CHƢƠNG II : PHƢƠNG PHÁP NGHIÊN CỨU
4.2. Một số giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản tại công ty Cổ
4.2.1. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản ngắn hạn của Công ty
4.2.1.1. Quản lý chặt chẽ hàng tồn kho
* Thành lập bộ phận chuyên trách làm hồ sơ quyết toán
Như đã phân tích ở trên, lượng vốn của Công ty bị ứ đọng vào hàng tồn kho khá lớn do khoản mục này chiếm tỷ trọng rất lớn trong tổng tài sản và có xu hướng tăng lên qua các năm. Hàng tồn kho của Công ty chủ yếu dưới dạng giá trị sản xuất kinh doanh dở dang chưa được nghiệm thu quyết toán. Nguyên nhân chính là do quá trình hoàn tất thủ tục hồ sơ chứng từ còn chậm trễ, các đội thi công sẽ tự hoàn thiện hồ sơ trong khi trình độ của cán bộ kỹ thuật mỗi công trình là không đồng đều. Do đó công ty cần thành lập một bộ
phận chuyên trách tham gia trực tiếp vào quá trình hoàn thiện hồ sơ quyết toán. Có như thế vưa nhanh chóng hoàn thiện hồ sơ thanh quyết toán, ghi nhận doanh thu giảm lượng hàng tồn kho, vừa nâng cao trình độ cho các cán bộ kỹ thuật của các đơn vị thi công.
* Xây dựng các định mức về sử dụng, lưu kho vật tư
Vật tư thường chiếm một tỉ lệ lớn trong tổng chi phí giá thành sản phẩm. Nếu sử dụng tiết kiệm sẽ góp phần đáng kể giảm giá thành sản phẩm, tăng sức cạnh tranh cho doanh nghiệp, ngược lại sẽ làm cho chi phí doanh nghiệp tăng cao, lãng phí vật tư là lãng phí nguồn lực trong điều kiện nguồn lực có hạn thì đây là một việc làm tự mình làm cho mình yếu đi.
Cũng vì lý do chiếm một tỉ lệ lớn trong tổng chi phí, đối với doanh nghiệp xây lắp đặc thù của sản phẩm xây lắp là thời gian sản xuất kéo dài trong khi vật tư được xếp loại là tài sản ngắn hạn, được tài trợ bởi vốn lưu động nếu lượng vật tư tồn kho quá nhiều sẽ làm ứ đọng vốn, tăng chi phí kho bãi, bảo quản, đôi khi ảnh hưởng đến chất lượng vật tư...nhưng nếu lượng dự trữ không đủ cho sản xuất có thể gây gián đoạn cho sản xuất, làm ảnh hưởng đến tiến độ thi công vốn đã phụ thuộc nhiều vào thời tiết. Từ đó ảnh hưởng đến thời gian bàn giao công trình cho chủ đầu tư, ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Tuy nhiên tuỳ loại vật tư, tuỳ tình hình giá cả thị trường từng thời điểm mà doanh nghiệp quyết định có nhập kho hay không hay mua về xuất thẳng công trình vì nếu xuất thẳng công trình sẽ giảm được đáng kể chi phí bốc dỡ, vận chuyển.
Một đặc điểm của vật liệu xây dựng là thường xuyên biến động vì vậy nếu doanh nghiệp có một sự phân tích đúng đắn về xu hướng thị trường, nhạy cảm với các biến động giá cả thì việc lên kế hoạch để thu mua, dự trữ vật tư có thể sẽ đem lại cho doanh nghiệp nguồn lợi lớn do chênh lệch giá.
Vì những lý do trên mà Công ty nên xây dựng định mức tồn kho vật tư. Tuy nhiên, khi xác định mứ tồn kho, công ty cần quan tâm tới đặc điểm của mình: cần tính đến các yếu tố đặc thù về qui trình công nghệ, kho bãi, tiềm lực tài chính, vòng quay vốn, vòng quay HTK, đặc điểm sản xuất mùa vụ...
