CHƢƠNG 2 PHƢƠNG PHÁP VÀ THIẾT KẾ NGHIÊN CỨU
3.3. THỰC TRẠNG CÔNG TÁC QUẢN LÝ CÁC DỰ ÁN ĐẦUTƢ TẠI PHÕNG
3.3.1. Công tác quản lý các dự án hàng năm
3.3.1.1.Lập quy hoạch phát triển mạng Viễn thông (hay còn gọi là Cấu trúc mạng Viễn thông)
Thực hiện theo chủ trƣơng và định hƣớng của VNPT, trên cơ sở chiến lƣợc kinh doanh chung, cứ 3 năm đến 5 năm một lần Viễn thông Quảng Nam sẽ xây dựng và trình Tập đoàn phê duyệt cấu trúc mạng Viễn thông để phục vụ các mục
tiêu kinh doanh ngắn hạn và dài hạn. Phòng Quản lý dự án và Phòng Quản lý mạng và dịch vụ chủ trì thực hiện và các đơn vị trực thuộc phối hợp. Việc xây dựng cấu trúc mạng Viễn thông đã giúp công tác quản lý các dự án đầu tƣ đƣợc thực hiện theo định hƣớng của VNPT và phù hợp với các quy hoạch đƣợc duyệt.
Mặc dù công tác lập quy hoạch phát triển mạng viễn thông đƣợc làm thƣờng xuyên và đã góp phần hoàn thành nhiệm vụ kinh doanh của doanh nghiệp tuy nhiên vẫn còn một số tồn tại đó là:
- Công tác định hƣớng đầu tƣ, quy hoạch mạng lƣới vẫn chƣa đáp ứng mục tiêu kinh doanh, nhu cầu của khách hàng dẫn đến công tác đầu tƣ thực hiện dự án chƣa phát huy hiệu quả, một số dự án đầu tƣ đƣợc thực hiện hoàn thành nhƣng khả năng khai thác kinh doanh không cao nhƣ các dự án đầu tƣ thuộc các chƣơng trình nhƣ Ngầm hóa mạng lƣới viễn thông trong các khu công nghiệp, đô thị hoặc chƣơng trình Cáp quang Fttx phải đợi đến 3 hoặc 4 năm sau khi đƣợc đầu tƣ dự án mới có khả năng kinh doanh, gây lãng phí vốn đầu tƣ, thiết bị công nghệ bị lổi thời…
- Việc lập cấu trúc mạng viễn thông chƣa thực sự khoa học, khả năng cạnh tranh không cao, phải điều chỉnh nhiều lần. Nguyên nhân là công tác đánh giá dự báo khả năng phát triển của thị trƣờng cũng nhƣ sự thay đổi công nghệ thiết bị chƣa đƣợc đầy đủ, kịp thời và chính xác.
3.3.1.2.Xây dựng kế hoạch đầu tư thực hiện dự án hàng năm
Vào cuối tháng 10 hàng năm, VNPT có văn bản hƣớng dẫn các đơn vị thành viên triển khai xây dựng kế hoạch đầu tƣ xây dựng cho năm sau. Phòng Quản lý dự án - Viễn thông Quảng Nam chủ trì, phối hợp các bộ phận chức năng liên quan tổ chức đánh giá tình hình thực hiện các dự án đầu tƣ trong năm kế hoạch đồng thời tiến hành các bƣớc xây dựng kế hoạch và xây dựng danh mục dự án đầu tƣ cho năm sau trên cơ sở quy hoạch cấu hình mạng viễn thông đã đƣợc phê duyệt và định hƣớng đầu tƣ xây dựng của VNPT.
Phòng Quản lý dự án chủ trì, tham mƣu văn bản hƣớng dẫn xây dựng kế hoạch đầu tƣ xây dựng cho năm sau trình Ban giám đốc Viễn thông Quảng Nam ký
duyệt và hƣớng dẫn các đơn vị trực thuộc Viễn thông Quảng Nam tiến hành rà soát, đánh giá năng lực mạng lƣới viễn thông, tình hình kinh doanh, dự báo phát triển của thị trƣờng viễn thông lập danh mục đăng ký dự án đầu tƣ gửi về phòng Quản lý dự án để thẩm định tổng hợp.
