4.2 Một số giải pháp hoàn thiện công tác quản lý nhânlực tại Viện Khoa
4.2.5 Giải pháp về hoàn thiện chính sách đàotạo
Một là, xây dựng và triển khai công tác đào tạo hàng năm đảm bảo
người được cử đi đào tạo đúng người, đúng đối tượng phù hợp với nhiệm vụ và chức danh công tác, có năng lực, nhiều nhiệt huyết cống hiến và gắn bó lâu dài với Viện, theo các bước sau:
Bước 1: Xác định nhu cầu đào tạo
Nhu cầu đào tạo được xác định trên các cơ sở sau:
- Căn cứ vào đánh giá kết quả công tác của viên chức và người lao động được thực hiện định kỳ, xác định được điểm mạnh, điểm yếu của từng cá nhân, từ đó đưa ra nội dung đào tạo phù hợp nguyện vọng và sự phát triển của các cá nhân.
- Đào tạo để đáp ứng yêu cầu mở rộng công việc hoặc để viên chức và người lao động có thể khai thác và sử dụng hiệu quả trang thiết bị hiện đại mới được đầu tư.
- Đào tạo cán bộ nguồn để đáp ứng các yêu cầu mở rộng hoạt động tương lai.
- Đào tạo kiến thức về các hoạt động và tiêu chuẩn, quy trình mới.
Hàng năm, phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm dự kiến các chương trình đào tạo sẽ được tổ chức trong năm kế hoạch, thông báo tới các đơn vị trong toàn Viện để mọi người được biết và chủ động đăng ký với đơn vị trực tiếp quản lý xem xét và đề xuất lên phòng Tổ chức Hành chính về nhu cầu đào tạo trong năm kế hoạch.
Bước 2: Kế hoạch đào tạo
Căn cứ vào các nhu cầu đào tạo nêu trên, phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm tổng hợp và phân tích để xác định nhu cầu đào tạo của cán bộ nhân viên trong toàn Viện và thứ tự ưu tiên đào tạo, trên cơ sở đó lập Kế hoạch đào tạo cho cán bộ nhân viên. Phòng Tổ chức Hành chính và bộ phận tổ chức của các đơn vị trực thuộc Viện chịu trách nhiệm chính trong việc thực hiện kế hoạch đào tạo hàng năm. Cụ thể là:
- Chủ trì xây dựng kế hoạch và triển khai thực hiện kế hoạch hàng năm của từng đơn vị và toàn Viện.
- Phối hợp với các đơn vị, bộ phận xác định, lựa chọn đối tượng đào tạo phù hợp với nhu cầu cá nhân và yêu cầu công việc.
- Lựa chọn cá nhân, đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo theo đúng các qui định của Nhà nước và của Viện.
- Giám sát đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo trong quá trình triển khai đào tạo. - Thực hiện công tác đánh giá hiệu quả đào tạo: đánh giá trong và sau đào tạo.
- Thực hiện các thủ tục hành chính theo đúng qui định của Nhà nước, của Viện đối với những cá nhân được cử đi học tập, đào tạo.
- Phối hợp với các bộ phận có liên quan trong Viện, các cơ quan bên ngoài có liên quan đảm bảo nguồn kinh phí, cơ sở vật chất cho các khoá đào tạo.
Về nguồn kinh phí cho công tác đào tạo: Kinh phí cho các hoạt động đào tạo là vấn đề quan trọng nhất để có thể tiến hành được các khóa đào tạo theo kế hoạch. Trong điều kiện nguồn ngân sách Nhà nước cấp cho Viện thực hiện công tác đào tạo có hạn thì việc huy động các nguồn lực tài trợ từ bên ngoài là hết sức quan trọng, thậm chí ảnh hưởng quyết định đến việc triển khai kế hoạch đào tạo. Trách nhiệm trong việc đưa ra giải pháp giải quyết những khó khăn về kinh phí cho đào tạo như sau:
- Phòng Tổ chức Hành chính kết hợp với phòng Tài chính Kế toán lập kế hoạch kinh phí cho hoạt động đào tạo về các mặt như lượng kinh phí cần thiết cho từng năm, cân đối giữa nguồn tự có, ngân sách cấp hàng năm và đề xuất các biện pháp huy động nguồn kinh phí tài trợ.
- Để có thể triển khai tốt kế hoạch đào tạo phát triển nguồn nhân lực, Lãnh đạo Viện, phòng Tổ chức Hành chính và các đơn vị trực thuộc thành lập Ban chỉ đạo thực hiện để xúc tiến việc triển khai, kiểm soát các hoạt động đào tạo và chủ động tìm các nguồn tài trợ hoặc huy động kinh phí cho đào tạo.
