6. Kết cấu của luận văn
3.2. Một số giải pháp hoàn thiện công tuyển dụng nhân sự tại Công ty
3.2.3. Đầu tư module quản lý ứng viên tích hợp phần mềm quản lý nhân
3.2.3.1. Cơ sở thực hiện giải pháp
Phần mềm quản lý tuyển dụng nhân sự sẽ giúp doanh nghiệp tiếp cận được nhiều nguồn ứng viên, tối giản quy trình, tiết kiệm thời gian chi phí đồng thời cho phép đánh giá được hiệu quả tuyển dụng từ đó nâng cao chất lượng tuyển dụng.
Hiện tại Công ty đang sử dụng phần mềm quản lý nhân sự của Vnresources nhằm quản lý từ lúc ứng viên nhận việc đến lúc nghỉ việc, bao gồm tạo hồ sơ ứng viên, theo dõi chấm công, ngày phép, cập nhật bảng lương dựa trên chấm công và nghỉ việc. Các module này hiện đang hoạt động khá hiệu quả ở công tác quản lý nguồn nhân lực hiện có tại Công ty. Tuy nhiên, về nguồn ứng viên đầu vào cho công tác tuyển dụng trước nhận việc chưa được xem trọng. Do đó, giải pháp về đầu tư thêm một module quản lý ứng viên tích hợp vào phần mềm quản lý nhân sự này là cần thiết và ảnh hưởng tích cực đến hiệu quả hoạt động tuyển dụng.
3.2.3.2. Nội dung giải pháp
Công ty có thể đầu tư sử dụng một phần mềm riêng biệt cho công tác quản lý ứng viên phục vụ cho công tác tuyển dụng. Thông thường phần mềm chuyên biệt này được gọi là ATS (Applicant Tracking System) hay còn gọi là Hệ thống Quản lý hồ sơ ứng viên, là phần mềm quản lý tuyển dụng hoạt động như một cơ sở dữ liệu để lưu trữ hồ sơ xin việc từ các ứng viên giúp các nhà tuyển dụng thu thập, sắp xếp và sàng lọc các ứng viên một cách linh hoạt, hiệu quả, ứng dụng công nghệ thông tin vào công tác tuyển dụng ở thời đại 4.0 này.
Hiện nay các ATS thường áp dụng phương pháp quét mã QR để được chuyển trực tiếp đến đường dẫn ghi nhận thông tin trên ATS, do đó tiết kiệm được thời gian ứng viên điền phiếu ứng tuyển. Và xuất phát từ thực trạng ứng viên khi chưa phù hợp với nguyện vọng ban đầu khi ứng tuyển, được thuyên chuyển sang vị trí có thể phù hợp hơn, tuy nhiên lại chưa đúng sở thích, chuyên ngành hay kinh nghiệm sẵn có; do đó, ATS có thể giúp nhân viên tuyển dụng sử dụng công cụ sàng lọc hồ sơ qua từ khóa. Ứng viên sẽ lựa chọn một số từ khoá mô tả cơ bản về công việc theo nguyện vọng, giờ làm việc hoặc những kỹ năng, kinh nghiệm nổi trội của bản thân khi ứng tuyển trên ATS này. Và khi các nhân viên tuyển dụng dùng ATS để lọc hồ sơ trong phần mềm quản lý tuyển dụng, thay vì rà soát thủ công những ứng viên trước đó, thì công việc nhân viên tuyển dụng cần làm là tìm kiếm những từ khóa có liên quan đến vị trí đang tuyển, các kỹ năng hoặc chức danh có liên quan đến vị trí đang cần tuyển và những ứng viên có bao gồm những từ khóa đó trong hồ sơ sẽ được lọc ra.
Ngoài ra, một số hệ thống ATS còn có thể so sánh hồ sơ của ứng viên với mô tả công việc và xếp hạng ứng viên dựa trên mức độ phù hợp của hồ sơ đó. Điều này giúp cho công tác tuyển dụng được tinh gọn, rút ngắn thời gian cho từng giai đoạn của chu trình tuyển dụng: từ bước ghi nhận thông tin, sàng lọc ứng viên, thông báo ứng viên phỏng vấn, phản hồi kết quả phỏng vấn cho đến bước mời ứng viên nhận việc. Việc áp dụng được công nghệ thông tin thay cho các công tác nhập liệu thủ công sẽ làm giảm thời gian, tăng hiệu quả cho công tác tuyển dụng.
3.2.3.3. Đóng góp của giải pháp
Khi lựa chọn sử dụng phần mềm quản lý tuyển dụng ATS sẽ giúp cho Công ty loại bỏ được những khó khăn nêu trên, nhờ vào việc thuần tục sử dụng hệ thống tự động hóa công nghệ hiện đại; giúp tiết kiệm tối đa nhân lực nhằm phụ trách những công việc đòi hỏi tính chi tiết, tỉ mỉ, cần mẫn, tập trung để giải quyết những nhiệm vụ trọng điểm trong một ngày; tiết kiệm tối đa thời gian khi rút được rất nhiều bước công việc hoàn thành trong vài ngày, vài tuần xuống chỉ còn 01 ngày thậm chí là gói gọn trong vài phút; tiết kiệm tối đa chi phí nhờ dựa vào khả năng đánh giá, phân tích thông minh, giúp nâng cao chất lượng tuyển dụng, hạn chế được thấp nhất tình trạng tái tuyển dụng.