Trong quá trình thẩm định tổng hợp danh mục dự án đầu tƣ phòng Quản lý dự án có thể thực hiện điều chỉnh, bổ sung, cắt bỏ, thay tên, quy mô đầu tƣ của các dự án đầu tƣ cho phù hợp các quy định chung về đầu tƣ xây dựng cơ bản, quy định về phân cấp ủy quyền trong quản lý đầu tƣ xây dựng của VNPT. Trƣờng hợp cần thiết phòng Quản lý dự án có thể chủ trì tổ chức các đoàn công tác đến các đơn vị cơ sở để đánh giá tình hình thực tế về sự cần thiết phải đầu tƣ các dự án. Khi đã hoàn tất quá trình thẩm định, Phòng Quản lý dự án tổng hợp và dự thảo văn bản trình Ban giám đốc Viễn thông Quảng Nam xem xét và ký trình VNPT phê duyệt kế hoạch đầu tƣ xây dựng chính thức, thời điểm trình Tập đoàn không quá ngày 15 tháng 01 năm báo cáo. Vào trƣớc ngày 15 tháng 02 hàng năm VNPT sau khi kiểm tra, cân đối chung toàn ngành, phê duyệt kế hoạch vốn và danh mục cho đầu tƣ các dự án và gửi về các đơn vị thành viên để thực hiện trong năm.
Trƣờng hợp có các dự án đầu tƣ cấp thiết phát sinh đột xuất nằm ngoài kế hoạch đƣợc duyệt, Viễn thông Quảng Nam làm báo cáo gửi Tập đoàn xin điều chỉnh bổ sung. Khi nào có văn bản chấp thuận của Tập đoàn mới đƣợc đƣa vào kế hoạch khối lƣợng và kế hoạch tài chính đầu tƣ.
Bảng 3.3 Bảng kế hoạch đầu tƣ vốn phân cấp giai đoạn 2009 -2013 Đơn vị tính : Tỷ đồng Stt Năm thực hiện Kế hoạch vốn đăng ký Kế hoạch vốn VNPT giao Kế hoạch vốn đƣợc phân bổ Giá trị vốn quyết toán 1 Năm 2009 95,4 89,9 78,4 58,98 2 Năm 2010 58,2 48,7 45,6 41,53 3 Năm 2011 44,6 36,4 32,4 28,56 4 Năm 2012 21,7 14,4 12,5 11,5 5 Năm 2013 18,7 12,5 11,8 10,35 Tổng cộng 238,6 201,9 180,7 150,92
(Nguồn : Phòng Quản lý dự án – Viễn thông Quảng Nam)
- Qua Bảng 3.3 ta thấy là: Kế hoạch vốn đƣợc VNPT giao và lƣợng vốn phân bổ thực hiện thấp hơn nhiều so với kế hoạch Viễn thông Quảng Nam đăng ký ban đầu, cho thấy mức độ thực hiện hòan thành, thanh quyết toán vốn dự án của doanh nghiệp không cao so với kế hoạch vốn đƣợc phân bổ.