Nguồn kinh phí cho đào tạo sẽ bao gồm: Quỹ đào tạo trích trong kinh phí hoạt động hàng năm của Viện; Nguồn tài trợ trong và ngoài nước; Ngân sách Nhà nước dành cho đào tạo (cấp trực tiếp cho Viện và theo chỉ tiêu); Các
chương trình, chính sách đào tạo của Nhà nước theo từng dự án; Cá nhân tự túc kinh phí cho các khoá đào tạo.
Nhiệm vụ của Ban chỉ đạo thực hiện kế hoạch đào tạo: Xúc tiến việc tổ chức triển khai, kiểm soát các hoạt động đào tạo theo từng năm và xem xét điều chỉnh cho phù hợp với tình hình thực tế; Xác định lượng kinh phí cần huy động cho mỗi hoạt động đào tạo; Các nguồn cụ thể để tiếp cận và mức huy động từ mỗi nguồn; Xây dựng kế hoạch tạo nguồn kinh phí và các biện pháp, hoạt động triển khai cụ thể để tạo được nguồn kinh phí cần thiết; Thực hiện đúng theo trách nhiệm của từng cá nhân trong Ban đối với việc theo dõi từng nguồn kinh phí.
Kế hoạch về huy động kinh phí đào tạo này phải được lãnh đạo Viện phê duyệt cùng với kế hoạch ngân sách chung của Viện để triển khai thực hiện các kế hoạch đào tạo. Lãnh đạo Viện xem xét và ra quyết định phê duyệt kế hoạch về kinh phí đào tạo đồng thời chỉ đạo phòng Tổ chức Hành chính, các đơn vị trực thuộc thực hiện kế hoạch ngân sách đã phê duyệt.
Kế hoạch chi tiết về ngân sách, kinh phí đào tạo cho năm sau được xây dựng và phê duyệt vào cuối quý IV của năm trước. Trước khi xây dựng kế hoạch năm sau cần có đánh giá về tình hình thực hiện kế hoạch của năm, làm cơ sở xây dựng kế hoạch năm sau.
Bước 3: Phê duyệt kế hoạch đào tạo
Kế hoạch đào tạo được lãnh đạo Viện/đơn vị trực tiếp xem xét và phê duyệt trước khi được tổ chức triển khai.
Bước 4: Viện tự đào tạo hoặc liên hệ tổ chức đào tạo bên ngoài:
Đối với các khoá đào tạo do Viện tự tổ chức: Trên cơ sở kế hoạch đào tạo đã được lãnh đạo Viện/đơn vị phê duyệt, phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm phối hợp với các đơn vị có liên quan xác định các loại hình đào
tạo phù hợp (đào tạo định hướng, kèm cặp, huấn luyện tại nơi làm việc, tổ chức các buổi hội thảo, khoá đào tạo ngắn hạn).
Đối với trường hợp Viện thuê các cơ sở đào tạo bên ngoài: phòng Tổ chức Hành chính thu thập thông tin và đánh giá năng lực của trường, trung tâm, đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo. Trên cơ sở đó lựa chọn tổ chức cung cấp dịch vụ đào tạo đáp ứng được các yêu cầu đặt ra cho mỗi chương trình đào tạo. Các khóa đào tạo bên ngoài thường thuộc các nội dung sau: Đào tạo về kiến thức, kỹ năng, năng lực và hành vi.
Bước 5: Chuẩn bị tài liệu
Các khoá đào tạo do Viện tự tổ chức: Phòng Tổ chức Hành chính sẽ phối hợp với các đơn vị trong toàn Viện chuẩn bị tài liệu cho các khoá đào tạo này.
Các khoá đào tạo do Viện thuê các trường, trung tâm, đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo tổ chức: Phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm liên hệ với các cơ sở đào tạo để tiếp nhận, xem xét và đánh giá các tài liệu do các cơ sở đào tạo chuẩn bị trước khi trình lãnh đạo Viện/đơn vị xem xét và phê duyệt.
Bước 6: Phê duyệt tài liệu đào tạo:
Tài liệu đào tạo do Viện tự tổ chức hoặc phối hợp với đơn vị cung cấp dịch vụ đào tạo tổ chức phải được lãnh đạo Viện/đơn vị xem xét, phê duyệt trước khi tổ chức thực hiện.
