CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.1. Các giải pháp liên quan đến công tác tuyển dụng
4.1.2. Thành lập phòng tuyển dụng nhân sự và nâng cao nănglực cho độ
ngũ tuyển dụng.
Thành lập phòng tuyển dụng nhân sự
Ban lãnh đạo công ty cần quyết định thành lập phòng tuyển dụng nhân sự, tuyển dụng trƣởng phòng tuyển dụng với nhiệm vụ trực tiếp giám sát và quản lý phòng này. Bởi với số lƣợng các ứng viên tham gia ứng tuyển lớn, công việc tuyển dụng mất khá nhiều thời gian chuẩn bị, thực hiện các quy trình tuyển dụng với nhiều công đoạn, vì vậy cần có một phòng đảm nhiệm công việc này. Hiện tại, nhóm tuyển dụng thuộc phòng nhân sự của công ty thực hiện, khi công việc nhiều quá thì các nhân viên của các nhóm khác trong
phòng cùng làm, nhƣ vậy thiếu tính chuyên nghiệp. Nhiều khi việc phỏng vấn các ứng viên phải lùi lịch lại do công tác chuẩn bị chƣa hoàn thành xong, và việc phỏng vấn này còn phụ thuộc vào lịch làm việc của các thành viên trong hội đồng phỏng vấn khác. Vì vậy công ty cần lập ra phòng tuyển dụng riêng và bổ sung các nhân viên tuyển dụng có chuyên môn và kinh nghiệm.
Nâng cao năng lực cho đội ngũ tuyển dụng
Trình độ của các cán bộ tuyển dụng là một yếu tố quan trọng tác động đến hiệu quả tuyển dụng nhân lực của tổ chức, vì đây là những ngƣời trực tiếp đảm nhận công tác tuyển dụng nhân lực từ khâu lập kế hoạch, tuyển mộ đến khâu tuyển chọn. Phần lớn các cán bộ tuyển dụng của HMV còn đang rất trẻ, thiếu kinh nghiệm chuyên môn trong lĩnh vực cơ khí ô tô và cơ khí kỹ thuật. Do vậy, thời gian tới HMV cần có kế hoạch đào tạo chuyên môn về tuyển dụng và bổ sung kiến thức cơ bản về lĩnh vực kỹ thuật cho các cán bộ tuyển dụng.
Cán bộ tuyển dụng trong nhiều trƣờng hợp đã chƣa có sự chuẩn bị tốt về mặt thời gian. Họ chƣa sắp xếp đƣợc kịp thời công việc nên ứng viên phải chờ đợi lâu, vì vậy các cán bộ tuyển dụng cần căn thời gian hợp lý để hẹn lịch với ứng viên nhằm tránh tình trạng họ phải chờ đợi quá lâu, đồng thời tạo đƣợc ấn tƣợng tốt đẹp về hình ảnh của tổ chức với phong cách chuyên nghiệp, năng động. Cán bộ tuyển dụng cần linh hoạt trong sắp xếp thời gian phỏng vấn. Trƣớc khi sắp xếp bất cứ cuộc phỏng vấn nào, cán bộ tuyển dụng cần xác định rõ cuộc phỏng vấn đó sẽ kéo dài bao lâu, mức độ quan trọng của vị trí phỏng vấn và yêu cầu công việc để cán bộ tuyển dụng xác định đƣợc có bao nhiêu phần trong cuộc phỏng vấn cần thực hiện. Cán bộ tuyển dụng cũng có thể đính kèm sơ đồ hƣớng dẫn đến công ty trong email thông báo lịch phỏng vấn cho ứng viên.
4.1.3. Cải tiến những mặt hạn chế trong một số bước tuyển dụng
Những vị trí mà có quá nhiều hồ sơ ứng tuyển, nhà tuyển dụng không nên mất thời gian cho những bộ hồ sơ không phù hợp hoặc không đạt tiêu chuẩn mà nên hƣớng vào những hồ sơ tiềm năng hơn. Những hồ sơ tiềm năng là những hồ sơ có kinh nghiệm, có định hƣớng và mục tiêu nghề nghiệp cụ thể, có sự giải thích về những khoảng trống nghề nghiệp, năng lực ứng viên đáp ứng yêu cầu vị trí công việc hay hình thức trình bày cẩn thận, rõ ràng, chuyên nghiệp.
