(Nguồn: Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Đoan Hùng)
Chế độ kế toán đối với NSX đã quy định rất cụ thể về hệ thống chứng từ kế toán, hệ thống tài khoản kế toán. Ở huyện Đoan Hùng thực hiện theo chế độ kế toán này đang áp dụng trình tự và phương pháp hạch toán theo hình thức kế toán Nhật ký - Sổ cái. Đây là phương pháp kế toán kép và được thực hiện ghi chép bằng thủ công, trình tự hạch toán được thể hiện ở sơ đồ 2.3.
- Về chứng thu: Theo quy định chứng từ thu gồm: “thu ngân sách và thu tiền về quỹ tiền mặt. Việc lập chứng từ thu NSX: các khoản thu theo tỷ lệ điều tiết sẽ do tổ đội Thuế; uỷ nhiệm thu thực hiện thu, những khoản thu sau này sau khi thanh toán biên lai với Chi cục Thuế huyện sẽ được lập giấy nộp tiền bằng tiền mặt hoặc bằng chuyển khoản để nộp tiền vào KBNN. Đối với các khoản thu NSX hưởng 100%, Ban Tài chính xã (TT) sau khi thu lập giấy nộp tiền vào KBNN huyện. Trên cơ sở đó hàng tháng KBNN thực hiện tính tỷ lệ được hưởng và lập bảng kê thu gửi cho các xã, thị trấn. Những khoản thu
bằng tiền mặt nhập quỹ như tạm thu NSX, thu rút về quỹ... thì sẽ được kế toán lập phiếu thu cho các đối tượng nộp và nhận tiền vào quỹ NSX”. (Nguồn: Luật NSNN và Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Đoan Hùng)
- Về khoản chi NSX: “Trên cơ sở dự toán chi đã duyệt, căn cứ vào các định mức chi tiêu, các đơn vị, ban, ngành đoàn thể xã, thị trấn hoặc các đơn vị cung ứng hàng hoá, dịch vụ,... trình chứng từ chi cho các hoạt động của mình lên Ban Tài chính xã (TT). Kế toán chi của Ban Tài chính tiến hành kiểm tra, rà soát toàn bộ chứng từ gốc, đối chiếu với dự toán, thực hiện viết phiếu chi; sau đó trình lên Chủ tịch UBND xã (TT) - hoặc người được uỷ quyền duyệt chi. Tiếp theo, Kế toán tập hợp chứng từ, lập bảng kê chi tiền cho Ban tài chính xã (TT) để rút tiền nhập quỹ và chi cho các hoạt động theo như chứng từ chi đã được duyệt; trong quá trình chi có thể rút tiền tạm ứng từ KBNN để chi tạm ứng, số tiền sau khi chi đã hoàn tất thủ tục, Ban Tài chính xã (TT) lập bảng kê thanh toán tạm ứng với KBNN và thực hiện các thủ tục thanh toán tạm ứng với KBNN” (Nguồn: Luật NSNN và Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Đoan Hùng).
- Về sổ sách: Theo quy định hiện hành “các xã, thị trấn phải mở và sử dụng hệ thống sổ sách kế toán gồm 15 loại như: Nhật ký - sổ cái, sổ quỹ tiền mặt, Sổ nhật ký thu, chi quỹ tiền mặt, sổ tiền gửi kho bạc, sổ thu ngân sách, sổ chi ngân sách, sổ tổng hợp thu ngân sách, sổ tổng hợp chi ngân sách, sổ theo dõi các quỹ công chuyên dùng, sổ phải thu, sổ theo dõi phải trả... Ngoài ra còn 7 loại sổ áp dụng cho các xã, thị trấn có yêu cầu quản lý chi tiết hơn như: sổ theo dõi thu, chi hoạt động tài chính khác, sổ theo dõi các khoản đóng góp của nhân dân...” (Nguồn: Luật NSNN và Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Đoan Hùng).
- Về báo cáo: Theo quy định hiện hành “các xã, thị trấn phải lập 11 loại báo cáo như: Bảng cân đối tài khoản, báo cáo tổng hợp thu NSX theo nội dung kinh tế, báo cáo tổng hợp chi ngân sách xã theo nội dung kinh tế, Bảng cân đối quyết toán, Báo cáo quyết toán thu NSX theo Mục lục NSNN, Báo cáo
quyết toán chi NSX theo Mục lục NSNN, Báo cáo tổng hợp quyết toán thu, chi NSX theo nội dung kinh tế, thuyết minh báo cáo tài chính...” (Nguồn: Luật NSNN và Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện Đoan Hùng).
- Trên cơ sở những quy định về chế độ kế toán áp dụng trong từng thời điểm, hầu hết kế toán ngân sách xã đã thực hiện được theo trình tự kế toán mà chế độ kế toán đã quy định, nhìn chung kế toán đối với ngân sách xã của huyện Đoan Hùng đã thực hiện theo chế độ quy định.
