4. Kết cấu của luận văn
3.1. Khái quát về KBNNHai Bà Trƣng
3.1.1. Quá trình hình thành và phát triển của KBNN Hai Bà Trưng
KBNN Hai Bà Trƣng đƣợc thành lập cùng với sự hình thành Hệ thống KBNN theo quyêt định số 186 TC/QĐ/TCCB ngày 21/3/1990 và đi vào hoạt động từ 01/4/1990 với tên gọi là “Chi nhánh KBNN Hai Bà Trƣng ”. Sau đó ngày 22/5/1995 Bộ trƣởng Bộ tài chính có quyết định số Quyết định số 414TC/QĐ/TCCB về việc đổi tên Cục KBNN và các tổ chức trực thuộc với tên gọi cũ là “Chi nhánh KBNN Hai Bà Trƣng ” thành “KBNN Hai Bà Trƣng”.
KBNN Hai Bà Trƣng trực thuộc KBNN Hà Nội có chức năng thực hiện nhiệm vụ KBNN trên địa bàn theo quy định của pháp luật. KBNN Hai Bà Trƣng có tƣ cách pháp nh n, có trụ sở, con dấu riêng và đƣợc mở tài khoản tại Ng n hàng thƣơng mại trên địa bàn để thực hiện giao dịch, thanh toán theo quy định của pháp luật.
3.1.2. Chức năng, nhiệm vụ và quyền hạn của KBNNHai Bà Trưng
* Chức năng: KBNN Hai Bà Trƣng trực thuộc KBNN Hà Nội có chức năng thực hiện nhiệm vụ KBNN trên địa bàn theo quy định của pháp luật. KBNN Hai Bà Trƣng có tƣ cách pháp nh n, có trụ sở, con dấu riêng và đƣợc mở tài khoản tại Ng n hàng thƣơng mại trên địa bàn để thực hiện giao dịch, thanh toán theo quy định của pháp luật.
* Nhiệm vụ và quyền hạn: KBNN Hai Bà Trƣng đƣợc giao thực hiện các nhiệm vụ và quyền hạn nhƣ sau:
- Tập trung các khoản thu ng n sách Nhà nƣớc (NSNN) trên địa bàn, hạch toán các khoản thu cho các cấp ng n sách. KBNN Hai Bà Trƣng có quyền trích tài
khoản tiền gửi của tổ chức, cá nh n để nộp NSNN hoặc áp dụng các biện pháp hành chính khác để thu cho NSNN theo quy định của pháp luật.
- Tổ chức thực hiện kiểm soát thanh toán, chi trả các khoản chi NSNN trên địa bàn theo quy định của pháp luật. Có quyền từ chối thanh toán, chi trả các khoản chi không đúng, không đủ các điều kiện theo quy định của pháp luật và chịu trách nhiệm về quyết định của mình.
- Quản lý quỹ ng n sách và các quỹ tài chính khác đƣợc giao; quản lý các khoản tạm thu, tạm gi , tịch thu, ký cƣợc, ký quỹ, thế chấp theo quyết định của cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền; quản lý tiền, ấn chỉ đặc biệt, tài sản, các loại chứng chỉ có giá của Nhà nƣớc và của các đơn vị, cá nh n gửi tại KBNN Hai Bà Trƣng.
- Thực hiện công tác phát hành, thanh toán trái phiếu Chính phủ theo quy định. - Quản lý ng n quỹ KBNN Hai Bà Trƣng theo chế độ quy định.
- Thực hiện các biện pháp bảo đảm an toàn kho, quỹ tại KBNN Hai Bà Trƣng. - Mở tài khoản, kiểm soát tài khoản và thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, bằng chuyển khoản đối với các cơ quan, đơn vị, cá nh n có quan hệ giao dịch với KBNN Hai Bà Trƣng.
- Mở, quản lý tài khoản tiền gửi của KBNN Hai Bà Trƣng tại Ng n hàng thƣơng mại trên địa bàn để thực hiện thanh toán, giao dịch theo chế độ quy định.
- Tổ chức thanh toán, đối chiếu, quyết toán thanh toán liên kho bạc tại KBNN Hai Bà Trƣng.
