2.3. Vấn đề lập kế hoạch phát triển dịch vụ ca Trung tâm
2.3.5. Các yếu tố tác động đến hoạt động lập kế hoạch
Việc lập kế hoạch phát triển dịch vụ phụ thuộc rất nhiều v o các yếu tố khác nhau như:
uan điểm c a an Giám đốc, các bộ phận chức năng
V việc lập kế hoạch l do Ban Giám đốc, các bộ phận chức năng hoạch định nên ngo i những yếu tố tác động khách quan th các kế hoạch vẫn sẽ bị chi phối bởi quan điểm ch quan c a những người làm công tác kế hoạch.
Giữa cấp quản lý trong Trung tâm v các loại kế hoạch được lập ra có mối quan hệ với nhau. Với Ban Giám đốc th việc lập kế hoạch c ng mang tính chiến lược. Với các bộ phận chức năng th việc lập kế hoạch ch yếu l các kế hoạch tác nghiệp .
Chu kì hoạt động c a Trung tâm
Mỗi chu kỳ Trung tâm đều trải qua bốn giai đoạn l tạo đ , tăng trưởng, chín muồi v suy thoái. Với mỗi giai đoạn th việc lập kế hoạch l không giống nhau. Qua các giai đoạn khác nhau th độ d i v tính cụ thể c a các kế hoạch là khác nhau.
Trong giai đoạn tạo đ (hay giai đoạn bắt đầu đi lên c a chu kỳ hoạt động), Trung tâm thường phải dựa v o kế hoạch định hướng. Thời kỳ n y các kế hoạch rất cần tới sự mềm dẻo v linh hoạt v mục tiêu có tính chất thăm dò,
nguồn lực chưa được xác định rõ, v môi trường chưa có g chắc chắn. Kế hoạch định hướng trong giai đoạn n y giúp cho Ban Giám đốc nhanh chóng có những thay đổi khi cần thiết.
Trong giai đoạn tăng trưởng, kế hoạch ngắn hạn được sử dụng nhiều v thiên về cụ thể v các mục tiêu được xác định rõ hơn, các nguồn lực đang cho đầu ra đang tiến triển.
Ở giai đoạn chín muồi, Trung tâm có các kế hoạch d i hạn v cụ thể v ở giai đoạn n y tính ổn định v tính dự báo được c a Trung tâm l lớn nhất.
Trong giai đoạn suy thoái, kế hoạch lại chuyển từ kế hoạch d i hạn sang kế hoạch ngắn hạn, từ kế hoạch cụ thể sang kế hoạch định hướng. Cũng giống như giai đoạn đầu, giai đoạn suy thoái cần tới sự mềm dẻo, linh hoạt v các mục tiêu phải được xem xét v đánh giá lại, nguồn lực cũng được phân phối lại cùng với những điều chỉnh khác.
Tính không chắc chắn c a môi trường hoạt động
Lập kế hoạch l quá tr nh chuẩn bị để đối phó với sự thay đổi v t nh huống không chắc chắn c a môi trường hoạt động. Môi trường c ng bất ổn định bao nhiêu th kế hoạch c ng mang tính định hướng v ngắn hạn bấy nhiêu. Đặc thù c a Trung tâm l hoạt động trong môi trường liên tục biến động, hay có sự thay đổi, v vậy có những kế hoạch hướng ngoại v ngắn hạn. Tín không chắc chắn c a môi trường được thể hiện dưới ba h nh thức sau:
T nh trạng không chắc chắn: xảy ra khi to n bộ hay một phần c a môi trường hoạt động (chính sách, xu hướng vận động c a học sinh, sinh viên, t nh h nh t i chính c a các nh t i trợ, các đơn vị phối hợp, giá cả h ng hóa…) được coi l không thể tiên đoán được.
Hậu quả không chắc chắn: l trường hợp mặc dù đã cố gắng nhưng không thể tiên đoán được những hậu quả do sự thay đổi c a môi trường tác động đến
Trung tâm, do vậy m dẫn đến Không chắc chắn (sự thay đổi c a chính sách, lãnh đạo cấp trên, biến động trong học sinh, sinh viên,…).
Sự phản ứng không chắc chắn: l t nh trạng không thể tiên đoán được những hệ quả c a một quyết định cụ thể, sự phản ứng c a Trung tâm, đối với những biến động c a môi trường (tâm lý c a cán bộ, việc lựa chọn đơn vị phối hợp, …).
V vậy công việc c a Ban Giám đốc l phải đánh giá tính chất v mức độ không chắc chắn c a môi trường hoạt động để xác định giải pháp phản ứng c a Trung tâm v triển khai các kế hoạch thích hợp. Với hoạt động c a Trung tâm có mức độ không chắc chắn tương đối cao th việc xây dựng kế hoạch đòi hỏi kế hoạch phải được xác định rất linh hoạt.
