CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
3.3. Thực trạng công tác tuyển dụng nhân lực tại Hino Motors Việt Nam
3.3.2. Quá trình tuyển dụng nhân lực của HMV
Trƣớc khi bƣớc vào quá trình tuyển dụng, HMV đã phân tích thực tế nhân lực của mình, xác định nhu cầu tuyển dụng và lập kế hoạch tuyển dụng. Quá trình tuyển dụng nhân lực của HMV bao gồm các bƣớc với sơ đồ nhƣ sau:
3.3.2.1. Xây dựng chiến lược tuyển dụng nguồn nhân lực.
Dựa trên kế hoạch kinh doanh năm tới và tình hình nhân sự tại các đơn vị. Trƣờng đơn vị báo cáo và đăng ký nhu cầu tuyển dụng nhân sự về phòng nhân sự. Dựa trên cở sở báo cáo của các đơn vị, phòng ban, phòng tuyển dụng
Tiếp nhận hồ sơ ứng viên Sàng lọc hồ sơ xin việc
Thi tuyển Phỏng vấn lần 1
Xây dựng chiến lƣợc tuyển dụng nguồn nhân lực Thông báo tuyển mộ
Phỏng vấn lần 2 Tiếp nhận ứng viên
sẽ tính toán và trình cấp có thẩm quyền nhu cầu tuyển dụng của năm tiếp theo. Trên thực tế có hai loại nhu cầu tuyển dụng:
- Đề xuất tuyển dụng theo kế hoạch: Dựa vào kế hoạch nhân sự năm và định biên nhân sự đã đƣợc phê duyệt, tùy vào thời điểm và kế hoạch hoạt động kinh doanh, các đơn vị khi xét thấy cần bổ sung nhân sự sẽ gửi bản đề xuất nhu cầu tuyển dụng cho các đơn vị cấp trên.
- Đề xuất nhân sự ngoài kế hoạch: Tùy thuộc vào hoạt động sản xuất kinh doanh, bộ phận nào có nhu cầu sẽ đề xuất lên cấp trên.
Lập kế hoạch tuyển mộ
Việc lập kế hoạch tuyển mộ nhân lực đƣợc Ban giám đốc giao nhiệm vụ cho phòng Tuyển dụng. Trƣởng phòng trực tiếp lên kế hoạch tuyển mộ dựa vào tình hình lao động và sản xuất kinh doanh của HMV. Kế hoạch tuyển mộ gồm có số lƣợng nhân viên cần tuyển, nguồn và phƣơng pháp tuyển mộ, địa điểm, thời gian tuyển mộ.
+ Số lƣợng nhân viên cần tuyển: Căn cứ vào thực trạng nguồn nhân lực và tình hình kinh doanh của HMV. Nhu cầu về nguồn nhân lực của HMV nảy sinh do nhiều yếu tố nhƣ thành lập thêm phòng ban, mở rộng hoạt động kinh doanh, thay thế vị trí hiện tại, nhu cầu đột xuất do ốm đau, tai nạn, bỏ việc, sa thải…Năm 2018, HMV đã tiến hành tuyển mộ 17 lần với số lƣợng nhân viên cần tuyển là 228 ngƣời trong đó có 165 nhân viên thời vụ và 63 nhân viên chính thức
+ Nguồn và phƣơng pháp tuyển mộ: nguồn nội bộ, nguồn bên ngoài và qua các công ty trung gian. Tùy thuộc vào vị trí tuyển dụng mà nguồn tuyển mộ sẽ khác nhau. Với vị trí quản lý cấp cao, HMV sử dụng dịch vụ “săn đầu ngƣời” của công ty Navigos Search. Với những vị trí nhân viên chính thức, HMV thu hút các ứng viên thông qua sự giới thiệu của cán bộ, công nhân viên trong tổ chức, web của công ty: xetaihino.vn và chủ yếu từ trang web việc
làm: vietnamwork.com. Đối với công nhân và công nhân tạm thời, HMV sử dụng nhân công qua công ty chuyên cung ứng nguồn nhân lực (Công ty cổ phần tƣ vấn Nhân lực NIC) và thuê nhân lực từ nhà máy ô tô Veam.