- Tổ chức thực hiện công tác Kế toán Nhà nƣớc: hạch toán kế toán về thu, chi NSNN, các quỹ tài chính do KBNN Hai Bà Trƣng quản lý, các khoản tạm thu, tạm gi , ký cƣợc, ký quỹ, tiền, ấn chỉ đặc biệt, các loại chứng chỉ có giá của Nhà nƣớc và các đơn vị, cá nh n gửi tại KBNN Hai Bà Trƣng, các khoản vay nợ, trả nợ của Chính phủ theo quy định của pháp luật; xác nhận số liệu thu, chi NSNN qua KBNN Hai Bà Trƣng.
- Thực hiện công tác điện báo, báo cáo số liệu về thu, chi NSNN phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành NSNN của cấp có thẩm quyền; thống kê, báo cáo, quyết toán các nghiệp vụ phát sinh tại KBNN Hai Bà Trƣng.
- Tổ chức quản lý và thực hiện ứng dụng công nghệ thông tin tại KBNN Hai Bà Trƣng.
- Thực hiện công tác tiếp công d n tại KBNN Hai Bà Trƣng theo quy định. - Quản lý đội ngũ cán bộ, công chức và thực hiện công tác văn thƣ, lƣu tr , hành chính, quản trị, tài vụ tại KBNN Hai Bà Trƣng theo quy định.
- Tổ chức thực hiện chƣơng trình hiện đại hoá hoạt động KBNN; Thực hiện nhiệm vụ cải cách hành chính theo mục tiêu n ng cao chất lƣợng hoạt động, công khai hoá thủ tục, cải tiến quy trình nghiệp vụ và cung cấp thông tin để tạo thuận lợi phục vụ khách hàng.
Tóm lại, qua tình hình hoạt động từ khi thành lập cho đến nay, có thể nhận thấy rằng KBNN Hai Bà Trƣng đã từng bƣớc trƣởng thành, luôn đảm bảo bám sát nhiệm vụ đƣợc giao, thực hiện một cách toàn diện trên mọi lĩnh vực hoạt động của KBNN trên địa bàn.
3.1.3. Cơ cấu tổ chức bộ máy KBNN Hai Bà Trưng
KBNN Hai Bà Trƣng gồm 01 Giám đốc và 02 Phó Giám đốc, với hai phòng nghiệp vụ: Phòng Tổng hợp-Hành chính và Phòng Kế toán nhà nƣớc.
Giám đốc KBNN Hai Bà Trƣng chịu trách nhiệm toàn diện trƣớc Giám đốc KBNN tỉnh và trƣớc pháp luật về: thực hiện nhiệm vụ, quyền hạn; quản lý tiền, tài sản, hồ sơ, tài liệu, cán bộ, công chức, lao động của đơn vị.
Phó Giám đốc KBNN Hai Bà Trƣng chịu trách nhiệm trƣớc Giám đốc và trƣớc pháp luật về lĩnh vực công tác đƣợc ph n công.
Lãnh đạo các Phòng nghiệp vụ là Trƣởng phòng, phó phòng đƣợc hƣởng phụ cấp theo quy định.
Tổng số cán bộ công chức là 48 cán bộ, trong đó Phòng Kế toán nhà nƣớc có 32 cán bộ, phòng tổng hợp hành chính có 13 cán bộ.
Sơ đồ 3.1. Sơ đồ tổ chức bộ máy KBNN Hai Bà Trƣng
- Phòng Tổng hợp-Hành chính (TH - HC):
Tham mƣu, giúp Giám đốc KBNN Hai Bà Trƣng trong việc: X y dựng chƣơng trình, kế hoạch công tác, chủ trì đôn đốc triển khai thực hiện, tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện chƣơng trình, kế hoạch công tác của KBNN Hai Bà Trƣng; Chủ trì phối hợp với các bộ phận có liên quan trong việc triển khai công tác phát hành và thanh toán công trái, trái phiếu Chính phủ; Quản lý ng n quỹ KBNN Hai Bà Trƣng theo chế độ quy định; Thực hiện kiểm soát chi vốn đầu tƣ x y dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ và x y dựng thuộc nguồn vốn NSNN, vốn chƣơng trình mục tiêu và các nguồn vốn khác đƣợc giao quản lý theo sự ph n công của KBNN tỉnh; Tổng hợp báo cáo tình hình thực hiện theo định kỳ, đột xuất cho KBNN tỉnh, cơ quan tài chính địa phƣơng và các cơ quan có thẩm quyền; Thực hiện quyết toán vốn đầu tƣ x y dựng cơ bản, vốn sự nghiệp có tính chất đầu tƣ và x y dựng thuộc nguồn vốn NSNN, vốn chƣơng trình mục tiêu và các nguồn vốn khác đƣợc giao quản lý; X y dựng chƣơng trình, kế hoạch thực hiện công tác cải cách hành chính; là đầu mối đôn đốc thực hiện, tổng hợp báo cáo theo quy định.