Ngoài ra, Đầu tư kinh doanh bất động sản là mảng kinh doanh rất được công ty chú trọng và xác định là một thế mạnh trong thời gian tới. Công ty hợp tác đầu tư với các đối tác, các đơn vị hoạt động trong lĩnh vực phát triển nhà ở, chung cư tại Hà Nội và các tỉnh lân cận. Tuy nhiên với các sản phẩm đã hoàn thành thì bài toán giải phóng lượng hàng tồn kho này rất cần phải quan tâm vì nó chiếm một lượng vốn đầu tư lớn. Khi thị trường bất động sản đóng băng như hiện nay, với lượng hàng tồn kho là sản phẩm đã hoàn thành, đặc biệt là các căn hộ để bán, cho thuê, nhà ở thì một bài toán hóc búa đặt ra cho các nhà quản lý là làm thế nào để tiêu thụ được sản phẩm trong khi cầu đang khan hiếm. Nhiều doanh nghiệp chọn giải pháp giảm giá nhưng không muốn lợi nhuận giảm bằng cách thay đổi vật liệu, thiết bị lắp đặt để giảm chi phí. Tuy nhiên đây là một giải pháp không tối ưu và thiếu tính bền vững vì ít nhiều nó làm ảnh ưởng đến lợi ích của người sử dụng nên có thể làm ảnh hưởng đến uy tín của doanh nghiệp. Do đó đối với Công ty có thể chọn giải pháp hạ giá thành sản phẩm ở mức có thể để đẩy hàng ra thị trường, thực hiện liên kết với ngân hàng cho khách hàng vay mua căn hộ trả góp với lãi suất ưu đãi và thế chấp bằng chính căn hộ đó để kích cầu. Một giải pháp khá hiệu quả khác trong việc kích cầu đó là bán trả góp theo tiến độ và chia ra nhiều lần thanh toán với tỷ lệ hợp lý đảm cho Công ty có vốn để kinh doanh và giảm bớt gánh nặng phải trả đới với những khách hàng thực sự có nhu cầu nhà ở.
4.2.1.2. Quản lý chặt chẽ các khoản phải thu
Khoản phải thu của Công ty chủ yếu là phải thu khách hàng thể hiện số tiền khách hàng còn nợ sau khi Công ty thi công hoàn tất, nghiệm thu, xuất
hóa đơn cho khách hàng. Ngoài ra, trong quá trình thi công doanh nghiệp cũng phải ứng trước một số tiền để mua vật tư, thuê nhân công, khoản phải thu này thể hiện ở sản phẩm dở dang trên sổ sách kế toán của Công ty. Quản lý khoản phải thu khách hàng là một vấn đề rất quan trọng và phức tạp trong công tác quản lý tài chính doanh nghiệp đối với Công ty bởi vì các khoản phải thu luôn chiếm tỷ trọng lớn trong tổng tài sản ngắn hạn của Công ty. Việc tăng khoản phải thu từ khách hàng kéo theo việc gia tăng các khoản chi phí quản lý nợ, chi phí thu hồi nợ, chi phí trả lãi tiền vay để đáp ứng nhu cầu vốn thiếu do vốn của doanh nghiệp bị khách hàng chiếm dụng. Hơn nữa, tăng khoản phải thu làm tăng rủi ro đối với doanh nghiệp dẫn đến tình trạng nợ quá hạn khó đòi hoặc không thu hồi được do khách hàng vỡ nợ, gây mất vốn của doanh nghiệp. Tuy nhiên, nếu có một chính sách tín dụng hợp lý doanh nghiệp sẽ thu hút được khách hàng, làm tăng doanh thu và lợi nhuận. Vì vậy, để quản lý khoản phải thu từ khách hàng, Công ty cần thực hiện một số biện pháp sau:
* Phân loại khách hàng, đưa ra chính sách tín dụng phù hợp
Khách hàng của Công ty rất đa dạng như: Nhà nước, doanh nghiệp lớn, doanh nghiệp tư nhân nhỏ trên khắp mọi miền cả nước. Công ty có thể phân loại khách hàng và xếp hạng tín dụng dựa trên các tiêu chí như: khả năng thanh toán nhanh, lợi nhuận, khả năng thanh toán hiện hành… Căn cứ vào Bảng xếp hạng, có thể xây dựng chính sách tín dụng với từng nhóm khách hàng. Để thẩm định độ rủi ro cần có sự phân tích đánh giá khả năng trả nợ và uy tín của khách hàng, nhất là với những khách hàng tiềm năng.
* Có chính sách chiết khấu linh hoạt
Doanh nghiệp có thể đưa ra một số chính sách chiết khấu khuyến khích việc khách hàng thanh toán sớm. Khi đưa ra các chính sách này, Công ty cần căn cứ vào tình trạng tài chính của mình như có sự thiếu hụt vốn lớn, vốn
bằng tiền trong cân đối thu chi, khả năng mở rộng việc bán chịu cho khách hàng khi đã có nợ phải thu ở mức cao. Đồng thời cũng phải xem xét tình hình bán chịu của các đối thủ cạnh tranh để có đối sách bán chịu thích hợp và có lợi. Khi tăng tỷ lệ chiết khấu thanh toán sẽ thúc đẩy khách hàng thanh toán sớm trước hạn và thu hút thêm được khách hàng mới làm tăng doanh thu, giảm chi phí thu hồi nợ nhưng sẽ làm giảm số tiền thực thu. Vì vậy, Công ty cần cân nhắc tỷ lệ chiết khấu cho phù hợp.
