chớnh xỏc
Phõn tớch cụng việc là cụng việc mở đầu cho vấn đề tuyển dụng, là cơ sở cho việc bố trớ đỳng ngƣời, đỳng việc. Phõn tớch cụng việc sẽ hƣớng dẫn, giải thớch cỏch thức xỏc định một cỏch chi tiết cỏc chức năng, nhiệm vụ chủ yếu của cụng việc và cỏch thức xỏc định nờn tuyển chọn hay bố trớ những ngƣời nhƣ thế nào để thực hiện cụng việc tốt nhất. UBND huyện sẽ khụng thể làm tốt cụng tỏc tuyển dụng, đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực khi mà khụng biết rừ cụng việc đú thực hiện nhƣ thế nào và ngƣời đƣợc tuyển dụng cần những tiờu chuẩn gỡ. Vỡ
vậy, UBND huyờn cần xõy dựng đƣợc hai tài liệu cơ bản là bảng mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc (đú chớnh là kết quả của việc phõn tớch cụng việc).
Tại Bản mụ tả cụng việc cỏn bộ, cụng chức, viờn chức sẽ liệt kờ chi tiết, đầy đủ cỏc chức năng, nhiệm vụ, cỏc mối quan hệ trong cụng việc, cỏc điều kiện làm việc, yờu cầu kiểm tra, giỏm sỏt và cỏc tiờu chuẩn cần đạt đƣợc khi thực hiện cụng việc. Bản mụ tả cụng việc sẽ giỳp cho UBND huyện nắm đƣợc nội dung, yờu cầu của cụng việc và quyền hạn, trỏch nhiệm khi thực hiện cụng việc của mỗi cỏn bộ, cụng chức, viờn chức.
Tại Bản tiờu chuẩn cụng việc, cỏn bộ, cụng chức, viờn chức sẽ liệt kờ những yờu cầu về năng lực cỏ nhõn nhƣ: trỡnh độ học vấn, kinh nghiệm cụng tỏc, khả năng giải quyết vấn đề, cỏc kỹ năng khỏc và cỏc đặc điểm cỏ nhõn thớch hợp cho cụng việc. Bản tiờu chuẩn cụng việc sẽ giỳp UBND huyện nắm đƣợc mỡnh cần loại nhõn viờn nhƣ thế nào để thực hiện cụng việc tốt nhất.
Việc xõy dựng đƣợc Bản mụ tả cụng việc và Bản tiờu chuẩn cụng việc phải mất nhiều thời gian, cụng sức của tất cả cỏc cỏn bộ, cụng chức của UBND huyện nhƣng đõy sẽ là "tài sản" của UBND huyện phục vụ cho cụng tỏc tuyển dụng, đào tạo và phỏt triển nguồn nhõn lực khụng chỉ một vài năm mà cú thể đƣợc sử dụng nhiều năm. Để xõy dựng hai tài liệu trờn, UBND huyện thực hiện nhƣ sau:
Bƣớc 1: UBND huyện giao cho từng cỏn bộ, cụng chức, viờn chức lập Bản mụ tả cụng việc của chớnh mỡnh và tự đề ra cỏc tiờu chuẩn cần phải cú để thực hiện cụng việc đú.
Trong thực tế, mỗi cỏn bộ cụng chức của UBND huyện ở một vị trớ nhƣng thƣờng phải thực hiện nhiều cụng việc khỏc nhau hoặc kiờm nhiệm nhiều vị trớ khỏc nhau. Do vậy khi phõn tớch cụng việc UBND huyện yờu cầu mỗi cỏn bộ cụng chức ở từng cụng việc, vị trớ nhất định xõy dựng một bản mụ tả cụng việc và tƣơng ứng là bản tiờu chuẩn cụng việc cho vị trớ, cụng việc đú. Vỡ vậy, khi
thực hiện cú thể một cỏn bộ cụng chức phải xõy dựng nhiều bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc.
Trong Bản mụ tả cụng việc cỏn bộ, cụng chức, viờn chức cần xỏc định cỏc thụng tin sau:
- Tờn cụng việc, vị trớ trong sơ đồ tổ chức nơi mỡnh làm việc. Vớ dụ là thanh tra viờn, cụng tỏc tại phũng Thanh tra của UBND huyện, thực hiện nhiệm vụ thanh tra việc chấp hành phỏp luật trong quản lý đầu tƣ xõy dựng cơ bản tại cỏc cụng trỡnh do UBND cỏc xó, thị trấn trờn địa bàn huyện làm chủ đầu tƣ.