- Số liệu trên cũng cho thấy chênh lệch giữa vốn đăng ký và vốn thực hiện tƣơng đối lớn, chứng tỏ công tác xây dựng kế hoạch đầu tƣ hàng năm chƣa phù hợp với nhu cầu thực tế, gây lãng phí vốn bố trí. Nguyên nhân có thể đó là: việc lập kế hoạch các dự án đầu tƣ đƣa vào danh mục đăng ký thực hiện nhƣng vẫn không đảm bảo các quy định nhƣ chƣa có thiết kế dự toán đƣợc duyệt, thiếu chủ trƣơng đầu tƣ các cấp thẩm quyền, việc xác định quy mô tổng mức đầu tƣ ban đầu của các dự án đầu tƣ không chính xác, việc đăng ký danh mục kế hoạch dự án vẫn còn chạy theo số lƣợng dự án nhƣng chƣa tính đến mục tiêu và hiệu quả thực sự. Ngoài ra bộ phận nhân sự làm công tác kế hoạch đầu tƣ dự án yếu về chuyên môn, kiêm nhiệm nhiều việc khác dẫn đến chuyên môn nghiệp vụ trong lĩnh vực kế hoạch không đƣợc chuyên sâu, việc phối hợp giữa các bộ phận chức năng khác nhƣ quản lý dự án, quản lý mạng và dịch vụ, kế hoạch kinh doanh, kế toán tài chính trong công tác kế hoạch đầu tƣ chƣa thật sự chặt chẽ, tính kỷ luật trong công tác kế hoạch hóa vốn đầu tƣ chƣa cao.
3.3.1.3. Triển khai thực hiện các dự án đầu tư
Trên cơ sở nguồn vốn và danh mục các dự án đầu tƣ đƣợc Tập đoàn phê duyệt, Phòng Quản lý dự án đƣợc giao nhiệm vụ tiến hành rà soát phân kỳ thực hiện dự án đầu tƣ trong năm theo quý.
Quý 1: + Thực hiện công tác chuẩn bị đầu tƣ, lựa chọn đơn vị tƣ vấn thiết kế khảo sát lập dự án đầu tƣ, mua sắm vật tƣ thiết bị cung cấp cho các công trình.
+Thực hiện việc khảo sát, thiết kế xây dựng; Thẩm định phê duyệt dự án đầu tƣ, thiết kế, tổng dự toán và dự toán công trình;
+ Hoàn thành phân bổ vốn đầu tƣ và đăng ký vốn thực hiện trong năm với Tập đoàn.
+ Ƣu tiên triển khai thực hiện các dự án đầu tƣ cấp bách theo yêu cầu của chính quyền địa phƣơng, khách hàng hoặc các dự án đầu tƣ có khả năng mang lại hiệu quả cao và thu hồi vốn nhanh.
Quý 2:+ Triển khai thực hiện đầu tƣ đồng bộ các dự án đầu tƣ theo từng chƣơng trình đầu tƣ. Giai đoạn này gồm các công việc nhƣ: Xin giao đất hoặc thuê đất (đối với dự án có sử dụng đất); Xin thỏa thuận xây dựng các tuyến cáp mạng viễn thông; Xin giấy phép xây dựng; Thực hiện đền bù giải phóng mặt bằng, chuẩn bị mặt bằng xây dựng; Mua sắm thiết bị công nghệ; Đấu thầu lựa chọn nhà thầu thi công, cung cấp thiết bị; Ký kết hợp đồng thi công xây dựng và lắp đặt thiết bị; Tiến hành thi công xây lắp; Kiểm tra và giám sát thực hiện các hợp đồng; Quản lý kỹ thuật, chất lƣợng thiết bị và chất lƣợng xây dựng; Vận hành thử, nghiệm thu quyết toán vốn đầu tƣ, bàn giao và thực hiện bản hành sản phẩm.
Quý 3:+ Tiếp tục triển khai đầu tƣ thực hiện các dự án đầu tƣ, thực hiện nghiệm thu thanh quyết toán các dự án hoàn thành.
+ Rà soát điều chỉnh danh mục dự án đầu tƣ đối với các dự án bổ sung có khả năng mang lại hiệu quả cao, dự án không triển khai thực hiện đƣợc, dự án đầu tƣ bị vƣớng thủ tục đầu tƣ …và trình Tập đoàn phê duyệt điều chỉnh.
Quý 4:+ Tập trung nghiệm thu và thanh quyết toán vốn các dự án đầu tƣ hoàn thành, quyết toán vốn đầu tƣ với Tập đoàn trong năm kế hoạch.