* Thành lập bộ phận quản lý nợ, đào tạo bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý tín dụng.
Thực tế hoạt động, Công ty vẫn chưa quan tâm thích đáng đến việc quản lý nợ. Việc quản lý nợ tại Công ty chủ yếu dựa trên kinh nghiệm và do cán bộ phòng kế toán phụ trách là chủ yếu. Để có thể nâng cao hiệu quả quản lý nợ Công ty nên thành lập bộ phận chuyên trách, kết hợp với bộ phận kỹ thuật, bộ phận tài chính kế toán trong quá trình quản lý nợ phải thu, phải trả.
Bên cạnh đó, Công ty cũng cần tăng cường đào tạo, bồi dưỡng nghiệp vụ quản lý nợ và phân tích tín dụng thương mại cho cán bộ quản lý nợ để nâng cao kỹ năng nghiệp vụ trong việc quản lý, phân loại và xử lý nợ... Có như vậy, công tác quản lý tín dụng sẽ bài bản hơn, hiệu quả hơn. Bộ phận này cũng sẽ giúp Công ty thương lượng trong các hợp đồng mua vật tư, TSCĐ sao cho có lợi nhất.
* Nên thường xuyên áp dụng rộng rãi hình thức bảo lãnh thanh toán
Bảo lãnh là sự cam kết của bên thứ 3 thực hiện nghĩa vụ của người được bảo lãnh trong trường hợp người này không thực hiện hoặc không hoàn thành nghĩa vụ đó. Có nhiều hình thức bảo lãnh: bảo lãnh dự thầu, bào lãnh thực hiện hợp đồng, bảo lãnh thanh toán. Với những khách hàng có mức độ tín nhiệm thấp, để quản lý tốt hơn các khoản phải thu, tăng độ tin cậy trong thu hồi nợ Công ty nên yêu cầu bảo lãnh thanh toán.
* Sự phối hợp nhịp nhàng giữa các bộ phận trong quản lý các khoản phải thu
Cần có sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận kỹ thuật với bộ phận kế toán của Công ty. Bộ phận kỹ thuật phải lên kế hoạch thi công rõ ràng, cụ thể với khách hàng, cố gắng hoàn tất công trình theo đúng tiến độ, càng sớm càng tốt, nhanh chóng nghiệm thu công trình với khách hàng. Sau đó nhanh chóng chuyển hồ sơ gốc lên bộ phận kế toán để làm thủ tục thanh toán.
* Lựa chọn các hình thức thanh toán phù hợp
Do thời gian thi công thường kéo dài nên Công ty nên thống nhất với chủ đầu tư để có hình thức thanh toán phù hợp, vừa đảm bảo khả năng thanh toán của chủ đầu tư, vừa giúp doanh nghiệp chủ động hơn trong việc xây dựng kế hoạch nguồn vốn chủ động trong thi công. Ví dụ: đặt cọc 5% khi ký hợp đồng, thanh toán 50% khi thi công xong phần khung, còn lại thanh toán khi nghiệm thu.
4.2.2. Giải pháp nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản dài hạn của Công ty
4.2.2.1. Tăng cường công tác quản lý TSCĐ
Sử dụng TSCĐ hợp lý là điều động, sắp xếp nhiệm vụ sản xuất theo yêu cầu sử dụng và tính năng của TSCĐ. Bảo đảm TSCĐ sử dụng hết công suất, tận dụng tối đa thời gian làm việc của thiết bị, đồng nâng cao trình độ, kỹ năng và trách nhiệm của công nhân để vận hành TSCĐ an toàn, hiệu quả. Muốn vậy, Công ty cần quy định rõ quy chế sử dụng, vận hành máy móc thiết bị. Phân công trách nhiệm rõ ràng cho đội thi công trong việc điều động, sử dụng, vận hành máy móc thiết bị phục vụ sản xuất. Với những TSCĐ sử dụng cho bộ phận văn phòng cần xây dựng quy chế sử dụng, có chế độ thưởng phạt nghiêm minh với những hành vi hủy hoại, gây hỏng, mất TSCĐ.