- Cụng việc cần thực hiện để hoàn thành nhiệm vụ đú.
Thụng thƣờng mỗi cụng việc của cỏn bộ, cụng chức, viờn chức tại từng phũng bàn chuyờn mụn của UBND huyện đều do phỏp luật quy định cụ thể về trỡnh tự, thủ tục thực hiện, quyền và trỏch nhiệm khi thực hiện. Vớ dụ: phỏp luật quy định về trỡnh tự thủ tục tiến hành một cuộc thanh tra, trỡnh tự thủ tục cấp giấy chứng nhận quyền sử dụng đất, trỡnh tự thủ tục thực hiện cụng tỏc thu hồi đất, trỡnh tự thủ tục thẩm định bỏo cỏo đầu tƣ, dự toỏn, thiết kế, quyết toỏn trong xõy dựng cơ bản ...Tuy nhiờn trong phần này mỗi cỏn bộ, cụng chức vẫn phải liệt kờ, cụ thể, chi tiết và thể hiện rừ cụng việc đú cần thực hiện nhƣ thế nào và đƣợc quy định tại văn bản nào của nhà nƣớc.
- Chỉ dẫn chi tiết về cụng việc: những thụng tin cần thể hiện là kỹ năng về tinh thần làm việc nhƣ: nền tảng giỏo dục, kiến thức cụng việc, trỏch nhiệm cụng việc; kỹ năng về thể chất, điều kiện làm việc cũng là những yếu tố quan trọng trong bản mụ tả cụng việc.
Đối với Bản tiờu chuẩn cụng việc, do cỏc cụng việc rất đa dạng nờn cỏc yờu cầu của cụng việc cũng rất đa dạng, phong phỳ. Những yờu cầu chung nhất của bảng tiờu chuẩn cụng việc mà cỏn bộ, cụng chức, viờn chức cần làm rừ là:
- Cỏc mụn học chủ yếu của cỏc khoỏ đƣợc đào tạo, kết quả thi cỏc mụn học chủ yếu và tốt nghiệp.
- Cần biết ngoại ngữ gỡ và mức độ về đọc, nghe và viết nhƣ thế nào. - Thõm niờn cụng tỏc trong nghề.
- Tuổi đời, sức khoẻ, ngoại hỡnh, năng khiếu và cỏc yờu cầu đặc biệt nhƣ: ghi tốc ký, đỏnh mỏy, trớ nhớ.
- Hoàn cảnh gia đỡnh;
- Tham vọng cầu tiến, sở thớch, nguyện vọng cỏ nhõn.
- Cỏc đặc điểm cỏ nhõn cú liờn quan đến thực hiện cụng việc nhƣ: Tớnh trung thực, khả năng hoà đồng với mọi ngƣời, tham vọng, sở thớch, nguyện vọng cỏ nhõn,v.v...
Khi xõy dựng UBND huyện cần yờu cầu cỏc cỏn bộ, cụng chức xỏc định rừ ràng, chớnh xỏc, cụ thể cỏc thụng tin đƣợc thể hiện trờn Bản mụ tả cụng việc và Bản tiờu chuẩn cụng việc, trỏnh những điều chung chung. Đồng thời cần sắp xếp những thụng tin đú theo tứ tự ƣu tiờn và cố gắng sử dụng những thụng tin cú thể lƣợng hoỏ đƣợc.
Bƣớc 2: Sau khi mỗi cỏn bộ, cụng chức tự xõy dựng bản mụ tả cụng việc và bản tiờu chuẩn cụng việc, Thủ trƣởng từng phũng ban sử dụng cỏn bộ cụng chức cựng với cỏn bộ cụng chức đú thảo luận, đỏnh giỏ và đi đến thống nhất; đảm bảo cụng việc tiến hành thuận lợi mà khụng cú kẽ hở nào hoặc sự chồng chộo lờn nhau.
Bƣớc 3: UBND huyện thành lập Tổ cụng tỏc gồm cỏc lónh đạo UBND huyện, Thủ trƣởng cỏc cơ quan chuyờn mụn và mời lónh đạo cỏc Sở, ngành của tỉnh nhận xột, đỏnh giỏ để hoàn thiện Bản mụ tả cụng việc và Bản tiờu chuẩn cụng việc trƣớc khi cụng bố để làm căn cứ cho việc tuyển dụng cũng nhƣ bố trớ, sắp xếp và sử dụng lao động.