Tổng hợp và xây dựng các chƣơng trình, kế hoạch sản xuất của đài.
Bảng 4.2 Cơ cấu nhân sự của phòng kế hoạch dự án
STT Chức vụ Số lƣợng
1 Trƣởng phòng 01
2 Phó phòng 01
3 Nhân viên lập kế hoạch 02 4 Nhân viên dự án 01 5 Nhân viên phụ trách đối ngoại 01 6 Nhân viên tổng hợp, lập báo cáo 02
*(Số liệu của Đài Phát thanh - Truyền hình Hà Nội, 2012. Báo cáo số
lượng, chất lượng cán bộ, viên chức từ năm 2008 đến 2012).
4.2.2.4.Sát nhập Phòng Tổ chức và hành chính
Nhƣ đã trình bày trong phần thực trạng, hoạt động cố vấn pháp lý, giải quyết tranh chấp, kiện tụng và quản lý rủi ro vẫn chƣa đƣợc phòng ban nào đảm nhiệm. Thực tế đã cho thấy, nhận thức và trình độ pháp luật của nhiều cán bộ chủ chốt của cán bộ còn hạn chế. Hoạt động của đài lại liên quan đến rất nhiều lĩnh vực, ngành nghề, địa bàn; vì vậy, cũng yêu cầu thực hiện nhiều quy định của pháp luật và khả năng gặp rủi ro trong hoạt động. Chính vì vậy, không thể thiếu vai trò của bộ phận pháp chế trong hoạt động của đài.
Do đó, chức năng cố vấn pháp lý, giải quyết các vấn đề tranh chấp liên quan đến pháp luật, hoạt động quản trị rủi ro sẽ đƣợc bổ sung vào chức năng và nhiệm vụ của Phòng Tổ chức Cán bộ .
Sau khi giải thể Phòng Tổ chức cán bộ ,Phòng Tổ chức - Hành chính mới sự sẽ đảm nhiệm nhiệm vụ quản lý, đào tạo và bồi dƣỡng
Nhƣ vậy, phòng Tổ chức Hành chính sẽ bao gồm các chức năng và nhiệm vụ sau:
- Chức năng tổ chức, cán bộ:
+Xây dựng phƣơng án ngắn hạn, dài hạn về công tác sắp xếp tổ chức bộ máy hoạt động của đài. Phối hợp với các Ban, các bộ phận trong việc kiểm tra đánh giá trình độ chuyên môn, nghiệp vụ CBCNV;
+ Tuyển dụng lao động, quản lý và sử dụng nguồn nhân lực; + Xây dựng Quy chế tuyển dụng CBCNV.
- Chức năng đào tạo:
+ Là đầu mối thực hiện công tác đào tạo, nâng cao trình độ chuyên môn cho CBCNV trong đài;
+ Quản lý, đào tạo và bồi dƣỡng tay nghề cho đội ngũ thợ vận hành, thợ sửa chữa thiết bị
- Chức năng tiền lƣơng và chính sách: + Công tác tiền lƣơng;
+ Công tác chế độ chính sách; Công tác khen thƣởng - kỷ luật;
- Chức năng pháp chế
+ Tham mƣu, giúp việc cho, Tổng giám đốc những vấn đề pháp lý liên quan đến tổ chức, quản lý và hoạt động của đài.
+ Xử lý những vần đề phát hiện qua thanh kiểm tra, đề xuất những biện pháp nhằm phòng ngừa rủi ro, hạn chế các sơ hở, yếu kém để nâng cao hiệu quả hoạt động của đài.
Vềnhân sự, phòng tổ chức nhân sự gồm 01 trƣởng ban, 01 phó ban và 04 nhân viên đảm nhiệm bốn bộ phận nêu trên, trong đó sẽ các nhân viên sẽ phối họp nhịp nhàng, hỗ trợ lẫn nhau thực hiện.
Văn phòng là bộ phận có số lƣợng nhân viên đông đảo, chủ yếu thực hiện các nhiệm vụ hành chính, văn thƣ lƣu trữ, an ninh, chống cháy nổ, công tác lễ tân đón tiếp.... Các công việc về hành chính, văn thƣ lƣu trữ có tần suất thực hiện cao, hàng ngày đều đặn, còn một số công việc khác nhƣ đón tiếp, sắp xếp đi lại, ăn ở... đƣợc thực hiện theo thời điểm. Vì vậy, bổ sung thêm một số nhiệm vụ cho Văn phòng và đổi tên thành phòng tổ chức Hành chính để phù họp hơn với chức năng và nhiệm vụ mới.