Đưa ra bộ tiêu chuẩn hướng dẫn cho điểm
Để tạo nên sự thống nhất và hiệu quả trong cách đánh giá ứng viên cho các chuyên viên tuyển dụng, đồng thời thể hiện đƣợc tính chuyên nghiệp và khách quan trong công tác tuyển dụng, HMV cần đƣa ra những tiêu chí chấm điểm cụ thể để tránh tình trạng đánh giá theo cảm tính. Trong quá trình đánh giá nhà tuyển dụng cần tránh sự ấn tƣợng quá mức với ứng viên, hoặc chỉ tập trung một đến hai điểm mạnh của ngƣời đó mà bỏ qua những thiếu sót nghiêm trọng hoặc sự đánh giá dựa trên thành kiến cá nhân…đều làm cho việc đánh giá không đạt đƣợc hiệu quả. Các tiêu chí tuyển chọn đƣa ra phải rõ ràng, nội dung tuyển chọn phải có tính phân loại cao và phải nhận đƣợc sự thống nhất trong tổ chức. HMV có thể xây dựng cho mình một phom mẫu cụ thể, chi tiết về thang điểm đánh giá ứng viên nhƣ sau:
Các tiêu chí
Thang điểm
Đánh giá
1 điểm 2 điểm 3 điểm 4 điểm 5 điểm
Kiến thức nền/ Kiến thức chuyên môn Chuyên ngành học không liên quan Chuyên ngành học ít liên quan đến yêu cầu công việc. Chuyên ngành học có liên quan đến yêu cầu công việc
Đƣợc đào tạo đúng chuyên ngành
Đƣợc đào tạo nâng cao đúng chuyên ngành
Đánh giá tổng thể về mức độ am hiểu của ứng viên về các kiến thức nền /chuyên môn đã đƣợc đào tạo
Kinh nghiệm công tác
Chƣa có < 1 năm Từ 1- 3 năm Từ 3 - 5 năm >5 năm Đánh giá sự phù hợp giữa kinh nghiệm làm việc của ứng viên với yêu cầu công việc.
Ngoại ngữ Rất hạn chế (TOEIC < 250) Hạn chế (255< TOEIC< 400) Có khả năng ở mức độ đơn giản (405 < TOEIC <600) Khá lƣu loát (605 < TOEIC < 780)
Thông thạo (TOEIC > 785)
Đánh giá khả năng sử dụng ngoại ngữ của ứng viên trong công việc.
Khả năng/ kỹ năng quản lý, Không có khả năng Hạn chế, không có ý chí tiến thủ Có ý chí tiến thủ, đã từng phụ trách một Đã từng phụ trách nhóm 5- 10 ngƣời, có Đã từng phụ trách nhiều hơn một nhóm. Số nhân viên
Đánh giá kỹ năng/ khả năng này thông qua các câu hỏi tình huống; các kinh nghiệm thực tế của ứng
lãnh đạo nhóm dƣới 5 ngƣời khả năng tập hợp, sử dụng ngƣời khác đƣợc giao quản lý từ 10 ngƣời trở lên viên, ghi chú những ấn tƣợng đặc biệt. Khả năng truyền đạt Không có khả năng Hạn chế, dài dòng Diễn đạt vấn đề gọn Diễn đạt vấn đề thuyết phục, đã có kinh nghiệm Cách thức trình bày vấn đề thuyết phục, tự tin, có nhiều kinh nghiệm thuyết trình trƣớc đám đông
Ghi lại ấn tƣợng vê kỹ năng này
Khả năng phản ứng/ kỹ năng giải quyết vấn đề, xử lý tình huống Phản ứng chậm, lúng túng, không biết cách xử lý vấn đề Chỉ phúc đáp lại những câu hỏi trực tiếp, thiếu tính chủ động. Hiểu vấn đề tƣơng đối nhanh, biết cách giải quyết vấn đề. Phản ứng nhanh, xác định đƣợc vấn đề mấu chốt, có thể đƣa ra cách giải quyết nhanh chóng, hiệu quả. Rất chủ động, có khả năng phân tích, xác định đúng bản chất vấn đề và đƣa ra các giải pháp tối ƣu, đƣa ra các câu hỏi thông minh.