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao theo kế hoạch đƣợc phê duyệt.
Tổng hợp, ph n tích tình hình thu, chi NSNN trên địa bàn; thực hiện chế độ báo cáo, thống kê thu, chi NSNN, kết quả phát hành và thanh toán công trái, trái phiếu Chính phủ theo quy định.
Thực hiện công tác thống kê các hoạt động nghiệp vụ KBNN theo quy định; tổng hợp báo cáo thƣờng xuyên và đột xuất theo quy định.
Phối hợp với Phòng Kế toán trong việc xác nhận số thanh toán vốn đầu tƣ cho dự án do Phòng Tổng hợp-Hành chính trực tiếp kiểm soát, thanh toán.
Tổ chức thực hiện công tác tiếp công d n tại KBNN Hai Bà Trƣng theo quy định.
Thực hiện công tác hành chính, quản trị: quản lý tài sản, hành chính, quản trị, văn thƣ, lƣu tr , quản lý con dấu, bảo vệ tại KBNN Hai Bà Trƣng.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc KBNN Hai Bà Trƣng giao. - Phòng Kế toán nhà nƣớc:
Tham mƣu, giúp Giám đốc KBNN Hai Bà Trƣng trong việc: Tập trung các khoản thu NSNN trên địa bàn, hạch toán các khoản thu cho các cấp ng n sách; Kiểm soát các khoản chi thƣờng xuyên của NSNN theo quy định;Thực hiện công tác hạch toán kế toán về thu, chi NSNN, các quỹ tài chính do KBNN quậnquản lý, các khoản tạm thu, tạm gi , ký cƣợc, ký quỹ, tiền, ấn chỉ đặc biệt, các loại chứng chỉ có giá của Nhà nƣớc và các đơn vị, cá nh n gửi tại KBNN Hai Bà Trƣng, các khoản vay nợ, trả nợ của Chính phủ theo quy định của pháp luật; thống kê, quyết toán các nghiệp vụ phát sinh tại KBNN Hai Bà Trƣng; Mở tài khoản, kiểm soát tài khoản và thực hiện thanh toán bằng tiền mặt, chuyển khoản đối với các cơ quan, đơn vị, cá nh n có quan hệ giao dịch với KBNN Hai Bà Trƣng; Mở và quản lý tài khoản tiền gửi của KBNN Hai Bà Trƣng tại Ng n hàng thƣơng mại theo chế độ quy định, thực hiện thanh toán qua Ng n hàng theo quy định; Tổ chức thanh toán, đối chiếu, quyết toán thanh toán liên kho bạc; quyết toán thanh toán song phƣơng điện tử với Ng n Hàng thƣơng mại và sở giao dịch hàng ngày tại KBNN Hai Bà Trƣng.
Tổ chức thực hiện nhiệm vụ đƣợc giao theo kế hoạch đã đƣợc phê duyệt. Kiểm tra, đối chiếu và xác nhận số liệu về thu, chi NSNN qua KBNN Hai Bà Trƣng.
Thực hiện phát hành và thanh toán công trái, trái phiếu Chính phủ.
Thực hiện công tác thống kê, báo cáo số liệu về thu, chi NSNN phục vụ công tác chỉ đạo, điều hành NSNN của cấp có thẩm quyền; tổng hợp báo cáo kế toán và báo cáo thống kê thuộc lĩnh vực kế toán theo chế độ quy định.