+ Địa điểm tuyển mộ: HMV tuyển mộ tại thành phố Hà Nội và thành phố Hồ Chí Minh.
+ Thời gian tuyển mộ: Đƣợc ấn định sau khi kế hoạch tuyển mộ đƣợc xét duyệt.
3.3.2.2. Tổ chức tuyển dụng
Đăng tuyển (thông báo tuyển mộ)
Thông báo tuyển mộ thƣờng đƣợc HMV đăng tuyển trên trang web của công ty: xetaihino.vn và trang web việc làm: vietnamwork.com.
HMV quy định nội dung thông báo tuyển dụng phải bao gồm đầy đủ các thông tin sau:
Số lƣợng lao động cần tuyển Nghề, công việc cần tuyển
Trình độ chuyên môn, ngành nghề và cấp đào tạo
Điều kiện làm việc của ngƣời lao động (địa điểm làm việc) Các yêu cầu cần thiết của ngƣời sử dụng lao động
Các giấy tờ trong hồ sơ đăng ký dự tuyển Thời gian nhận hồ sơ dự tuyển
Tôi xin trình bày nguyên văn một thông báo tuyển mộ của HMV nhƣ sau:
TUYỂN DỤNG
Công ty Liên doanh TNHH Hino Motors Việt Nam là nhà sản xuất xe tải hàng đầu tại Việt Nam đƣợc thành lập tháng 6 năm 1996 trên cơ sở liên doanh giữa Tổng công ty Công nghiệp Ô tô Việt Nam, Tập đoàn Hino Motors Nhật Bản; và Tập đoàn Sumitomo Nhật Bản. Trụ sở chính đặt tại Phƣờng Hoàng Liệt, quận Hoàng Mai, Hà Nội.
Với các sản phẩm chính là xe tải nhẹ, xe tải hạng trung, xe tải hạng nặng và xe buýt. Sản phẩm HINO đã từng và là một sự lựa chọn thông minh cho ngƣời sử dụng. Với phƣơng châm "Hino - thƣơng hiệu toàn cầu cho tất cả khách hàng" chúng tôi đang cố gắng mang lại cho khách hàng lợi ích tối đa từ việc sử dụng xe tải hoặc xe buýt Hino. Đồng thời, chúng tôi cũng cố gắng hết sức mình trong việc nghiên cứu để cung cấp sản phẩm có độ an toàn cao cho ngƣời lái xe, hành khách và các phƣơng tiện vận tải khác, cung cấp các sản phẩm mang lại môi trƣờng tƣơi mới và xanh cho Việt Nam và toàn cầu.
Công ty chúng tôi hiện đang tuyển nhân sự vào các vị trí sau:
Vị trí cần tuyển Marketing Staff
Bộ phận Marketing
Ngày hết hạn 15/07/2018
Mô tả công việc Responsible for Marketing activities arrangement. Give ideas, execute & control the events such as Caravan, Hino night, test drive, etc...
• Planning and implement marketing communication campaigns. Create content including Press releases, Media Engagements, Hino News, etc.…
• Collecting, analyzing and updating reports on ads weekly competitors to propose appropriate solutions.
• Control orders / delivery / inventories of advertising materials: Catalog, leaflet, poster.
Vị trí cần tuyển Marketing Staff
Dealer if required.
• Discuss/Negotiate with Agencies to conduct marketing activities.
Điều kiện ứng tuyển
• Bachelor's Degree in Marketing, Business Administration, Economics or related fields.
• Excellent written and verbal English communications skills; must be able to write under pressure.
• 2-5 years of experience in a marketing or communications role, preferably for a PR and event agency, corporate
communications.
• Ability to present ideas in a logical & practical manner.
• Active & open mind, have a mindset “find works/tasks to do”
• Personality: Hard-working, smart and trustworthy.
Số lƣợng 1
Nơi làm việc Hino Motors Vietnam, LTD.