Quản lý TSCĐ là một việc hết sức quan trọng. Trước hết, hàng năm Công ty phải tiến hành công tác kiểm kê TSCĐ, phân loại TSCĐ theo tiêu chí
TSCĐ đang sử dụng, không cần dùng, chờ thanh lý, nhượng bán, đang cho thuê, cho mượn, TSCĐ đi thuê, đi mượn. Cách phân loại này là hết sức cần thiết để Công ty theo dõi được tình trạng tài sản một cách thường xuyên, có hệ thống từ đó Công ty có thể đưa ra các quyết định phù hợp cho từng loại tài sản. Các quyết định đó có thể là quyết định thanh lý, nhượng bán những TSCĐ có hiệu quả sử dụng thấp, không cần dùng để tránh ứ đọng vốn, đó có thể là quyết định sửa chữa để tiếp tục đưa phương tiện, máy móc thiết bị vào sử dụng hay là quyết định đầu tư mới TSCĐ.
Công ty cần đưa vào khai thác sử dụng phần mềm quản lý tài sản nhằm theo dõi tổng hợp và chi tiết cho từng TSCĐ, theo dõi nguyên giá, giá trị còn lại của TSCĐ, theo dõi những biến động tăng, giảm giá trị tài sản theo đúng quy định của Bộ Tài chính. Việc theo dõi này cần kết hợp với việc kiểm kê thực tế, phân loại đánh giá TSCĐ hàng năm sẽ đảm bảo công tác quản lý tài sản được toàn diện và nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.
Khi đưa TSCĐ vào sử dụng, Công ty cần lựa chọn phương pháp khấu hao và mức khấu hao hợp lý làm cơ sở cho việc thu hồi kịp thời, đầy đủ vốn đầu tư ứng trước vào TSCĐ. Từ đó tạo điều kiện cho Công ty tập trung vốn nhanh để đầu tư đổi mới TSCĐ.
Để nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản đòi hỏi Công ty phải sử dụng máy móc thiết bị hết công suất, duy trì được năng lực sản xuất và kéo dài thời gian hoạt động. Vì vậy, Công ty phải lập ra kế hoạch sử dụng TSCĐ hợp lý dựa trên kế hoạch hoạt động kinh doanh và thực trạng tài sản của Công ty.
4.2.2.2. Tăng cường sửa chữa, nâng cấp TSCĐ, mua sắm TSCĐ
Trước hết, Công ty cần xây dựng kế hoạch nâng cấp TSCĐ, thực hiện tốt chế độ bảo dưỡng, sửa chữa để khai thác hết công suất của máy móc thiết bị, phương tiện vận tải, duy trì năng lực hoạt động, kéo dài tuổi thọ của TSCĐ,
tránh tình trạng TSCĐ hư hỏng trước thời hạn hoặc hư hỏng bất thường làm tăng chi phí sử dụng TSCĐ cũng như thiệt hại do ngừng hoạt động.
Đối với các công trình xây dựng cơ bản dở dang, Công ty cần có biện pháp thích hợp nhằm đẩy nhanh tiến độ, rút ngắn thời gian thi công, nhanh chóng hoàn thành, đưa công trình vào sử dụng.
Đối với hoạt động đầu tư mua sắm đổi mới TSCĐ, cần phân tích, đánh giá đúng thực trạng số lượng, chất lượng và tính đồng bộ của TSCĐ. Từ đó, Công ty xác định được nhu cầu về số lượng, năng lực và tính đồng bộ của TSCĐ trong những năm tiếp theo. Trên cơ sở kết hợp của kết quả phân tích và dự báo khả năng vốn của Công ty, Công ty cần tiến hành xây dựng chiến lược đầu tư TSCĐ. Chiến lược đầu tư ngoài việc xác định số lượng TSCĐ cần mua sắm còn phải xác định được trình độ công nghệ mà các TSCĐ đó phải đáp ứng. Đây là một nhiệm vụ hết sức quan trọng, quyết định đến năng suất, chất lượng dịch vụ, sản phẩm. Đầu tư TSCĐ một cách hợp lý, đúng hướng có ý nghĩa rất lớn trong việc tăng cường doanh thu, lợi nhuận đồng thòi tăng khả năng cạnh tranh cho Công ty.
Tóm lại, làm tốt công tác mua sắm, đầu tư xây dựng cơ bản kết hợp với việc tăng cường quản lý, sử dụng, sửa chữa, bảo dưỡng và nâng cấp phương tiện, máy móc thiết bị có ý nghĩa rất quan trọng nhằm nâng cao năng suất, giảm chi phí đầu vào, từ đó nâng cao hiệu quả sử dụng tài sản của Công ty.