Quản lý kinh phí nội bộ, thực hiện hạch toán kế toán, thống kê, báo cáo, quyết toán tình hình sử dụng các khoản kinh phí do KBNN tỉnh cấp và các nguồn kinh phí khác theo quy định.
Thực hiện giao dịch thu, chi tiền mặt; quản lý kho, quỹ tại KBNN Hai Bà Trƣng; Bảo quản an toàn tiền mặt, ấn chỉ có giá, ấn chỉ đặc biệt do KBNN Hai Bà Trƣng quản lý, các tài sản tạm thu, tạm gi , tạm gửi và tịch thu theo quyết định của cấp có thẩm quyền; Tổ chức thực hiện việc vận chuyển tiền mặt, các giấy tờ có giá và ấn chỉ đặc biệt theo lệnh của cấp có thẩm quyền.
Thống kê, tổng hợp và báo cáo các mặt hoạt động nghiệp vụ kho, quỹ theo chế độ quy định.
Phối hợp với các bộ phận liên quan kịp thời làm rõ nguyên nh n các vụ thừa, thiếu, mất tiền, tài sản trong kho, quỹ tại đơn vị; đề xuất, kiến nghị với Giám đốc KBNN Hai Bà Trƣng các biện pháp xử lý.
Nghiên cứu, đề xuất với Giám đốc KBNN Hai Bà Trƣng các biện pháp, trang bị phƣơng tiện đảm bảo an toàn kho, quỹ.
Thực hiện các nhiệm vụ khác do Giám đốc KBNN Hai Bà Trƣng giao.
Sơ đồ: 3.2: Sơ đồ cơ cấu tổ chức bộ máy phòng Kế toán KBNN Hai Bà Trƣng * Về mối quan hệ phối hợp công tác giữa các bộ phận:
Mối quan hệ gi a các bộ phận khi thực hiện nhiệm vụ kiểm soát chi đó là Kế toán trƣởng Kế toán tài chính nội bộ Cán bộ phụ trách tin học Kế toán giao dịch
bộ phận nghiệp vụ là quan hệ lãnh đạo, chỉ đạo đối với việc thực hiện nhiệm vụ chuyên môn, thực hiện cơ chế quản lý và các quy trình nghiệp vụ về kiểm soát chi NSNN. Quan hệ gi a các bộ phận là quan hệ đồng nghiệp, hợp tác, bình đẳng trên cơ sở chức năng, nhiệm vụ đƣợc giao, các quy định về quy chế làm việc, quy chế phối hợp công tác.... Trong công tác kiểm soát chi NSNN, mối quan hệ phối hợp công tác gi a các bộ phận đƣợc thể hiện rõ tại quy định của các quy trình lu n chuyển chứng từ (cả chi thƣờng xuyên và chi đầu tƣ XDCB) khi thực hiện kiểm soát, thanh toán các khoản chi của NSNN và các quan hệ phối hợp khi thực hiện chức năng, nhiệm vụ của mỗi bộ phận nghiệp vụ.
3.2. Phân tích hoạt động công tác kiểm soát chi thƣờng xuyên qua KBNN Hai Bà Trƣng
3.2.1. Tổ chức bộ máy và đội ngũ cán bộ kiểm soát chi thường xuyên của KBNN Hai Bà Trưng, Tp Hà Nội
Các chính sách kiểm soát chi ng n sách nhà nƣớc luôn luôn gắn liền với các hoạt động nghiệp vụ của KBNN. Trong hoạt động nghiệp vụ của KBNN, hoạt động kiểm soát chi thƣờng xuyên gắn liền với nghiệp vụ chi thƣờng xuyên ng n sách nhà nƣớc. Vì vậy, bộ máy kiểm soát chi thƣờng xuyên không chỉ đơn thuần gồm các bộ phận trực tiếp thực hiện công việc kiểm soát chi mà bao gồm cả các bộ phận liên quan trong d y chuyền chi thƣờng xuyên ng n sách nhà nuớc. Xét dƣới góc độ này, bộ máy kiểm soát chi thƣờng xuyên tại KBNN Hai Bà Trƣng gồm:
- Ban Giám đốc: Có quyền quyết định cấp phát hay từ chối cấp phát các khoản chi NSNN.
