6. Kết cấu của luận văn
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tuyển dụng nhân sự tại Công ty
3.2.1. Xây dựng kế hoạch nhân sự linh hoạt, khoa học cụ thể cho từng
đoạn, từng thời kỳ biến công tác tuyển dụng từ thế bị động sang thế chủ động
3.2.1.1. Cơ sở thực hiện giải pháp
Thời gian qua, đội ngũ nhân sự của Công ty chỉ tuyển dụng lao động khi có phát sinh nhu cầu từ các bộ phận nên không chủ động được nguồn nhân lực khi tình hình lao động biến động mạnh vào những mùa cao điểm như dịp lễ tết. Vì vậy, để đảm bảo nguồn lao động đủ đáp ứng cho nhu cầu thì Công ty cần xây dựng một kế hoạch tuyển dụng linh hoạt và khoa học nhằm chủ động hơn trong vấn đề nhân sự.
Trong các bước của quy trình tuyển dụng nguồn lực cho doanh nghiệp, bước xác định nhu cầu tuyển dụng là bước đầu tiên, quyết định chất lượng của hoạt động tuyển dụng bởi chỉ khi xác định được nhu cầu tuyển, thì các bước tiếp theo của quy trình mới có thể thực hiện có hiệu quả. Vậy nên, tuyển dụng nói chung và việc xác định nhu cầu tuyển dụng là một công cụ rất quan trọng trong xây dựng và phát triển công ty. Do vậy việc xác định nhu cầu tuyển dụng cần được thực hiện một cách cụ thể và chính xác.
3.2.1.2. Nội dung giải pháp
Để có thể xây dựng được một kế hoạch nhân sự linh hoạt, khoa học, trước khi đưa ra yêu cầu tuyển dụng chính thức, các trưởng bộ phận cần rà soát số lượng công nhân viên trong bộ phận của mình để xem xét mức độ phù hợp với tiến độ sản xuất các đơn hàng mà làm yêu cầu tuyển dụng. Các yêu cầu này phải xuất phát từ những nguyên nhân cụ thể nhằm thay thế nhân viên thăng chức, thuyên chuyển vị trí, nghỉ việc, cần thêm nhân sự trong thời kỳ cao điểm của sản xuất…
Bảng 3.1. Xác định nhu cầu tuyển mới cho các chức danh của các bộ phận Nhóm chức danh/Bộ phận Số người hiện có Định mức hiện tại Định mức mới Kế hoạch kinh doanh Nhu cầu nhân lực kế hoạch Tỷ lệ nghỉ việc Nhu cầu tuyển mới May Dệt Tất Nhuộm ...
(Nguồn: Trần Kim Dung, 2015)
Việc xác định nhu cầu và lên kế hoạch tuyển dụng nhân sự cần phải ở thế chủ động, cần có sự chuẩn bị cụ thể cho từng giai đoạn. Để thực hiện tốt việc xác định nhu cầu tuyển dụng thì thực hiện tốt việc rà soát, đánh giá thực trạng nguồn nhân lực hiện có của Công ty cũng như đánh giá thực hiện công việc phải được thực hiện thường xuyên làm căn cứ cho việc xác định nhu cầu tuyển dụng nhân sự của công ty theo đơn vị kỳ, quý, hoặc năm được hiệu quả, đội ngũ nhân viên làm công tác tuyển dụng cũng có cơ sở để lên kế hoạch chuẩn bị nguồn lực đáp ứng cho nhu cầu nhân sự theo chu kỳ từng kỳ, từng quý, hoặc cả năm, tránh việc bị động gọi đâu làm đó bộc phát và khó kiểm soát. Công ty cần sử dụng phần mềm máy tính để dự báo số lượng nhân viên cần tuyển cho tương lai, chẳng hạn như Bảng 3.1.
Định mức mới được tính dựa theo định mức cũ và hiệu suất làm việc của năm kế tiếp và những biến động kinh tế nói chung dẫn đến sự biến động nhân sự nói riêng. Khi Công ty có sự thay đổi định mức lao động thì Công ty nên có sự thay đổi của các chính sách động viên, hỗ trợ lương, thưởng để tạo ra một môi trường lao động mang tính cạnh tranh lành mạnh, nhằm mục đích thúc đẩy các nhân viên có động lực làm việc hơn. Nhu cầu tuyển mới được xác định dựa trên công thức như sau:
Nhu cầu tuyển dụng đột xuất: Trưởng bộ phận gửi phiếu đề nghị tuyển dụng cho phòng Hành Chính - Nhân Sự xem xét và trình Ban Giám Đốc duyệt.
Nhu cầu tuyển dụng theo kế hoạch hàng năm: Lập kế hoạch tuyển dụng từ tháng 12 hàng năm, các trưởng bộ phận hoặc phó bộ phận lập kế hoạch nhân sự của bộ phận mình phụ trách, sau đó họp cùng với trưởng phòng Hành Chính – Nhân Sự và Ban Giám Đốc, kết hợp với những căn cứ như: tình hình nhân sự tại Công ty, các mục tiêu, chiến lược, phát triển kinh doanh, những phát sinh trong năm cũ… để đưa ra nhu cầu cũng như giải pháp thực tế tại Công ty cho năm tới. Trưởng phòng Hành Chính – Nhân Sự điều chỉnh và hoàn thành Bản kế hoạch tuyển dụng nhân sự sẽ trình cho Ban Giám Đốc xét duyệt. Ban Giám Đốc xem xét và ký nếu thấy hợp lệ. Trường hợp Bản kế hoạch không được xét duyệt thì Ban Giám Đốc sẽ phản hồi cho trưởng phòng Hành Chính – Nhân Sự để thông tin cùng các bộ phận khác điều chỉnh sao cho phù hợp nhất. Kế hoạch được duyệt sẽ chuyển về bộ phận Hành Chính – Nhân Sự để họ lên kế hoạch chuẩn bị cho công tác tuyển dụng vào đầu năm tới và bản kế hoạch này cũng được thông báo đến các trưởng bộ phận khác.
3.2.1.3. Đóng góp của giải pháp
Việc đưa ra chỉ tiêu tuyển dụng hàng năm giúp Công ty có thể xác định được mục tiêu cần tuyển chọn trong tương lai so với thời điểm hiện tại, để thấy rõ các vấn đề gặp phải nhằm tìm ra giải pháp cho nguồn nhân sự, từ đó giúp cho Công ty sẵn sàng tuyển chọn bất kỳ lúc nào khi có những biến động về nhân sự xảy ra. Bên cạnh đó, Công ty còn chủ động lựa chọn cách thức tuyển chọn, thời gian tuyển chọn… giúp cho công việc này hiệu quả cao. Kế hoạch tuyển dụng sẽ được từng bộ phận phụ trách để giúp đỡ như: đưa ra mục tiêu, thử việc, phân bố đúng vị trí cho nhân viên mới vào mùa cao điểm của năm, những người mới vào sẽ làm giảm quá tải công việc, giúp cho công việc hoàn thành hiệu quả hơn.