- Về chứng từ: về cơ bản các xã đã thực hiện tập hợp và lập được các chứng từ theo quy định; chứng từ phản ánh được nội dung kinh tế phát sinh về nghiệp vụ thu, chi ngân sách.
- Về hình thành biểu báo cáo: theo kết quả khảo sát ở huyện Đoan Hùng có khoảng 1/2 số xã, thị trấn thực hiện tương đối tốt lập các biểu mẫu báo cáo theo biểu mẫu lập tương đối đầy đủ, số liệu báo cáo tháng, hàng quý và báo cáo quyết toán năm cơ bản đúng theo quy định của nhà nước.
Một số hạn chế chủ yếu:
- Trên địa bàn còn chưa coi trọng các khâu trong việc lập hồ sơ chứng từ, không lập phiếu thu hay biên thu tiền, thậm chí theo cách ký sổ tay, không minh chứng hoạt động thu NS bằng sổ, giấy nộp tiền các đối tượng thu. Một số khâu chi sai về nội dung, sai so với dự toán được phê duyệt; một số xã còn tự thu-chi không được kiểm soát chi qua KBNN huyện Đoan Hùng.
- Tồn tại một số xã, thị trấn chưa thực hiện công tác mở đủ số kế toán, tuy nhiên các xã này còn chậm trễ trong mở sổ với 15 sổ theo quy định thì có 3 xã mở được từ 5-9 sổ, một số địa bàn yêu cầu mở thêm 7 sổ thì chỉ được thêm 2-3 sổ. Đây là một khâu rất quan trọng nhưng cán bộ tài chính xã còn hạn chế về năng lực nên chưa thực sự làm tốt. Thêm vào đó tình trạng sổ ghi kế toán sai, tẩy xóa, sửa chữa tái diễn, nhiều xã, thị trấn không mở sổ theo dõi tài sản, không xác định được hao mòn TSCĐ, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế phát sinh còn chưa đúng mục lục ngân sách quy định.
- Còn một số xã, thị trấn còn lập thiếu thiếu thuyết minh báo cáo tài chính, bảng cân đối tài khoản kế toán hoặc lập không đúng mẫu báo cáo đã được nhà nước quy định.
b) Thực trạng quyết toán ngân sách xã
- Theo nguyên tắc: “các xã, thị trấn phải thực hiện hoàn tất các nhiệm vụ thu, chi đã được giao trong năm ngân sách theo dự toán đã được phê duyệt. Đối với bộ phận kế toán phải thực hiện tập hợp đầy đủ các hồ sơ chứng từ, hạch toán các nghiệp vụ kinh tế và sổ sách kế toán có liên quan”
(Trích Luật NSNN). Trên thực tế, đối với các xã, thị trấn ở huyện Đoan Hùng thực hiện như sau:
- Đối với các xã, thị trấn việc quyết toán ngân sách xã được thực hiện theo quy trình về quyết toán NSNN: “Các xã, thị trấn đã thực hiện khoá sổ kế toán sau khi đã xác định rà soát tất cả các khoản thu, chi và thực hiện xong các nhiệm vụ thu, chi NSX trong năm. Đồng thời, thực hiện việc so sánh, đối chiếu số liệu với KBNN” (Trích Luật NSNN)…
- Thực hiện theo luật ngân sách 2015: “trước ngày 31/12 năm tài chính, Ban Tài chính đã thực hiện việc tập hợp, rà soát các khoản thu, chi được giao trong dự toán ngân sách. Các xã, thị trấn làm việc với phòng Tài chính - Kế hoạch của huyện để đối chiếu bổ sung ngân sách, thực hiện giao dịch với KBNN để tiếp tục hoàn tất các khoản thu còn tồn đọng vào cuối năm, thực hiện so sánh dự toán và thực hiện dự toán để tiếp tục chi các nhiệm vụ còn tồn đọng” (Trích Luật NSNN).
- Việc đối chiếu số liệu còn chậm “đến cuối ngày 31/12 năm ngân sách (hết giờ làm việc hành chính) vẫn còn khoảng 1/2 số xã vẫn còn giao dịch với KBNN huyện” (Trích Luật NSNN).
- Theo quy định: “cuối ngày 31/12 năm ngân sách, các xã, thị trấn phải thực hiện đối chiếu công nợ; kiểm kê quỹ tiền mặt, vật tư, hàng hoá, tài sản... nhưng trên thực tế khi phòng Tài chính - Kế hoạch tiến hành thẩm tra quyết
toán năm đối với các xã, thị trấn thì công việc này chỉ có một số xã, thị trấn tiến hành hoặc khi tiến hành thường là sau ngày 31/12 của năm trước” (Trích Luật NSNN).