Đánh giá kỹ năng/ khả năng này thông qua các câu hỏi tình huống, các kinh nghiệm thực tế của ứng viên, ghi chú những ấn tƣợng đặc biệt.
Đăng kết quả thi tuyển của ứng viên lên website
Hiện nay, HMV chƣa thông báo kết quả cho các ứng viên không trúng tuyển. Để góp phần chuyên nghiệp trong công tác tuyển dụng, HMV cần phải quan tâm hơn nữa đến việc đăng kết quả tuyển dụng trên trang web của công ty nhằm cung cấp thông tin cho ứng viên một cách nhanh nhất và giúp tiết kiệm thời gian và chi phí cho cả nhà tuyển dụng và ứng viên.
Thông báo kết quả sớm cho các ứng viên
Để tránh trƣờng hợp các ứng viên nhảy sang làm việc cho các tổ chức khác trong thời gian chờ đợi, HMV cần thông báo kết quả tuyển dụng cho các ứng viên càng sớm càng tốt. Các cán bộ tuyển dụng cũng nên hứa hẹn chắc chắn về thời gian trả lời kết quả phỏng vấn để các ứng viên đỡ hoang mang và lo lắng.
Đề ra tỷ lệ sàng lọc
HMV cần đƣa ra tỷ lệ sàng lọc cụ thể cho từng vị trí công việc và trong từng khâu để có hƣớng tuyển mộ phù hợp. Việc đƣa ra tỷ lệ sàng lọc này không đƣợc quá cứng nhắc, có thể vận dụng một cách linh hoạt tùy theo nguồn tuyển mộ và số lƣợng hồ sơ ứng tuyển mà tổ chức nhận đƣợc cho các vị trí.
Làm tốt công tác sau tuyển dụng
Thực hiện tốt khâu sau tuyển dụng là tạo điều kiện để các nhân viên hòa nhập nhanh với môi trƣờng làm việc. Ngày đầu tiên ở môi trƣờng làm việc mới vô cùng quan trọng, những ấn tƣợng tốt đẹp sẽ đem lại nhiệt huyết và năng lƣợng cho nhân viên mới. Ngày đầu tiên với những ấn tƣợng không tốt sẽ khiến họ băn khoăn về quyết định đã chọn tổ chức đó. Để thể hiện sự quan tâm đối với nhân viên mới đến với HMV, tổ chức cần có những biện pháp giúp nhân viên hòa nhập với môi trƣờng mới, chẳng hạn nhƣ cán bộ nhân sự cần chuẩn bị cho nhân viên mới các cơ sở vật chất cần thiết, đăng ký tài khoản ngân hàng, tài khoản thƣ điện tử…, đƣa nhân viên mới tham quan
văn phòng, giới thiệu họ với tất cả mọi ngƣời, đặc biệt là những ngƣời quan trọng để họ cảm thấy đƣợc trân trọng hay có thể đặt sẵn một món quà nhỏ trên bàn để chào mừng nhân viên mới. Nhƣ thế họ sẽ cảm thấy họ đƣợc mong chờ và chào đón, và chính những ấn tƣợng ban đầu đó sẽ là động lực giúp họ ra sức cống hiến cho tổ chức.