Hệ thống mục tiêu, chiến lược c a Trung tâm
Mục tiêu l kết quả mong muốn cuối cùng c a Trung tâm. Mục tiêu chỉ ra phương hướng cho tất cả các quyết định quản lý v h nh th nh nên những tiêu chuẩn đo lường cho việc thực hiện trong thực tế. Mục tiêu l nền tảng c a việc lập kế hoạch.
V vậy Trung tâm luôn dựa v o hệ thống mục tiêu c a m nh để có các kế hoạch d i hay ngắn cho phù hợp nhằm đạt được mục tiêu đã đề ra .
Sự hạn chế c a các nguồn lực
Khi lập kế hoạch th vấn đề nguồn lực hiện có l rất quan trọng. Thực tiễn cho thấy sự khan hiếm c a các nguồn lực l b i toán phức tạp khi lập kế hoạch. Chính điều n y nhiều khi còn l m giảm mức tối ưu c a các phương án được lựa chọn. Nguồn lưc c a Trung tâm bao gồm: Nguồn nhân lực, nguồn lực về t i chính, cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị, khoa học công nghệ…
Trước hết l nguồn nhân lực, đây được coi l một trong những thế mạnh c a nước ta, nhưng thực tế ở Trung tâm còn nhiều khó khăn. Số lượng cán bộ,
nhân viên c a Trung tâm còn thiếu, trong khi đó lại yếu về chất lượng nghiệp vụ. Mặc dù, hầu hết cán bộ c a Trung tâm đều có tr nh độ bậc đại học, nhưng do l cán bộ trẻ, mới ra trường, yêu cầu công việc tại Trung tâm lại ch yếu l những vấn đề mới, cần kỹ năng phức hợp v kinh nghiệm công tác, v thế công việc c a Trung tâm thực chất l vừa thử nghiệm, vừa đ o tạo nhân lực, vừa xây dựng mô h nh hoạt động.
Tiếp đến phải kể đến l sự hạn hẹp về t i chính. Nguồn lực t i chính ch yếu c a Trung tâm l các nh t i trợ, các doanh nghiệp phối hợp, hỗ trợ, v vậy có tính thất thường v chịu sự phụ thuộc lớn, l một r o cản sự triển khai các kế hoạch v nó cũng giới hạn việc lựa chọn những phương án tối ưu.
Cơ sở vật chất kỹ thuật, máy móc thiết bị c a Trung tâm cũng l nguồn lực hạn chế. Hiện tại, Trung tâm mới chỉ trang bị các thiết bị tối thiểu cho cán bộ: nơi l m việc, máy tính, hệ thống thông tin, hệ thống liên lạc,…
Hệ thống thông tin
Trong quá tr nh lập kế hoạch, thông tin sẽ giúp Ban Giám đốc Trung tâm có được các quyết định đúng đắn kịp thời. Khi lập kế hoạch nh quản lý cần dựa v o thông tin về các nguồn nhân lực, t i lực, vật lực v mối quan hệ tối ưu giữa chúng, l m cho chúng thích nghi với sự biến động c a môi trường, giảm thiểu tính phiêu lưu c a hoạt động kinh tế, đảm bảo cung ứng số lượng dịch vụ lớn nhất bằng chi phí nhỏ nhất. Đồng thời trong quá tr nh thực hiện kế hoạch th chúng ta cũng cần phải dựa v o các thông tin phản hồi để có những điều chỉnh phù hợp.
Hệ thống kiểm tra đảm bảo cho quá tr nh lập kế hoạch đạt kết quả và hiệu quả
Kiểm tra đảm bảo cho các kế hoạch được thực hiện với hiệu quả cao. Trong thực tế, những kế hoạch tốt nhất cũng có thể không được thực hiện như
ý muốn. Ban Giám đốc có thể mắc sai lầm v kiểm tra cho phép ch động phát hiện, sửa chữa các sai lầm đó trước khi chúng trở nên nghiêm trọng để mọi hoạt động c a tổ chức được tiến h nh theo đúng kế hoạch đã đề ra. Hiện nay, nhiều đơn vị đã sử dụng các công cụ lập kế hoạch dựa trên sự phát triển c a công nghệ thông tin.
Năng lực c a các chuyên gia lập kế hoạch
Năng lực c a Ban Giám đốc có ảnh hưởng lớn đến công tác xây dựng kế hoạch, các nh lập kế hoạch phải có kiến thức v tr nh độ tổng hợp để lập kế hoạch.
Cơ chế quản lý kinh tế và kế hoạch hoá c a Nhà nước
Đây l nhân tố có ảnh hưởng sâu sắc đến công tác lập kế hoạch hoạt động c a Trung tâm. Một cơ chế quản lý phù hợp sẽ có tác dụng thúc đẩy hoạt