- Phòng Tổng hợp - Hành chính: Chịu trách nhiệm kiểm soát các khoản chi thuộc nguồn vốn chƣơng trình mục tiêu quốc gia, vốn sự nghiệp kinh tế.
- Phòng Kế toán nhà nƣớc: Kiểm soát các khoản chi thƣờng xuyên (không thuộc chƣơng trình mục tiêu quốc gia, vốn sự nghiệp kinh tế), thực hiện thanh toán cho đơn vị cung cấp hàng hóa, dịch vụ (đối với nh ng khoản thanh toán không dùng tiền mặt), hạch toán kế toán các khoản chi theo chế độ kế toán hiện hành. Chi tiền
mặt cho đơn vị sử dụng NSNN trong trƣờng hợp cấp phát bằng tiền mặt.
Trong thời gian đầu mới thành lập, đội ngũ cán bộ thuộc KBNN Hai Bà Trƣng nhìn chung còn thiếu về số lƣợng và yếu về chất lƣợng. Nh ng năm gần đ y, đƣợc sự quan t m của Lãnh đạo KBNN Hai Bà Trƣng và Lãnh đạo KBNN Hà Nội đối với lĩnh vực tổ chức cán bộ mà công tác tuyển dụng, đào tạo, bồi dƣỡng nghiệp vụ đã đƣợc đẩy mạnh, từ đó trình độ và năng lực của đội ngũ cán bộ thuộc KBNN Hai Bà Trƣng đƣợc n ng lên đáng kể. Tính riêng lực lƣợng kiểm soát chi thƣờng xuyên, đến năm 2016 trình độ chuyên môn đƣợc thống kê nhƣ bảng sau:
Bảng 3.1: Trình độ cán bộ kiểm soát chi thƣờng xuyên thuộc KBNN Hai Bà Trƣng năm 2016 Hai Bà Trƣng năm 2016
Bộ phận kiểm
soát chi Biên chế
Trình độ
Trên ĐH Đại học Cao đẳng Trung cấp
Phòng TH-HC 10 4 6 0 0
Phòng Kế toán
nhà nƣớc 21 5 16 0 0
Cộng: 31 9 22 0 0
(Nguồn: KBNN Hai Bà Trưng, 2016)
Xét về trình độ chuyên môn, đội ngũ cán bộ kiểm soát chi thƣờng xuyên đã đƣợc n ng lên cơ bản đáp ứng đƣợc nhu cầu công tác.
3.2.2. Quy trình kiểm soát chi thường xuyên qua KBNN Hai Bà Trưng, Tp Hà Nội
Khi có nhu cầu chi, đơn vị sử dụng NSNN gửi KBNN Hai Bà Trƣng các hồ sơ, tài liệu, chứng từ thanh toán có liên quan sau: Giấy rút dự toán ng n sách Nhà nƣớc; các hồ sơ phù hợp với tính chất của từng khoản chi đã quy định ở phần trên.
- KBNN Hai Bà Trƣng tiến hành kiểm soát hồ sơ của đơn vị, bao gồm: + Kiểm soát, đối chiếu các khoản chi so với dự toán NSNN, bảo đảm các khoản chi phải có trong dự toán NSNN đƣợc cấp có thẩm quyền ph n bổ.
+ Kiểm tra, kiểm soát tính hợp lệ của các hồ sơ chứng từ theo quy định đối với từng khoản chi.
+ Kiểm tra, kiểm soát các khoản chi, bảo đảm đúng chế độ tiêu chuẩn, định mức chi NSNN do cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền quy định. Đối với các khoản chi chƣa có chế độ tiêu chuẩn định mức chi NSNN, KBNN căn cứ vào dự toán NSNN đã đƣợc cơ quan Nhà nƣớc có thẩm quyền ph n bổ để kiểm soát và thanh toán cho đơn vị.
- Sau khi kiểm soát hồ sơ chứng từ chi của đơn vị, KBNN thực hiện:
+ Trƣờng hợp đảm bảo đầy đủ các điều kiện chi theo quy định, KBNN làm