83 Ngoc Hoi, Hoang Liet, Hoang Mai, Hanoi Mức lƣơng Negotiable
Địa chỉ nhận HS nguyenthanhhuong@hino.vn Ghi chú Compensation & Benefit:
Vị trí cần tuyển Marketing Staff
1. Salary is competitive
2. Contribute social – medical – unemployment insurance; 24/24 accident insurance.
3. 13th month salary & special bonus according to company business situation.
4. Annual leave, sick leave, special leave according to company regulations under labor law.
5. Abroad training 6. Summer trip
Vị trí cần tuyển Nhân Viên Kỹ Thuật
Bộ phận Phòng Dịch Vụ
Ngày hết hạn 15/07/2018
Mô tả công việc - Kiểm tra, đánh giá các vấn đề kỹ thuật và các công việc liên quan đến bảo hành.
- Hỗ trợ các hoạt động dịch vụ của đại lý, bao gồm quy trình làm việc.
- Hỗ trợ đại lý trong việc cải tiến xƣởng dịch vụ
- Hỗ trợ và tƣ vấn cho khách hàng về vấn đề kỹ thuật của xe - Các công việc đƣợc khác theo chỉ dẫn của quản lý.
Vị trí cần tuyển Nhân Viên Kỹ Thuật
Điều kiện ứng tuyển
- Tốt nghiệp đại học chuyên ngành kỹ thuật, ƣu tiên chuyên ngành ô tô.
- 3-5 năm kinh nghiệm trong, ƣu tiên dịch vụ kỹ thuật ô tô.
- Ƣu tiên có kỹ năng và kinh nghiệm về xe tải để phục vụ cho công việc kiểm tra và bảo hành xe.
- Có khả năng giao tiếp, giải quyết vấn đề.
- Sử dụng thành thạo máy tính.
- Biết tiếng anh là 1 lợi thế Số lƣợng ứng
tuyển 1
Nơi làm việc Hino Motors Vietnam, LTD.
83 Ngoc Hoi, Hoang Liet, Hoang Mai, Hanoi Mức lƣơng Negotiable
Địa chỉ nhận HS nguyenthanhhuong@hino.vn Ghi chú - Lƣơng thỏa thuận
- Lƣơng tháng 13 và thƣởng hàng năm theo tình hình sản xuất kinh doanh của công ty.
- Bảo hiểm tai nạn 24/24
- Bảo hiểm y tế, xã hội, thất nghiệp, khám sức khỏe theo quy định hiện hành.
Vị trí cần tuyển Nhân Viên Kỹ Thuật
- Có cơ hội đƣợc đào tạo trong và ngoài nƣớc.
Tiếp nhận hồ sơ ứng viên
Sau khi thông báo tuyển mộ, các ứng viên gửi hồ sơ đến, phòng Nhân sự có trách nhiệm thu nhận hồ sơ ứng viên. HMV thƣờng thu nhận hồ sơ trực tiếp tại trụ sở và qua email.
Sàng lọc hồ sơ xin việc
Sau khi tiếp nhận hồ sơ ứng tuyển, các nhân viên tuyển dụng tiến hành nghiên cứu, ghi lại những thông tin cần thiết:
Tình trạng cơ bản của ứng viên: họ tên, độ tuổi, nơi thƣờng trú, địa chỉ liên lạc.
Giáo dục và đào tạo: Trình độ văn hóa, chuyên ngành đã học, trƣờng đào tạo, trình độ tiếng anh, tiếng nhật, tin học.
Quá trình làm việc, kinh nghiệm và thành tích công tác: Đơn vị đã từng công tác, loại hình công việc, chức vụ đảm nhiệm, thời gian công tác, thành tích công tác, nguyên nhân thôi việc, mức lƣơng cũ.
Các nhân viên tuyển dụng xem xét các văn bằng, chứng chỉ, trình độ chuyên môn, kinh nghiệm trên cơ sở bản mô tả công việc và yêu cầu công việc, từ đó loại bỏ dần những hồ sơ không đạt tiêu chuẩn.