Sắp xếp thời gian các cuộc phỏng vấn hợp lý
Các chuyên viên tuyển dụng nên sắp xếp thời gian giữa hai cuộc phỏng vấn một cách thoải mái, không quá kín để các ứng viên không phải chờ đợi quá lâu. Hơn nữa việc có nhiều khoảng trống giữa các cuộc phỏng vấn sẽ cho phép các nhà tuyển dụng có nhiều thời gian hơn để phỏng vấn ứng viên lúc cần thiết hoặc bù lại những lúc bị gián đoạn trong cuộc phỏng vấn. Điều này cũng có nghĩa là nhà tuyển dụng sẽ có nhiều thời gian để ghi lại một cách chi tiết về ứng viên vừa tuyển dụng xong và nhà tuyển dụng có một khoảng thời gian ngắn để tái tạo năng lƣợng sau mỗi cuộc phỏng vấn.
4.1.4. Đưa công nghệ thông tin vào hỗ trợ công tác tuyển dụng
Công nghệ thông tin hóa các công tác tuyển dụng: nâng cao hình ảnh chuyên nghiệp trong công tác tuyển dụng tại công ty.
Nhu cầu tuyển dụng nhân lực hàng năm của công ty ngày càng gia tăng mạnh. Với khối lƣợng dữ liệu và công việc lớn nhƣ vậy việc áp dụng công nghệ thông tin vào hệ thống quản lý nguồn nhân lực và công tác tuyển dụng là điều rất cần thiết. Hệ thống này giúp cho hoạt động tuyển dụng đƣợc thực hiện dễ dàng hơn, tránh sai sót, mất mát thông tin, quản lý các yêu cầu tuyển dụng, quản lý ứng viên, quản lý bài thi và thể hiện sự chuyên nghiệp.
Với phần mềm quản lý nhân sự và tuyển dụng cho phép đƣa ra các nhu cầu tuyển dụng tự động từ hệ thống dựa trên định biên nhân sự và đánh giá năng lực cho từng vị trí hiện tại của mỗi nhân viên trong phòng ban, cũng nhƣ
việc đề xuất tuyển dụng của các phòng ban đƣợc thực hiện dễ dàng hơn. Tiết kiệm thời gian cho toàn bộ quá trình.
Sử dụng công nghệ thông tin giúp các ứng viên đăng ký tuyển dụng online và hỗ trợ đăng ký tuyển dụng, thông báo tuyển mộ. Cho phép bộ phận tuyển dụng dễ dàng thiết lập kế hoạch tuyển dụng và đặt lịch chi tiết cho mỗi ứng viên (gửi mail thông báo cho ứng viên về lịch phỏng vấn, lịch thi, thông báo trúng tuyển…)
Ngoài ra hệ thống công nghệ thông tin giúp quản lý chi tiết và linh hoạt bài thi, kết quả thi, phỏng vấn cũng nhƣ thống kê và tính toán về hiệu quả của công việc tuyển dụng.
4.2. Các giải pháp định hƣớng chung
4.2.1. Thực hiện tốt công tác phân tích tình hình nhân lực của HMV
Phân tích tình hình nhân sự có vai trò quan trọng trong việc hoạch định nhân lực của tổ chức cũng nhƣ đảm bảo tính khả thi của kế hoạch tuyển dụng. Với HMV, việc phân tích tình hình nhân sự hiện nay là rất cần thiết để có thể chủ động trƣớc những biến động nhân sự .
Công việc đó không chỉ dừng lại ở số lƣợng nhân sự hiện tại mà quan trọng hơn cần chỉ ra đƣợc những đặc trƣng chủ yếu của nguồn lao động: cơ cấu, trình độ, kỹ năng nghề nghiệp, kinh nghiệm, khả năng hoàn thành nhiệm vụ và các phẩm chất cá nhân khác nhƣ: mức độ nhiệt tình, tận tâm, sáng kiến, khả năng kiêm nhiệm, mức độ gắn bó của nhân viên với tổ chức.Việc kiểm kê lại tình hình nhân lực trong tổ chức cần đƣợc thực hiện một cách thƣờng xuyên, có tính cập nhật để lập kế hoạch xây dựng nhân sự hợp lý, tránh tình trạng khoảng trống nhân lực khi có nhân viên xin nghỉ mà chƣa tuyển đƣợc ngƣời mới hay khi có vị trí công việc khuyết ngƣời, tổ chức mới tiến hành tuyển dụng, khiến công tác tuyển dụng trở nên bị động. Từ những cơ sở phân tích đó, HMV sẽ biết đƣợc: tổ chức cần những nhân viên nhƣ thế nào? khi nào
tổ chức cần họ?... Từ đó, HMV có thể điều chỉnh kế hoạch cho phù hợp hơn với thực tế.
