II. CÁC GIẢI PHÁP MARKETING NHẰM NÂNG CAO HIỆU QUẢ KINH DOANH XUẤT KHẨU Ở CễNG TY SIME
5. Thực hiện hợp đồng xuất khẩu
Thực hiện hợp đồng xuất khẩu là một quỏ trỡnh quyết định tới sự thành bại của hoạt động kinh doanh xuất khẩu của cụng ty vỡ nước ảnh hưởng tới doanh thu, chi phớ và hiệu quả kinh doanh. Vỡ vậy, cần lưu ý cỏc bước sau:
a. Chuẩn bị hàng xuất khẩu.
- Hàng thu mua về phải đảm bảo số lượng, chất lượng, bao bỡ, ký mó hiệu như quy định của cỏc điều khoản trong hợp đồng.
- Khai thỏc triệt để cỏc nguồn hàng gần cảng xuất nhập nhằm giảm chi phớ vận chuyển, bảo quản. Liờn kết cỏc nguồn hàng lại tạo thành một mạng lưới cung cấp hàng xuất khẩu mang tớnh liờn kết cao, tớnh hợp đồng nhanh chúng.
b. Kiểm tra hàng xuất khẩu
Khõu cụng việc này thuộc về trỏch nhiệm của cụng ty . Nếu cụng việc này được thực hiện tốt sẽ tạo thuận lợi cho cỏc khõu kế tiếp. Cụng việc kiểm tra bao gồm: số lượng, chất lượng, bao bỡ, ký mó hiệu, tờn thương mại, ... khi kiểm tra phải cú cơ quan cú chức năng đỏnh giỏ, kết quả thu được phải lập thành văn bản.
c. Thuờ tàu và mua bảo hiểm
- Chọn lựa thuờ tàu chợ hay tàu chuyến tuỳ theo đặc điểm tớnh chất của hàng hoỏ. nếu hàng cú khối lượng lớn, giỏ trị cao, điều kiện bảo quản an toàn - thỡ phải thuờ tàu chuyến với đội tàu cú uy tớn trong vận tải biển. Theo dừi lịch trỡnh của tàu, nếu tàu vận chuyển hàng cú chuyển tải (sang tàu / đổi tàu) thỡ phải căn cứ vào điều khoản vận tải hóng để thuờ tàu.
- Lấy vận đơn sạch khi đó xếp hàng lờn tàu (clean an board bill of loading). Đõy là vận đơn cho thấy cụng ty đó thực hiện đỳng , đủ điều khoản thuờ tàu vận chuyển và là một trong những tài liệu để thanh toỏn với ngõn hàng mở L/C cho người nhập khẩu.
- Mua bảo hiểm xuất khẩu để đảm bảo an toàn, trỏnh thiệt hại toàn bộ khi rủi ro xảy ra. Hiện tại, cụng ty cú thể mua bảo hiểm bao (thường là 1
một số cụng ty bảo hiểm khỏc. Tuy nhiờn, phải căn cứ vào chất lượng hàng, số lượng, giỏ trị hàng, độ an toàn của vận chuyển ... mà mua bảo hiểm nhằm tiết kiệm chi phớ, giảm được giỏ thành sản phẩm.
d. Làm thủ tục hải quan
Để làm thủ tục hải quan một cỏch nhanh chúng và trọn vẹn cụng ty phải qua hai giai đoạn
Thứ nhất: lập bộ chứng từ hải quan đầy đủ, cỏc giấy tờ, tài liệu, hoỏ đơn, phải khớp với hợp đồng hoặc L/C.
Thứ hai: Kiểm hoỏ hàng và đối chứng với chứng từ. Bất kỳ một sự sai lệch nào đều gõy khú khăn cho tiến trỡnh chuyến hàng và tăng chi phớ của cụng ty .
Do vậy, cụng ty phải
- Lập hồ sơ đỳng với quy định của hải quan Việt Nam
- Kờ khai nội dung trờn chứng từ phải đỳng, trỏnh thừa, thiếu, đồng thời phải nghiờn cứu kỹ biểu thuế xuất khẩu của một số mặt hàng nhằm giảm thiểu thuế phải nộp
c. Giao hàng
- Xem xột kỹ lịch trỡnh bốc dỡ hàng của cảng bộ, thuờ bờn bốc hàng lờn tàu đó thuờ.
- Cử cỏn bộ hoặc nhõn viờn để giỏm sỏt quỏ trỡnh bốc dỡ hàng hoỏ. Cỏc nghiệp vụ phải thực hiện
- Nhận vận đơn, nếu vận đơn người nhận hàng ghi rừ: "To the order of the bank" thỡ phải đến ngõn hàng ký hậu.
- Trỡnh vận đơn này INVOICE và PARKING LIST cho hóng tàu để nhận lệnh giao hàng.
- Nộp hồ sơ xin đăng ký kiểm hoỏ hải quan
- Kiểm hoỏ hải quan, trả cước phớ xếp dỡ (nếu theo giỏ FOB) lấy biờn lai thanh toỏn.
f) Thanh toỏn
Khi thực hiện xong cỏc cụng việc trờn, cụng ty cần thụng bỏo cho bờn mua là hàng đó sẵn sàng được giao để bờn mua mở L/C. Khi ngõn hàng mở L/C thụng bỏo chuyển L/C gốc cho cụng ty , thỡ phải kiểm tra kỹ L/C. Nếu thấy khụng đỳng với hợp đồng thỡ phải thụng bỏo ngay cho bờn mua để sửa đổi kịp thời (nếu sửa đổi phải cú xỏc nhận của ngõn hàng mở L/C). Đến thời hạn thanh toỏn, cụng ty phải xuất trỡnh chứng từ theo quy định trong L/C cho ngõn hàng để nhận tiền. Để thuận tiện cho thanh toỏn, cụng ty nờn đề nghị bờn mua mở L/C tại ngõn hàng cụng thương Việt Nam khi ký kết hợp đồng.
Túm lại, cỏc biện phỏp liờn quan tới thực hiện hợp đồng xuất khẩu trờn nhằm tăng hiệu quả khi thực hiện. Thực hiện tốt cỏc hợp đồng xuất khẩu là cơ sở cho việc nõng cao uy tớn, đặt quan hệ làm ăn lõu dài với bạn hàng, tạo điều kiện để mở rộng quan hệ và phạm vi thị trường xuất khẩu của cụng ty .