- Một số xã, thị trấn thực hiện quyết toán ngân sách còn chậm, chưa tập hợp, rà soát hết các khoản thu, nhiệm vụ chi; chưa tập hợp đầy đủ hồ sơ, chứng từ thực hiện khoá sổ kế toán. Lập báo cáo còn thiếu một số mẫu biểu theo quy định, số liệu còn chưa chính xác. Theo quy định: “trình tự số liệu quyết toán NSX phải được Ban Tài chính báo cáo UBND xã (TT) trình HĐND xã (TT) phê chuẩn, sau đó lập thành 5 bản gửi cho HĐND xã (TT), Phòng Tài chính - Kế hoạch của huyện, KBNN huyện nơi giao dịch và lưu Ban Tài chính xã (TT)” (Trích Luật NSNN). Tuy nhiên, một số báo cáo của các xã như Tiêu Sơn, Phú Lâm.., thời gian nộp báo cáo còn chậm.
- Việc thực hiện chế độ công khai tài chính hầu như chưa có xã, thị trấn nào thực hiện đúng theo quy định. Qua kiểm tra của phòng Tài chính - Kế hoạch của huyện thấy chỉ thực hiện công khai trước kỳ họp của HĐND xã, thị trấn mà chưa thực hiện niêm yết số liệu quyết toán ngân sách xã tại các nơi công cộng.
2.2.2.7. Tình hình kiểm tra, giám sát ngân sách xã a) Hoạt động kiểm tra
Việc Kiểm tra được triển khai thường xuyên, định kỳ: trong quá trình hoạt động của bộ phận quản lý nhà nước về ngân sách xã của các xã, thị trấn. Đối với các cơ quan nhà nước, với chức năng nhiệm vụ của mình vẫn thường xuyên thực hiện kiểm tra, kiểm soát đối với hoạt động thu, chi ngân sách xã.
Quá trình kiểm tra NSX thực hiện theo quy định của Luật NSNN: “(1) UBND xã, TT thường xuyên nắm bắt, quản lý toàn diện các hoạt động về tài chính, ngân sách của xã, TT để từ đó có những điều chỉnh trong quản lý ngân sách; (2) HĐND các xã, TT về cơ bản đã thể hiện vai trò giám sát, vai trò quyết sách của mình. Thực hiện việc xem xét quyết định dự toán năm và ra
Nghị quyết điều chỉnh dự toán khi cần thiết và phê chuẩn báo cáo quyết toán năm của Ban tài chính và UBND các xã, thị trấn; (3) KBNN của huyện cũng đã thực hiện nhiệm vụ trong việc kiểm soát toàn bộ các khoản thu, chi của các xã một cách thường xuyên; kiểm tra các khoản thu, tính tỷ lệ điều tiết, kiểm tra việc chi trả khi cấp phát tiền cho các xã, thị trấn; (4) Phòng Tài chính - Kế hoạch huyện, là cơ quan thường xuyên có sự kiểm tra, kiểm soát về chuyên môn nghiệp vụ đối với Ban tài chính các xã, thị trấn. Thực hiện việc thẩm tra quyết toán năm đối với ngân sách các xã thường xuyên có những biện pháp để quản lý; hướng dẫn nghiệp vụ và tổ chức giao ban định kỳ hàng tháng, quý; (5) Kiểm tra đột xuất thường diễn ra khi có sự việc xảy ra hoặc đơn thư khiếu nại đối với bộ phận nào đó hoặc theo một chuyên đề nào đó; thực hiện nhiệm vụ này do cơ quan Thanh tra nhà nước, Thanh tra Sở Tài chính, Công an kinh tế, Ban kiểm tra Đảng... khi có vụ việc xảy ra” (Trích Luật NSNN).
Kết quả kiểm tra cho thấy trong quá trình thực hiện thu-chi NS tồn tại những vi phạm cả vô tình và cố ý: “Điển hình như sai phạm cán bộ tài chính xã Phú Thứ thu nhưng không nhập quỹ của xã là 25 triệu đồng, việc bỏ ngoài báo cáo quyết toán thu tiền đất công ích và hoa lợi công sản của xã Phương Trung” (Báo cáo Phòng Tài chính kế hoạch huyện Đoan Hùng). Với kết quả kiểm tra đó cho phép đánh giá được kinh nghiệm trong QLNS nhà nước, phòng Tài chính - Kế hoạch của huyện rút kinh nghiệm để nhắc nhở các xã, thị trấn, bên cạnh đó có sai lầm cần khắc phục.