Thi tuyển
HMV tổ chức thi tuyển dƣới hình thức kiểm tra kiến thức chung chuyên môn và trình độ tiếng anh trên máy tính với những bộ câu hỏi dành riêng cho từng vị trí khác nhau. Thông thƣờng mỗi bài kiểm tra thƣờng có 48 – 50 câu hỏi trong vòng 60 phút.
Đối với những ứng viên đã có kinh nghiệm làm việc ở vị trí cần tuyển thì không cần phải thi tuyển mà chỉ cần tham gia vòng phỏng vấn.
Phỏng vấn lần 1
Các ứng viên sau khi đã qua vòng thi tuyển, nhân viên tuyển dụng sẽ lập danh sách ứng viên phỏng vấn, lên lịch và hẹn các ứng viên đến phỏng vấn qua thƣ từ hoặc điện thoại, nêu rõ thời gian, địa điểm cũng nhƣ các yêu cầu kèm theo. Đối với từng vị trí, từng mức độ phức tạp của công việc, số lần phỏng vấn sẽ đƣợc sắp xếp tƣơng ứng. Các vị trí cấp quản lý hoặc những công việc đòi hỏi sự chọn lọc kỹ lƣỡng, ứng viên có thể trải qua nhiều lần phỏng vấn.
Phỏng vấn lần 1 đƣợc các cán bộ phòng tuyển dụng thực hiện. Mục đích của phỏng vấn lần 1 thƣờng là để kiểm tra lại thông tin ứng viên đã cung cấp trong hồ sơ ứng tuyển, đồng thời đây cũng là cuộc tiếp xúc nói chuyện đầu tiên của nhà tuyển dụng với các ứng viên nhằm tìm hiểu sơ bộ khả năng giao tiếp, cách ứng xử cũng nhƣ trình độ của các ứng viên và cung cấp một số thông tin về công việc xem ứng viên có phù hợp với môi trƣờng làm việc ở công ty hay không, từ đó đƣa ra đánh giá sơ bộ về ứng viên và quyết định xem ngƣời đó có đƣợc tiếp tục phỏng vấn nữa hay không. Mỗi một ứng viên phỏng vấn sẽ có một bản đánh giá theo thang điểm từ 1- 4 với các tiêu chí:
Ngoại hình
Học vấn
Khả năng giao tiếp
Khả năng thuyết phục
Khả năng tổ chức công việc
Khả năng làm việc độc lập/theo nhóm
Khả năng chịu áp lực công việc
Khả năng giải quyết tình huống
Định hƣớng công việc
Kinh nghiệm công tác
Mức độ tin cậy
Khả năng vi tính
Khả năng quản lý
Phỏng vấn lần 2
Các ứng viên đƣợc cán bộ tuyển dụng chọn lọc, sẽ đƣợc thông báo và tiếp tục phỏng vấn sâu. Thông thƣờng đây là lần phỏng vấn cuối cùng để chọn lựa ra những ứng viên phù hợp nhất với công việc cần tuyển dụng. Ở vòng phỏng vấn này, Hội đồng phỏng vấn gồm có trƣởng phòng nhân sự, cán bộ cấp cao ngƣời Nhật và trƣởng phòng nơi tiếp nhận ứng viên trúng tuyển. Hội đồng phỏng vấn sẽ đƣa ra các câu hỏi kiểm tra kiến thức, kỹ năng chuyên môn liên quan đến ngành nghề của ứng viên vừa kiểm tra trình độ ngoại ngữ và đƣa ra những tình huống cụ thể về thực tế công việc để ứng viên giải quyết. Kết quả của phỏng vấn đƣợc thống nhất giữa các thành viên trong Hội đồng phỏng vấn.
Tiếp nhận ứng viên
Sau khi đã hoàn tất các bƣớc tuyển chọn theo đúng yêu cầu đề ra, Hội đồng tuyển chọn sẽ ra quyết định tuyển dụng đối với ngƣời xin việc. Các ứng viên đƣợc vào HMV phải trải qua một thời gian thử việc rồi mới đƣợc bổ nhiệm chính thức.
Sau khi ngƣời lao động hết thời hạn thử việc:
+ Ngƣời lao động làm báo cáo tự đánh giá kết qủa công việc gửi cho trƣởng bộ phận.