Bước 7: Tổ chức các khoá đào tạo:
Phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm phối hợp với Phòng/Ban/đơn vị có liên quan tổ chức các khoá đào tạo theo kế hoạch và chương trình đã được lãnh đạo Viện/đơn vị phê duyệt.
Bước 8: Đánh giá hoạt động đào tạo và sau đào tạo:
Đánh giá ngay sau khi đào tạo: Ngay sau khi tham dự các khoá đào tạo, các khoá hội thảo. Mỗi cán bộ nhân viên có trách nhiệm hoàn thành đánh giá
đào tạo và gửi về Phòng Tổ chức Hành chính. Việc đánh giá đào tạo có thể được thực hiện trước, trong và sau khi đào tạo với qui trình như sau:
Bảng 4. 1: Đánh giá hoạt động đào tạo và sau đào tạo Tiêu chí đánh giá Người đánh giá Khi nào Như thế nào Năng lực của đối
tượng đào tạo, nội dung, chương trình, phương pháp đào tạo Lãnh đạo cơ quan, đơn vị, cán bộ phụ trách công tác đào tạo Trước khi khóa học được tiến hành
Khảo sát, điều tra, nghiên cứu tài liệu.
Thực hiện các hoạt động (các khóa) đào tạo Người tổ chức, quản lý khóa học, học viên, cơ sở đào tạo Trong khi thực hiện khóa học
Giám sát, điều tra thăm dò (qua phiếu đánh giá), ý kiến báo cáo, phản ánh của những người có liên quan
Kết quả học tập Cơ sở đào tạo, học viên
Sau khóa học Kết quả học tập đạt được Kết quả ứng dụng, áp dụng kiến thức, kỹ năng vào thực tế công việc Lãnh đạo, đồng nghiệp, đối tác Định kỳ, sự vụ Kết quả hoàn thành công việc, phiếu thăm dò, phiếu đánh giá. Kết quả phát triển cá nhân Cá nhân, đồng nghiệp, lãnh đạo trực tiếp
Thường xuyên Cảm nhận, giao việc để đánh giá năng lực, phiếu trắc nghiệm, thăm dò, góp ý, đề xuất, sáng kiến.
Chia sẻ thông tin, phối hợp, hợp tác Đồng nghiệp, đối tác, lãnh đạo Thường xuyên, sự vụ, quá trình làm việc Thăm dò, góp ý, kết quả công việc của cả tập thể
Cảm nhận của học viên về khóa học
Học viên, tổ chức Sau khóa học Phiếu điều tra, phỏng vấn, trực tiếp Căn cứ vào đánh giá kết quả công tác được thực hiện định kỳ, Phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm phân tích và tổng hợp chất lượng các
khoá đào tạo đã được tổ chức, trên cơ sở đó có những đề xuất nhằm nâng cao chất lượng các khoá đào tạo.
Hàng năm, Phòng Tổ chức Hành chính có trách nhiệm đánh giá tổng hợp việc thực hiện kế hoạch đào tạo thông qua các tiêu chí sau: Số khoá đào tạo đã được tổ chức, số lượt học viên tham dự, số giờ học bình quân trên mỗi cán bộ nhân viên, chất lượng của các khoá đào tạo. Ngoài ra, Phòng Tổ chức Hành chính có thể tổng hợp các sáng kiến đã áp dụng được vào thực tế do tham dự các khóa đào tạo.
Hai là, phát huy hiệu quả các mối quan hệ hợp tác quốc tế để cử cán bộ
tham gia các Hội nghị, Hội thảo KHCN quốc tế và cử cán bộ đi đào tạo chuyên môn ở nước ngoài nhằm phát triển được đội ngũ chuyên gia, kỹ sư lành nghề trên các lĩnh vực thuộc chức năng, nhiệm vụ của Viện phục vụ mục tiêu chung phát triển kết cấu hạ tầng GTVT.
Ba là, xây dựng chính sách hỗ trợ cán bộ CNVC được đi học các
chương trình đào tạo trình độ Thạc sĩ, Tiến sĩ như: hỗ trợ, duy trì đóng BHXH, thưởng sau khi hoàn thành chương trình đào tạo; tạo điều kiện cho các cán bộ có trình độ tiến sĩ được tham gia giảng dạy tại các Trường đại học để phấn đấu đạt các chức danh GS, PGS.
Bốn là, huy động được các nguồn vốn nước ngoài phục vụ cho các hoạt
động NCKH, đào tạo, chuyển giao công nghệ trong lĩnh vực GTVT.