Theo đó, phòng tổ chức hành chính tổng hợp sẽ đảm nhiệm các chức năng chính bao gồm: Gắn kết và điều phối hoạt động; Thực hiện công tác hành chính và văn thƣ - lƣu trữ; Phục vụ lễ tân, đón tiếp; Thực hiện việc quản lý website và cập nhật tin tức.
Chức năng hành chính nhƣ sau:
- Thực hiện chức năng gắn kết và điều phối hoạt động
+ Là đầu mối, gắn kết và điều phối chung hoạt động của các đơn vị trong đài để triển khai thực hiện chƣơng tình, kế hoạch công tác; trực tiếp truyền đạt các quyết định, chỉ thị, thông báo của Ban Tổng giám đốc đến các đơn vị và
cá nhân trong đài;
+ Phối hợp với các phòng ban chức năng quản lý, theo dõi, đôn đốc, việc thực hiện, kế hoạch công tác, chƣơng trình và quy định về an ninh, phòng chổng cháy nổ và kết quả thực hiện nhiệm vụ của các đơn vị, phòng ban
+ Xây dựng và tổ chức thực hiện nội quy, quy định đảm bảo nề nếp, kỷ cƣơng, kỷ luật lao động trong cơ quan.
+ Tập hợp và phân loại các tài liệu, thƣ từ, đon khiếu tổ, khiếu nại, yêu cầu, đề nghị của các đơn vị, cá nhân trong, ngoài đài và chuyển đến địa chỉ cần thiết, phối họp với các phòng chức năng và hệ thống thanh tra để điều tra, tìm hiểu tình hình, đề xuất ý kiến giải quyết trình ban Tổng giám đốc.
- Thực hiện chức năng hành chính và văn thƣ - lƣu trữ
+ Tiếp nhận, phân loại, vào sổ văn bản đến, sao chụp, làm thủ tục chuyển giao văn bản đến Lãnh đạo, các đơn vị và cá nhân.
+ Tiếp nhận, kiểm tra thể thức văn bản trƣớc khi trình Ban Tổng giám đốc ký, phê duyệt.
+ Kiểm tra thể thức và thủ tục trong việc ban hành văn bản hành chính của + Tiếp nhận, giao dịch thƣ điện tử, fax và điện thoại liên hệ công tác. + Lập lịch công tác hàng tuần, phổ biến đến tận các đơn vị và theo dõi, đôn đốc việc thực hiện lịch công tác này.
+ Quản lý các con dấu; đóng dấu vào văn bản, giấy tờ theo đúng quy định về thể thức và thủ tục hành chính;
+ Quản lý và tổ chức công tác lƣu trữ các văn bản, tài liệu theo đúng quy định hiện hành.
+ Trình duyệt danh mục và phân phối báo chí cho Lãnh đạo và các đơn vị
+ Hƣớng dẫn nghiệp vụ văn thƣ cho các đom vị thuộc đài. + Tiếp nhận, xử lý, bảo quản và lƣu trữ tài liệu, hồ sơ.
+ Trích sao, xác minh tài liệu, hồ sơ theo yêu cầu sử dụng của các đơn vị + Cấp giấy giới thiệu đi đƣờng cho cán bộ, công chức-viên chức đƣợc cử đi công tác. Ký xác nhận giấy đi đƣờng cho khách từ các cơ quan ngoài đến công tác và lƣu trú tại đài.
+ Tổ chức, quản lý và hƣớng dẫn thực hiện công tác hành chính, văn thƣ, lƣu trữ và tài liệu lƣu trữ trong cơ quan. Chủ trì xây dựng danh mục các tài liệu cần phải lƣu trữ theo quy định của Nhà nƣớc.
+ Theo dõi và giám sát công tác cải cách hành chính của tất cả các đơn vị trong cơ quan
- Thực hiện chức năng phục vụ lễ tân
+ Tổ chức việc lễ tân và tiếp khách của Lãnh đạo.
+ Đón tiếp khách trong và ngoài nƣớc đến cơ quan công tác, sắp xếp hƣớng dẫn khách đến các bộ phận chức năng để giải quyết công việc.
+ Chủ trì và phối hợp với các đon vị liên quan trong đài để đảm bảo các điều kiện cần thiết cho việc tổ chức các cuộc họp, hội nghị, hội thảo và sự kiện của cơ quan.
+ Quản lý cơ sở vật chất, mua sắm văn phòng phẩm, trang thiết bị, đảm bảo điều kiện làm việc, phƣơng tiên đi lại phục vụ hoạt động và công tác của Tổng giám đốc.