+ Trƣởng bộ phận nhận xét kết quả thử việc, đƣa ra khuyến nghị và chuyển lên phòng Nhân sự trình tổng giám đốc công ty.
+Tổng giám đốc đƣa ý kiến chỉ đạo và ký hợp đồng đối với ngƣời đƣợc tuyển theo quy định của bộ luật lao động.
*) Tuyển dụng công nhân thời vụ
Đối với công nhân thời vụ thì công tác tuyển dụng không theo quy trình trên mà đƣợc thực hiện thông qua công ty cung ứng nhân lực (công ty NIC) và thuê nhân lực từ công ty Veam. Tính đến tháng 12 năm 2018, số lao động thời vụ làm việc tại HMV là 165 công nhân.
Đối với việc sử dụng nhân công qua công ty chuyên cung ứng nhân lực (Công ty Nic). Công ty Nic tiến hành các hoạt động tuyển mộ, sàng lọc, thu thập hồ sơ, thi tuyển và phỏng vấn sơ bộ, sau đó công ty Nic sẽ gửi những ứng viên phù hợp sang HMV để phỏng vấn. HMV sẽ lập hội đồng phỏng vấn và tiến hành phỏng vấn sàng lọc, chọn ra ứng viên phù hợp. Sau khi phỏng vấn xong HMV sẽ thông báo kết quả những ứng viên trúng tuyển cho công ty Nic, sau đó HMV chuẩn bị các thủ tục cho việc tiếp nhận công nhân thời vụ làm việc.
Công nhân thời vụ sẽ trải qua 1 tháng thử việc, sau thời gian thử việc thì công nhân đƣợc quản lý trực tiếp đánh giá dựa trên các tiêu chí: ý thức làm việc, sức khỏe, chất lƣợng công việc, năng suất làm việc để quyết định ký tiếp hợp đồng với lao động đó hay không. Những công nhân sau thời gian thử việc mà không đạt yêu cầu sẽ đƣợc trả về cho công ty chủ quản và công ty sẽ tìm nhân lực thay thế. Những công nhân đạt yêu cầu sau thời gian thử việc sẽ đƣợc ký hợp đồng lao động với công ty Nic để làm việc tại Hino. HMV sẽ thanh toán phí tuyển dụng, phí quản lý, cũng nhƣ lƣơng, thƣởng hàng tháng của công nhân cho công ty Nic. Công ty NIC chịu trách nhiệm ký hợp đồng lao động trực tiếp với ngƣời lao động và chịu trách nhiệm chi trả lƣơng, thuế, bảo hiểm xã hội và các khoản khác nếu có theo quy định hiện hành.
Đối với việc tuyển dụng công nhân thời vụ ngoài nguồn nhân lực từ công ty NIC, HMV còn thuê nhân lực từ công ty đối tác (nhà máy VEAM) do thời gian gần đây nhu cầu lao động thời vụ tăng cao trong khi thị trƣờng khan hiếm nguồn nhân lực, công ty Nic đáp ứng không đủ. Để đảm bảo đủ nhân lực cho việc gia tăng sản lƣợng, HMV đã thuê nhân lực của nhà máy VEAM tại Thanh Hóa trong thời gian 9 tháng từ tháng 3 đến tháng 12 năm 2018.
Thời gian tuyển dụng công nhân thời vụ phụ thuộc vào tình hình kinh doanh của HMV. Trong trƣờng hợp khi sản lƣợng giảm xuống, nhu cầu nhân lực ít đi thì HMV sẽ thông báo với công ty cung ứng nhân lực trƣớc một tháng về thời gian cắt giảm nhân lực.
Nhƣ vậy, quy trình tuyển dụng của HMV đƣợc thực hiện khá hoàn chỉnh và thống nhất. Quy trình này tuy không đƣợc kỹ lƣỡng nhƣ quy trình tuyển dụng chung nhƣng quy trình tuyển dụng của HMV có phần chuyên nghiệp, khoa học và đạt hiệu quả cao với quy mô hoạt động của Công ty.