Khi thực hiện phỏng vấn sâu Lãnh đạo Phòng Tài chính kế hoạch cho biết: “Việc kiểm tra chu trình NSX trong thời gian qua vẫn còn thấy nhiều vấn đề cần quan tâm giải quyết. Vai trò giám sát của HĐND ở đây đối với ngân sách xã thể hiện còn chưa cao, mới chỉ là hình thức. Thông qua các kỳ họp của HĐND chỉ quan tâm giải quyết nợ đọng, mức chi cho các ban ngành đoàn thể mà chú trọng đi sâu vào chất vấn quản lý, điều hành ngân sách,
hạch toán, báo cáo quyết toán, điều này còn cho thấy trình độ của đại biểu HĐND còn nhiều bất cập, đặc biệt là Chủ tịch HĐND ở một số địa phương. Bên cạnh đó các tổ chức đoàn thể, quần chúng nhân dân chưa thực sự vào cuộc với vai trò giám sát, phát hiện những bất hợp ký, những sai phạm trong quản lý nhà nước về ngân sách xã để có ý kiến kịp thời”.
b) Hoạt động kiểm toán
- Kết quả kiểm toán đã chỉ ra những sai phạm, những bật cập về cơ chế, chính sách trong quá trình thu-chi NS, tuy nhiên lực lượng Sở tài chính mỏng chỉ có 11 người nên chỉ thực hiện thanh tra định kỳ 5 năm/1 lần ở 13 huyện/thành phố/thị xã của tỉnh Phú Thọ, kiểm toán được 6/28 xã, TT của huyện.
-Nghiệp vụ của Phòng Tài chính - Kế hoạch của huyện còn chưa sâu sát đến xã, thị trấn, làm cho quá trình phát hiện sai phạm còn hạn chế, nhiều khi chỉ nghe cán bộ tài chính xã/thị trấn báo cáo mà không trực tiếp kiểm tra.
- Việc xử lý sau khi kết luận kiểm tra thực hiện chưa được nghiêm túc, nhiều xã, thị trấn vẫn còn nợ minh chứng trong nhiều thời gian.
2.2.3. Hạn chế và nguyên nhân trong việc quản lý nhà nước về ngân sách xã trên địa bàn huyện Đoan Hùng
2.2.3.1. Hạn chế
- Công tác lập dự toán tại các đơn vị xã, thị trấn còn trông chờ vào cấp trên, chưa chủ động đưa ra kế hoạch dự kiến của huyện, tỉnh nên đôi lúc còn bị động. Quy trình phân bổ nguồn lực tài chính công (soạn lập ngân sách) thiếu mối liên kết chặt chẽ giữa kế hoạch phát triển KT-XH trung hạn (3-5 năm) với nguồn lực trong một khuôn khổ kinh tế vĩ mô được dự báo, không mang lại hiệu quả cao nhất thúc dẩy quá trình phát triển KT-XH trên địa bàn.
- Công tác chấp hành thu -chi NSNN qua KBNN huyện đều chưa tốt, chưa thực hiện theo dự toán đã xây dựng, chưa đảm bảo cân đối về nguồn và cân đối về tiền tại địa bàn huyện.
- Công tác quyết toán chi NSNN: Quyết toán chi NSNN của một số cơ quan, đơn vị còn nhiều nội dung thực hiện không đúng quy định của Nhà nước vẫn được chấp nhận quyết toán. Mặc dù tỷ lệ được thanh toán tăng lên nhưng chưa đạt 100% do KBNN huyện thực hiện công tác kiểm soát chi đã phát hiện ra các đơn vị thu-chi ngân sách còn sai hóa đơn, chứng từ các khoản mục ghi chi.
- Huyện hiện vẫn đang thực hiện quản lý các khoản thu-chi NSNN qua KBNN huyện theo phương thức truyền thống, lấy kiểm soát đầu vào là chủ yếu, quản lý theo niên độ từng năm một. Thực tiễn cho thấy cách thức quản lý tiêu công truyền thống, kiểm soát đầu vào mang tính chủ quan, duy ý chí.
2.2.3.2. Nguyên nhân chính * Nguyên nhân chủ quan
- Việc lập, phân bổ, giao dự toán NSNN hàng năm ở một số cơ quan, đơn vị, cấp cơ sở còn chưa sát với tình hình KT - XH của huyện; công tác xây dựng, phân bổ giao dự toán NSNN mang lại hiệu quả chưa cao.
- Số lượng cán bộ trực tiếp làm công tác chi tại huyện, xã, thị trấn còn hạn chế, bản thân kiêm nhiệm vừa là kế toán, vừa là kiểm soát chi nên khối lượng công việc lớn, dồn dập, không tránh khỏi sai sót khi thực thi nhiệm vụ.
- Đội ngũ cán bộ làm kế toán tại một số các đơn vị sử dụng ngân sách có trình độ chỉ cao đẳng nên có nhiều khoản mục có thể kê sai hoặc thiếu dẫn tới hồ sơ, chứng từ chi NSNN gửi đến KBNN có nhiều sai sót cần có thời