- Kết thúc đưa dự án vào sử dụng, bàn giao tài tài sản
nghiệm thu bao gồm đại diện Viễn thông Quảng Nam, nhà thầu thi công, đơn vị tƣ vấn giám sát, đơn vị tƣ vấn thiết kế, đơn vị nhận bàn giao tài sản. Đại diện Viễn thông Quảng Nam tham gia bao gồm các phòng chức năng: Phòng Quản lý dự án, phòng kế toán tài chính thống kê, phòng Quản lý mạng và dịch vụ. Phòng Quản lý dự án chủ trì thực hiện công tác nghiệm thu công trình và bàn giao tài sản.
+ Đơn vị trực thuộc Viễn thông Quảng Nam có công trình đã đƣợc nghiệm thu đƣợc bàn giao tài sản để đƣa vào khai thác, sử dụng phục vụ kinh doanh.
+ Quá trình quản lý các dự án đầu tƣ tại phòng Quản lý dự án Viễn thông Quảng Nam qua 3 giai đoạn thể hiện tại hình 3.2.
Hình 3.2. Quy trình hoạt động quản lý dự án tại phòng Quản lý dự án Viễn thông Quảng Nam
(Nguồn : Phòng Quản lý dự án – Viễn thông Quảng Nam)
Dự án d ở dan g ch uy ển tiếp d an h m ục n ăm s au
CHUẨN BỊ ĐẦU TƢ THỰC HIỆN ĐẦUTƢ KẾT THÖC, ĐƢA
DỰ ÁN VÀO SỬ DỤNG LỰA CHỌN NHÀ THẦU TƢ VẤN LẬP DAĐT (BCKTKT) PHÊ DUYỆT DỰ ÁN ĐẦU TƢ (BÁO CÁO KTKT TKKTTC&TDT) LẬP TKKTTC&TDT PHÊ DUYỆT TKKTTC&TDT ĐẤU THẦU CÁC GÓI THẦU THEO KẾ HOẠCH ĐẤU THẦU ĐƢỢC UYỆT TIẾP NHẬN VÀ NGHIỆM THU CÁC GÓI THẦU VẬT TƢ, THIẾT BỊ THỰC HIỆN CÁC GÓI THẦU THI CÔNG XÂY
LẮP GIÁM SÁT CHẤT LƢỢNG VÀ TIẾN ĐỘ THI CÔNG NGHIỆM THU ĐƢA CÔNG TRÌNH VÀO SỬ DỤNG LẬP QUYẾT TOÁN A - B KIỂM TOÁN CÔNG TRÌNH HOÀN THÀNH THẨM ĐỊNH, PHÊ DUYỆT QUYẾT TOÁN CT HOÀN THÀNH THANH LÝ HỢP ĐỒNG, KẾT THÖC DỰ ÁN LẬP VÀ PHÊ DUYỆT DANH MỤC DAĐT
Qua Hình 3.2 ta thấy ƣu điểm của quy trình là công tác triển khai thực hiện các dự án đầu tƣ đã đƣợc tổ chức thực hiện chặt chẽ, thống nhất, đầy đủ các bƣớc thực hiện theo quy định của pháp luật hiện hành. Tuy vậy qua quy trình có thể thấy hoạt động quản lý các dự án đầu tƣ tại VNPT Quảng Nam vẫn còn một số nhƣợc điểm đó là:
- Thiếu tính chủ động trong xử lý các công việc, các bƣớc thực hiện trong quy trình chƣa có tính phối hợp, thời gian toàn trình thực hiện dự án kéo dài. Việc phối hợp giữa các bộ phận quản lý dự án trong quy trình chƣa rõ ràng.
- Công tác nghiệm thu, thanh quyết toán tập trung vào cuối quy trình gây khó khăn trong việc thanh toán và cân đối vốn thực hiện trong năm kế hoạch, dễ dẫn đến các sai sót, nhầm lẫn trong quá trình tập hợp hồ sơ thủ tục, thẩm tra hồ sơ quyết toán, kiểm toán công trình.