+ Thực hiện các công việc hiếu, hỷ ... theo quy định.
+ Tổ chức và chủ trì các cuộc thăm viếng trong và ngoài cơ quan.
+ Điều hành kế hoạch hoạt động xe, đảm bảo đƣa đón cán bộ đi công tác đúng giờ, đúng kế hoạch theo lộ trình đƣợc giao.
- Thực hiện việc quản lý website và cập nhật tin tức + Quản lý hệ thống website, webmail của cơ quan
+ Cập nhật thông tin, tin tức về cơ quan trên trang web chính thức.
năng quan trọng của Đài thực hiện ba công tác chính bao gồm kế toán, tài chính và tín dụng. Để tránh chồng chéo trong thực hiện với các phòng ban khác, trƣởng phòng cần phân định rõ trách nhiệm và nhiệm vụ của từng cá nhân trong Phòng. Đặc biệt, đối với hoạt động theo dõi thực hiện hợp đồng, liên quan đến các thủ tục sau ký kết hợp đồng sẽ phải do Phòng Tài chính kế toán đảm nhiệm, tránh trƣờng hợp chồng chéo với Phòng Kế hoạch Dự án.
Về cơ cấu nhân sự, số lƣợng nhân viên hiện nay là phù hợp, tuy nhiên số lƣợng phó Phòng quá nhiều nhƣng không cần thiết mà gây lãng phí cho cơ quan, vì vậy đề xuất cắt giảm bớt số lƣợng phó phòng, chỉ duy trì 02 phó phòng.
4.2.3. Tăng cường sử dụng quyền hạn tham mưu và quyền hạn chức năng
Nhƣ trong phần phân tích thực trạng đã trình bày, hiện nay quyền hạn tham mƣu chƣa trở thành thông lệ trong đời sống của đài và chỉ thực hiện rất hạn chế. Điều này dẫn đến tình trạng hoạt động chƣa đạt đƣợc hiệu lực và hiệu quả nhƣ mong muốn. Để giải quyết vấn đề này, lãnh đạo đài cần mở rộng việc sử dụng quyền hạn tham mƣu.
Trƣớc hết, về phía các nhà quản lý trực tuyến, họ phải hiểu rằng tham mƣu tốt, thạo việc sẽ hỗ trợ chứ không làm giảm uy tín của họ, do đó, cần phát huy, tạo điều kiện và ủng hộ tham mƣu. Theo đó, đài cần có những biện pháp khuyến khích các nhà quản lý trực tuyển sử dụng tham mƣu khi đƣa ra quyết định của mình. Mặt khác, bộ phận tham mƣu cũng phải giành và giữ đƣợc sự tin cậy của nhà quản lý trực tuyến khi đƣa ra bất kỳ lời khuyên hay nào, để làm đƣợc điều đó họ phải tiếp xúc chặt chẽ với các bộ phận tác nghiệp, thu thập đày đủ thông tin để đảm bảo tính chính xác, độ tin cậy, và đƣa ra đƣợc cách giải quyết vấn đề, chứ không chỉ nêu lên vấn đề.
Thực tế, quyền hạn chức năng cũng đƣợc thực hiện rất hạn chế chỉ trong phạm vi quan hệ giữa Tổng giám đốc và các phó tổng giám đốc. Do
đó, để thực hiện hiệu quả quyền hạn chức năng, cần xác định rõ những công việc cần có ủy quyền chức năng từ quyền hạn trực tuyến của Tổng giám đốc, quy định rõ phạm vi quyền hạn của ngƣời đƣợc ủy quyền và ngƣời chịu sự tác động của quyền hạn đó.
4.2.4. Giảm số lượng nhà quản lý cấp trung
Việc cắt giảm sổ lƣợng nhà quản lý cấp trung không cần thiết, xây dựng cơ cấu có tầm quản lý rộng là nhất quán với mục tiêu cắt giảm chi phí, đặc biệt là chi phí quản lý, đẩy nhanh quá trình ra quyết định, tăng cƣờng đƣợc tính linh hoạt cho đài.
Để giảm gánh nặng tầm quản lý cho Tổng giám đốc và mở rộng tầm quản lý của các Phó tổng giám đốc, trƣởng phó ban, trong mô hình cơ cấu tổ chức đề xuất, tổng giám đốc sẽ quản lý các phòng tổ chức hành chính, kế hoạch dự án , phòng tài chính , phòng quảng cáo . Các phó tổng giám đốc phụ trách các ban chuyên môn biên tập và kỹ thuật