4.2.2. Chính sách nhân sự và chính sách đãi ngộ tốt hơn cho người lao động
Để có chính sách nhân sự hấp dẫn, HMV cần xây dựng các chính sách về lƣơng - thƣởng, phúc lợi, bảo hiểm… mang tính cạnh tranh với các công ty khác nhằm mục đích giữ chân, thu hút nguồn nhân lực chất lƣợng cao cống hiến lâu dài cho sự phát triển của HMV. Chẳng hạn nhƣ ngoài việc vẫn duy trì các chế độ hỗ trợ chi phí xăng xe, điện thoại, ăn trƣa...cho các nhân viên, HMV cần phải chú trọng hơn đến những chính sách đãi ngộ toàn diện, từ lƣơng, các khoản phúc lợi đến các cơ hội phát triển nghề nghiệp, chế độ làm việc theo thời gian linh hoạt, tài trợ học sau đại học… Bên cạnh đó, cần phải tiếp tục xây dựng các chính sách động viên khác nhƣ khen thƣởng những nhân viên đạt thành tích xuất sắc, cung cấp các chƣơng trình bảo hiểm y tế toàn diện, chế độ nghỉ dƣỡng bổ sung, xây dựng môi trƣờng văn hóa doanh nghiệp lành mạnh… nhằm giúp ngƣời lao động cân bằng giữa công việc và cuộc sống gia đình. Quan trọng hơn HMV phải tạo đƣợc cơ hội thăng tiến cho nhân viên nhƣ đối với những vị trí trƣởng, phó các bộ phận, HMV có thể ƣu tiên thuyên chuyển, đề bạt từ nguồn nội bộ để khuyến khích sự phấn đấu vƣơn lên của nhân viên thay vì tuyển mới nhƣ hiện nay.
4.2.3. Xây dựng văn hóa doanh nghiệp và môi trường làm việc thân thiện.
Trong xu thế hội nhập với môi trƣờng cạnh tranh nhƣ hiện nay, các tổ chức cần xây dựng cho mình những “vũ khí cạnh tranh bí mật” đó chính là việc “xây dựng văn hóa doanh nghiệp” và lấy đó làm nền tảng để xây dựng, đầu tƣ chiều sâu ngay từ ban đầu cho đội ngũ nhân sự các cấp. Việc xây dựng môi trƣờng làm việc vui vẻ, thân thiện là biện pháp cần thiết để HMV nâng cao văn hóa doanh nghiệp của tổ chức.
Xu thế tuyển dụng mỗi năm đều thay đổi để thích ứng với sự phát triển của nền kinh tế. Trong bối cảnh của cuộc cách mạng công nghiệp 4.0, thị trƣờng việc làm của Việt Nam đi theo xu hƣớng chung của thế giới và tƣơng lại sẽ chứng kiến sự lên ngôi của những xu thế sau:
Xu thế làm việc từ xa (remote working), làm việc tại nhà (home working): internet đã thực sự làm phẳng thế giới, giúp nhiều ngƣời có thể dễ
dàng hoàn thành công việc từ xa mà không cần có mặt tại công ty. Việc này đã tạo ra một lực lƣợng lao động làm việc hầu nhƣ ở nhà, ở quán cà phê hoặc bất cứ nơi nào có song Wi-fi ngày càng tăng và sẽ tiếp tục tăng trong thời gian tới. Đặc biệt nếu có vốn tiếng Anh thật tốt, các ứng viên có thể làm cho các tập đoàn đa quốc gia, thu nhập đáng kể mà không nhất thiết phải rời khỏi Việt Nam.
Tuyển dụng trên nhiều kênh khác nhau:
Tại Việt Nam, các trang web việc làm nổi tiếng (Vietnamworks,